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Reportajes y análisis

10 maneras de influir en las compras de TI

Cuando usted no controla el gasto

[15/05/2020] Como la mayoría de los CIOs, Ian Pitt debe garantizar la disponibilidad y el rendimiento de todos los sistemas en la pila de TI. Pero él no selecciona ni compra todo el software que utiliza su departamento; esa toma de decisiones recae en mayor medida sobre sus contrapartes de la línea de negocios.

La experiencia de Pitt no es única.

Los CIOs y los consultores ejecutivos señalan haber visto a los líderes empresariales hacerse cada vez más cargo de las decisiones tecnológicas que afectan sus áreas funcionales.

Según la encuesta "What Decentralized IT Spending Means for the CIO's Role, realizada por IDG y Snow Software, el 67% de los 450 líderes de TI que respondieron dijeron que al menos la mitad de su gasto está controlado por unidades empresariales individuales.

Pitt, CIO de la compañía de software LogMeIn y miembro activo de Boston Chapter de Society for Information Management (SIM), ve beneficios en el nuevo paradigma presupuestario -si es que se hace con la cantidad correcta de información de TI.

"Estamos extendiendo la responsabilidad de compra a lo largo de toda la organización a aquellos que conocen mejor las necesidades, y esta diversificación hacia funciones individuales puede aportar una gran innovación a la empresa, explica Pitt. "Pero eso no significa que debamos permitir todo. Hay muchas cosas que se deben mantener bajo control: la privacidad, la seguridad, el gasto; todo eso es importante. Si se hace de manera adecuada, entonces la federación de soluciones puede ser una gran cosa. Pero si se lleva a cabo de manera errónea, la compañía estará fuera de control desde una perspectiva tecnológica.

Dada la cantidad de gasto en tecnología que actualmente está fuera del presupuesto real del departamento de TI, los CIOs están descubriendo que ya no controlan las riendas, pero que aún necesitan ejercer influencia para garantizar que las compras de tecnología realizadas en sus empresas puedan integrarse y mantenerse y -quizás lo más importante- ofrecer los resultados comerciales que desean los ejecutivos.

"Los CIOs no pueden controlarlo, por lo que tienen que descubrir cómo influenciarlo. Tiene que adoptarse el enfoque del palo y la zanahoria, señala Marc Strohlein, asesor de investigación adjunto de Research Network de IDC, que se enfoca en la transformación del negocio digital.

Los CIOs y los asesores de gestión dicen que los ejecutivos de TI tienen muchas formas de ejercer el control, incluso cuando no controlan el gasto. Dentro de estas se incluyen los siguientes 10 enfoques.

Establecer un proceso de revisión tecnológica

Los líderes empresariales pueden tener una idea clara de lo que quieren que la tecnología haga por ellos, pero Pitt dice que no poseen una comprensión profunda de cómo su solución encajaría en la pila de tecnología existente de la empresa.

Es por ello que ha planificado que las compras pasen por un proceso de revisión para garantizar que puedan integrarse con los sistemas existentes, puedan escalarse según sea necesario y cumplir con los requisitos de seguridad y privacidad de datos -un proceso que ha establecido luego de trabajar con los líderes empresariales para que entiendan la necesidad.

"Nos seguimos asegurando de ver a la tecnología como si fuera nuestro dinero haciendo la compra, anota Pitt, y agrega que TI no cerrará necesariamente las compras planificadas, incluso si la revisión revela posibles problemas. "A menudo, nuestra respuesta es 'Sí, podemos comprarlo, pero si lo hacemos, necesitamos X cantidad de personal nuevo u otras inversiones para que funcione.

Pitt explica que el enfoque le otorga a TI un rol en la decisión de compra sin recurrir a un gobierno autoritario, lo que alienta al área empresarial a continuar participando en las revisiones.

Ajustar el proceso de aprobación de adquisiciones

A medida que las unidades de negocios buscan y compran soluciones para su propio uso departamental, existe una mayor probabilidad de que compren software que ya está en uso en otra parte de la empresa, que le compren a un proveedor que ya está haciendo negocios con la organización, o que elijan una tecnología que agrega costos de mantenimiento excesivos a lo largo del tiempo.

Los expertos aconsejan a los CIOs que ajusten sus procesos de adquisición para identificar y marcar esos problemas, de modo que puedan alertar a los líderes empresariales de tales problemas y trabajar con ellos para solucionarlos.

Para evitar que sus colegas empresariales compren software que pueda causar tales problemas, Pitt estableció un proceso de aprobación de adquisiciones dentro del departamento de finanzas diseñado para identificar y marcar compras duplicadas (para que la empresa pueda negociar condiciones óptimas), o compras que arruinarán los presupuestos de mantenimiento.

"Contamos con sistemas para capturar los requisitos tecnológicos y los puntos de decisión para asegurarnos de que haya un presupuesto para el mantenimiento y que los proveedores tengan un buen valor, explica Pitt.

Ser un experto en lo que puede ofrecer

Joey Fernandes, vicepresidente de TI en la compañía de viajes Collette, sabía que una de sus colegas de negocios quería comprar una suite de colaboración en particular. Pero Fernandes quería hacerla cambiar de opinión porque Collette, siendo una tienda de Microsoft, ya tenía Microsoft Teams. Sabía que la plataforma de colaboración de Microsoft haría el trabajo que su colega quería, sin agregar costos adicionales a su presupuesto.

Entonces se reunió con ella y la guio a través de la tecnología, demostrando cómo funcionaba y cómo satisfaría las necesidades de su unidad.

Fernandes señala que el encuentro le confirmó la importancia de que los CIOs conozcan bien tanto la tecnología como el negocio.

"Uno tiene que saber de lo que está hablando. Hay que estar informado al 100%. No hay forma de convencer a alguien si tiene que llamar a otra persona para que esté en la reunión con usted, asegura Fernandes. "Si va a convencer a alguien, debe tener suficiente conocimiento para sentarse con la persona y explicarle.

Destacar las capacidades propias de TI

Los CIOs pueden influir en las decisiones de gasto de algunos de sus colegas mostrándoles cómo TI puede maximizar el gasto, si optan por tecnologías que funcionen bien con la infraestructura tecnológica existente, anota Strohlein.

Para lograrlo, los CIOs necesitan construir una arquitectura y determinar estándares y parámetros sobre nuevas tecnologías que establezcan un camino fácil y claro para que las empresas sigan. Luego, los CIOs deberían evangelizar sobre esos estándares, convenciendo a sus colegas de negocios que seguir esas guías al comprar su propia tecnología les ayudará a "obtener más por el dinero que están gastando, señala.

"[Los CIOs] pueden tomar dos caminos diferentes: tratar de controlar el gasto o construir relaciones de confianza y proporcionar las plataformas, servicios y apoyos para que tengan éxito, agrega Strohlein.

Hacer que los tecnólogos formen parte de los equipos de negocios

"La tecnología, evidentemente, se está democratizando, y esa tendencia continuará, señala Steve Van Kuiken, socio principal y líder mundial de McKinsey Technology. "Pero sin control, los costos, la complejidad y el riesgo aumentan exponencialmente. Los CIOs tienen que poder controlarlo de alguna forma o, si no, se convertirá en un gran problema en el futuro.

Incorporar tecnólogos en el negocio puede ayudar a llevar esa gobernanza e influencia del departamento de tecnología a las decisiones de gasto, indica Van Kuiken. Además, agrega que los CIOs pueden establecer tal práctica mediante la adopción de metodologías de desarrollo como Agile y DevOps, que llevan a los equipos tecnológicos al negocio donde pueden ofrecer perspectivas y comentarios sobre posibles soluciones. Esto ayuda a fomentar decisiones de colaboración sobre qué tecnologías son óptimas según los requisitos empresariales y tecnológicos.

Moverse rápido

Los CIOs que quieren retener cierto poder de persuasión sobre las decisiones relacionadas con la tecnología de sus colegas de negocios, deben buscar crear una infraestructura rápida y flexible que sea altamente automatizada, para que los líderes de negocios quieran acudir primero a TI antes de buscar orientación externa.

"El negocio está tomando decisiones tecnológicas basadas en la funcionalidad y la velocidad, pero puede que se vean compensadas por una solución interna que se adapte mejor al negocio si va a llevar seis meses conseguirla en vez de recibir un paquete rápidamente [de un proveedor]", señala Van Kuiken. "Así que hay que responder a la velocidad a la que se mueve el negocio, y lanzar el software en un ciclo mucho más rápido de lo que permite la vieja infraestructura".

Y agrega: "Si no soluciona el problema de la infraestructura antigua y aborda el componente de velocidad, verá una proliferación de paquetes externos que entren en su entorno.

Centrarse en los resultados

Centrarse en los resultados deseados es otra forma en que los CIOs pueden ejercer control, incluso cuando no están a cargo de la financiación, anota Van Kuiken.

"La empresa y TI deben gestionar juntos los resultados, no los proyectos. Y creo que el CIO tiene que impulsar ese cambio de mentalidad para evitar una situación tecnológica descontrolada, señala, y explica que esto va más allá de ver al CIO como un socio empresarial o consultor. "Se trata de cómo el CIO mide el impacto y cómo trabaja junto con la empresa. En el antiguo modelo de tecnología centralizada, la empresa se comunicaba en términos de requisitos y TI se comunicaba en términos de entrega de proyectos. En este nuevo modelo, todos se comunican en torno a los resultados. Usted determina cuál es el resultado, y si está de acuerdo con eso, puede pasar por un proceso de diseño colectivo para lograr el resultado establecido. Al ser un proceso más colaborativo, eso cambia la forma en que trabajan: se convierte en prioridad trabajar en conjunto.

Ser transparente

A medida que los líderes empresariales asumen más responsabilidad para seleccionar y comprar tecnología, los CIOs deben demostrar que están ejecutando una operación altamente eficiente y, por lo tanto, puedan asesorar -y demostrar- a otros sobre qué selecciones aportan el valor correcto, señala Steve Bates, director en consultoría de gestión con KPMG. Debido a esto, los CIOs deben ser transparentes con su propio gasto -lo que es fijo, variable, directo, indirecto, CapEx y OpEx- para que puedan trabajar con sus colegas para determinar el valor de las diferentes opciones.

"Los CIOs son más influyentes y creíbles cuando son transparentes respecto al costo de las cosas y qué medidas se pueden tomar para cambiar esos costos; y, además, pueden articularlo en términos de valor comercial, explica Bates.

Comparar ROI

Del mismo modo, los expertos dicen que los CIOs que buscan orientar a los departamentos comerciales hacia las mejores opciones tecnológicas, pueden trabajar con los jefes de departamento para determinar y comparar el ROI, sabiendo que, como jefes de TI, pueden ayudarlos a comprender mejor el costo total de comprar y respaldar sus opciones tecnológicas.

"Las unidades de negocios pueden elegir lo que quieran si son quienes pagan la factura, pero deben demostrar a través de números que lo que van a comprar tiene el retorno de la inversión que buscan, y que el costo total de propiedad se ajusta a ese cálculo, señala Fernandes.

Fernandes les proporciona las cifras financieras de TI a sus colegas de negocios, y señala que la información brinda datos concretos que pueden persuadir a la organización para tomar las decisiones tecnológicas más inteligentes. Después de todo, explica que es difícil debatir en contra de ecuaciones matemáticas que demuestran que uno de los proyectos favoritos de tecnología del área empresarial no generará un buen ROI.

Aceptar un historial que no sea perfecto

Aunque Pitt ha trabajado para permitir que la empresa tome decisiones óptimas, admite que no siempre toman las mejores decisiones.

"Con algunas soluciones nos tenemos que morder la lengua, anota. "Ninguna organización tiene un historial 100% exitoso en la implementación de la tecnología. Cuando eso sucede, sacamos el máximo provecho de esas soluciones siempre que estén funcionando bien para los clientes y las partes interesadas, y no resulten en nada terrible. A veces apuntamos a algo que solo es lo suficientemente bueno y nos enfocamos en minimizar las fallas.