[22/06/2020] Las órdenes de quedarse en casa en todo el mundo están obligando a más y más empleados a trabajar a distancia. Aunque las estrategias flexibles en el lugar de trabajo han cobrado fuerza últimamente, para muchos equipos, el empuje de la pandemia hacia el trabajo y la colaboración a distancia de todo el equipo ha presentado desafíos. Los equipos de desarrollo ágiles a menudo se apoyan en procesos realizados en persona, lo que deja a muchos líderes de equipo preocupados por cómo abordar estos aspectos en entornos exclusivamente remotos.
Gestionando el rendimiento, por ejemplo.
Eugene Granovsky, fundador y CEO de Bellawatt, ha trabajado tanto en oficinas centralizadas como en empresas que tenían equipos distribuidos. La empresa donde trabaja actualmente, que escribe software para el sector energético y cuenta entre sus clientes con el Departamento de Energía, Pacific Gas & Electric y el equipo de servicios energéticos de Amazon, ha sido remota desde el primer día.
"En una oficina, uno puede arreglárselas apareciendo temprano, saliendo tarde, tecleando furiosamente, y muy a menudo es perjudicial para el producto", señala.
Con una fuerza de trabajo remota, establecer resultados explícitos y medir el rendimiento basado en la manera en la que los miembros del equipo los cumplen es la mayor diferencia, añade.
Aun así, aunque esto pueda parecer evidente, la gestión del desarrollo ágil en entornos de trabajo distribuidos para alcanzar esos objetivos requiere una delicadeza considerable, especialmente cuando se trata de fomentar el nivel de colaboración necesario para que lo ágil prospere. Granovsky y otros líderes de TI, que han encabezado los esfuerzos ágiles de equipos remotos, comparten sus consejos para el éxito.
La planificación y la comunicación son cruciales
Para las fuerzas de trabajo ágiles distribuidas, especialmente aquellas en las que los miembros del equipo establecen sus propias horas, la planificación y la comunicación son primordiales, indica Granovsky.
Así como los gerentes no pueden ojear a un miembro del equipo para ver cómo le va, los desarrolladores no pueden darse la vuelta y pedir una aclaración inmediata si no tienen clara la tarea asignada.
"En una oficina, no tienes que darles toda la información que necesitan para hacer su trabajo", comenta. "Puede darles el 90% que necesitan para empezar a trabajar, y luego pueden acercarse para obtener el otro 10%".
Eso es algo que no se puede hacer a distancia, señala, a menos que todos estén en un canal de Slack todo el tiempo.
"Estar a distancia obliga a hacer las cosas como deberías hacerlas, pero más pronto y mejor", explica Granovsky, especialmente en la planificación y la comunicación.
Las herramientas para la comunicación asíncrona
Para las fuerzas de trabajo distribuidas, es fundamental reunir el conjunto adecuado de herramientas de colaboración. Las reuniones diarias, y otros pilares de la metodología ágil presenciales, pueden ser difíciles de reproducir en entornos de equipos remotos, especialmente en diferentes zonas horarias. En este caso, las herramientas que facilitan una comunicación clara en flujos de trabajo generalmente asíncronos pueden ayudar.
Hoy en día, la plataforma de comunicación más utilizada para los equipos distribuidos es Slack, pero Granovsky no es un gran fan. "En lugar de Slack, usamos Twist, que es un poco más organizada", anota. "Slack se convierte más en un centro de socialización, lo que termina produciendo más distracción que productividad".
Cuando se trata de elegir herramientas, Granovksy aconseja usar las plataformas más estándar. "Aprendimos a la mala que las herramientas más populares son populares por una razón", señala. Para su equipo eso significa GitHub para la gestión de tickets y códigos, Zoom para las videoconferencias, y Google Docs para compartir conocimientos y pizarras.
El Scrum Board virtual
Si hay alguna herramienta que personifica la experiencia ágil, es el Scrum Board de la oficina -esos puntos de anclaje del espacio de colaboración cubiertos con notas adhesivas que los miembros del equipo pueden mirar fácilmente para obtener una idea rápida del progreso del proyecto.
En Greenphire, una empresa de pagos por ensayos clínicos, el proceso de desarrollo ágil se centra en los Scrum Boards, comenta el director técnico David Wallace. Los equipos de TI y de ingeniería suelen trabajar juntos todos los días en la misma oficina, señala, pero a partir del 19 de marzo, cuando el coronavirus se enraizó en los Estados Unidos, la empresa activó su plan de continuidad de negocios.
"Estábamos entrando en un territorio desconocido", anota. Es importante, sobre todo con la pandemia, tener los sistemas financieros en su lugar para apoyar los ensayos clínicos, agrega, por lo que Greenphire no podía perder el ritmo.
"Los Scrum Boards físicos son para la camaradería y la construcción de equipos", añade. "Pero nosotros siempre tuvimos unos virtuales, también. Así que hoy, tenemos exactamente los mismos Scrum Teams usando Scrum Boards virtuales".
Para mantener su equipo totalmente remoto en la misma página, Greenphire ahora depende exclusivamente del Scrum Board de Jira -sin la necesidad de Post-Its.
Haciendo bien lo de la pizarra
Para los equipos ágiles, las pizarras son esenciales para panificar todo, desde los planes de proyecto, hasta los sprints y las tareas. Greenphire es un gran usuario de las pizarras para el mapeo de historias, que es donde los equipos ágiles diagraman las actividades de los usuarios como parte del proceso de desarrollo. "Y normalmente se hacía en persona", señala Wallace.
Sin embargo, el equipo remoto de la empresa en Vietnam ha estado utilizando la herramienta de pizarra incorporada en el sistema de videoconferencia Zoom. "Fue una lección aprendida de otro departamento que ha resultado ser especialmente útil ahora", comenta. "Y ayuda a mantener la misma sensación que nuestras lluvias de ideas en persona".
Otras herramientas de pizarra populares entre los equipos de desarrollo ágil son Miro, Mural, Trello y Weave.
Jen Krieger, chief agilist de la división de productos y tecnologías de Red Hat, siente una predilección especial por Mural.
"Es una gran herramienta que mi equipo quiere usar más", indica. "Por ejemplo, puede hacer un fishbone, que es como un reemplazo de la pizarra con todas las plantillas de entrenador ágil recreadas en ella. Es bastante sorprendente. Le permite hacer votaciones por puntos, que es algo muy importante para los entrenadores ágiles".
La videoconferencia: Su stand up stand-in
La plataforma de videoconferencia Zoom se ha convertido en un valioso jugador en estos momentos de distanciamiento. Es fácil de usar, su funcionalidad básica es gratuita e incluye pizarras incorporadas, chat, salas de descanso y la función de compartir pantalla. Para los equipos ágiles que últimamente se dedican a la colaboración a distancia, Zoom ha sido una solución para las reuniones.
Pero las opciones de videoconferencia abundan. Algunas empresas utilizan una combinación de Skype y Teams de Microsoft. Luego está Google Hangouts. Sococo es otra herramienta de reunión virtual que combina video, chat y compartir pantalla recreando la oficina de manera virtual.
"Se trata de encontrar la que encaje con su equipo", dice Emilia Breton-Lake, entrenadora ágil de Accenture SolutionsIQ.
Breton-Lake sugiere que los equipos acuerden de antemano cómo se utilizarán las herramientas de videoconferencia para que la gente sepa lo que se espera de ellos -y para asegurar que todo el mundo se involucre en las llamadas.
"Con el último equipo con el que trabajé, no importaba si su oficina está desordenada, su pelo arreglado o su maquillaje hecho, lo que nos importa es ver su cara", señala. "No nos importa si hay ruido de fondo, ya sea de su perro o de sus hijos, pero es importante no estar en mute para poder escuchar pequeñas reacciones vocales -como 'huh'- que escucharía cara a cara".
Aprovechando al máximo el tiempo remoto cara a cara
Además de establecer expectativas en torno a la videoconferencia, también es importante señalar que la realización de reuniones virtuales requiere diferentes habilidades por parte del maestro o facilitador de Scrum, anota Breton-Lake. En una reunión en persona, la mayoría de la gente no quiere ser grosera, y coger su teléfono o laptop para revisar los correos electrónicos. "Pero cuando se trata de reuniones virtuales, todo eso está ahí mismo, en la computadora. Es muy fácil para la gente distraerse", comenta.
El primer paso es conseguir que la gente adecuada entre en la reunión. Si alguien no necesita estar en ella, pero sí necesita estar informado sobre las decisiones tomadas, puede recibir un correo electrónico. "Tener reuniones efectivas se ha vuelto diez veces más importante", dice.
Ayuda ver la cara de todos todo el tiempo y que no pongan mute -a menos que haya algo realmente perturbador cerca, como una cortadora de césped, por ejemplo. "Si hago una broma, puedo oír a los demás reír", dice. "Es importante tener esa conexión humana con el equipo. Crea confianza y todas las demás cosas que fluyen de ella."
Una empresa que usa Zoom para sus reuniones internas de scrum es Scalable Path, una firma de búsqueda de talentos que se especializa en encontrar desarrolladores ágiles. Esta construye aplicaciones para apoyar los procesos internos, como una herramienta generadora de descripciones de trabajo y una herramienta de estimación de proyectos de software.
"La idea es que todos se pongan en la misma habitación, de pie, y cada persona diga lo que ha logrado desde el día anterior, lo que planea hacer hoy y si tiene preguntas", señala el CEO Damien Filiatrault. "Hacer eso en persona sería genial; puede hacerlo en Zoom".
Es posible hacer lo mismo por escrito sobre Slack, agrega, y puede ser bueno tener un registro documentado. "Pero no creo que la gente deba dejar de hablar todos los días", añade. "Cuando habla todos los días, surgen cosas. Empieza a conversar y luego dice: 'Bueno, en realidad, yo tenía esta pregunta'".
La clave es establecer límites de tiempo definidos, anota. "No deje que la reunión sea una en la que todos se sientan cómodos y que lo siguiente que sepa sea que ha pasado una hora", añade. "Es tentador divagar o distraerse hablando de un tema complejo con el que un desarrollador tiene problemas, mientras todos los demás están sentados escuchando".
En su lugar, recomienda asignar cinco minutos por persona y si surge un problema, hacerle un seguimiento más tarde, a profundidad, con las personas clave que estarían involucradas.
"Creo que la gente se está acostumbrando mucho más a hacer reuniones en línea", anota. "Honestamente he llegado a preferirlo. Pero una cosa que se pierde son las relaciones humanas".
Sugiere que las empresas que se están moviendo permanentemente hacia una fuerza de trabajo distribuida, consideren la posibilidad de tener vacaciones regulares o integraciones; pero también hay cosas que se pueden hacer ahora, durante la pandemia.
"Ahora, cuando mi equipo y yo tenemos un poco de tiempo extra al final de una llamada, hablamos de cómo nos sentimos con todo este asunto del virus", señala. "Nos estamos conectando a nivel personal".
La empresa también tiene un club de lectura, dice. "En Slack, seleccionamos un libro, lo leemos y charlamos sobre él”, afirma. "Es una interacción trivial. Esa es la parte más difícil de estar alejado -hay que hacer un esfuerzo para establecer ese tipo de cultura".
Programación en parejas en un entorno distribuido
Otro desafío para los equipos ágiles distribuidos es cómo hacer programación en parejas cuando los dos desarrolladores no pueden sentarse juntos y pasar un teclado de un lado al otro. No todos los equipos ágiles practican la programación en parejas, algunos van más allá, al mobbing, en el que varios desarrolladores trabajan en una computadora.
Es posible hacer lo mismo a distancia, anota Granovsky: "En Visual Studio, que es el editor de código más popular, hay una herramienta llamada Live Share que funciona a la perfección con el trabajo en parejas".
Funcionó mejor para su empresa que algunas de las nuevas herramientas de colaboración, afirma. "Las hemos probado todas y todo el mundo se ha frustrado porque termina convirtiéndose en una persona tecleando y la otra mirando a través de la pantalla compartida.”
Creando un espacio productivo en casa
Sus desarrolladores requieren muchas herramientas para ser productivos en sus oficinas domésticas. Para empezar, necesitan acceso a Internet de alta velocidad, redes privadas virtuales y autenticación multifactor. Sin embargo, hay un montón de pequeñas cosas, en las que sus desarrolladores podrían no estar pensando, pero que pueden marcar una gran diferencia, y vale la pena tener una conversación abierta con los de su equipo para ayudar a asegurar que cada miembro pueda establecer/montar un espacio productivo en casa.
"He estado trabajando en casa durante la mayor parte de los últimos siete años", anota Joe Tobolsky, CTO de Nerdery, una consultora de servicios digitales. "Así que tengo una rutina, un espacio físico y una configuración de escritorio".
Ese no siempre es el caso para la gente que trabaja desde casa por primera vez -antes del COVID-19, todos salvo una docena de los cientos de desarrolladores de Nerdery trabajaban desde una oficina. "Hemos tenido gente con varias situaciones ergonómicas/varios problemas ergonómicos en casa", indica. "He estado gritándole a los que trabajan en su sofá".
Y la gente extraña los varios monitores, dice. "Hemos instituido una política de retiro para que la gente pueda llevarse sus monitores a casa".
También es importante, en la medida de lo posible, tener una separación física y psicológica del área de trabajo. Con ese fin, Tobolsky ha convertido un viejo televisor en un cartel de "no molestar" para advertir a sus familiares. Eventualmente, dice, podría llegar a escribir los comandos para encender el letrero cuando esté en una llamada.
El poder de la paciencia
Para muchos líderes de equipo, el cambio a la gestión de un equipo ágil remoto puede traer consigo un poco de ansiedad sobre si se está haciendo o no el trabajo -especialmente cuando se trabaja con desarrolladores, que a menudo necesitan periodos largos de trabajo sin interrupciones. Si no puede verlos, ¿cómo saber que están codificando? Además, los niños, las mascotas y otros miembros de la familia pueden ser un problema común para los empleados que trabajan en casa.
"¿Realmente estoy esperando que trabajen ocho horas cuando tiene que lidiar con los niños y la casa en llamas?", pregunta Tobolsky. "No. Pero si cumplen con el trabajo, incluso si se extiende un poco, no tengo ningún problema”.
Además, hay algunos beneficios significativos para algunos empleados que podrían motivarlos: No hay que desplazarse.
"Hay un nerd que vive a dos horas de nuestra oficina", comenta Tobolsky, refiriéndose a un colega de Nerdery en la jerga preferida de la empresa. "Son diez horas a la semana que podría recuperar si no estuviera viajando. Me pregunto si, después de todo esto, las empresas empiezan a darse cuenta de que tal vez este experimento de trabajo desde casa ha funcionado muy bien".
¿El nuevo futuro remoto?
Los equipos ágiles que están averiguando cómo colaborar remotamente por primera vez durante esta pandemia, probablemente echándole un vistazo al futuro. A medida que las empresas vean a sus equipos navegar con éxito por esta interrupción en los flujos de trabajo, algunos comenzarán a cuestionarse. Como dice Tobolsky, "¿Realmente necesitamos ese espacio de oficina de clase A en el centro de la ciudad?".
"Estoy a punto de decir, ¿para qué necesitamos esta oficina?", anota Steve Wood, CPO de Boomi, la unidad de integración de nubes de Dell. "En general, los equipos están reportando mejor colaboración, mejor equipo y mejor trabajo".
Antes, los cientos de desarrolladores ágiles de Boomi trabajaban en oficinas en India, el Reino Unido, Filadelfia, San Francisco y Boston. Wood también está viendo los impactos de la dinámica familiar en sus desarrolladores, especialmente con los niños haciendo home-school.
"Podemos compartir calendarios en el trabajo", anota. "Ahora estamos viendo que los esposos y las esposas tienen que integrar sus calendarios -no podemos tener ambos una llamada super importante a las nueve porque nuestra hija nos mataría. Creo que ahora habrá más integración que nunca entre el trabajo y la vida privada".
Según Javier Polit, que hasta febrero fue CIO de Procter & Gamble, y antes de eso, CIO del grupo en Coca-Cola, una empresa que reorganiza sus equipos de desarrollo ágil para permitir que los programadores trabajen de forma remota, va a ver algunas ventajas en el futuro si decide seguir con el modelo.
"Yo diría que hay más oportunidades de contratación", indica. "Puede que quiera contratar a un científico de datos increíble de Stanford, pero es posible que no quieran dejar California".
Maria Korolov, CIO (EE.UU.)