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La experiencia de Calidda con WinShuttle

[28/11/2019] Recientemente, se presentó en el Perú WinShuttle, una herramienta que automatiza procesos que se realizan a través del ERP de SAP y que, por tanto, facilita el trabajo de los colaboradores usuarios de esta plataforma. La presentación estuvo a cargo de los principales ejecutivos de la empresa, como Enrique Olavarría, CEO de Sapiensa, y Juan Carlos Baltodano, gerente de Consultoría de Sapiensa, pero también de Erik Nué, subgerente de TI y Seguridad de la Información de Calidda, empresa cliente de Sapiensa y usuaria de WinShuttle.

Los primeros ofrecieron información sobre las funcionalidades de la herramienta, mientras que el segundo aportó a la reunión explicando su experiencia con WinShuttle y los beneficios que ha logrado luego de su implementación.

Andrés Velasco, consultor principal de Sapiensa; Erik Nué, subgerente de TI y Seguridad de la Información de Calidda; Enrique Olavarría, CEO de Sapiensa; y Juan Carlos Baltodano, gerente de Consultoría de Sapiensa.

WinShuttle y sus beneficios

La presentación comenzó con un poco de contexto, es decir, presentando a la empresa creadora de la herramienta. Olavarría se encargó de presentarla y de presentar a su propia firma, que es la representante para WinShuttle en el Perú y otros países.

Olavarría indicó que WinShuttle es una firma con base en Seattle, Estados Unidos. Nació hace unos 17 años, pero solo hace siete años que Sapiensa tiene la representación de la firma para el Perú y otros países de la región.

"Tenemos la gran posibilidad de atender a empresas multinacionales para sus operaciones en América Latina y en algunos casos dando capacitación en Argentina, Brasil, Chile y Colombia y dando soporte online, sostuvo el ejecutivo.

¿Qué es WinShuttle? Es una plataforma que permite automatizar procesos empresariales complejos basados en SAP mediante el uso de aplicaciones de flujo de trabajo que incluyen capacidades en formato web o Excel.

Por ejemplo, si en SAP se encuentra una interfaz gráfica compleja -muchas pantallas para un solo proceso-, con WinShuttle se tiene una sola interfaz en una sola pantalla: Excel y formularios web.

La herramienta promete cosas como cargar y descargar datos entre Excel y SAP sin necesidad de realizar programación ABAP, hasta 10 veces más rápido. También ofrece generar informes directamente desde la base de datos de SAP y crear soluciones de ciclo completo.

El caso de Calidda

El uso de WinShuttle no es nuevo, de hecho, la empresa Calidda ya lo viene utilizando y, por ello, Nué de Calidda presentó su experiencia como caso de éxito.

Calidda es una organización que tiene una concesión de distribución de gas por 33 años. Tiene aproximadamente 450 empleados, trabaja con contratistas, posee un call center amplio y muchos proveedores. Solo en Calidda, el 90% de los 450 empleados tiene acceso a SAP y por ello hace poco tuvo que hacer una fuerte inversión para adquirir un servidor muy fuerte -con mucho CPU, mucha RAM, mucho SSD- para poder lograr beneficios en performance.

"A pesar de ellos teníamos el problema de que los usuarios demoraban mucho en una serie de trabajos que eran repetitivos y manuales, indicó Nué.

Pero el ejecutivo ya conocía la herramienta por su trabajo en un puesto anterior en otra firma. Le gustó la herramienta y decidió avocarse al trabajo de convencer a la organización para adoptarla. No fue fácil, había poco interés en ella, así que decidió ir por otro camino: el de las necesidades. Averiguó cuál era el departamento que más requería de automatizaciones para sus procesos, y descubrió que Créditos y Cobranzas era el área más necesitada.

"WinShuttle prácticamente nació en Calidda en el área de Créditos y Cobranzas, dijo.

Así fue como se hizo el primer script en Calidda. El día de hoy la empresa cuenta con 82 scripts, que benefician a 11 áreas en total.

"Llegó un momento en el que en mi oficina había personas que hacían cola para que vaya a hacerles sus scripts, porque bastaba que pudieran ver un caso en el que esto funcionara para que la noticia se expandiera por toda la organización, recordó.

Además, Nué estableció una sencilla pero efectiva estrategia para propagar los beneficios de la herramienta: cada vez que alguien obtenía un script, y este le funcionaba, tenía que enviar a Nué un correo electrónico en donde le decía si había funcionado o no, qué había logrado con ese script y si lo recomendaba o no. Esos correos servían a Nué como herramienta para vender internamente la propuesta, ya que el beneficio que él obtenía eran las victorias tempranas.

Para una empresa como Calidda -en la que el área de TI tiene al día de hoy 2.700 tickets de solicitudes de proyectos, requerimientos e incidentes, en todas las aplicaciones de la empresa- tener una herramienta como WinShuttle implica un cambio fundamental.

Con esa herramienta un usuario -como sucedió con el área de Contratos- llega a las 5 p.m. y a las 6 p.m. ya tiene su script; lo corre y a las 9 p.m. acaba con la tarea. Esto permite un ahorro equivalente al de cinco personas trabajando dos días continuos.

WinShuttle, como se dijo, ha automatizado 82 procesos y ha beneficiado a 11 departamentos. Por ejemplo, en el departamento de Abastecimiento se encarga del reporte maestro de proveedores; en el departamento de Contabilidad del registro de facturas manual; mientras que en TI se encarga de los reportes del presupuesto de TI.

"Nosotros, por la elevada cantidad de necesidades que hay en la organización, no hemos optado, por ahora, por ser desarrolladores de scripts. No tengo personas que hagan scripts dentro de la organización. La estrategia que seguimos fue contratar a Sapiensa para que nos hagan los scripts, sostuvo Nué.

Al inició contrató una cantidad de horas equivalente a dos meses, y luego se fue extendiendo, para que cada vez que un usuario necesite un script, TI no tenga que preocuparse por la disponibilidad de un consultor. La estrategia es tener un consultor que a cualquier hora pueda ser llamado para ayudar a hacer los scripts.

Para ello, se tiene una videoconferencia en la que se comparte la pantalla con el usuario, se le hace preguntas, se le pide que ejecute el proceso a través de SAP y él va revelando información para hacer el script. Dos días después o incluso el mismo día, se tiene una primera versión para hacer las pruebas y a los pocos días se entrega el producto final.

Este producto final muchas veces es un script que tiene una serie de botones, el usuario final solo tiene que colocar los valores de ingreso y ejecuta la secuencia que se le coloca en un manual que usualmente es la primera pestaña del Excel. Luego se integra con macros para que obtener la información final. El objetivo es que el usuario tenga que participar la menor cantidad de tiempo posible en la parte operativa, y utilice ese tiempo para la parte analítica.

"Hemos logrado un 85% de ahorro en tiempo de ejecución. Nuestro servidor ha sentido un alivio con respecto a la ejecución, había procesos que demoraban horas y con WinShuttle el tiempo se redujo considerablemente, sostuvo el expositor.

No solo se logró que el proceso se ejecute en menos tiempo, sino que también surgió la ventaja de que como WinShuttle entra a SAP, coge los recursos, ejecuta el paso y luego sale, libera rápidamente los recursos del servidor, algo que no sucede cuando uno tiene un proceso con SAP pues esta toma los recursos y no los libera hasta que termina, de acuerdo con Nué.

En general, Nué estima que ya se han ahorrado 1,5 millones de dólares y ocho mil horas hombre. Además, el 99% de las veces en las que se quiso automatizar algo con WinShuttle si fue factible.

WinShuttle Foundation

Al final de la presentación, Baltodano presentó Foundation.

"Es una versión corporativa de WinShuttle pero llevada a un proceso empresarial, que va a permitir coordinar ya no solo el trabajo de una posición o de un grupo de personas, sino que va a integrar el proceso a través de las diferentes instancias de una organización, involucrar a varias áreas en la recopilación de datos e ingreso de datos hacia SAP, anotó el ejecutivo.

En ese sentido, la plataforma hace todo lo que ya hace WinShuttle pero incorporando una herramienta de control de procesos; es decir, la plataforma puede crear workflows que pueden funcionar de manera web o que pueden ser integradas dentro de Excel.

Pero además de Foundation, Baltodano también sostuvo que la empresa también ya trabaja con proveedores líderes de RPA para ir más allá de SAP.

"Lo interesante del RPA es que nos permite extender las automatizaciones de WinShuttle con otras partes del proceso de negocio que no son SAP y que necesitamos que se integren en una automatización, sostuvo.