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Cómo sacar el máximo provecho de Slack

[10/07/2020] Incluso antes de la pandemia de COVID-19, la comunicación en el lugar de trabajo podía ser lenta, con conversaciones que a menudo se veían envueltas en largas cadenas de correo electrónico que permanecían invisibles para el resto de la organización. La misión de Slack durante seis años ha sido clara: aportar una mayor transparencia a las discusiones en el lugar de trabajo, creando un espacio en el que los compañeros de trabajo puedan compartir rápidamente la información y colaborar estrechamente en los proyectos.

Desde su lanzamiento en el 2014, la adopción ha experimentado un gran auge: más de 12 millones de personas utilizan ahora Slack todos los días, y el año pasado la empresa se convirtió en una empresa que cotiza en bolsa tras su cotización directa. A medida que el trabajo a distancia se ha convertido en una necesidad debido a la pandemia, los equipos se han visto obligados a recurrir a la aplicación de chat en el lugar de trabajo para tratar de mantener la productividad durante la interrupción.

"La principal fortaleza de Slack es su apasionada base de usuarios", anotó Larry Cannell, director de investigación de Gartner. "El éxito engendra éxito. Slack satisfizo la necesidad de proporcionar un mensaje robusto y encontró una audiencia donde ha florecido".

El ascenso de Slack no ha estado exento de desafíos, más significativamente la introducción por parte de Microsoft de su aplicación rival Teams. La competencia de Microsoft es, por supuesto, indicativa de la seriedad con la que ve a Slack como un rival. Y por una buena razón: Slack ha sido enormemente popular entre los usuarios finales, beneficiándose de la adopción viral que está llevando a la adopción en toda la empresa en muchos casos.

"Slack se dio cuenta de que su fuerza radicaba en reemplazar el correo electrónico como plataforma principal de comunicaciones", indicó Wayne Kurtzman, director de investigación de IDC. "La herramienta aumentó significativamente las características de seguridad y cumplimiento, con lo que facilitó la adopción de Slack por parte de las empresas".  

¿Qué es Slack? Lo básico

Slack es una aplicación de chat basada en la nube que permite a los trabajadores colaborar en proyectos en tiempo real. Está disponible como una aplicación autónoma para computadoras de escritorio o dispositivos móviles (Android, iOS e incluso Windows Phone), así como a través de un navegador web.

Cada entorno Slack está organizado en un espacio de trabajo global. Mientras que las pequeñas empresas pueden necesitar solo uno, las empresas más grandes pueden tener múltiples grupos de espacios de trabajo separados para atender a las unidades de negocio individuales: Los mayores clientes de Slack tienen más de 100 mil usuarios en múltiples espacios de trabajo. En IBM, el mayor cliente de Slack, hay más de 10 mil espacios de trabajo.

Slack ha actualizado recientemente su aplicación de escritorio, haciéndola más intuitiva para los nuevos usuarios.
Slack

Dentro de un espacio de trabajo, los usuarios pueden ver y acceder a toda su información. En la parte superior de la aplicación hay una barra de búsqueda que permite a los usuarios encontrar rápidamente las menciones de un tema en los canales de mensajes, localizar archivos o encontrar a un colega. El panel de la izquierda ofrece una visión general de todas las notificaciones de mensajes no leídos, así como de los archivos compartidos, las aplicaciones disponibles e instaladas, el directorio del personal y el acceso a los canales individuales y a los mensajes directos.

Los mensajes pueden ser enviados directamente a los compañeros de equipo individuales, o como parte de un chat de grupo en un "canal" de comunicación -más sobre esos más adelante en la siguiente sección. Los mensajes directos permiten conversaciones privadas uno a uno con un colega. Para conversaciones privadas más grandes, se pueden crear grupos ad-hoc de hasta ocho miembros, con colegas añadidos desde el Team Directory.

Como parte de un reciente rediseño destinado a hacer la aplicación más accesible para una amplia gama de usuarios, Slack añadió un botón de redacción de correo electrónico para elaborar un mensaje a compañero de equipo o canal antes de enviarlo. Los borradores de los mensajes también pueden ser devueltos en un momento posterior.

¿Cómo se configuran los canales y espacios de trabajo de Slack?

Los canales son una parte esencial del atractivo de Slack, y la compañía cree que con el tiempo sustituirán al correo electrónico como principal medio de comunicación empresarial.

Los canales son esencialmente salas de chat para discusiones que se centran en un proyecto específico, un equipo (como ventas o marketing) o un tema de interés compartido (video, por ejemplo).

Dentro de cada lugar de trabajo existen cuatro tipos de canales para los miembros del equipo: públicos, privados, canales compartidos y canales de múltiples espacios de trabajo.

Los canales públicos son quizás los más utilizados, y dos de ellos, el general y el aleatorio, están disponibles inmediatamente para los nuevos espacios de trabajo de forma predeterminada. Estos permiten a cualquier persona dentro de un espacio de trabajo ver las discusiones actuales y pasadas.

Se pueden establecer canales privados para limitar el acceso cuando sea necesario, lo que resulta particularmente útil para los debates confidenciales en equipos financieros o jurídicos.

Los canales compartidos sirven esencialmente de puente entre Slack y la organización externa, permitiendo a los equipos de dos empresas enviar mensajes en un canal dedicado. Recientemente Slack amplió el alcance de los canales compartidos para permitir que hasta 20 organizaciones accedan al mismo canal, lo que podría reducir aún más la dependencia de sus clientes del correo electrónico.

Los canales de espacio de trabajo múltiple solo están disponibles para los grandes clientes en el nivel de la red empresarial de Slack. Permiten las discusiones entre colegas dentro de la misma organización, pero en espacios de trabajo separados.

Canales compartidos de Slack.
Slack

Para crear un nuevo canal, haga clic en el ícono "+" junto al encabezado "canales" en la barra lateral izquierda. Desde allí puede seleccionar si el canal será público o privado, darle un nombre, antes de añadir cualquier otra información relevante (como el tema de discusión) e invitar a los colegas. A continuación, se seleccionan los miembros que se van a invitar haciendo clic en el cuadro de invitación (para navegar por una lista de colegas), o se escribe un nombre en la barra de búsqueda. El proceso de creación de canales es en gran medida el mismo en los dispositivos móviles también.

Todos los miembros, excepto los invitados, pueden crear un nuevo canal, aunque los administradores del espacio de trabajo pueden limitar la creación de canales públicos o privados. (Solo los administradores pueden crear canales compartidos con grupos externos).

¿Quiere crear un espacio de trabajo completamente nuevo? Primero diríjase a la página de creación de espacios de trabajo, slack.com/create. Desde aquí, proporcionará una dirección de correo electrónico y recibirá un código que deberá introducir para confirmarlo, antes de añadir el nombre de usuario, la contraseña y el nombre del espacio de trabajo. El siguiente paso es revisar la configuración y los permisos del espacio de trabajo, antes de empezar a invitar a la gente al nuevo espacio de trabajo.

¿Cómo funcionan las integraciones y automatizaciones de Slack?

Con una amplia gama de integraciones de aplicaciones y bots de terceros, Slack apunta a funcionar como un centro de productividad central para los usuarios, permitiéndoles concentrarse en hacer el trabajo sin cambiar de pantalla.

"Uno de sus mayores puntos fuertes es la forma en que Slack integra las aplicaciones externas en un flujo de chat", indicó Cannell. "Este tipo de integración enriquece la conversación y da al flujo de chat un propósito y una razón para que el usuario permanezca dentro del chat".

Actualmente hay más de dos mil integraciones en el App Directory de Slack, que cubren una amplia gama de herramientas para mantenerse productivo, ya sea en comunicaciones, correo electrónico o aplicaciones de gestión de proyectos.

Slack ofrece listas curadas de integraciones en su App Directory.
Slack

Slack ha introducido colecciones de aplicaciones en su App Directory a medida que continúa mejorando el acceso a algunas de las aplicaciones digitales más populares para el lugar de trabajo, incluyendo integraciones para Microsoft Office, la Suite G de Google y las herramientas Atlassian. Se han hecho esfuerzos por salvar la brecha con las comunicaciones por correo electrónico, con la posibilidad de compartir correos electrónicos de Outlook y Gmail en Slack, y de enviar respuestas a los colegas que prefieran seguir en el correo electrónico.

A medida que corteja a los usuarios empresariales, Slack también ha añadido integraciones con diversas aplicaciones empresariales. Ha actualizado su app para Salesforce varias veces para proporcionar un acceso rápido a las notificaciones y datos de ventas, y hay integraciones para ServiceNow, Workday, Oracle y otros.

No se trata solo de aplicaciones estándar: muchas empresas crean las suyas propias. Hay más de 550 mil aplicaciones personalizadas en uso cada semana, según Slack, y 750 mil desarrolladores registrados activos diariamente.

Slack también quiere facilitar a cualquiera el uso de aplicaciones en su trabajo diario. Al hacer clic en el ícono del relámpago en el compositor de mensajes se obtiene una lista de opciones para interactuar con las aplicaciones, como compartir GIF o crear encuestas. Los que prefieran los comandos de barra pueden pulsar "/" para invocar e interactuar con las aplicaciones. Mientras tanto, la función Actions, lanzada en el 2018, permite interacciones más ricas con las aplicaciones, haciendo la experiencia más intuitiva.

Una reciente e interesante adición al repertorio de Slack es el Workflow Builder; una herramienta de automatización que permite a los usuarios configurar flujos de trabajo sencillos. Compuesto por un disparador y un conjunto de pasos para completar una determinada tarea, es posible automatizar procesos rutinarios como compartir información introductoria cuando se incorpora un nuevo empleado, o introducir y compartir solicitudes de asistencia técnica desde dentro de Slack.

¿Ofrece llamadas de voz y video?

Slack cuenta desde hace tiempo con sus propias herramientas nativas de video y voz, así como con la posibilidad de compartir la pantalla, gracias a la adquisición de Screen Hero en el 2015. Sin embargo, también tiene integraciones con una serie de proveedores de comunicaciones unificadas, como BlueJeans de Verizon, Cisco Webex, Google Meet y Microsoft Teams. También se ha asociado estrechamente con Zoom, que vende soluciones puntuales para videoconferencias y llamadas, con una serie de mejoras en la integración.

El comando "/zoom" permite a los usuarios iniciar una llamada, y los administradores pueden incluso cambiar la configuración del ícono del teléfono para utilizar Zoom -que se ha hecho muy popular durante la pandemia- por defecto.

Slack ofrece sus propias llamadas de video y voz nativas, además de integraciones con los principales productos de comunicaciones unificadas.
Slack

Slack se ha movido recientemente para construir sus propias capacidades de reunión, estableciendo una asociación con Amazon Web Services para ejecutar video, voz y compartir pantalla en su plataforma Amazon Chime.

"A corto plazo, no habrá ningún cambio visual en la experiencia del usuario final", señaló Slack en un blog anunciando el acuerdo. "A largo plazo, la medida nos permitirá añadir nuevas funciones, como el video móvil, para que los usuarios puedan seguir confiando en Slack para una comunicación empresarial segura".

¿Cómo está el precio de Slack?

El modelo de negocio de Slack ha permitido que el software prolifere a través de las organizaciones desde la base. En muchos casos, los usuarios se registran en Slack de forma gratuita; a partir de ahí, la herramienta puede obtener una adopción viral en toda la organización, lo que empuja a TI a desplegarla de forma más formal.

El servicio gratuito se limita a 10 integraciones de aplicaciones, con un límite de búsqueda de 10 mil mensajes y un almacenamiento de 5GB.

El plan Estándar, que comienza en 6,67 dólares por usuario activo, por mes, ofrece una gama de características añadidas, incluyendo videollamadas grupales para hasta 15 usuarios con pantalla compartida, cuentas de invitados y canales compartidos. También elimina los límites de búsqueda, duplica la cantidad de almacenamiento y añade soporte de prioridad y características de seguridad mejoradas como la autenticación de dos factores.

El nivel Plus comienza en 12,50 dólares por usuario activo, por mes, y añade otras características diseñadas para atraer a grandes empresas y gerentes de TI. Entre ellas se incluyen el aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios, el inicio de sesión único basado en SAML y las herramientas de cumplimiento. También hay soporte 24/7 y un SLA de tiempo de actividad garantizado.

¿Qué es Slack Enterprise Grid?

Slack lanzó un nivel de producto hace tres años que está dirigido directamente a implementaciones más grandes: Slack Enterprise Grid.

Enterprise Grid permite a los grandes clientes crear un único despliegue de Slack para toda su organización, vinculando varios espacios de trabajo. Los usuarios de espacios de trabajo separados pueden seguir manejándose entre sí, y se pueden crear canales de múltiples espacios de trabajo para discusiones de grupo.

Hay más de 150 grandes organizaciones que usan Enterprise Grid, incluyendo ahora a Capital One, Target y 21st Century Fox. Su mayor despliegue, que involucra a más de 165 mil usuarios, es con IBM.

Enterprise Grid incluye controles de seguridad avanzados y funciones de usuario y administrativas para un número ilimitado de espacios de trabajo. Los clientes también tienen acceso a los equipos de éxito de los clientes y de entrenamiento profesional de Slack, así como un tiempo de respuesta garantizado de cuatro horas para el soporte. Los precios de Enterprise Grid varían y están disponibles a petición.

¿Quiénes son los competidores de Slack?

A menudo se atribuye a Slack el inicio de la demanda de herramientas de colaboración en el flujo de trabajo, y su éxito atrajo a un competidor clave: Microsoft.

En los tres años desde que Microsoft introdujo Teams, ha superado a Slack en términos de adopción, con 71 millones de usuarios activos diarios. Sin embargo, las comparaciones directas pueden ser ligeramente engañosas. Aunque ciertamente hay muchas similitudes entre las dos aplicaciones, hay muchas cosas que las separan.

Teams sirve como portal al propio conjunto de aplicaciones Office 365 de Microsoft, sirviendo como centro de creación de contenidos gracias a la estrecha integración con herramientas como Word y Excel, y sustituyendo esencialmente a Skype para empresas como su plataforma de videoconferencias.

En los últimos años han proliferado una variedad de rivales en el chat de equipos, como Hangouts Chat de Google, Webex de Cisco y Zoho Cliq, y empresas de nueva creación bien financiadas como Mattermost y Symphony.

También hay varias aplicaciones con un enfoque ligeramente diferente que compiten con Slack hasta cierto punto. El Workplace de Facebook, por ejemplo, es una red social empresarial que tiene funciones que se superponen con las de Slack.

De hecho, los elementos de colaboración se están incorporando en muchas aplicaciones empresariales de SaaS, desde la gestión de proyectos hasta las herramientas de productividad, mientras que las capacidades de mensajes en equipo se están construyendo incluso en torno al correo electrónico, como es el caso de startups como Front.

"Si bien Microsoft Teams y Salesforce pueden parecer la competencia obvia, muchos proveedores están tratando de añadir una capa de colaboración que también aprovecha las ventajas estratégicas de Slack", anotó Kurtzman.

"Las empresas deberían centrarse en las muchas formas y dispositivos que la gente utiliza actualmente para trabajar, y en cómo las integraciones, cuando se integran bien, proporcionan superpoderes para la productividad", anotó. "Los planes de Slack (y las necesidades de) continuar evolucionando. Los gerentes de TI necesitan entender que todo el chat y la mensajería no son iguales". 

"Algunas personas no se preocupan por los mensajes de grupo", indicó Cannell. "El correo electrónico y los archivos adjuntos son tan omnipresentes que nuestros colegas no pueden ver lo ineficientes que son. Eso es un problema porque Slack y Teams requiere la participación del grupo. No se trata solo de que yo adopte a Slack, sino que de alguna manera debo convencerte de que otros también lo adopten.

"En otras palabras, la principal competencia de Slack no es Teams, es la indiferencia y la resistencia al cambio".

Crédito foto: Slack / Mudassir Ali / CC0

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