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Reportajes y análisis

7 iniciativas de TI de bajo costo y alto impacto

Que puede lanzar hoy mismo

[29/06/2020] La transformación es la clave del éxito de las empresas. Pero para las organizaciones presionadas por el presupuesto para realizar los reemplazos y actualizaciones necesarias, las iniciativas de transformación del Big Bang están fuera de su alcance.

Pero todavía se pueden hacer avances, ya que hay muchas iniciativas de TI dinámicas que pueden lanzarse a un costo relativamente modesto y, sin embargo, seguir proporcionando beneficios rápidos y significativos.

Si su organización necesita un avance sin tener que usar mucho presupuesto, aquí hay siete ideas que pueden llevar a ganancias considerables con muy poco dinero.

1. Sumergirse en el análisis de datos

Los científicos de datos altamente cualificados son difíciles de encontrar y, cuando son contratados, cobran sueldos de primera. Afortunadamente, una entrada de bajo costo y de primer paso en el mundo de la analítica de negocios es posible con las herramientas de AutoML. Al automatizar el proceso integral de aplicación del aprendizaje automático a problemas del mundo real, AutoML permite a los usuarios de negocios con poder, sin experiencia formal en ciencias de los datos, construir modelos perspicaces utilizando herramientas de diagnóstico y análisis predictivo de alta calidad.

"Existen muchos productos y empresas en los que se encierra esta tecnología y la hacen portátil o como un servicio en la nube", comenta Dokyun Lee, profesor adjunto de análisis de negocios en la Escuela de Negocios Tepper de la Universidad Carnegie Mellon. "Es rápido, pero puede ser revelador".

Las organizaciones que ya tienen un sistema de inteligencia de negocios (BI) establecido deben evaluar sus inversiones para determinar cómo, y hasta qué punto, los equipos de negocios están usando la tecnología.

"Muchas empresas han invertido considerablemente en el almacenamiento de datos y en las capacidades de BI... pero parece que solo están utilizando una fracción de las capacidades", señala Paul Rohmeyer, profesor adjunto de enseñanza en el Instituto de Tecnología Stevens. "Este proyecto mejoraría el valor realizado de las inversiones de BI".

2. Reevaluar los procesos de TI

Las evaluaciones de los procesos informáticos pueden ayudar a identificar las principales ineficiencias de los procedimientos actuales. Una iniciativa de bajo costo, de baja tecnología y con una rentabilidad potencialmente grande, una evaluación de los procesos de TI puede reportar grandes dividendos al revelar posibles oportunidades de mejora en los procesos de TI.

Para tener éxito en la racionalización de las operaciones, una evaluación de los procesos de TI debe exponer y mitigar las ineficiencias. "A medida que las personas hacen las cosas -sean cuales sean- tomen nota de cada paso", aconseja Roy Atkinson, analista principal de grupo de HDI Research. "Después, evalúe qué pasos son absolutamente necesarios, y cuáles son extraños o podrían hacerse de una manera más simple".

Muchos procesos de TI emergen orgánicamente con el tiempo, sin ninguna previsión de eficiencia. "Pasamos por un proceso casi sin pensar, o solo porque alguien nos dijo que lo hiciéramos de esa manera", explica Atkinson. Si los procesos existentes se reexaminan lógicamente, aparecerán de repente atajos y opciones de racionalización. "Una vez participé en un proyecto de TI que redujo un procedimiento de 37 a seis pasos", recuerda, "solo porque pensamos en lo que estábamos haciendo".

3. Desarrollar un entrenamiento de seguridad para los empleados que realmente funcione

La mayoría de los ciberataques y las violaciones de datos se remontan a simples errores humanos. La educación de los empleados, para que reconozcan y aborden las amenazas que llegan a través del correo electrónico, los medios sociales y otros canales, reforzará las medidas de seguridad existentes a un costo relativamente bajo. "Su personal y sus empleados no son el eslabón débil; son la primera línea de defensa en la seguridad de su red de TI", anota Chelsea Brown, una asesora de seguridad independiente.

Desafortunadamente, muchas iniciativas de educación en seguridad empresarial desconciertan a los empleados no técnicos, que a menudo no comprenden plenamente los significados que se esconden en términos e instrucciones complejas. "Formar a sus empleados para que la privacidad y la seguridad sean una opción natural y cómoda, no sólo aumenta la seguridad de la empresa en general, sino que permitirá a los empleados adaptarse mejor a los cambios e implementaciones de seguridad en el futuro", explica Brown.

Alcanzar estos objetivos requiere un nuevo enfoque de la formación en seguridad. "Cuando las prácticas de seguridad y privacidad se convierten en algo natural y en parte de la vida cotidiana, es fácil hacer la transición a procesos más profundos, como la seguridad de los entornos de trabajo remotos", anota Brown.

Desarrollar una estrategia de seguridad para los empleados que realmente funcione es fácil y barato, en comparación con la mayoría de las iniciativas de seguridad orientadas a la tecnología. Brown recomienda un enfoque de instrucción personalizada, en el que cada empleado trabaja en equipo con un compañero de trabajo bien informado u otro experto que pueda proporcionarle un consejo amistoso y comprensible, responder a sus preguntas y prestarle apoyo cuando sea necesario. "Tal entrenamiento es más efectivo que simplemente enviar un memo, ver un video o incluso asistir a un seminario", aconseja.

4. Lanzar una iniciativa de satisfacción empresarial

La implementación de un proceso para medir y evaluar regularmente la satisfacción de las empresas con los servicios de TI, es una iniciativa de bajo costo y alta recompensa que muchos líderes de TI pasan por alto, indica Carlene McCubbin, directora de investigación del Info-Tech Research Group, que se centra en los CIO y el liderazgo.

"Si no se comprenden claramente las necesidades de los interesados, se está volando a ciegas", advierte. McCubbin señala que incluso antes de la pandemia, el 74% de los ejecutivos de la suite C encuestados por su empresa, informaron que creen que hay espacio para mejorar la forma en que la TI mide la satisfacción empresarial.

Evaluar la satisfacción de la TI generalmente conduce a resultados positivos casi inmediatos. "Cuando se mide la satisfacción empresarial, los datos muestran que se comenzará a superar drásticamente a los compañeros [de otras empresas]", indica McCubbins. "Por ejemplo, Ken Platt, CTO de Learning Resources, una empresa de juguetes educativos y aprendizaje, vio un aumento de la satisfacción de su equipo ejecutivo con la TI de un 18% en tres años", señala.

Las encuestas y sondeos internos cuidadosamente diseñados pueden ayudar a la TI a comprender mejor lo que los usuarios empresariales realmente necesitan. "La clave del éxito es aprovechar los datos relevantes para pasar del 'creo' al 'sé' y, en última instancia, poder informar las estrategias y demostrar cómo se actúa en función de los comentarios", explica McCubbin.

5. Considerar el desarrollo de códigos bajos

Las plataformas de desarrollo de código bajo (LCDP, por sus siglas en inglés) aplican un enfoque visual al desarrollo de aplicaciones. El enfoque de código bajo permite a los desarrolladores de diversos niveles de habilidad crear aplicaciones web y móviles utilizando componentes de arrastrar y soltar, y una lógica dirigida por modelos a través de una interfaz gráfica de usuario. "Gartner describe la LCDP como un medio para democratizar el desarrollo de aplicaciones, permitiendo a las organizaciones reemplazar el desarrollo de aplicaciones en Java o .NET, pero aun así ofrece más personalización que las aplicaciones comerciales ya existentes o las aplicaciones SaaS", explica Aflal Asker, consultor de la empresa de consultoría de gestión The DMW Group.

Una plataforma LCDP, como Microsoft Power Apps o OutSystems, puede utilizarse para resolver problemas comerciales impactantes, indica Asker. "Con los casos de uso adecuados, una plataforma de desarrollo de código bajo podría acelerar el desarrollo de aplicaciones y ayudar a las organizaciones en su viaje digital", afirma.

El enfoque ofrece varios otros beneficios importantes. "La LCDP acorta significativamente el ciclo de vida del desarrollo de software en comparación con la codificación manual para casos de uso común", señala Asker, y añade que algunas plataformas "aseguran que cuando se crean las aplicaciones no solo son fluidas en las computadoras de escritorio, sino que también se presentan bien en las pantallas de los móviles, lo que garantiza que la experiencia del usuario sea rica y coherente independientemente del dispositivo". Además, las opciones de licencia de suscripción, ofrecidas por varios proveedores, pueden minimizar los costos iniciales, añade.

6. Comprometerse con la nube

Pasar a la nube significa pagar por los servicios solo en la medida en que se utilizan, y tener la flexibilidad de escalar según la demanda.

"Las nuevas soluciones desplegadas utilizando la infraestructura en las instalaciones deben ser planificadas, ordenadas, enviadas, instaladas, probadas y desplegadas tanto en el lado de la infraestructura como en el de la solución, donde a menudo hay retrasos", indica Sherry Thompson, vicepresidenta de la práctica de nube global de la empresa de consultoría de negocios y tecnología HGS Digital. Un servicio en la nube proporciona recursos bajo demanda en un modelo de pago por uso.

"Esto ofrece acceso a servicios de infraestructura en tiempo real y reduce los tiempos de despliegue de semanas o meses a solo horas o días", explica. "Además, las soluciones en la nube permiten cambiar el gasto de CapEx a un gasto de OpEx para un gasto más predecible".

7. Agilizar las tareas tediosas con RPA

Lo extraño de la automatización de procesos robóticos (RPA) es que la tecnología no utiliza robots físicos. En su lugar, la tecnología configura el software para que funcione como un robot, emulando las acciones de un humano que interactúa con sistemas digitales para ejecutar un proceso de negocios. En la práctica del mundo real, el software RPA se utiliza para automatizar parcial o totalmente las actividades humanas que son manuales, basadas en reglas y repetitivas.

Un robot de software RPA nunca duerme y no comete errores. Para la mayoría de las empresas, especialmente en las industrias de servicios financieros y de salud, RPA se destaca como la mejor iniciativa de TI de bajo costo, señala Kyle Hutchins, director senior de la práctica de tecnología de la empresa de consultoría de gestión y tecnología West Monroe. "El software de RPA ha madurado en sus capacidades y existen muchas opciones de proveedores con estructuras de licencias favorables para obtener valor por menos de una inversión de 50 mil dólares", señala.

RPA es particularmente eficaz en la entrega de valor a las operaciones de back-office, donde las tareas tienden a ser manuales, tediosas, propensas a errores y de gran volumen. "Por ejemplo, la verificación de depósitos para una institución financiera, o la comparación y validación de contratos para una compañía de seguros", explica Hutchins.

El valor del retorno de la inversión depende de su caso de uso, pero no es raro ver un retorno de la inversión superior al 100%, generado en gran medida por permitir al personal dejar de lado las tareas mundanas y centrarse en actividades complejas y orientadas al cliente, anota. "A menudo vemos el RPA como una forma táctica e impactante de empezar a transformar digitalmente su negocio".

Una sugerencia final

Dar prioridad a las iniciativas centradas en los ingresos: proyectos centrados en las ventas y el apoyo al cliente, por ejemplo. "Estas iniciativas no son necesariamente de bajo costo, pero cada dólar gastado se centra en mantener los ingresos para proteger la participación y generar ingresos para ganar participación", aconseja John Tweardy, director y líder de estrategia tecnológica y transformación empresarial de Deloitte Consulting.