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6 mejores prácticas para la visualización de datos de negocios

[15/07/2020] Una cosa es ver un borrón de números en los informes generados por las plataformas de análisis. Otra cosa es ver gráficos detallados y coloridos -también generados por software de análisis- que ilustran instantáneamente las tendencias que pueden ser fácilmente comprendidas por los usuarios no técnicos.

Las herramientas de visualización de datos son las que hacen posible esto último. Colocan los datos en un contexto visual, creando gráficos, tablas, mapas y otros elementos que pueden hacer que el análisis sea mucho más significativo para los usuarios de negocios.

Con la visualización de datos, los analistas de negocios pueden detectar más fácilmente las tendencias, patrones y valores atípicos del mercado dentro de un determinado conjunto de datos. Dada la forma en que el cerebro humano procesa la información, según los expertos, el uso de elementos gráficos para visualizar datos complejos es mucho más fácil que intentar descifrar las tendencias mediante hojas de cálculo u otros informes basados en números.

Al igual que con cualquier otra herramienta tecnológica, existen las mejores prácticas para obtener el máximo valor de la visualización de datos. A continuación, se presentan algunos consejos de los expertos.

Mantenga las cosas simples, especialmente para los usuarios de alto nivel

Aunque el proceso analítico detrás de la visualización de datos puede ser muy complejo, la visualización en sí misma no tiene por qué serlo.

"Ir hacia el lado de la simplicidad y la elegancia cuando se construyen visualizaciones de datos", aconseja Daren Brabham, director analista de la firma de investigación Gartner. "Hay limitaciones con respecto a lo que el cerebro humano puede procesar eficientemente cuando se trata de información visual, por lo que hay que mantener las imágenes limpias y fáciles de digerir rápidamente".

Esto es particularmente importante cuando se construyen cuadros de mando e informes destinados al público ejecutivo, anota Brabham.

"Muchos de nuestros clientes están perfeccionando los tableros para ejecutivos y gerentes mediante la exploración de elementos interactivos, [construyendo] múltiples medidas complejas en índices y puntuaciones de resumen fácilmente digeribles, y buscando medidores de tipo rojo-amarillo-verde para comunicar más rápidamente muchos datos de maneras más sencillas", añade Brabham.

En el proveedor de servicios de salud de la Universidad de California San Diego Health, la simplicidad es una meta con la visualización. "A veces tratamos de crear visualizaciones de tamaño único que son extremadamente complicadas de usar, especialmente para un usuario que no tiene conocimientos técnicos", comenta Josh Glandorf, director principal de servicios de información.

"Mantenlas sencillas con gráficos limitados, KPIs [indicadores clave de rendimiento] claramente posicionados, y proporcionar la información instructiva de apoyo necesaria para que los usuarios puedan entender la construcción de los datos visuales, los matices asociados, etc.", señala Glandorf. "Hemos encontrado que, si las visualizaciones son demasiado complejas para navegar, los usuarios se ven abrumados y la adopción de las mismas sufre".

La organización de salud, que utiliza una herramienta de visualización de Tableau como parte de su plataforma de inteligencia comercial, desarrolló recientemente un conjunto de plantillas de diseño estándar para facilitar un aspecto común a todos sus tableros. "Esto asegurará que, independientemente del tema, la estructura del tablero se estandarice hasta cierto punto, promoviendo una navegación consistente".

UCSD Health utiliza un conjunto de plantillas de diseño estándar para sus visualizaciones de datos.
BI, analítica de datos

Considere la audiencia

En la misma línea, los gerentes necesitan entender quién usará las visualizaciones y diseñará los tableros para satisfacer sus necesidades.

H. & J. Brüggen, fabricante de productos alimentarios de marca propia para minoristas y supermercados, comenzó a utilizar una herramienta de visualización de Qlik en el 2016 para obtener una mayor transparencia en su cadena de suministro. La empresa con sede en Lübeck, Alemania, utiliza las visualizaciones para apoyar procesos como la previsión de la planificación de la demanda y la logística de los proveedores.

"Cuando pensamos en las mejores prácticas analíticas, aplicamos lo que llamamos el método DAR -Dashboard, Analysis, Reporting- trabajando en Qlik para ofrecer valor en los tres aspectos", anota Martin Gries, director de gestión de la cadena de suministros. "Más allá de elegir qué datos se incluirán en el cuadro de mando, hay que tener en cuenta la audiencia y cómo las visualizaciones transmitirán esos datos de forma rápida y útil".

Todo comienza con el diseño del tablero de mandos, comenta Gries, que debería permitir un análisis fácil y útil para los usuarios. "Si ejecutamos bien el diseño, eso nos lleva a un fuerte análisis", añade. "Los informes son más fáciles de crear y pueden ofrecer una perspectiva a vista de pájaro o profundizar en detalles específicos según sea necesario, dependiendo del usuario".

H. & J. Brüggen utiliza elementos de diseño fáciles de aparentar como medidores en sus tableros.
BI, analítica de datos

Cuando la empresa diseña visualizaciones para la dirección, "aprovechamos elementos como los medidores o los KPI de medición única en un tablero común, para ayudarles a responder rápidamente a la pregunta de si estamos en el objetivo o no", señala Gries. "Estos pueden ser utilizados para comparar el rendimiento a lo largo del tiempo y pueden ser fácilmente compartidos con los responsables de la toma de decisiones en toda la empresa".

La tecnología de la información también tiene en cuenta que muchos usuarios tienen un conocimiento limitado de los datos. "Por esta razón no utilizaríamos los gráficos Boxplot, por ejemplo, porque son demasiado complejos y no todo el mundo entenderá la información", indica Gries.

Sin embargo, H. & J. Brüggen aplica visualizaciones como los diagramas de árbol para mostrar elementos como los niveles de servicio y el valor de los pedidos de sus grupos de productos. Eso hace que sea mucho más fácil para los usuarios entender cosas como el alto valor de los pedidos de los clientes.

H. & J. Brüggen utiliza los diagramas de árbol para mostrar los valores de los pedidos y los niveles de servicio de sus grupos de productos.
BI, analítica de datos

Proporcionar formación para el uso adecuado de las herramientas de análisis

Muchas de las principales plataformas analíticas y de inteligencia de negocios (A&BI) de hoy en día tienen sofisticadas capacidades analíticas aumentadas, señala Brabham. Esto significa que los usuarios no necesitan ser particularmente expertos en datos o tecnología para obtener visualizaciones de las plataformas de A&BI.

"Esto democratiza efectivamente el acceso a buenas visualizaciones, pero también subraya la importancia de la calidad de los datos y de la alfabetización de los datos en su organización", indica Brabham. "Hay que alimentar estas sofisticadas herramientas de análisis aumentadas con datos de buena calidad, y hay que asegurarse de que los usuarios de la empresa sepan lo suficiente sobre los datos para poder consumir críticamente lo que generan las herramientas de A&BI".

Gartner tiene un número de clientes que están llevando a cabo la formación de alfabetización de datos y diseñando talleres de pensamiento junto con la formación básica centrada en herramientas de A&BI.

"Esto garantiza que los usuarios no solo sepan cómo navegar a través de sus herramientas de A&BI, sino que también piensen de forma más creativa y crítica sobre los datos que entran y salen de estos análisis", indica Brabham. "En última instancia, se trata del impacto y la relevancia empresarial con las visualizaciones de datos, sin importar cuán fáciles de usar sean las herramientas de A&BI".

Asegúrate de que se utilizan las herramientas adecuadas

Podría existir la tentación de desplegar todo tipo de tecnologías de visualización de datos. Pero las empresas deben considerar para qué se necesita la visualización de datos y seleccionar en consecuencia.

"Es fácil perderse en las nuevas y brillantes características y funcionalidades que ofrecen los principales proveedores de análisis de datos, inteligencia de negocios y visualización de datos", indica Mike Leone, analista principal de la empresa de investigación ESG. "Pero la principal tecnología utilizada para visualizar datos hoy en día sigue siendo Microsoft Excel".

Si lo que necesita una empresa es completar las tareas básicas de visualización en unos pocos conjuntos de datos más pequeños, Excel suele ser más que suficiente, dice Leone. "Es fácil de usar, accesible y familiar para muchos".

Excel es una herramienta de visualización de datos bastante buena para muchas empresas.
BI, analítica de datos

Para aquellas organizaciones que buscan una herramienta más poderosa para integrar a través de equipos o líneas de negocio más grandes, conectar múltiples conjuntos de datos de diferente tamaño y estructura, permitir a los usuarios explorar y experimentar con diferentes visualizaciones de datos, y aprovechar capacidades como el aprendizaje automático, entonces Excel no es la respuesta, señala Leone.

"Encontrar una plataforma de visualización de talla única que satisfaga las necesidades de todos y se adapte al nivel de conocimientos de cada uno es una tarea imposible", añade Leone. Cuando se examinan las herramientas de visualización, las organizaciones deben tener en cuenta los requisitos y los niveles de conocimientos de los diversos grupos de usuarios de la empresa.

Aprovechar las visualizaciones para contar historias

A medida que las habilidades de visualización de datos de una empresa aumentan, debe esforzarse por entrelazar las visualizaciones en una búsqueda coherente de narración de datos, señala Brabham.

"Esto puede significar el desarrollo de visualizaciones interactivas complejas y únicas que permitan realizar perforaciones y exploraciones para contar una historia coherente sobre un tema determinado", agrega Brabham. "O puede significar la construcción de un tablero o una serie de visualizaciones en un informe que, juntas y en orden, cuenten una historia coherente sobre cómo y por qué están sucediendo las cosas en el negocio".

Los usuarios más avanzados de las herramientas de A&BI han aprendido a crear cadenas de visualizaciones de causa y efecto que explican por qué, por ejemplo, las ventas han disminuido en una determinada región, y dónde puede haber oportunidad de rebote, anota Brabham. Deje que los datos cuenten una historia de cómo su empresa puede cumplir con sus indicadores clave de rendimiento, dice.

Hacer de la colaboración una prioridad

La colaboración entre los interesados es fundamental para el éxito de la visualización de datos, sostiene Leone. "Una vez que se ha creado una visualización compleja que permite una gran perspicacia, no se termina", señala. "Existen oportunidades para aprovechar esa perspicacia y profundizar o ampliar, pero es fundamental la documentación y el uso de la plataforma adecuada que fomente la colaboración".

Si un equipo ha aprovechado ciertos conjuntos de datos o ha elegido ciertas visualizaciones en lugar de otras, necesita documentarlo todo y explicarlo en detalle a los demás, añade Leone. "El análisis y la visualización de datos es un deporte de equipo", anota. "Es increíblemente valioso para permitir que los compañeros puedan aumentar rápidamente sus tareas de visualización de datos y potencialmente retomar donde lo dejaron".

Leone recuerda haber tenido una conversación con dos personas que trabajaban para una gran compañía de seguros. Sus responsabilidades se centraban en la analítica, pero para diferentes unidades de negocio.

La primera persona hablaba de las herramientas y el proceso por el que pasaba para conectar múltiples fuentes de datos, que luego se utilizaban para obtener una visión muy detallada de un determinado grupo demográfico, comenta Leone. La segunda persona sentada a su lado dijo que acababa de pasar cuatro horas haciendo lo mismo, sin saber que su colega ya lo había hecho.

"Las organizaciones están tratando de dar a más personas acceso a más datos para explorar y visualizar", sostiene Leone. "Y la colaboración será decisiva para garantizar mayores niveles de productividad" y un retorno oportuno de la inversión.