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Reportajes y análisis

Proporcionar a los empleados remotos el tipo de oficina adecuado

[31/03/2020] Las empresas se han dispersado al viento, y ahora cada empleado está en su propio puesto de avanzada -ya sea en la mesa de la cocina, en el escritorio de la oficina en casa o en un rincón casi silencioso.

Echar a los empleados del carrusel del lugar de trabajo puede haber sido tan simple como una simple orden de "ve a casa", pero asegurar que esos trabajadores puedan hacer su trabajo desde casa y ser productivos en él (o incluso parcialmente productivos), requiere trabajo -mucho trabajo.

El repentino éxodo de la oficina también puede haber dejado a la dirección, a los informáticos e incluso a los empleados sin preparación para el turno. Las herramientas básicas y críticas para el trabajo, entre ellas Microsoft Office, pueden haber desaparecido. Pero el dinero no crece en los árboles, no en tiempos de cólera o coronavirus.

Hacer que Office envíe a los empleados a casa no será sencillo. Si la empresa se ha quedado con soluciones de licencia perpetua en sus instalaciones, empezar a hibridar la infraestructura moviendo parte de ella a la nube será difícil. Y si la TI no tiene mucha experiencia en el trato con trabajadores remotos, hay una empinada curva de aprendizaje por delante.

Pero hay maneras de reducir los costos y ahorrar dinero, cuando la primera orden del día es hacer que todos trabajen en el negocio. Computerworld ha recopilado varias de las mejores opciones, algunas para los departamentos que dependen de Office 2010, 2013, 2016 o 2019; otras para empresas que están parcial o totalmente en Office 365.

Manténgase en casa. Manténgase en el negocio.

Si su empresa depende de Office (a perpetuidad)

La versión perpetua de Office es la que una empresa compra solo una vez con un pago inicial, normalmente como parte de un acuerdo de licencia por volumen. Ese pago proporciona los derechos para ejecutar el conjunto de aplicaciones durante el tiempo que se desee, mucho después de que Microsoft deje de servir las actualizaciones de seguridad, si está dispuesto a correr riesgos. Puede instalarse en un solo PC o Mac, y por lo tanto está ligado a ese dispositivo, no a su usuario actual.

Esto significa que si estos dispositivos se quedaron en el lugar de trabajo cuando los empleados fueron enviados a casa para trabajar, no hay licencias de Office disponibles para que el trabajador las instale en su portátil personal.

Suscríbase a Office 365 E1 o a Office 365 Business Essentials: Estos dos planes -el primero para empresas de todos los tamaños, el segundo solo para empresas que compran 300 o menos asientos- se encuentran entre las suscripciones más baratas de Office 365. Office 365 E1 cuesta ocho dólares al mes por usuario (cuando se paga en una sola suma global para todo un año; más sobre eso más adelante). Office 365 Business Essentials cuesta cinco dólares por usuario al mes (de nuevo, cuando se compra en una suma global anual).

Ninguno de los planes ofrece las aplicaciones de escritorio de Office que se encuentran en Office perpetuo, sino que ofrece las versiones web de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Ambos también ofrecen Teams, el software de colaboración y videoconferencia de Microsoft, que muchas empresas han comenzado a utilizar -o están utilizando mucho más a menudo ahora- para comunicarse y reunirse con los empleados que se encuentran ahora en casa.

(Nota: Vea abajo "Más Teams gratis" para una oferta aún mejor en Office 365 E1).

La idea aquí es que estas licencias de Office 365 son considerablemente más baratas que comprar, digamos, una segunda licencia de Office 2019 para que un empleado la use durante la crisis. Y aunque las aplicaciones web no son iguales a las aplicaciones de escritorio, deberían servir para el tiempo desconocido -pero no infinito- que los trabajadores trabajarán desde casa.

Pague mes a mes: Nadie sabe exactamente cuándo será prudente volver a trabajar en grandes grupos. Incluso los expertos son cautelosos con las adivinanzas.

Con eso en mente, parece inteligente pagar por planes "puente" de Office 365 como Enterprise E1 o Business Essentials mes a mes, no en una suma global por un año completo.

Office 365 Business Essentials, por ejemplo, cuesta seis dólares por usuario al mes cuando se paga mes a mes (y por lo tanto con solo un compromiso mensual). Si el tramo de trabajo en casa para los empleados que necesitan el plan dura nueve meses o menos, entonces, los pagos mensuales ahorrarán dinero sobre la tasa y el compromiso anual.

Participación en ofertas de prueba gratuita: Las pequeñas empresas que estaban pensando en mudarse a Office 365 y su modelo siempre actualizado/no de compra antes de que la pandemia COVID-19 lo echara todo a perder -y que todavía están considerando el cambio-, deberían aprovechar las pruebas gratuitas de un mes de Microsoft.

Office 365 Business Premium, un plan de suscripción que incluye las aplicaciones de escritorio de Office -Word, Excel, PowerPoint y Outlook tanto para Windows como para MacOS; Publisher y Access solo para Windows- cuesta 12,50 dólares por usuario y mes (cuando se paga en una cantidad global anual) o 15 dólares por usuario y mes (cuando se paga mensualmente). Microsoft ofrece una prueba gratuita de 30 días para un máximo de 25 usuarios.

El administrador designado puede iniciar la prueba aquí.

Si su empresa depende de Office 365

Las organizaciones ya armadas con Office 365 -el servicio de suscripción por el cual los clientes pagan a Microsoft una cuota anual o mensual por el derecho a ejecutar la suite y los numerosos servicios- tienen una ventaja cuando sus trabajadores se extienden de aquí a Tombuctú. Eso se debe a que la suscripción se licencia por usuario, no por dispositivo, lo que permite a cada empleado instalar las aplicaciones en múltiples dispositivos, incluido el hardware personal que tienen en casa.

Obtener el Office que cada trabajador puede utilizar: No todos los que de repente se les ha dicho que trabajen a distancia tendrán una PC o una Mac en casa. Pero prácticamente todos tienen un teléfono inteligente.

"El primer desafío de cambiar a trabajar a distancia -especialmente con poca antelación- es ser desconectado", escribió Yana Terukhova, que dirige la estrategia de marketing de productos para Excel, en una entrada del 19 de marzo en un blog de la empresa.

Luego liberó las aplicaciones móviles con licencia para la mayoría de los usuarios de Office 365, incluyendo la aplicación de correo electrónico de Outlook para iOS o Android, y la nueva aplicación combinada de Word-Excel-PowerPoint para los dos sistemas operativos.

Incluso los planes básicos de Office 365, como Office 365 Business Essentials, que cuestan seis dólares por usuario y mes cuando se pagan mensualmente, incluyen derechos para las aplicaciones de iOS y Android Office.

Según el papel que desempeñe el empleado en la organización, un smartphone personal puede ser todo lo que alguien necesita para hacer el trabajo, o una gran parte de él.

Obtenga Teams gratis para los empleados que no lo tengan: Aunque Teams está incluido en la mayoría de los planes de Office 365 Business y Office 365 Enterprise, hay excepciones, entre las que se incluyen Office 365 Business y Office 365 ProPlus. Y luego están los empleados que no tienen asignada una licencia de Office 365 debido a sus funciones de trabajo.

La empresa necesita una forma de comunicarse con todos los que están en la planilla.

Microsoft tiene un programa llamado "Microsoft Teams Exploratory" que permite a los empleados con una dirección de correo electrónico administrada por Azure Active Directory, solicitar una licencia de Teams. (La solicitud debe ser iniciada por el usuario; no puede ser reclamada por un administrador para un usuario). La licencia sin cargo será válida hasta el próximo aniversario del acuerdo de empresa o la renovación de la suscripción, durante o después de enero del 2021.

En este documento de soporte se puede encontrar más información, incluyendo cómo los administradores pueden gestionar la licencia de Teams.

Más Teams gratis: Otra forma de equipar a los empleados con Teams -y otros bits de Office, incluyendo derechos comerciales para la web y aplicaciones móviles- es con una oferta gratuita de Microsoft de Office 365 E1. El acuerdo, que Microsoft mencionó por primera vez a principios de este mes, otorga el E1 por un período de seis meses.

El plan Enterprise de menor precio -ocho dólares por usuario al mes cuando se paga en una suma anual- incluye Teams, así como almacenamiento en línea (OneDrive), correo electrónico (Exchange), y las versiones web de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. También es parte del plan: Aplicaciones de oficina móvil para iOS y Android.

Esta oferta está dirigida a empresas u otras organizaciones con relaciones existentes con los vendedores de Microsoft o con un socio de reventa. "Contacte con su socio o representante de ventas de Microsoft", señala Jared Spataro, un ejecutivo de Microsoft, en una entrada del 5 de marzo en un blog de la compañía.

Microsoft también ha renunciado a los requisitos habituales de su soporte de FastTrack para la prueba gratuita de Office 365 E1. FastTrack ayudará a los clientes a conseguir trabajadores a bordo del E1 de marzo a agosto de este año, anota la compañía.

Dígales a los trabajadores que auto instalen Office en su PC o Mac

Cuando los empleados de repente en casa se asustan de que no pueden trabajar sin Office, y luego se ponen en contacto con el servicio de asistencia -también trabajando desde casa- preguntando qué hacer, la respuesta puede no costar un centavo a la empresa. Esto se debe a que un empleado que ya está cubierto por un plan de Office 365 puede autoinstalar Office en su propio PC con Windows o Mac.

El personal de TI puede enviar a los usuarios este documento de soporte, que describe los pasos para registrarse en office.com, descargar e instalar el paquete.