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Luis Zanini, gerente de TI de Cosapi

La experiencia de Cosapi frente a la pandemia

Luis Zanini, gerente de Tecnología de la Información de Cosapi

[20/05/2020] La cuarentena cayó sobre las organizaciones como un rayo, no solo por su contundencia sino también por su rapidez. Por ello, no es de extrañar que no todas hayan podido responder con igual velocidad, especialmente si no tenían las herramientas para hacerlo.

Conversamos con una firma que sí tuvo las herramientas para responder a esas exigencias, Cosapi. Luis Zanini, gerente de Tecnología de la Información, nos habló sobre cómo se ayudó de la tecnología, con herramientas de SAP, para hacer frente a las exigencias de esta 'nueva normalidad'.

¿Cuál es la herramienta que está utilizando debido a la pandemia, y cuáles fueron las necesidades que le llevaron a usar esta herramienta?

Utilizamos nuestra plataforma Gestión SAP / Success Factors (SSFF) principalmente, con algunos complementos asociados a ellas como Encuestas COVID-19, DocuSign y Qualtrics. La primera es explotada a través de funcionalidades extendidas de SSFF. Adicional a ello tenemos otras herramientas internas que se integran a SAP, tales como los módulos del SCOPe (Sistema de control de operaciones de Proyecto), donde también obtenemos otros datos referido a nuestros colaboradores, por exigencia del Minsa o del cliente.

¿Qualtrics es parte de estas herramientas?

Qualtrics sí es parte de estas herramientas. Recientemente, hemos pedido a os trabajadores que nos den su percepción respecto al trabajo remoto que vienen realizando durante la cuarentena, con el objetivo de mejorar su experiencia y productividad.

Ya han respondido la encuesta y han surgido cosas bastante interesantes para poner a disposición del empleado.

¿Qué tipo de información buscaban?

En cuanto a Qualtrics, primero saber cómo se sienten con esta situación y por qué. Cómo perciben el desenvolvimiento de sus trabajadores y de su jefe. Si consideran que cuentan con la información a tiempo, y si tienen las herramientas tecnológicas adecuadas. Con este conocimiento podremos levantar algunas restricciones en pro de su eficiencia.

Respecto a otras encuestas -a través de las SSFF extensions-, el objetivo es conocer el estado de salud de los trabajadores. Se solicita que esta encuesta sea llenada con regularidad, puesto que este virus (COVID-19) es muy contagioso. Además, la evidente preocupación de nuestros trabajadores es prevenir el riesgo empresa, en el sentido de que podrían paralizarse algunos trabajos si los contagios internos empiezan a elevarse descontroladamente.

Aunque tenemos registrados los exámenes médicos de cada colaborador necesitamos actualizarlos, pues su estado de salud podría cambiar. Para ello nos valemos de estas encuestas. Con registros actualizado y más fidedignos podemos diferenciar los grupos de riesgo.

Respecto a DocuSign, la utilizamos para conseguir las firmas electrónicas para la renovación de los contratos, o para establecer nuevos convenios con nuestros trabajadores. Es una plataforma que nos permitió dar una rápida respuesta al negocio debido a esta coyuntura de aislamiento social obligatorio.

¿Desde cuándo se ha lanzado esta herramienta y desde cuándo los trabajadores están colocando su información?

Venimos impulsando gradualmente las herramientas desde el 25 de marzo. Tenemos aplicativos móviles internos (SCOPe) donde registramos la temperatura -y otros datos relacionados a la salud- que tomamos al momento de ingresar a una obra, en el intermedio de la misma, o al salir de ella. Escaneamos el DNI de cada trabajador y posteriormente sus datos médicos. Como indiqué anteriormente, por exigencias del Minsa principalmente.

¿De todos los trabajadores o solo de obra?

Será de todos cuando inicien las labores. Las entidades gubernamentales van modificando con regularidad algunas exigencias, las cuales podemos afrontar rápidamente guardando registros en nuestras plataformas. Por ejemplo, los exámenes de COVID-19, son documentos que podemos guardar en el gestor documental que tiene SSFF. También podríamos requerir alguna autorización de nuestros trabajadores y para ello utilizar DocuSign.

¿Cómo opera el DocuSign?

Es una herramienta muy versátil, cada empleado realiza su propia firma, lo puede hacer con el mouse o con un lápiz óptico, con un dedo si cuenta con una pantalla táctil o incluso puede utilizar una firma sugerida por la herramienta de acuerdo a su nombre. La herramienta cuenta con un amplio menú de donde elegir una firma basadas en tipos de letras particulares y estilizadas, como si se hubiera escrito a mano.

Una vez que se ha configurado la firma, cualquier documento que envíe o reciba el trabajador podrá ser firmado y llegará a la otra parte así, pudiendo ser varios los que interactúen con un solo documento o sobre. La garantía de que realmente fue la persona la que firmó el documento, se basa en que para usar la herramienta se tiene que ingresar con un usuario y contraseña único; en nuestro caso las tenemos relacionadas con nuestro Active Directory.

Para documentos externos también implementaremos la herramienta, aunque tendremos que realizar un trámite adicional ante el Indecopi para conseguir la firma digital; pero el mecanismo ya está establecido. Es muy fácil de usar.

Dijo que habían hecho algunas encuestas con Qualtrics, ¿puede compartir algunos de los hallazgos de esas encuestas?

Los trabajadores hicieron varias sugerencias respecto a nuestra mesa de servicio, pues ahora la demanda es bastante mayor, y hemos solicitado que cada incidente o petición se haga a través de nuestro portal de atención. Pidieron un chat de atención, por ejemplo, para tener una respuesta inmediata a sus consultas.

Creemos que esto surgió porque muchos trabajadores no llevaron consigo sus equipos -la mayoría porque su equipo era una desktop-, por lo que se vieron obligados a trabajar con sus equipos personales, y para darles acceso demorábamos un poco porque deseábamos salvaguardar nuestra seguridad informática.

Además, han señalado que han sufrido más intentos de fraude social a través de correos electrónicos, y otros han comunicado que han leído sobre algunas empresas del sector que han sido atacadas con malware. También relataron que han escuchado noticias sobre algunas aplicaciones para videoconferencia que han sido vulneradas, por lo que han manifestado su preocupación y sugieren que estemos preparados para ello.

También hubo comentarios positivos respecto a que no han percibido la necesidad de estar presencialmente en las oficinas. Por otro lado, también hay una sensación de optimismo como empresa, respecto a la post cuarentena.

¿Desea agregar algo?

La capacidad de autoservicio y colaboración ha sido muy necesaria en esta coyuntura. Hemos sido empujados a potenciar estas capacidades, y gracias a las herramientas tecnológicas lo hemos podido soportar.

Ejemplos hay varios: el área de Gestión de Talento Humano ya no tiene que ir a buscar la firma de un colaborador; además, ahora los trabajadores pueden registrar sus tiempos en el SSFF con la finalidad de gestionarlos mejor, y conocer las tareas que se pueden estar descuidando de acuerdo al perfil. Por otro lado, antes algunas de nuestras áreas utilizaban formatos físicos para registrar sus vacaciones y las jefaturas tenían sus propios formularios para los controles.

Nos hemos visto obligados a reaccionar rápidamente ante las exigencias, pues existirá una nueva realidad que impactará en el rendimiento de los trabajos de construcción, que es nuestro negocio. Debemos afrontar esta realidad con innovación para que los impactos sean menores y para ello es necesario apalancarnos de las capacidades tecnológicas.