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Reportajes y análisis

4 secretos de las EPMO exitosas

[10/07/2020] El bajo rendimiento de un proyecto es una pesadilla para las empresas. Los proyectos que no alcanzan los objetivos no solo desafían la capacidad de una organización para seguir siendo competitiva, sino que también agotan los recursos, puesto que el Informe Pulse of the Profession 2020 de The Project Management Institute muestra que el 11% de la inversión se desperdicia debido al bajo rendimiento de los proyectos.

A medida que las organizaciones se esfuerzan por alcanzar sus objetivos durante tiempos inciertos -con recursos que probablemente seguirán siendo limitados en el futuro previsible-, deben considerar el valor de implementar una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) afinada para desempeñarse de la mejor manera posible.

Una EPMO se diferencia de una PMO tradicional en el sentido en que la EPMO opera a nivel estratégico en colaboración con ejecutivos, para garantizar que los proyectos y las actividades de la cartera se realicen en beneficio del negocio en general. Muchas organizaciones han pasado de la estructura tradicional de PMO a una EPMO, y algunas organizaciones más nuevas se han establecido desde el comienzo como una EPMO. Las EMPO ofrecen beneficios reales, que incluyen tasas más altas de ejecución de proyectos, programas, carteras y objetivos estratégicos.

Construir una EPMO eficiente y efectiva requiere una cantidad significativa de tiempo, esfuerzo y coordinación. Las EMPO exitosas se centran en las siguientes cuatro áreas clave para lograr el éxito.

Cultura y gestión del talento

Su personal y cultura se encuentran entre los elementos más críticos para el éxito de una EPMO. Y eso significa contratar y capacitar para lograr la combinación correcta de habilidades -y establecer la capacidad de resiliencia y empatía a nivel de todo el equipo.

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones valoran el desarrollo de habilidades de liderazgo tanto como las habilidades técnicas, con un 65% y un 68%, respectivamente, según el informe Pulse de PMI. Según la encuesta, una EPMO de alto rendimiento enfoca sus prácticas de contratación y programas de capacitación en habilidades técnicas (68%), habilidades de liderazgo (65%), perspicacia comercial (58%) y habilidades digitales (50%).

Cuando se trata de liderazgo, las EPMO exitosas se centran en estar "empoderadas desde la cima. La ejecución de proyectos, programas y carteras depende en gran medida no solo de cómo trabajan juntos los equipos y las unidades funcionales, sino también de cuán resilientes son en tiempos de disrupción. Se espera que sus líderes sean capaces de demostrar empatía, un estudio de Businessolver muestra que el 91% de los CEO de Estados Unidos creen que la empatía está directamente relacionada con el desempeño financiero de una empresa.

Alineación estratégica

La misión clave de una EPMO es alinear todas las actividades de proyectos, programas y carteras con los objetivos estratégicos a nivel de toda la empresa. Cuando los proyectos se ejecutan, pero no se alinean con los objetivos de toda la empresa, dan como resultado el desperdicio de recursos, tiempo y presupuestos.

En última instancia, esto se traduce en una reducción en el desempeño de la empresa a un costo más alto. Las organizaciones de alto rendimiento reconocen esto y solo aprueban proyectos que tienen un sólido caso de negocio, que describe los beneficios y cómo cada beneficio se vincula con los objetivos establecidos por el equipo de liderazgo. A medida que cambian los objetivos de toda la empresa, las EPMO deben reevaluar los proyectos y programas para asegurarse de que siguen alineados con la dirección de la empresa, y no tener reparos en cortar proyectos que ya no se alinean con el negocio.

Gestión de proyectos estandarizados

Para tener éxito, las EMPO deben estandarizar las prácticas de gestión de proyectos para garantizar su alineación con los objetivos estratégicos de alto nivel de la organización. Hacerlo requiere una planificación cuidadosa y metódica. Pero al crear e implementar procesos y procedimientos de gestión de proyectos que deben cumplirse en toda la organización, las EPMO pueden mejorar la eficiencia general del proyecto y disminuir simultáneamente los riesgos, así como el desperdicio de recursos, y aumentar las posibilidades de lograr el éxito en todos los niveles.

Para ser más innovadoras, las organizaciones deben afinar sus procesos internos y mejores prácticas para que sean eficientes y efectivos. Si su organización no tiene un manejo sólido de las actividades o recursos actuales, es poco probable que pueda emprender proyectos innovadores adicionales sin sufrir un fracaso en algún momento. En pocas palabras, solo con dos manos, existe un número limitado de objetos con los que podrá hacer malabares. Tener prácticas EPMO estandarizadas y eficientes le permite a su organización asignar más de sus recursos y presupuesto para innovar y aumentar su ventaja competitiva.

Enfoque basado en beneficios

Las organizaciones exitosas reconocen que los dólares de inversión deben gastarse sabiamente, y que los proyectos deben generar resultados significativos y medibles. Las EPMO son fundamentales para ayudar a las organizaciones a identificar y lograr beneficios sostenibles. Un proyecto sin un objetivo y beneficio claros es como conducir un automóvil sin tener un destino en mente.

Cada proyecto potencial debe estar respaldado por un caso de negocio integral, que explique el propósito del proyecto, vincule ese propósito con los objetivos de su organización y defina claramente cada beneficio que se espera obtener al finalizar el proyecto. También debe identificar los indicadores clave de desempeño (KPIs, por sus siglas en inglés) que miden el resultado, ayudan a determinar si el proyecto fue exitoso y demuestran cómo el proyecto logró este éxito.

En general, las organizaciones exitosas otorgan una mayor prioridad a una cultura que se centra en la rendición de cuentas, brindando valor al cliente, receptividad al cambio organizacional, inversión en tecnología y valorización en la gestión de proyectos. Al desarrollar una cultura EPMO centrada en la gestión del talento, proyectos estratégicamente alineados, prácticas estandarizadas y realización de beneficios, su organización puede aumentar su rendimiento y lograr mayores tasas de éxito.