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Reportajes y análisis

¿Qué es un HRIS?

Una herramienta clave de recursos humanos

[04/05/2020] Un sistema de información de recursos humanos (HRIS, por sus siglas en inglés) es un software independiente, o basado en SaaS, diseñado para ayudar a las áreas de recursos humanos en la gestión de las personas, políticas y procedimientos. Las soluciones HRIS cuentan con entrada de datos, seguimiento de datos, análisis de datos y capacidades relacionadas con la información para abordar una amplia gama de necesidades del área de recursos humanos, incluido el seguimiento de solicitantes, la incorporación, la nómina, la gestión del rendimiento y las funciones de contabilidad. En general, la mayoría de los proveedores de software HRIS atienden a empresas que emplean a ciudadanos estadounidenses.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HRIS a veces se usa indistintamente con el término sistema de gestión de recursos humanos (HRMS, por sus siglas en inglés), pero existe una diferencia clave: un HRMS incluye módulos para monitorear y administrar información cualitativa de los empleados, como la satisfacción y el nivel de compromiso de los empleados.

Una solución de gestión de capital humano (HCM, por sus siglas en inglés), por otro lado, abarca el espectro completo del desempeño y nivel de compromiso de los empleados, tanto cuantitativo (lo que ha hecho un individuo, por cuánto tiempo, en qué roles y cómo se han desempeñado), como cualitativo (qué tan comprometidos y motivados están dentro de esos roles y dentro de la organización).

Capacidades de HRIS

Si bien cada solución HRIS ofrece capacidades y funciones ligeramente diferentes, todas tienen muchas funcionalidades en común, incluidas las siguientes:

1. Gestión de la información de los empleados: Datos como nombres, títulos, direcciones y salarios son lo básico. También se incluyen el historial de salarios y puestos, las estructuras de informes, los historiales de evaluación del desempeño y otra información crítica de los empleados.

2. Documentos de la empresa: Esto incluye elementos como manuales de empleados, procedimientos de evacuación de emergencia y pautas de seguridad, por ejemplo.

3. Selección/ATS (sistema de seguimiento de solicitantes): Esto incluye información sobre los solicitantes, roles disponibles, entrevistas, salarios, descripciones de trabajo y similares. A menudo, el HRIS se integrará con otro software de selección y contratación para que los seleccionadores puedan transferir rápida y fácilmente la información del solicitante.

4. Administración de beneficios/inscripción abierta: Un HRIS a menudo incluirá cambios en el estado de la inscripción y actualizaciones de la información personal para la administración de beneficios. En un sistema ideal, puede permitir que los empleados busquen y revisen su propia información, incluido el seguimiento de vacaciones, los beneficiarios y otros datos similares.

5. Gestión de ausencias: En algunos sistemas, esto se incluye en las capacidades de administración de beneficios; en otros, está separado. El manejo de las ausencias incluye tiempo de vacaciones, tiempo de enfermedad y tiempo personal, así como licencias familiares y médicas y beneficios relacionados con el tiempo libre.

6. Gestión de la remuneración/nómina: Esta es una parte crítica de un HRIS, e incluye el historial salarial, cheques de pago, aumentos, bonificaciones, información tributaria y otras funciones financieras y de compensación. El HRIS se integra con otros softwares financieros y sistemas contables de la compañía.

7. Capacitación y desarrollo/gestión del desempeño: Esta capacidad permite a las organizaciones registrar de manera centralizada los planes de capacitación, aprendizaje y desarrollo del personal, que pueden seguir a los empleados a medida que avanzan dentro de la organización. Los altos directivos pueden ejecutar informes para ver qué roles están desempeñando las personas y qué significa su desempeño en términos de planificación del éxito, así como identificar talentos de alto potencial. Pero también es útil para determinar el bajo rendimiento; quién ha sido degradado, suspendido, puesto en un plan de mejora personal, etc., incluso cuando esos empleados se van. Cuando otra compañía solicita una referencia para uno de sus antiguos empleados, le es fácil el área de recursos humanos informar sobre la idoneidad de un individuo para ser contratado o recontratado. Esto es especialmente crítico en una empresa donde se requieren certificaciones y licencias.

La mayoría de los HRIS ofrece una amplia funcionalidad de autoservicio para optimizar la funcionalidad de Recursos Humanos y aliviar la carga administrativa. Dentro de ciertos módulos, como la gestión de beneficios y la gestión de ausencias, por ejemplo, los empleados pueden gestionar y modificar su propia información, realizar cambios en sus beneficios, solicitar tiempo libre o cambiar la asignación de su información de depósito directo. Dentro del módulo de gestión del desempeño, por ejemplo, los gerentes pueden ingresar comentarios, resultados de evaluaciones, notas de desempeño y otra información sobre sus informes directos. El análisis y la presentación de informes también suelen ser de autoservicio dentro del HRIS. Los empleados, gerentes, reclutadores y ejecutivos, por ejemplo, pueden acceder y ejecutar informes basados en los datos contenidos en el software de HRIS.

Beneficios del HRIS

Un HRIS eficaz proporciona información sobre casi cualquier cosa que una empresa necesita para rastrear y analizar datos sobre empleados, exempleados y solicitantes, desde su primera solicitud, durante su permanencia en el trabajo, hasta la renuncia o la jubilación. Es una ventanilla única para que individuos, empleados, gerentes y profesionales de contratación y reclutamiento encuentren información cuando la necesiten.

Como tal, un HRIS integral permite a una empresa proyectar y presupuestar de manera más efectiva sus costos de recursos humanos, y puede mejorar la eficiencia en la toma de decisiones. Debido a que toda la información y el análisis están en un solo lugar, y debido a las capacidades integradas de análisis e informes, un HRIS facilita la búsqueda y el análisis de todos los datos disponibles relacionados con recursos humanos, lo que facilita la capacidad de una organización para tomar decisiones sobre contratación, despido, pago, promociones, personal, tasas de rotación y retención, y otras decisiones del personal.

En la mayoría de las situaciones, un HRIS conduce a una mayor eficiencia en la toma de decisiones de recursos humanos. Si bien es más difícil calificar, estas decisiones también podrían aumentar la calidad, mejorando así la productividad de los empleados y gerentes, a medida que se aligera la carga administrativa.

Un HRIS también puede mejorar la privacidad y la seguridad al proteger la información digitalmente. Esto es preferible a los registros de papel y hojas de cálculo de fácil acceso y difíciles de proteger, que también son propensos al deterioro o la destrucción en caso de un desastre natural o un incendio. Estos sistemas también pueden desempeñar un papel en permitir el cumplimiento mediante el almacenamiento de datos reglamentarios, como la información de igualdad de oportunidades de empleo en los Estados Unidos.

Un HRIS puede liberar a los administradores de recursos humanos de manejar tareas mundanas y que no requieren estrategia, como la entrada de datos, para que puedan concentrarse en tareas más relacionadas con las personas, como las entrevistas y el desarrollo de personal. Además, debido a que un HRIS proporciona una ubicación centralizada para la información de la compañía, anuncios, enlaces, políticas y procedimientos, los empleados pueden encontrar esta información ellos mismos y evitar hacer preguntas redundantes sobre recursos humanos.

Por ejemplo, cuando los empleados desean completar actividades recurrentes con frecuencia, como solicitudes de tiempo libre, cambio de depósitos directos, talones de pago electrónicos y cambios en los formularios W-2 o W-4, dichos procedimientos pueden automatizarse y realizarse de forma independiente, sin la necesidad de supervisión o intervención humana. Como resultado, hay mucho menos papeleo y se pueden obtener aprobaciones de manera más eficiente. 

Finalmente, los gerentes pueden acceder más fácilmente a la información que necesitan para planificar, desarrollar y brindarle soporte al éxito de sus informes directos. Esto puede ayudar con el compromiso, la moral y la retención de los empleados, así como con el desarrollo de planes de sucesión que puedan impulsar el crecimiento y la innovación de la empresa.

Proveedores de HRIS

Se estima que el mercado global de gestión de recursos humanos alcanzará los treinta mil millones de dólares para el 2025, con una tasa de crecimiento anual compuesta de 10,4% en los próximos seis años, según Grand View Research. Algunos de los proveedores de HRIS más populares incluyen:

Principales consideraciones para elegir una solución HRIS

Con tantas opciones de HRIS, puede ser desalentador descubrir cuál es la adecuada para su organización. Todo se reduce a las necesidades únicas de su negocio, y qué funciones y capacidades le serán más útiles para hacer que sus funciones de RR.HH. sean más efectivas y eficientes.

No confíe solo en la palabra de los proveedores de software; busque recomendaciones de colegas, otros clientes, grupos de discusión en línea, LinkedIn, sitios de reseñas de software y organizaciones como la Society for Human Resources Management (SHRM) para darle una visión completa, así como los pros y contras de cada solución.

Asegúrese de que la solución que elija pueda acomodar el crecimiento. Incluso si su empresa es pequeña hoy, en el futuro, podría duplicarse, triplicarse o crecer en un factor de 10 o más. Debe poder escalar cualquier sistema HRIS para crecer junto con su negocio.

También debe tener en cuenta la integración y la compatibilidad. Algunas soluciones HRIS solo pueden lograr su propósito declarado en conjunto con otros sistemas existentes; nómina, por ejemplo. Eso significa que debe asegurarse de que los componentes del HRIS que elija se integren a la perfección con cualquier sistema previo que tenga, y asegurarse de que los futuros complementos o actualizaciones funcionen perfectamente.

Verifique qué capacitación y soporte continuo están disponibles para su personal, y asegúrese de que la capacitación y el seguimiento estén escritos en su contrato de venta. También debe confirmar que el proveedor de HRIS que elija tenga un historial sólido y consistente en lo que respecta al soporte y el servicio, incluso si afirman proporcionar servicio y soporte, si tienen críticas pobres o no satisfacen sus necesidades, usted se quedará tratando de resolverlo usted mismo.

Consejos para la implementación de un HRIS

Para aprovechar al máximo su inversión en un HRIS, es esencial analizar todas las funciones disponibles y comprender cómo se integran con sus sistemas existentes. Las organizaciones también necesitarán migrar todos los datos pertinentes para que el sistema tenga todo lo que necesita para funcionar a plena capacidad.

La adopción del usuario también es clave. Brinde capacitación para garantizar que sus profesionales de RR.HH. sean expertos en el uso de la solución y sepan a dónde acudir para obtener ayuda. Esta vez, invertir por adelantado le generará ahorros más adelante, ya que las personas podrán realizar sus propias actualizaciones y extraer sus propios informes.

Su proveedor de HRIS es un recurso valioso y debe centrarse en fomentar su éxito con su producto. En muchos casos, los proveedores de HRIS brindan capacitación a sus empleados y le muestran consejos y trucos para aprovechar al máximo la solución.

La mayoría de los proveedores de HRIS actualizan y mejoran regularmente su software, por lo que querrá asegurarse de estar actualizado sobre los cambios, actualizaciones y parches para que su solución se mantenga segura y aproveche las funciones nuevas e innovadoras a medida que estén disponibles.

Certificaciones HRIS

A medida que la tecnología de recursos humanos evoluciona, los profesionales de recursos humanos necesitan saber cómo obtener el mayor beneficio de las capacidades emergentes de estos sistemas. La mejor manera de lograr esto es a través de la certificación en gestión de LA información de recursos humanos (HRIM, por sus siglas en inglés) y HRIS. Los certificados HRIS ayudan a ampliar la comprensión de los profesionales de recursos humanos de la tecnología, las tendencias y las mejores prácticas de recursos humanos, al tiempo que proporcionan una prueba tangible de que tienen los conocimientos, habilidades y experiencia para tener éxito. Las siguientes tres certificaciones se encuentran entre las más conocidas para certificar habilidades en HRIS: