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7 consejos para hacer frente a un presupuesto de TI limitado

[31/03/2020] Nada en este mundo es seguro excepto la muerte y los impuestos -y los limitados presupuestos de TI. Pocos líderes de TI pierden el sueño por el exceso de financiación. Más bien, las noches sin dormir preguntándose cómo satisfacer las aspiraciones de la organización cuando se cargan con presupuestos lamentablemente subfinanciados, son más la norma. Esa ansiedad solo puede aumentar cuando se avecina una recesión.

Incluso los líderes de TI que manejan asignaciones relativamente generosas están sintiendo la tensión. Pat Phelan, ex analista de Gartner y actual vicepresidente de investigación de mercado de la empresa de apoyo de software Rimini Street, señala que los departamentos de TI están ahora bajo una presión significativa para invertir en la transformación digital, dejando poco espacio para mantener y actualizar las tecnologías y operaciones ya establecidas. "Es importante que los CIOs evalúen su innovación y sus gastos en software cuidadosamente, sopesando las necesidades específicas de sus empresas", aconseja.

¿Se siente atrapado por las crecientes demandas y los fondos limitados? Entonces eche un vistazo a estas siete formas en las que los líderes de TI con presupuesto limitado pueden cumplir con los objetivos actuales, mientras posicionan a sus organizaciones para los cambios inevitables.

1. Aceptar la realidad y empezar a planificar

El mayor error que cometen los líderes de TI es la falta de planificación, lo que aumenta el riesgo de agotar los recursos y presupuestos de TI, comenta Oussama El-Hilali, CTO del proveedor de protección de datos Arcserve. "Una planificación adecuada -al entender la misión de la organización y quién es responsable de asegurar que la misión se lleve a cabo- puede ayudar a reducir estos errores".

Prácticamente todas las organizaciones de TI se enfrentan a una demanda mayor que los recursos financieros disponibles. Esta realidad obliga a los CIO a elegir entre iniciativas que merecen ser financiadas y aquellas que deberían ser rechazadas. "Un marco de gobierno eficaz es esencial... para determinar las inversiones en TI que tienen el mayor valor para el negocio, y esas decisiones deben ser impulsadas por el negocio, no por la TI", aconseja Sidney Hodgson, asesor ejecutivo senior de la empresa de asesoramiento en TI Info-Tech Research Group.

La gestión eficaz del presupuesto incluye el desarrollo de una estrategia de TI que esté directamente alineada con los objetivos estratégicos de la empresa. "Esto permite a TI planificar, apoyar y presupuestar las prioridades", señala Hodgson. "TI debe ser capaz de identificar los planes de crecimiento previstos de las unidades de negocio, y planificar las prioridades y la capacidad en consecuencia".

Los CIOs también necesitan una clara visibilidad de las necesidades y objetivos de la empresa para priorizar con precisión los proyectos en curso. "Un presupuesto limitado se traduce en un margen de maniobra limitado cuando los proyectos cuestan más de lo previsto, lo que a menudo da lugar a reducciones presupuestarias a mitad de año o a la necesidad de poner fin a los proyectos", observa Ralph Labarta, director técnico de la empresa consultora de gestión empresarial Engage PEO. "Cuando esto ocurre, y un CIO solo es capaz de entregar siete proyectos de una lista de diez, es mejor que esos siete proyectos sean los más impactantes para la empresa".

2. No ceder a la presión

Ser víctima de la presión de colegas y proveedores para invertir profundamente en tecnologías emergentes sin evaluar primero su costo y el valor comercial potencial, puede abrumar un presupuesto de TI ya limitado, señala Phelan. Las iniciativas impulsadas por los proveedores que ofrecen poco o ningún valor comercial directo, como las actualizaciones de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y las actualizaciones continuas, suelen tener un alto costo sin mejorar la competitividad y son notorias quemadoras de presupuesto, observa.

Incluso cuando una nueva tecnología importante, como un novedoso servicio basado en la nube, muestra un potencial real, no hay que apresurarse a adoptarla. La transición debe ser cuidadosamente pensada. "No se mueva a la nube por el bien de la nube", advierte Phelan. "Deje que el negocio dirija el movimiento".

Siempre es inteligente centrarse en las iniciativas que impulsan la ventaja competitiva y el crecimiento. "Por ejemplo, la mayoría de las empresas están optando por preservar sus inversiones en sistemas ERP mientras innovan con las tecnologías de la nube por los bordes", explica Phelan.

Cuando considere un nuevo proyecto, no sea víctima de los argumentos de venta de los proveedores que prometen una implementación fácil y sin complicaciones. "Aunque no se discute el hecho de que podrían haberlo hecho en el pasado, y con éxito, a menudo no hablan de los costos adicionales y el tiempo que no se planificaron o presupuestaron originalmente", advierte Mehdi Aftahi, CTO de Technology Evaluation Centers, una organización neutral de terceros que ayuda a los CIOs a evaluar y seleccionar software empresarial.

3. Construir el apoyo interno

Las relaciones son críticas para el éxito de la informática. Siempre que se considere una iniciativa importante de TI, presiona a los compañeros de poder de nivel C. Explique los beneficios del proyecto y obtenga su aprobación. "Cuando la propuesta formal se presenta ante todo el equipo ejecutivo o la junta directiva, el CIO tiene entonces aliados que vocalizarán su apoyo a la iniciativa", señala Hodgson.

El CIO siempre debe sentarse a la mesa cuando la empresa se reúne para establecer objetivos estratégicos. "De lo contrario, siempre se le asignará un presupuesto insuficiente para cumplir las [nuevas] iniciativas empresariales", advierte Mike Puglia, director de estrategia de Kaseya, una empresa de software de gestión empresarial de TI.

Puglia también recomienda revisar las actividades y gastos de TI existentes y, cuando sea apropiado, asociarlos a unidades de negocio específicas. "Esto vincula intrínsecamente el presupuesto de TI a las líneas de negocio, proporcionando así visibilidad al impacto que los objetivos estratégicos tienen en el negocio", señala.

Todo el equipo de gestión de TI debe compartir la propiedad de los objetivos del presupuesto. "Esto garantizará que los recursos y el dinero no se gasten en proyectos de baja prioridad", añade Chris Fielding, CIO del proveedor de servicios de recuperación de datos Sungard Availability Services.

4. Desarrollar modelos financieros precisos

Cuando luchan por cumplir los objetivos presupuestarios, los CIOs no tienen mayores aliados que sus colegas de finanzas. "Los líderes de TI deben trabajar mano a mano con Finanzas para desarrollar modelos basados en datos históricos, particularmente cuando se presupuestan los costos operativos de TI", aconseja Labarta. Un modelo preciso beneficia a los socios financieros de TI, permitiéndoles prever y crear escenarios de rendimiento financiero de forma independiente. Los modelos también protegen los intereses de TI, ya que son validados y defendidos por sus aliados financieros. "¡Todos ganan!", apunta Labarta.

Tener KPIs semanales e informes preparados por finanzas, es la forma más efectiva de manejar un presupuesto, señala Puglia. "Si no tiene los datos y un punto de referencia para determinar sus logros, abre la puerta a ineficiencias, desperdicios y grandes sorpresas", añade. "Esperar hasta el final del mes o del trimestre es demasiado tarde para estar gestionando activamente los presupuestos".

5. Reducir procesos ineficientes

A fin de maximizar los recursos presupuestarios, examine detenidamente los procesos existentes para detectar ineficiencias y redundancias. "Reduciendo los procesos ineficientes u optimizándolos, una organización tecnológica puede convertirse rápidamente en un centro de beneficios en lugar de un centro de pérdidas, y salvar a toda la organización de los altos costos operativos y tecnológicos", recomienda Nick H. Kamboj, asesor empresarial y director ejecutivo de Aston & James, una empresa consultora de admisiones de MBA.

Los líderes de TI siempre deben estar atentos a las nuevas tecnologías prometedoras que pueden recortar o eliminar operaciones costosas y, al mismo tiempo, reducir las cargas de trabajo manual y disminuir las interrupciones imprevistas. "Tener las aplicaciones adecuadas y un personal capacitado con un proceso integrado es fundamental", añade El-Hilali.

Pruebe varias herramientas para determinar qué tecnología funciona mejor, y para asegurarse de que está invirtiendo su dinero de la manera más efectiva posible, sugiere Mike Rulf, CTO de las Américas para el proveedor de servicios de TI Syntax. "De esta manera, se trata menos del costo de una herramienta o servicio específico, y más de hacer una inversión a largo plazo en la empresa", señala.

Muchos líderes de TI exitosos conservan recursos al llevar tareas simples seleccionadas directamente a los usuarios finales. "En algunas organizaciones, el personal de TI permitirá a los usuarios finales hacer sus propias restauraciones a partir de las copias de seguridad y los archivos, y gestionar sus datos utilizando aplicaciones como One Drive o SharePoint", observa El-Hilali. "Este tipo de iniciativas ayudan a reducir la carga de trabajo de los equipos de TI, y liberan su tiempo para los elementos de mayor prioridad".

6. Considere la posibilidad de subcontratar

A menudo es menos costoso adquirir software y servicios que desarrollarlos internamente. "Con demasiada frecuencia, el personal de TI quiere desarrollar aplicaciones internamente cuando hay una opción disponible a través de un COTS, SaaS o una oferta de nube", explica Hodgson.

Agregar personal al personal de TI interno para manejar una mayor carga de trabajo de desarrollo puede ser un caso difícil de retorno de la inversión para que un líder de TI lo venda a sus colegas de la gerencia. "La subcontratación es más económica que el personal", indica Keith Marchiano, vicepresidente de tecnología de la información y las comunicaciones para servicios de TI y proveedor de soporte de Kyocera Intelligence Mid-Atlantic.

7. Busque asesoramiento externo

Obtener una evaluación realista de un colega o de un analista de la industria puede ayudar a un CIO a establecer parámetros razonables para un presupuesto de TI propuesto. "Combinados con la presentación de informes a través de tableros y el trabajo con los departamentos de finanzas, estos pasos ayudarán a los líderes de TI a lograr la flexibilidad necesaria para gestionar eficazmente su presupuesto de TI", sugiere El-Hilali.