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¿Cómo incorporar el digital workplace en su compañía?

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[18/11/2019] En un mundo cada vez más digitalizado e interconectado, la proporción de empresas donde el lugar de trabajo es solamente una oficina física tiende a reducirse. El mercado laboral creó un nuevo ambiente de sinergia colectiva: digital workplace. Este integra distintas tecnologías con el objetivo de romper las barreras de espacio y de comunicación para mejorar la experiencia de los colaboradores y los resultados de negocio, al fomentar la colaboración, la productividad y la innovación.

Sin embargo, el éxito no está garantizado por la simple implementación de herramientas digitales. El reto actual consiste en emplear una estrategia que genere un verdadero cambio en la cultura organizacional.

En este contexto, Xertica realizó El primer estudio latinoamericano sobre digital workplace (2019), que contó con la participación de 111 líderes de Recursos Humanos de la región, con el objetivo de conocer las motivaciones que alientan a los ejecutivos a avanzar en su implementación. Entre las razones principales, mencionaron la optimización de la productividad (83,8%), la mejora de la experiencia del cliente (80,2%), la reducción de costos operativos (76,6%), la promoción de la colaboración (75,7%) y el fomento de la innovación (74,8%), entre otras causas. ¿Cómo encarar este desafío? Aquí le ofrecemos cinco claves para empezar a transitar este camino.

5 pasos para adoptar digital workplace

1.Diseñar la experiencia que vivirán los empleados, el denominado Employee Journey. ¿Cómo lograrlo? El puesto de trabajo debe integrar todo el ecosistema, e ir más allá de la adquisición de herramientas digitales: desde la posibilidad de controlar la temperatura de la oficina hasta reservar una sala de reuniones de forma rápida y eficiente.

De acuerdo con una investigación que realizó Aruba Networks, el 64 % de los consultados considera un peligro de extinción el hecho de que su organización no se actualice en este sentido.

2. Una vez esbozado este esquema, se debe avanzar en la creación de nuevas metodologías de trabajo que brinden flexibilidad, agilidad y simplicidad a los colaboradores. Esto incluye la generación de un entorno conectado por la nube y la modalidad remota, orientada a la concreción de metas y de resultados, libre de sujeciones a oficinas físicas bajo horarios rígidos.

Un informe de Remoters.net reveló que el número de trabajadores remotos en los Estados Unidos se duplicó respecto a la década previa. Y la proyección dictamina que, en el 2020, la cantidad se duplicará nuevamente. Entre quienes ya están sujetos a esta dinámica, el 41,67% menciona que en su casa es donde mejor trabaja, seguido por un 37,5% que opta por espacios de coworking.

3. Realizados los pasos 1 y 2, es sugerible incorporar herramientas digitales que den lugar al espacio colaborativo de trabajo deseado. En esta instancia, se debe pensar en tecnologías precisas que incentiven a los colaboradores a ser más productivos y eficientes. Algunos ejemplos: la automatización de procesos, el análisis de datos que facilite la toma de decisiones, la apertura de nuevos canales de comunicación, la incorporación de plataformas de selección y de retención de talento y la constante formación mediante cursos de capacitación.

Según un estudio de Gartner Research, las organizaciones que adoptaron herramientas digitales observan mejoras en cuanto a la productividad y al engagement con sus colaboradores. El 67% sostiene que experimentó una mayor productividad, mientras que el 53% dice haber visto un aumento en el compromiso del personal con la empresa. Asimismo, un 43% afirma que sus negocios registraron un crecimiento de los ingresos.

4. Habiendo completado las etapas anteriores, es recomendable ayudar a los colaboradores a entrenar su imaginación. Para ello, pueden implementarse espacios como laboratorios o workshops de innovación y Design Thinking, que fomenten a los empleados a salir de la "zona de confort y a poner en práctica su creatividad. Para conseguir buenos resultados, es imprescindible transmitirles confianza y hacerlos sentir cómodos para que puedan desplegar su potencial sin temor.

5. Por último, es aconsejable siempre apoyarse en expertos. Trabajar junto con especialistas en la materia puede ayudar a una empresa a identificar cuáles son las mejores herramientas para iniciar el recorrido. Y no solo eso: mediante el trabajo codo a codo con el cliente, los expertos ayudan a la detección de cuáles son las necesidades reales y cuáles son sus prioridades de acuerdo con los recursos organizacionales y las exigencias comerciales.

Los especialistas ofrecen una serie de tecnologías que facilitan la incorporación de digital workplace, que van desde la comunicación y la colaboración en la nube, bots personalizados y dashboards con métricas, hasta procesos automatizados de manejo de los recursos humanos e Inteligencia Artificial (AI) para atraer y retener talento.

Sin embargo, se debe observar que el soporte externo tiene que ir acompañado siempre con el soporte interno; es decir, con líderes organizaciones capaces de inculcar en sus colaboradores un cambio de mindset.

Las organizaciones se encuentran en un momento convergente. Por un lado, deben alinearse a las nuevas dinámicas de trabajo para identificarse con el mayor sector laboral (los millennials). Por otro lado, deben posicionarse para poder competir con startups que son nativos digitales. Por este motivo la transformación debe darse de manera integral y transversal. La modernización del entorno laboral ya no es una elección, sino una necesidad.