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Reportajes y análisis

Repensando la colaboración

6 proveedores ofrecen nuevos caminos para el trabajo a distancia

[01/06/2020] Mantener a los empleados conectados y trabajando de forma productiva se ha convertido en el pegamento que mantiene unidas a muchas empresas durante la pandemia de COVID-19. Y con el distanciamiento social que descarta las reuniones cara a cara en cualquier momento, la necesidad de nuevas herramientas digitales para ayudar a los equipos a colaborar mejor se ha disparado.

Además de los pilares como Slack, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet, hay una serie de empresas de nueva creación y ampliación que trabajan en formas innovadoras para conectar a los trabajadores. Cada vez más, la colaboración no se limita a la charla de equipo: las personas trabajan juntas de innumerables maneras, lo que significa que las herramientas que ahora necesitan probablemente tendrán muchas formas y tamaños.

La prisa por trabajar desde casa y, más recientemente, por averiguar cómo reabrir las oficinas de forma segura, ha impulsado a las empresas a moverse rápidamente. Hay una gama de aplicaciones de comunicación entre las que elegir: aplicaciones para mensajería instantánea, video y correo electrónico, herramientas de gestión del trabajo para coordinar proyectos para equipos, y aplicaciones de productividad colaborativa más ajustadas al trabajo en equipo.

"Muchas de las nuevas herramientas de inicio están tomando conceptos existentes y reinventándolos", señala Angela Ashenden, analista principal de transformación del lugar de trabajo en CCS Insight. En muchos casos, esto ha significado el fin de las suposiciones sobre la necesidad de aplicaciones cliente-servidor en las instalaciones, permitiendo a las empresas "[repensar] las mismas para un mundo móvil y de nubes rico en millenials donde el enfoque está más en permitir el trabajo colaborativo en tiempo real, no en catalogar y compartir el trabajo personal", anota.

"...El cambio actual hacia el trabajo a distancia significa que muchos equipos y empresas están revisando su forma de pensar sobre cómo trabajan juntos, por lo que es un momento de grandes oportunidades para estas nuevas herramientas", indica Ashenden.

Estos seis proveedores esperan ayudar a los usuarios a adaptar el trabajo a distancia, un pivote que ha puesto al descubierto las lagunas en la forma en que muchas empresas planifican y ejecutan el trabajo, señala Raúl Castanon, analista principal de 451 Research / S&P Global Market Intelligence. La cuestión más obvia: eliminar los procesos de negocio que dependían de conversaciones informales, reuniones, correos electrónicos y arreglos rápidos para mantener las cosas funcionando sin problemas.

"Este no es un problema nuevo en absoluto", indica Castanon, pero "la crisis actual acelerará esta tendencia, llevando a muchas organizaciones a adoptar aplicaciones de productividad que permiten la colaboración interactiva en equipo en tiempo real, convirtiendo a cada empleado en un director de proyecto propio, así como la planificación y ejecución del trabajo de su equipo".

Airtable

Airtable quiere repensar cómo se usan las hojas de cálculo, ofreciendo una aplicación flexible de bajo código para planificar y gestionar proyectos de equipo.Más a fondo que las simples herramientas de gestión de tareas, permite a los usuarios crear aplicaciones personalizadas para un flujo de trabajo específico, como un programa de postproducción de video o una campaña de marketing, señala el CEO, Howie Liu.

Airtable está organizada en "espacios de trabajo", una colección de proyectos accesibles por un solo equipo.
Colaboración, Airtable, Coda, Figma, Front, Monday; Mural

Lanzadas en el 2015, las "bases" de la hoja de cálculo de Airtable recopilan una variedad de información sobre proyectos, con la posibilidad de añadir fotos y casillas de verificación a las celdas individuales. Se pueden añadir fechas de vencimiento y estado para seguir el progreso y se pueden asignar tareas a los miembros del equipo. Los proyectos pueden entonces verse de numerosas maneras; desde la tradicional vista en cuadrícula de la hoja de cálculo hasta el calendario, la galería y las interfaces de estilo Kanban.

Si bien la creación de aplicaciones en Airtable no requiere conocimientos de software, el proceso está dirigido a aquellos que se sienten cómodos manejando conjuntos de datos y gestionando procesos de negocios. Una vez que se establece una base, debería ser fácil para cualquiera interactuar con ella.

En un principio, Airtable estaba destinado al uso individual; se volvió a centrar en los equipos de apoyo poco después de su lanzamiento."Hubo un momento crucial en el que decidimos que Airtable iba a ser una herramienta centrada en equipos, ante todo; y que solo apoyaría los casos de uso individual como una especie de efecto secundario de tener una gran experiencia de usuario final", anota Liu. Esto significaba asegurar que la aplicación podría apoyar "a cientos de personas que colaboran activamente en una base de Airtable a la vez".

Los Airtable Blocks permiten a los usuarios insertar miniaplicaciones en sus flujos de trabajo, incluyendo visualizaciones, tablas y herramientas de terceros como los flujos de video de Google Meet.
Colaboración, Airtable, Coda, Figma, Front, Monday; Mural

Liu anota que las herramientas de colaboración que digitalizan los procesos de trabajo son cada vez más importantes.

"Muchos de los procesos que se arreglaban con fuentes de verdad dispersas y dispares, o procesos ad-hoc, estaban bien en persona o sentados uno al lado del otro como un equipo", anota. "Podía tocar a alguien en el hombro, o hacer muchas reuniones en persona, y literalmente sacar su bloc de notas y repasar algo con alguien. Nada de eso funciona tan bien en este ambiente.

"No se trata solo de tener herramientas de comunicación durante este tiempo. Puede charlar, puede tener llamadas, pero eso no es realmente arreglar todo el problema".

Ahora, dijo, los procesos de trabajo deben ser "reimaginados en el contexto del trabajo a distancia". A largo plazo, esto ayuda a acelerar todo tipo de transformación digital. Piense en ello como tomar un montón de procesos de trabajo desordenados, más ad-hoc o manuales, [y hacer que sean] reemplazados o fusionados en fuentes digitales de verdad".

Airtable ha recaudado más de 170 millones de dólares en cinco rondas de financiación. Su enfoque ha despertado mucho interés (aparentemente incluyendo a Microsoft, que recientemente reveló su aplicación similar Lists).

Coda

"Coda es un nuevo tipo de documento", comenta el CEO, Shishir Mehrotra. "La promesa es que cualquiera puede hacer un documento tan poderoso como una aplicación".

Coda -"un doc" al revés, indica Mehrotra- adopta un enfoque "todo en uno" para la productividad compartida, combinando elementos de procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de flujo de trabajo para crear un documento en vivo, al que puede acceder y que puede ser actualizado por cualquier persona del equipo.

Comenzando con una página en blanco, Coda puede ofrecer rápidamente información y datos más profundos. Las simples notas de reunión con viñetas, por ejemplo, pueden convertirse en elementos de acción con fechas de vencimiento, que luego pueden verse como gráficos de progreso.

Coda comienza como una hoja en blanco, pero tiene una amplia gama de usos, desde el simple procesamiento de textos hasta la gestión de proyectos.
Colaboración, Airtable, Coda, Figma, Front, Monday; Mural

Es muy adecuada para la planificación de proyectos. Uber, por ejemplo, ha utilizado un solo documento de Coda para coordinar a cientos de ingenieros como parte de una importante iniciativa de diseño de aplicaciones, reemplazando decenas de hojas de cálculo y sirviendo como una única "fuente de la verdad".

"Coda" se inició con un par de observaciones primarias del mundo. Una es que el mundo funciona con documentos, no con aplicaciones", anota Mehrotra. "Si le preguntas a cualquier equipo cómo se ejecutan ellos mismos, pueden enumerar las aplicaciones empaquetadas, pero si observas lo que hacen, probablemente las verás en documentos, hojas de cálculo y presentaciones durante todo el día.

"La analogía que suelo dibujar para la gente, es que mi visión es que Coda va a hacer con los documentos y el software lo que YouTube hizo con el video", indica Mehrotra, que anteriormente fue vicepresidente de ingeniería de productos en la plataforma de video de Google.

Un aspecto clave de Coda es su Galería, que muestra plantillas de documentos en vivo en uso por una variedad de empresas que pueden ser explorados, compartidos y adaptados para uso individual.
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"Cualquiera puede tomar una gran idea y publicarla al mundo. Así que no solo la superficie familiar que usa para dirigir su equipo, sino también la superficie de expresión que usa para describir sus ideas al mundo. Y hemos visto a la gente hacer todo tipo de cosas emocionantes".

Coda se puso a disposición del público el año pasado después de una beta privada. Ha recaudado 60 millones de dólares hasta ahora en una sola ronda de financiación.

Figma

Figma es una aplicación de diseño de interfaz colaborativa basada en un navegador que permite la edición "multijugador" en tiempo real. Incluye características requeridas por los diseñadores, como herramientas vectoriales para la ilustración, diseño automático, estilos y componentes de interfaz de usuario reutilizables y generación de código para entregar a los desarrolladores. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios y @mencionar a sus colegas para discutir los cambios, mientras que los archivos pueden ser compartidos a través de un enlace en vivo.

Los diseños y prototipos de FIgma se almacenan en la nube y son accesibles por los miembros del equipo o los clientes con permiso de acceso.
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Aunque está dirigido principalmente a los diseñadores, Figma es utilizado por una serie de trabajadores conectados con el proceso creativo, señala el CEO, Dylan Field. "La visión a largo plazo de Figma siempre ha sido hacer que el diseño sea accesible para todos", anota Field.

"En los últimos años hemos visto que las personas del equipo de diseño traen a otros diseñadores, pero también a ingenieros, comercializadores, gerentes de producto, a veces vendedores, ejecutivos. Todos colaboran en Figma para trabajar juntos en los diseños. La razón es que el diseño es ahora la forma en que se gana o se pierde como organización".

Varias personas pueden editar un archivo simultáneamente en un con la edición multijugador de Figma.
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Figma también quiere facilitar a los usuarios fuera de una organización. Recientemente lanzó Community, un recurso público que permite a los usuarios compartir diseños que pueden ser vistos y "remezclados" por cualquiera.

"La gente está buscando más comunidad en su lugar de trabajo", anota. "Es aún más importante a medida que nos alejamos y que los equipos de todo el mundo ya no están físicamente juntos". Ese espacio físico es ahora el espacio digital, así que, ¿cómo se mapea eso, esos comportamientos y ese sentido de comunidad?"

Desde la aparición de Figma, que ha recaudado 132,9 millones de dólares de los EE.UU., en el 2016, ha surgido una serie de nuevos casos de uso. Entre ellos figuran la pizarra visual, la diagramación y la creación de diapositivas para presentaciones, que van más allá de su enfoque central de interfaces de sitios web y aplicaciones.

Front

Con el creciente uso de herramientas como Slack y Microsoft Teams, el correo electrónico ha sido a menudo difamado como una herramienta de trabajo. Pero sigue siendo una opción principal para las comunicaciones externas, que a menudo pueden involucrar a varios compañeros de trabajo en la elaboración de una respuesta de apoyo al cliente.

Front tiene como objetivo llevar algunos de los avances en torno al chat de grupo al correo electrónico. Una bandeja de entrada compartida permite asignar trabajo a los miembros del equipo, con comentarios y @menciones para coordinar las respuestas de soporte al cliente, por ejemplo. Los equipos también pueden trabajar juntos para coeditar los correos electrónicos.

"Queríamos cambiar la forma de trabajar de la gente y nos sorprendió bastante ver que, aunque todo ha cambiado en cuanto a la forma de trabajar, hay una cosa que no ha cambiado, que es su bandeja de entrada", señala la cofundadora y CEO de Front, Mathilde Collin.

"Pensamos que si el correo electrónico [se] diseñara hoy en día y se ajustara a la forma de trabajar de las empresas, ¿cómo sería? Por eso empezamos a trabajar en ello, y algunas de las innovaciones que trajimos fueron mantener el correo electrónico como un gran protocolo, pero para asegurarnos de que podíamos llevar a su equipo directamente al lugar donde se realiza el trabajo -en su bandeja de entrada- para que pueda colaborar fácilmente con ellos".

Front reúne todos los mensajes de un equipo en un solo lugar, donde es posible ver quién está redactando una respuesta.
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Para Collin, la colaboración en equipo implica reconocer la forma en que los usuarios quieren trabajar. "Al final del día, si no se mejora la herramienta que más usan los trabajadores del conocimiento -el correo electrónico-, entonces no hay mucho que se pueda cambiar", indica.

"Si observamos la tendencia de los correos electrónicos empresariales enviados y recibidos, ésta aumenta cada año: no va a desaparecer pronto. Seguirá siendo este gran protocolo que es universal, que le permitirá llegar a literalmente cualquier persona en el mundo".

Creado en Francia por Collin y el CTO, Laurent Perrin, Front fue lanzado desde el Y Combinator en el 2014. Recientemente ha recaudado 59 millones de dólares en fondos de la Serie C de una variedad de inversores individuales, incluyendo el CEO de Zoom, Eric Yuan, y el co-CEO de Atlassian, Mike Cannon-Brooks.

Monday

La coordinación de los proyectos es una parte fundamental de la colaboración, y desde hace algún tiempo se ha hablado mucho de los instrumentos de gestión del trabajo. Trello fue adquirido por Atlassian por 475 millones de dólares en el 2017 y Asana se está preparando para su cotización en bolsa, lo que creará un mercado de miles de millones de dólares para el 2023.

Monday, que lanzó su plataforma en el 2014, ha surgido como un jugador clave.

¿Cómo se diferencia Monday en un mercado tan competitivo? "Construimos una plataforma que es flexible; la cambia y la modifica como quiera, y construye cualquier proceso o cualquier cosa que quiera tener en la plataforma", señala Eran Zinman, co-fundador y CTO el lunes.

"Nos referimos a ella como una nueva categoría llamada 'sistema operativo de trabajo' que le permite gestionar cualquier aspecto de su negocio, desde la gestión de proyectos hasta los procesos de RRHH o los pipelines de ventas -cualquier cosa que se le ocurra".

Los tableros de Monday permiten a los usuarios manejar proyectos en equipo con una serie de opciones para el seguimiento del progreso.
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La aplicación de Monday hace un seguimiento de los proyectos en equipo, proporcionando una visión actualizada del trabajo en curso. Hay decenas de tipos de columnas, con la capacidad de incrustar información basada en la ubicación, el estado y otros parámetros. Se pueden crear tableros personalizados para visualizar la información dentro de Monday seleccionando widgets como la visión general del estado, la gestión de recursos y el seguimiento del tiempo.

Las tareas pueden asignarse a individuos, y los colegas pueden comentar los proyectos también. (Una función de espacio de trabajo para los equipos está actualmente en fase beta).

Monday permite a los usuarios automatizar los flujos de trabajo usando reglas simples.
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"Queríamos construir Monday como una herramienta muy dinámica, pero también fomentar la transparencia y el flujo de información entre todas las personas de la organización, porque la gente necesita saber lo que está pasando para poder tomar decisiones por su cuenta", señala el CEO, Roy Mann.

Con el reciente lanzamiento de la versión 2.0, actualmente en fase beta, Monday quiere facilitar a los usuarios la creación de aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas, que pueden ser subidas y compartidas públicamente en el sitio de Monday Stories.

"Esencialmente abrimos la plataforma completamente para que no seamos los únicos que podamos ampliarla, todo el mundo puede hacerlo", indica Mann.

Monday alcanzó los 130 millones de dólares en ingresos anuales recurrentes este año, según Techcrunch, y ha recaudado 234 millones de dólares en fondos hasta la fecha.

Mural

Mural proporciona un espacio de colaboración visual para hacer una lluvia de ideas y capturarlas para ayudar a los equipos distribuidos a trabajar juntos de forma creativa.

Mural está basado en un navegador, aunque hay aplicaciones nativas disponibles para Windows 10, iOS y el Microsoft Surface Hub.
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Con la pizarra digital de Mural, los colegas pueden presentar sugerencias de forma remota, añadiendo texto, notas adhesivas, imágenes, vídeo y dibujos a un "mural" compartido. Se proporcionan plantillas para apoyar las sesiones de lluvia de ideas y de planificación. El contenido creado en ellas puede ser exportado a través de Jira o GitHub o compartido por correo electrónico.

"Dejamos que compañeros de personas con antecedentes diversos vengan a los proyectos, talleres y reuniones, y no solo se hablen entre sí con videoconferencia, sino que también trabajen en un espacio muy maleable para crear ideas y observaciones", anota el cofundador y director general de Mural, Mariano Suárez-Battan.

Los usuarios pueden mantener los murales en privado o compartirlos en espacios de trabajo compartidos.
Colaboración, Airtable, Coda, Figma, Front, Monday; Mural

Mural tiene como objetivo ampliar el caso de uso de las aplicaciones de colaboración, anota Suárez-Battan, y alienta el pensamiento de diseño en todas las organizaciones. "Hablamos del trabajo de la imaginación como una reacción al trabajo del conocimiento", indica.

El trabajo del conocimiento, dijo, implica que los trabajadores utilicen la información para generar ideas, o procesen la información para moverla a través de un flujo de trabajo.

"El trabajo de la imaginación consiste en ver el mundo y el estado futuro -y hacer algo al respecto para cambiarlo hacia ese estado futuro", señala. "Ambas cosas son importantes, porque si empiezas a hacer cosas sin pensar en por qué lo haces, o para quién lo haces, podrías estar haciendo un montón de cosas que nadie usa nunca. Puede que se haga de forma súper rápida, con un código súper elegante, pero a nadie le importa.

"[Mural implica] usar imágenes en la cabeza, la imaginación y el pensamiento visual para entender lo que está disponible, y también para entenderse en las primeras fases de las iteraciones", indica Suárez-Battan.

Mural recibió recientemente 23 millones de dólares en una ronda de financiación de la Serie A, habiendo recaudado previamente menos de dos millones de dólares desde su lanzamiento.

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