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Trabajo a distancia ¿Ahora y para siempre?

[15/04/2020] El brote de Covid-19 ha llevado a un experimento mundial de trabajo a distancia, ya que los empleados de todo el mundo se ven obligados a autoaislarse. Pero ¿volverán los trabajadores a la oficina en masa una vez que termine la interrupción causada por la pandemia? ¿O el trabajo desde casa se convertirá en la nueva normalidad?

El trabajo a distancia, que antes se conocía como teletrabajo, ha ido en aumento durante décadas, gracias a la disponibilidad de herramientas digitales de comunicación y colaboración que permiten al personal hacer su trabajo fuera de la oficina física. La tendencia se ha acelerado en los últimos años, gracias a una nueva generación de aplicaciones de chat en grupo centradas en las empresas, como Slack, y a herramientas de videoconferencia más fiables y fáciles de usar que facilitan la conexión con los colegas y la productividad sin estar sentados en la misma oficina, o incluso en el mismo país.

El trabajo a distancia aumentó en un 159% entre el 2005 y el 2017, según un análisis de los datos del censo y la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos realizado por FlexJobs, un sitio de búsqueda de empleo especializado en trabajos a distancia y de horario flexible, y la empresa de investigación Global Workplace Analytics. Sin embargo, a pesar de los avances en la tecnología y el crecimiento constante de la adopción, los trabajadores remotos siguen siendo una minoría -solo el 3,4% de la fuerza laboral (4,7 millones), según el estudio de FlexJobs.

Hasta ahora.

El brote de coronavirus ha cambiado notablemente la situación en las últimas semanas, ya que a los empleados de oficina de todo el mundo se les dice que realicen sus trabajos desde casa. Esto ha acelerado rápidamente la tendencia existente, ya que las empresas se apresuran a adoptar el trabajo a distancia a una escala más amplia que nunca antes.

"Decisiones que habían sido debatidas una y otra vez sin cesar, se están tomando ahora en días -por ejemplo, el cambio a las conferencias en línea de las universidades", comenta Chris Rowley, profesor emérito de gestión de recursos humanos de la Escuela de Negocios Cass de la Universidad de Londres. "Esa es la naturaleza de las emergencias -el riesgo de la estasis de repente supera el riesgo del cambio".

Una vez que se establezcan políticas de trabajo a distancia, la introducción de estas prácticas podría ser difícil de revertir. "Los cambios, a su vez, crearán su propio impulso -y la inercia- cuando se trate de volver a las prácticas anteriores", anota Rowley. "Puede ser que muchas de las medidas de emergencia a corto plazo inducidas por el Covid-19, se conviertan en un accesorio de la vida organizativa".

¿Punto de inflexión para el trabajo a distancia?

No todos los empleados pueden realizar su trabajo fuera de su lugar de trabajo, pero para aquellos que pueden, el trabajo a distancia ofrece una variedad de beneficios, tanto para el personal como para los empleadores. Esto incluye una mayor flexibilidad, reducción de los desplazamientos, mayor retención del personal e incluso un aumento de la productividad.

Aunque el trabajo a distancia no conviene a todo el mundo -el aislamiento de los colegas puede ser un gran inconveniente de tener una oficina en casa, por ejemplo- muchos lo acogen con agrado. Una encuesta del sitio de búsqueda de empleo Glassdoor mostró que el 67% de los empleados dijo que apoyaría la decisión de su empleador de ordenar a los empleados "trabajar desde casa indefinidamente" debido al brote de coronavirus.

Algunas empresas ya tienen una amplia experiencia en el trabajo a distancia. La empresa de software Zapier tiene más de 300 empleados en 27 países y 35 estados de EE.UU.

"Zapier ha sido un equipo totalmente remoto desde el principio", comenta el CEO Wade Foster. "No solo el hecho de ser totalmente remoto proporciona acceso a los mejores talentos de todo el mundo, sino que también ahorra dinero en cosas como espacio de oficina, tiempo perdido porque los compañeros de equipo están atascados en el tráfico, y otros gastos que vienen con el hecho de tener oficinas físicas".

La reducción de los costos de oficina podría ser una de las razones clave para que las empresas adopten el trabajo a distancia más ampliamente, indica Angela Ashenden, analista principal de CCS Insight. "Hay una buena posibilidad de que muchas empresas vean la oportunidad de reducir sus costos de espacio de oficina a través de un apoyo más amplio para el trabajo a distancia a largo plazo", añade.

De hecho, el 74% de los directores financieros y líderes financieros que respondieron a una encuesta de Gartner del 30 de marzo dijeron que tenían la intención de trasladar al menos el 5% de sus empleados en el lugar a puestos remotos de forma permanente.

"La probabilidad de un regreso gradual al trabajo de oficina, con un período sostenido en el que algunos empleados regresen a la oficina de forma irregular, mientras que otros sigan trabajando desde casa debido al continuo distanciamiento social, significa que veremos un crecimiento en las estrategias de trabajo en caliente", señala Ashenden, refiriéndose a un sistema de tener varios empleados utilizando el mismo espacio de trabajo en diferentes momentos. "Esto será cada vez más normal para las empresas, que se darán cuenta de que sus oficinas no necesitan ser tan grandes y buscarán reducir su tamaño".

Ya hay alguna variación en la forma en que a la gente le gusta trabajar a distancia. Una encuesta de FlexJobs realizada a 7.300 trabajadores de EE.UU. en el 2019 mostró que la forma más preferida de trabajar a distancia era la "totalmente remota" (76%), seguida de un horario "flexible" (72%), un horario "a tiempo parcial" (46%), un horario "alternativo" (45%) y el trabajo a distancia "parte del tiempo" (43%).

Esta variación continuará, con una "escala móvil" de adopción del trabajo a distancia en el futuro, así como el aumento del uso de las mesas de trabajo en caliente, señala Rowley. "Por supuesto, algunos trabajos, empleos y sectores se adaptan claramente mejor a esos patrones de trabajo, por ejemplo, los autónomos suelen trabajar más desde casa".

Trabajo remoto en un crisol

Las empresas que se den cuenta de los beneficios del trabajo a distancia durante la crisis actual, tendrán más probabilidades de continuar con él a largo plazo, anota Foster de Zapier. Es más probable que estas organizaciones ya tengan una buena estrategia de trabajo a distancia, dijo, así como las herramientas y procesos adecuados para facilitar la transición.

"En términos de [la crisis de Covid-19] acelerar el movimiento, soy bastante optimista, pero creo que irá en una de dos direcciones", añade. "Las empresas con buenos sistemas de comunicación que ya están acostumbradas a utilizar cosas como el chat, los documentos y los sistemas de videoconferencia, verán los beneficios de inmediato y tal vez trabajen más a distancia en el futuro".

Lo contrario también es cierto, señala Foster. "Las compañías que no tienen sistemas efectivos en su lugar están improvisando en muchas áreas ahora mismo. Van a tener dificultades con esta transición repentina. Están siendo empujados a un ambiente donde no tienen estructura".

En estos casos, anota, "el tipo de gestión equivocada, la cultura desalineada y la falta de herramientas esenciales" podrían contribuir a experiencias de trabajo a distancia negativas. "Me preocupa que la gente afirme que el trabajo a distancia fue el problema, en lugar de abordar los problemas subyacentes con su gestión, cultura o sistemas y procesos", indica.

Mucho podría depender de dónde estaban las empresas antes de la crisis de Covid-19 en cuanto a la adopción del trabajo a distancia, señala Ashenden de CCS Insight. "Para aquellos que anteriormente no apoyaban en absoluto el trabajo a distancia, es poco probable que veamos un cambio masivo a favor de seguir adelante", anota.

Esto se debe en parte al hecho de que -a pesar de los beneficios de poder conectar a los trabajadores virtualmente- una situación de crisis no necesariamente mostrará las prácticas de trabajo remoto de la mejor manera. La conectividad de banda ancha podría ser un problema para aquellos que trabajan en casa por primera vez. Y aunque el aumento de la productividad se cita a menudo como una de las ventajas del trabajo a distancia, la distracción de una pandemia mundial y el hecho de tener a otros miembros de la familia en casa. podría dar lugar a una disminución de la productividad.

Por ejemplo, un estudio realizado en el 2015 por la Universidad de Stanford, en el que se destacó un aumento del 13% en la productividad y un aumento del 50% en la retención de empleados como parte de una prueba de trabajo a distancia en una empresa de viajes china, se llevó a cabo en condiciones ideales. Los mil rabajadores que participaron en la prueba no tenían sus hijos en casa, se les exigió que tuvieran su propia oficina en casa en lugar de una mesa de cocina de nuevo uso, y se les dijo que vinieran a la oficina un día de cada cinco.

El ensayo tuvo tanto éxito que llevó a una política de trabajo a distancia en toda la empresa.

En contraste, las condiciones actuales son un "desastre de productividad", según el autor del informe, Nicholas Bloom, que fue citado en una entrada del blog de Stanford del 30 de marzo.

Aun así, las organizaciones que ya cuentan con una estrategia de trabajo a distancia tienen más probabilidades de cosechar los beneficios y, por consiguiente, de seguir apoyando a los trabajadores a distancia en el futuro, si estos beneficios superan los desafíos.

"Para aquellos negocios en los que la gente ya podía trabajar ocasionalmente desde casa, y donde ya había habido alguna adopción de las tecnologías para apoyar el trabajo a distancia -aunque sea en los bolsillos de todo el negocio- creo que la adopción de éstas aumentará significativamente, y probablemente seguirá siendo consistente en el futuro", indica Ashenden.

"Aquellas empresas con una fuerza de trabajo principalmente de escritorio también tendrán inevitablemente más probabilidades de aprovechar la oportunidad del trabajo a distancia, aunque solo sea para circunstancias inusuales como éstas, o para apoyar otras oportunidades de eficiencia en torno al espacio de oficina, por ejemplo".

Cómo hacer que el trabajo a distancia funcione

Cambiar las interacciones físicas por la colaboración en línea puede ser un desafío para cualquier organización.

Hay dos aspectos fundamentales en las estrategias de trabajo a distancia: uno es tecnológico y el otro, posiblemente más importante, implica preparar a los trabajadores para un cambio significativo en su forma de trabajar. "El problema ha sido principalmente humano, no relacionado con la tecnología", señala la vicepresidenta de investigación de Gartner, Lisa Pierce.

La cuestión, comenta Pierce, es cuán bien las prácticas y políticas de trabajo a distancia abordan algunos de los "problemas de las personas que han estado inhibiendo la adopción del teletrabajo". Esto significa atender las necesidades tanto de los empleados como de los directivos.

"Asegurarse de que tanto el puesto como el empleado son candidatos adecuados para el teletrabajo", indica Pierce. "Proporcionar las herramientas apropiadas al empleado -incluyendo el acceso a herramientas de colaboración".

También es importante asegurarse de que los gerentes se sientan cómodos con cualquier arreglo, indica Pierce, y tengan acceso a las herramientas y la capacitación pertinentes para que puedan revisar el desempeño del empleado "en base a los resultados acordados, no al tiempo que el empleado esté en su escritorio".

Asegurarse de que los empleados tienen el equipo correcto para llevar a cabo su trabajo también es vital. "Las empresas que cuentan con trabajadores con conocimientos deben disponer de soluciones viables para trabajar desde casa, incluyendo software de colaboración como Slack o Microsoft Teams, soluciones de video y presentaciones como Skype o Zoom, junto con seguridad para los puntos finales remotos", anota J.P. Gownder, vicepresidente y analista principal de Forrester. "Si no estás listo, la continuidad de su negocio se hará añicos".

"Las herramientas deben ser familiares, fáciles de usar y aptas para el móvil", añade Julien Codorniou, vicepresidente de Workplace en Facebook. "Con el uso generalizado de las plataformas de comunicación, los empleados deben ser capaces de enviar mensajes, llamar y chatear por video para comprometerse de manera significativa con sus compañeros y los líderes de la empresa".

Es fundamental proporcionar a los trabajadores computadoras portátiles y otros dispositivos de hardware, mientras que las redes privadas virtuales (VPN) son también una necesidad para proporcionar un acceso seguro a los datos confidenciales. La conectividad también importa.

"Desde el punto de vista tecnológico, las empresas necesitan pensar estratégicamente en las herramientas que las personas necesitarán para trabajar en un escenario remoto -incluyendo computadoras portátiles y otro hardware, herramientas de colaboración basadas en la nube y también acceso a las principales aplicaciones empresariales- pero también es vital recordar que las personas necesitan tener una conectividad confiable para utilizar estas herramientas basadas en la nube", señala Ashenden. "Para habilitar y apoyar el trabajo a distancia a escala, las empresas tendrán que tener políticas sobre cómo apoyar a los empleados que no tienen una buena conectividad".

Las empresas también tienen que considerar los requisitos de gobernabilidad y cumplimiento para el trabajo a distancia, indica Ashenden. "Por ejemplo, ¿deberían los trabajadores de los centros de contacto poder trabajar desde casa si están manejando los datos financieros de los clientes?"

Si bien las herramientas de trabajo a distancia serán una inversión necesaria para muchas organizaciones durante la crisis de Covid-19, los beneficios se sentirán mucho tiempo después. En este sentido, la respuesta de Covid-19 también representa una oportunidad para que muchas organizaciones modernicen la infraestructura y los procesos.

"Esta crisis puede ser una función que obligue a muchas organizaciones a darse cuenta de qué herramientas necesitan para mantener su negocio a flote cuando ocurra lo inesperado", señala Codorniou. "Una vez que las empresas se den cuenta de que pueden mantenerse a flote con una fuerza de trabajo remota, es probable que sean más flexibles en el futuro, idealmente fuera de los tiempos de crisis".

Para conferencias, reuniones y más, ¿VR al rescate?

Las empresas están empezando a adaptarse al trabajo a distancia a gran escala en la crisis actual. Aunque hay muchas herramientas de colaboración y comunicación a su disposición, es inevitable que las empresas tecnológicas busquen crear productos y servicios para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios de conectarse digitalmente.

Esto podría conducir a la innovación en varias áreas.

A medida que la demanda de videoconferencias se dispara, podríamos ver renovados los esfuerzos para crear herramientas de vídeo "siempre activas", como la startup Around, haciendo que los trabajadores se sientan más cómodos con el video continuo.

La realidad virtual y aumentada también podría desempeñar un papel más importante, conectando a los trabajadores para diversos fines empresariales.

Como las grandes conferencias tecnológicas cayeron como fichas de dominó después de que el Congreso Mundial de Móviles de Barcelona se suspendió en febrero, muchos eventos se han trasladado a la red. HTC incluso cambió su conferencia sobre el Ecosistema Virtual VIVE por un evento de VR, con ejecutivos representados digitalmente como avatares.

Aunque la sustitución de las conferencias presenciales -donde gran parte de la atracción se centra en las interacciones espontáneas cara a cara- por eventos virtuales será una venta difícil fuera de una crisis, la realidad virtual podría ayudar a proporcionar una experiencia más inmersiva que la simple sintonización de un flujo de video en vivo.

"Los eventos solo en línea pierden mucho del valor de los eventos en persona, aunque en una situación de pandemia son mejores que nada", señala Gownder de Forrester. "Lo que se necesita es un mejor formato de colaboración, algo como el AltspaceVR, propiedad de Microsoft, donde los participantes pueden moler, simulando la experiencia física. De lo contrario, es solo un montón de videos, no una colaboración real que imita la asistencia".

En lugar de un reemplazo, los eventos virtuales -ya sea VR o no- podrían simplemente ofrecer una forma adicional para que la gente se reúna y comparta ideas.

"No hay sustituto para la excitación que uno experimenta cuando se reúne con gente de ideas afines", señala Pierce de Gartner. "Así que, para un gran efecto, un evento en vivo sigue siendo el camino a seguir. Pero es posible aumentar con eventos digitales -lo grandioso es que son de menor duración y la gente puede elegir qué temas son de mayor interés y asistir en consecuencia".

Las empresas de nueva creación como Spatial y Glue ya ofrecen entornos de reunión virtuales; éstos podrían ser más frecuentes en el futuro.

"Estoy viendo un aumento significativo en el número de personas que abrazan el uso de la RV para llevar a cabo reuniones y compartir activos y modelos 3D con otros", indica Anshel Sag, analista de Moor Insights & Strategy.

"Cada día se lanzan nuevas herramientas, y cuanto más tiempo permanezca esta enfermedad como una amenaza para la sociedad y continúe el aislamiento, espero que aumente la demanda de plataformas de colaboración y auriculares de RV", señala. "La gente empezará a darse cuenta de que querrá más de las reuniones que no sean de diapositivas 2D y reuniones de video, y aumentará la demanda de una mejor colaboración a través de la AR/VR".

Por ejemplo, Spaces, otra startup de esta área, factura su aplicación como un puente entre la RV y las aplicaciones de video reunión como Zoom, Skype y Google Hangouts Meet. La aplicación, que según Spaces en su sitio web "nació durante esta pandemia mundial", permite a los participantes ver un entorno virtual que contiene una pizarra digital y un avatar del presentador de RV.

"Las cosas se están acelerando absolutamente, y creo que cuanto más tiempo continúen estas órdenes de aislamiento, mayor será la demanda de colaboración VR/AR", finaliza Sag.

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