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Reportajes y análisis

Cómo comprobar el horario de otra persona en Outlook

[21/05/2020] "¿Están todos libres el jueves a las 10 de la mañana? Si no, ¿cuándo están libres para nuestra reunión sobre el nuevo proyecto?"

Si así es como averigua cuándo programar las reuniones con sus colegas, hay una forma mejor incorporada en las plataformas Office 365, Microsoft 365 y Microsoft Exchange, que es la que utilizan la mayoría de las empresas. Lo mejor de todo es que funciona en Windows, macOS, iOS y Android, y no solo en el cliente de Microsoft Outlook.

Los pasos específicos varían según la aplicación de calendario, así que le mostraré cómo comprobar la disponibilidad de la gente en las diversas aplicaciones de Outlook (incluida la aplicación web), así como en las aplicaciones de calendario de Apple para macOS e iOS, que son compatibles con los servidores de Office 365, Microsoft 365 y Exchange si lo permite TI. (Los clientes Android de Google Calendar y Samsung Calendar no funcionan con Office 365, Microsoft 365 o Exchange).

Tenga en cuenta que todos los invitados deben utilizar el mismo sistema Office 365, Microsoft 365 o Exchange, ya que en esa plataforma es donde se almacena toda la información del calendario. Para las personas ajenas a su organización, tendrá que usar el enfoque anticuado de "¿estás libre este jueves a las 10 de la mañana?" (¡lo siento!). Puede compartir las invitaciones de calendario en diferentes organizaciones, incluso con usuarios de otras plataformas como Google G Suite, pero no puede comprobar los horarios fuera de su organización interna.

El proceso básico es el mismo en todos los clientes del calendario:

  1. Crear una nueva reunión.
  2. Añadir personas a la lista de invitaciones a la reunión, pero no enviar la invitación.
  3. Revisar los horarios de los invitados y si es necesario ajustar el día y la hora de la reunión a un tiempo libre mutuo, o al menos sepa quién tendría que cancelar sus otras reuniones o tendría doble reserva y tendría que decidir si asiste.
  4. Enviar la invitación a la reunión.

Sin embargo, los detalles pueden variar significativamente.

Compruebe los horarios en Outlook para Windows

Primero, crear una reunión usando uno de estos métodos:

  • Haga clic en el ícono de Nueva Reunión en la cinta y luego elija la opción Nueva Reunión
  • Haga clic en Nueva Cita (si la cinta está oculta)
  • Haga clic con el botón derecho del mouse en el calendario y seleccione Nueva convocatoria de reunión en el menú contextual que aparece

Si hace clic en Nueva cita o selecciona Nueva convocatoria de reunión, deberá dar el paso adicional de hacer clic en el botón Invitar a los asistentes en la cinta de la ventana del evento.

En la ventana de eventos que aparece, rellene el título de la reunión en la pestaña Reunión. Añada los invitados en los campos obligatorios y opcionales escribiendo sus nombres para que Outlook los busque por usted. O bien, haga clic en los respectivos botones Obligatorio y Opcional a la izquierda de los campos para buscar personas de la base de datos de contactos de Office 365, Microsoft 365 o Exchange; haga doble clic en un nombre para agregarlo y, a continuación, busque otros; cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Inicie una invitación a una reunión en Outlook para Windows.
Colaboración, Outlook

Seleccione la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización que tiene en mente para la reunión y, opcionalmente, introduzca una ubicación. Puede designar la reunión como una reunión de Teams o de Skype para empresas mediante el botón de Skype Meeting de la cinta: la reunión se celebrará en cualquier herramienta de conferencia de Microsoft que utilice su organización.

Sugerencia: si utiliza Office 365, Microsoft 365 o Exchange para gestionar la disponibilidad de las salas de conferencias, utilice el botón Buscar sala en la ventana principal del evento para añadir una sala a la invitación, o utilice el botón o el campo Obligatorio para invitar a una sala por su nombre.

Ahora vaya a la pestaña Asistente de programación. La ventana cambia para mostrar a cada invitado y su disponibilidad durante un período de tiempo. Sus otras reuniones y citas están resaltadas en violeta. La hora de la reunión propuesta se muestra como un rectángulo azul que se superpone a todos los horarios.

Utilice el Asistente de Programación de Outlook para encontrar una hora de reunión que funcione para todos los asistentes.
Colaboración, Outlook

Busque los horarios abiertos -aquellos que no son violetas- para sus invitados y haga clic en el área libre para mover la reunión a un tiempo libre. También puede alargar o acortar la reunión arrastrando uno de los lados al tiempo deseado. O simplemente cambie la configuración de la reunión en los campos Hora de inicio y Hora de finalización.

Sugerencia: si en el paso anterior no hizo de una sala de conferencias un invitado, haga clic en Agregar sala para invitarla aquí. Verá esa sala en la sección de Salas de la ventana, para que también pueda ver cuándo está libre. (Haga clic en Buscador de salas en la cinta para ver qué salas de conferencias existen en Office 365, Microsoft 365 o Exchange).

Cuando haya encontrado el mejor programa para su reunión, vaya a la pestaña Reuniones, escriba una nota a los invitados y envíe la invitación haciendo clic en el botón Enviar de la parte superior izquierda de la ventana del evento.

Consulte los horarios en Outlook para la web

Primero, cree una reunión: Si aún no está en la vista de calendario, haga clic en el ícono de calendario de la esquina inferior izquierda de la pantalla y, a continuación, haga clic en el botón Nuevo evento de la parte superior izquierda de la ventana, o simplemente haga doble clic en el calendario en la fecha y hora deseadas.

(Nota: No todas las funciones de Outlook para la web funcionan en el navegador Safari de Apple, pero sí los controles de programación de los calendarios).

En la ventana de eventos que aparece, rellene el título de la reunión, añada los invitados, seleccione la fecha y las horas de inicio y finalización que tenga en mente y, opcionalmente, añada una ubicación y/o designe la reunión como reunión de Teams o de Skype para empresas mediante el menú Añadir reunión en línea.

Sugerencia: Si utiliza Office 365, Microsoft 365 o Exchange para gestionar la disponibilidad de la sala de conferencias, asegúrese de invitar a la sala deseada a la reunión mediante el campo Buscar una sala o ubicación.

Inicie una invitación a la reunión en Outlook en la web.
Outlook, colaboración

Ahora haga clic en el botón Asistente de programación en la parte superior de la ventana del evento. La ventana cambia para mostrar a cada invitado y su disponibilidad durante un período de tiempo. Sus otras reuniones y citas están resaltadas en azul. La hora de la reunión propuesta se muestra como un rectángulo verde que se superpone a todos los horarios.

Utilice el Asistente de Programación de Outlook para encontrar una hora de reunión que funcione para todos los asistentes.
Colaboración, Outlook

Busque las horas de apertura -aquellas que no son azules- para sus invitados y deslice la reunión a un tiempo libre. También puede alargar o acortar la reunión arrastrando uno de los lados al tiempo deseado. O simplemente cambie la configuración de la reunión en los campos Fecha, Inicio y Fin.

Sugerencia: Si en el paso anterior no hizo de una sala de conferencias un invitado, haga clic en Agregar una sala para invitarla aquí. Verá esa sala en la sección de salas de la ventana, para que también pueda ver cuándo está libre.

Cuando haya encontrado el mejor programa para la reunión, haga clic en Hecho en la parte superior de la ventana para volver a la ventana de detalles de la reunión; añada una nota sobre la reunión a sus invitados y haga clic en Enviar en la parte superior de la ventana para enviar la invitación a la reunión.

Compruebe los horarios en Outlook para macOS

Primero, cree una reunión usando uno de estos métodos:

  • Haga clic en el botón de la reunión en la cinta
  • Elija Archivo > Nuevo > Reunión
  • Haga clic con el botón derecho del mouse en el calendario y elija Nueva reunión en el menú contextual que aparece

En la ventana de eventos que aparece, añada los invitados en el campo Para, rellene el asunto de la reunión y opcionalmente añada una ubicación. Si su reunión será una llamada de Teams o de Skype para empresas, desígnela como tal mediante el botón Reunión de Skype o Reunión de Teams. (Es posible que su organización no tenga ambas opciones).

Sugerencia: Si utiliza Office 365, Microsoft 365 o Exchange para gestionar la disponibilidad de la sala de conferencias, invite a la sala deseada a la reunión en el campo Para; se introducirá automáticamente en el campo Ubicación.

Inicie una invitación a la reunión en Outlook para macOS.
Colaboración, Outlook

Ahora haga clic en el botón Programación de la cinta. La ventana cambia para mostrar a cada invitado y su disponibilidad durante un período de tiempo. Sus otras reuniones y citas están resaltadas en azul. La hora de la reunión propuesta se muestra como un rectángulo azul que se superpone a todos los horarios.

Utilice la herramienta de programación de Outlook para encontrar una hora de reunión que funcione para todos los asistentes.
Colaboración, Outlook

Busque los horarios de apertura -los que no son azules- para sus invitados y deslice la reunión a un tiempo libre. También puede alargar o acortar la reunión arrastrando uno de los lados al tiempo deseado. O simplemente cambie la configuración de la reunión en los campos Duración, Inicio y Fin.

Sugerencia: Si en el paso anterior no hizo de una sala de conferencias un invitado, haga clic en Agregar sala para invitarla aquí. Verá esa sala en la sección de Salas de la ventana, para que también pueda ver cuándo está libre. (Haga clic en Buscador de salas en la cinta para ver qué salas de conferencias existen en Office 365, Microsoft 365 o Exchange).

Cuando haya encontrado la mejor programación para la reunión, haga clic en Cita en la cinta para volver a la vista del mensaje principal. Escriba un mensaje a los invitados y, a continuación, envíe la invitación haciendo clic en Enviar en la cinta, o eligiendo Reunión > Enviar.

Comprobar la programación en Outlook para iOS

Primero, cree una reunión: Vaya a la vista de calendario (haciendo clic en el ícono de calendario en la esquina inferior derecha), y luego toque el botón + en la parte superior de la pantalla.

En la ventana de eventos que aparece, rellene el título de la reunión.

A continuación, agregue los invitados en la ventana Personas, que se abre al tocar en Personas. En la ventana Personas, puede buscar a las personas y seleccionar a las que ha invitado previamente a otras reuniones. Toque ? cuando termine de agregar invitados; volverá a la ventana del evento.

Inicie una invitación a una reunión (izquierda) y agregue los asistentes (derecha) en Outlook para iOS.
Colaboración, Outlook

Salte las secciones de fecha y hora por ahora; volveremos a ellas en un momento. Opcionalmente, puede añadir una ubicación y/o designar la reunión como una reunión de Skype para empresas o Teams mediante el control deslizante de Skype Meeting; la reunión se celebrará en cualquier herramienta de conferencias de Microsoft que utilice su organización.

Sugerencia: Si utiliza Office 365, Microsoft 365 o Exchange para administrar la disponibilidad de la sala de conferencias, puede agregar la sala tocando Ubicación, y luego buscando la sala deseada por nombre o eligiendo de una lista que aparece automáticamente. Toque una sala para agregarla; volverá a la ventana del evento.

Ahora vuelva a la sección Fecha y hora de los detalles del evento. Establezca la fecha que tiene en mente para la reunión y pulse el área de la hora. La ventana cambia para mostrar una vista de calendario para la hora inicial del evento.

Arrastre la reunión hacia arriba o hacia abajo para encontrar una hora sin conflictos para los asistentes.
Colaboración, Outlook

El evento es de color rojo si entra en conflicto con alguno de los horarios de los invitados y es de color verde si se encuentra en una hora que está libre para todos los invitados. En la parte inferior de la pantalla hay íconos para cada asistente (incluida la sala de conferencias, si ha designado una), con una marca de verificación verde si su horario está abierto para la hora de reunión propuesta y con una X roja si hay un conflicto; así es como se sabe quién tiene un conflicto.

Lo que no puedes hacer es ver cuando todo el mundo está libre; tienes que arrastrar el evento hasta que se ponga verde. También puede ajustar la hora de inicio y final, y por lo tanto la duración del evento, arrastrando las manijas en la parte superior e inferior del evento. Tenga en cuenta que no puede arrastrar la reunión a otro día; si no encuentra una hora que funcione, haga clic en el ícono de las 00:00 en la esquina superior izquierda y elige otro día.

Toque ? cuando haya terminado de ajustar el programa de la reunión a un tiempo libre mutuo; volverá a la ventana del evento.

Cuando haya encontrado el mejor horario para su reunión, añada una descripción tocando Descripción, escribiendo una nota breve y tocando ?, y luego envíe la invitación tocando ? en la ventana del evento.

Consulte los horarios en Outlook para Android

Primero, cree una reunión: Vaya a la vista de calendario (haciendo clic en el ícono de calendario en la esquina inferior derecha), y luego toque el botón + en la parte inferior derecha de la pantalla.

Inicie una invitación a una reunión (izquierda) y agregue los asistentes (derecha) en Outlook para Android.
Colaboración, Outlook

En la ventana de eventos que aparece, rellene el título de la reunión. A continuación, agregue los invitados en la ventana Agregar personas, que se abre tocando Personas. En la ventana Personas, puede buscar a las personas escribiendo parte de su nombre. Toque ? cuando termine de agregar invitados; volverá a la ventana del evento.

Salte las secciones de fecha y hora por ahora; volveremos a ellas en un momento. Opcionalmente, puede agregar una ubicación y/o designar la reunión como una reunión de Skype para empresas o Teams mediante el control deslizante Reunión de Skype; la reunión se celebrará en cualquier herramienta de conferencia de Microsoft que utilice su organización.

Sugerencia: Si utiliza Microsoft 365 o Exchange para gestionar la disponibilidad de la sala de conferencias, puede agregar la sala tocando Ubicación y luego buscando la sala deseada por nombre. Toque ? cuando termine de agregar una sala; volverá a la ventana del evento.

Ahora regrese a la sección Fecha y hora de los detalles del evento. Establezca la fecha que tiene en mente para la reunión y pulse el área de la hora. La ventana cambia para mostrar una vista de calendario para la hora inicial del evento.

Arrastre la reunión hacia arriba o hacia abajo para encontrar una hora sin conflictos para los asistentes.
Colaboración, Outlook

El evento es de color rojo si entra en conflicto con alguno de los horarios de los invitados y es de color verde si se encuentra en una hora que está libre para todos los invitados. En la parte inferior de la pantalla hay íconos para cada asistente (incluida la sala de conferencias, si ha designado una), con una marca de verificación verde si su horario está abierto para la hora de reunión propuesta y con una X roja si hay un conflicto; así es como se sabe quién tiene un conflicto.

Lo que no puede hacer es ver cuando todo el mundo está libre; tiene que arrastrar el evento hasta que se ponga verde. También puede ajustar la hora de inicio y final, y por lo tanto la duración del evento, arrastrando las manijas en la parte superior e inferior del evento. Tenga en cuenta que no puede arrastrar la reunión a otro día; si no encuentra una hora que funcione, haga clic en el ícono de las 00:00 en la esquina superior derecha y elija otro día.

Toque ? cuando termine de ajustar el horario de la reunión a un tiempo libre mutuo; se le devolverá a la ventana de eventos.

Cuando haya encontrado la mejor programación para su reunión, añada una descripción tocando Descripción, escribiendo una breve nota y tocando ?, y luego envíe la invitación tocando ? en la ventana del evento.

Revisa los horarios en Apple Calendar para macOS

Primero, cree una reunión: Seleccione Archivo > Nuevo > Reunión, o haga clic con el botón derecho en el calendario y elija Nueva reunión en el menú contextual que aparece.

En el panel de eventos que aparece, rellene el asunto de la reunión y (opcionalmente) la ubicación y, a continuación, añada los invitados en el campo Añadir invitados. Apple Calendar suele cerrar ese panel de eventos nuevos cuando se mueve el mouse, por lo que es posible que tenga que hacer doble clic en el evento para volver a abrir el panel. (Nota: no puede designar la reunión como una reunión de Skype para empresas o Teams a través del Calendario de Apple).

Sugerencia: Si usa Office 365, Microsoft 365 o Exchange para administrar la disponibilidad de la sala de conferencias, asegúrese de invitar a la sala deseada a la reunión en el campo Añadir invitados también. Cada sala está disponible como si fuera una persona que puede invitar, pero debe saber su nombre para buscarla.

Inicie una invitación a una reunión en Apple Calendar para macOS.
Colaboración, Outlook

Después de agregar al primer invitado, aparece el botón Comprobar disponibilidad. Haga clic en él después de agregar todos los invitados. Se abrirá una nueva ventana para mostrar a cada invitado y su disponibilidad durante un período de tiempo. Las demás reuniones y citas se resaltan en gris. La hora de la reunión propuesta se muestra como un rectángulo sombreado en rojo que se superpone a todos los horarios.

Utilice la herramienta de programación de Apple Calendar para encontrar una hora de reunión que funcione para todos los asistentes.
Colaboración, Outlook

Busque las horas de apertura -las que no son grises- para sus invitados. El calendario resalta todos los bloques de tiempo libre con rectángulos rosados, para que pueda identificar rápidamente los tiempos libres. También le permite restringir el calendario a sus horas de trabajo (que configuró a través de Calendario > Preferencias) y navegar por la ventana de programación a otros días.

Deslice la reunión a un tiempo libre y haga clic en Hecho. También puede cambiar la fecha y la hora de la reunión, así como alargar o acortar la reunión, mediante los controles de programación estándar del panel de eventos.

Cuando haya encontrado la mejor programación para la reunión, puede agregar opcionalmente una nota a los invitados y, a continuación, enviar la invitación haciendo clic en Enviar en el panel de eventos.

Consulta las programaciones en Apple Calendar para iOS

Primero, cree una reunión: Haga clic en el botón + en la parte superior de la pantalla.

En la ventana de eventos que aparece, rellene el título y el lugar de la reunión. (Nota: no puede designar la reunión como una reunión de Skype para empresas o Teams a través del Calendario de Apple). Seleccione una fecha y una hora de inicio en el campo Inicio, así como una hora de finalización en el campo Fin.

Inicie una invitación a una reunión (izquierda) y añada asistentes (derecha) en el Calendario de Apple para iOS.
Colaboración, Outlook

Ahora agregue los invitados en la ventana Agregar invitados, que se abre haciendo clic en Invitados hacia la parte inferior de la ventana del evento (tendrá que desplazarse hacia abajo). En la ventana Agregar invitados, busque a las personas y seleccione a las que has invitado previamente a otras reuniones. Haga clic en Listo cuando termine de agregar invitados; accederá a la ventana Invitados.

La pantalla Invitados muestra una lista de las personas que ha invitado, señala los conflictos y sugiere horarios que funcionan para todos.
Colaboración, Outlook

Sugerencia: Si usa Office 365, Microsoft 365 o Exchange para administrar la disponibilidad de la sala de conferencias, asegúrese de invitar a la reunión a la sala deseada en la ventana Agregar invitado también; necesitará saber el nombre de la sala para encontrarla.

Además de enumerar todos los invitados, la ventana Invitados le muestra si hay algún conflicto de programación. También muestra una lista de los tiempos libres en la sección Todos los invitados pueden asistir. De forma predeterminada, se muestra el primer tiempo disponible; haga clic en Mostrar más para ver la lista completa.

A continuación, en la sección Algunos invitados pueden asistir, también se muestran los tiempos libres de las personas que tienen conflictos de horario, como para ajustar el horario de las personas que deben asistir y dejar que los demás mantengan un conflicto de horario. Seleccione el nuevo horario deseado tocándolo.

Toque Nuevo evento en la parte superior izquierda de la pantalla para completar la programación; volverá a la ventana de eventos. Pulse Agregar en la parte superior derecha de la pantalla para enviar la invitación.