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Cómo filtrar los correos electrónicos de Outlook en todos sus dispositivos

[20/07/2020] Estoy inundado de correos electrónicos, así que uso las reglas del correo para mantener una cierta apariencia de orden, junto con una estrategia de "cero en la bandeja de entrada". Por ejemplo, los informes automatizados se envían a una carpeta específica para que pueda leerlos más tarde en mi tiempo libre -y, lo más importante, mantenerlos fuera de mi bandeja de entrada.

Las reglas de correo (también conocidas como filtros) también me ayudan a anular la clasificación inapropiada de correos electrónicos legítimos. Por cualquier motivo, Office 365/Microsoft 365 insiste en clasificar el correo electrónico de un par de personas concretas como basura, y mis intentos de enseñar a Office que no son basura no han dado ningún fruto.

Me encantan las reglas de correo y me baso en ellas. Filtran los mensajes de correo electrónico para mantener limpia la bandeja de entrada, y un tipo llamado reglas del lado del servidor puede filtrar algunos mensajes de correo electrónico sin importar el cliente de correo electrónico que esté utilizando.

Mientras que las aplicaciones de Microsoft para Outlook para Windows y MacOS son compatibles con las reglas de correo del lado del cliente (las que se ejecutan en su dispositivo), las aplicaciones de Outlook para Android e iOS no lo son. Y si utiliza Apple Mail con una cuenta de Office 365/Microsoft 365/Exchange, se aplican las mismas limitaciones: Mail para macOS es compatible con el filtrado del lado del cliente, pero Mail para iOS no.

Pero Office 365/Microsoft 365 y Exchange también admiten reglas de correo del lado del servidor. Las reglas del lado del servidor se aplican en el extremo posterior, antes de que los correos electrónicos se envíen al cliente de correo electrónico, ya sea que el cliente esté en un equipo de escritorio o en un dispositivo móvil y ya sea de Microsoft, Apple o algún otro proveedor.

Puede configurar reglas de correo en Outlook para Windows, Outlook para Mac o la interfaz web de Outlook. Desafortunadamente, la forma en que Outlook controla si las reglas son del lado del servidor o del lado del cliente es complicada. Muchas reglas simplemente no pueden ser del lado del servidor, solo del lado del cliente. Sin embargo, en esos casos, Outlook sincroniza las reglas de los clientes de correo electrónico que admiten reglas, lo que significa que las reglas se aplican en los equipos, si no en los dispositivos móviles.

¿Qué reglas de correo son del lado del servidor y cuáles del lado del cliente

En Windows y en la Web, no verá ningún control en Outlook para especificar si una regla de correo es del lado del servidor o del lado del cliente; esto se debe a que su servidor de Office 365/Microsoft 365 o Exchange determinará si una regla es del lado del servidor o del lado del cliente. Verá lo que parece ser un control de este tipo en Outlook para Mac, pero no se deje engañar; toda la opción "Reglas del servidor" que hay, significa que la regla se almacena en el servidor para sincronizarla con todos sus clientes de correo electrónico de Windows y MacOS Outlook. (Esa sincronización es automática para las reglas creadas en Windows o a través de la web).

Office 365/Microsoft 365 y Exchange crean una regla de correo electrónico del lado del servidor a menos que contenga cualquiera de las siguientes condiciones o acciones (éstas lo hacen del lado del cliente).

Las condiciones y excepciones de la regla de correo de Outlook que obligan a que una regla de correo sea del lado del cliente son:

  • Con [palabras específicas] en el asunto o el cuerpo
  • Con [palabras específicas] en el encabezado del mensaje
  • Con [palabras específicas] en la dirección del destinatario
  • Con [palabras específicas] en el tema
  • Con [palabras específicas] en el cuerpo
  • Con [palabras específicas] en la dirección del remitente
  • Marcado como [importancia]
  • Marcado como [sensibilidad]
  • Marcado para [acción]
  • Asignado a [categoría]

Las acciones de la regla de correo de Outlook que obligan a una regla de correo a ser del lado del cliente son:

  • Asignarlo a una [categoría]
  • Borrarlo permanentemente
  • Mensaje de bandera para [seguimiento en este momento]
  • Despejar la bandera de mensajes
  • Imprimirlo.
  • Marcarlo como leído
  • Mostrar un [mensaje específico] en la ventana de alerta de nuevos artículos
  • Mostrar una alerta en el escritorio

Nota: Hay un tipo de regla de correo que se establece explícitamente como del lado del servidor: reglas de respuesta fuera de la oficina. Éstas tienen que ejecutarse desde el servidor, porque se ha ido y presumiblemente ha apagado sus dispositivos. Pero solo se ejecutan cuando se ha configurado una programación fuera de la oficina en Outlook, por lo que no se pueden usar como una forma de forzar las reglas del lado del servidor todo el tiempo. Las reglas de correo fuera de la oficina también están limitadas en cuanto a lo que pueden hacer, así que incluso si se establece como permanente fuera de la oficina para engañar a Outlook para que ejecute reglas del lado del servidor todo el tiempo, sus reglas tendrán que ser simples. La sección "Cómo configurar las reglas de correo fuera de la oficina" más adelante en esta historia explica cómo llegar a estas configuraciones en Outlook para Windows, Mac, web, iOS y Android, así como en Apple Mail para macOS e iOS.

También puede configurar las reglas de correo para que se ejecuten "solo en esta máquina", por ejemplo, si no quiere que se ejecuten en otros dispositivos (es decir, que no estén sincronizados). Hay algunas condiciones y excepciones que obligan a que una regla de correo sea "solo en esta máquina":

  • Si los mensajes reenviados van a un contacto de su agenda de contactos local o corporativa (es decir, si el servidor tiene que buscar el contacto para encontrar la dirección de correo electrónico correspondiente)
  • Si especifica una cuenta para utilizar, como una cuenta IMAP o POP que haya configurado en Outlook además de su cuenta de Office 365/Microsoft 365 o Exchange

También hay acciones que obligan a que la regla del correo sea "solo en esta máquina":

  • Mover un mensaje a una carpeta que no esté en el buzón del usuario (ejemplos de tales carpetas externas son un archivo PST, una carpeta pública y una lista de SharePoint)
  • Reenvío de mensajes a un contacto de su agenda de contactos local o corporativa (es decir, si el servidor tiene que buscar el contacto para encontrar la dirección de correo electrónico correspondiente)
  • Responder usando una plantilla específica
  • Tocando un sonido
  • Iniciar una aplicación
  • Ejecutando un guión
  • Realizar una acción personalizada

Lo que todo esto significa es que algunas de sus reglas de correo se ejecutarán en el servidor y otras no. Por lo tanto, obtendrá diferentes experiencias de mensajes en su computadora y en los clientes móviles como resultado de ellos, con reglas del lado del servidor que se aplican a todos los dispositivos y reglas del lado del cliente que se aplican solo a las computadoras que ejecutan Outlook o una aplicación de correo electrónico que soporta las reglas de correo de Outlook.

Cómo configurar las reglas de correo en Outlook para Windows

Outlook para Windows ofrece a los usuarios más opciones de reglas de correo que Outlook para Mac o la aplicación web de Outlook.

Para crear o editar reglas de correo, en la cinta de Outlook, haga clic en Archivo y abra el menú desplegable del botón Reglas y seleccione Administrar reglas y alertas. Se abre la ventana Reglas y alertas.

En la ventana de Reglas y Alertas, seleccione una regla para ver su descripción.
Outlook, filtros

Haga clic en Nueva regla para agregar una regla de correo. Consejo: Seleccione Crear regla en el menú del botón Reglas de la cinta para ir directamente a la creación de una nueva regla.

Para editar una regla existente, selecciónala y haz clic en Cambiar regla o simplemente haga doble clic en la regla que desea cambiar.

Al crear una regla, se le guía a través de una secuencia de cinco ventanas en el Asistente para reglas. Puede navegar por las ventanas utilizando los botones < Atrás y Siguiente > mientras crea o edita la regla.

La primera ventana aparece solo cuando se crea una nueva regla. Muestra varias plantillas predefinidas, como "Mover mensajes de alguien a una carpeta"; seleccione una si desea que se cree una nueva regla utilizando la configuración de la plantilla, que luego se ajusta en las ventanas siguientes. Si no desea comenzar con una plantilla de este tipo, vaya a la sección "Comenzar a partir de una regla en blanco" y seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo o Aplicar regla en los mensajes que envío. En cualquier caso, haga clic en Siguiente > para continuar.

Cuando se crea una nueva regla, se puede utilizar una plantilla predefinida o empezar desde una regla en blanco.
Outlook, filtros

En la segunda ventana se establecen las condiciones de la regla, por ejemplo, si un correo electrónico proviene de un remitente específico. En la sección Paso 1, marque cada condición que desee aplicar. Todas las condiciones comprobadas deben cumplirse para que la regla se ejecute. La sección del Paso 2 muestra las condiciones que seleccionó en el Paso 1. Algunas condiciones requieren que especifique información, como una persona o un texto; en la sección Paso 2, haga clic en el enlace azul subrayado de una condición para proporcionar esos datos específicos.

Seleccione las condiciones de su regla en la sección superior, y luego haga clic en el texto subrayado en azul en la sección inferior para definir más las condiciones.
Outlook, filtros

(Nota: El texto subrayado en azul en la sección del Paso 1 no hace nada; tiene como objetivo hacerle saber lo que necesitará suministrar en el Paso 2).

Haga clic en Siguiente > cuando haya terminado para pasar a la siguiente ventana.

En la tercera ventana se seleccionan las acciones a realizar en los correos electrónicos que cumplen las condiciones establecidas en la segunda ventana, por ejemplo, mover el mensaje a una carpeta específica. En la sección Paso 1, marque cada acción que desee aplicar. La sección Paso 2 muestra las acciones que seleccionó en el Paso 1, más las condiciones que seleccionó en la segunda ventana. Algunas acciones requieren que especifique información, como una carpeta; en la sección Paso 2, haga clic en el enlace azul subrayado de una acción para proporcionar esos datos específicos. También puede editar aquí los datos específicos de las condiciones que seleccionó en la segunda ventana.

Después de especificar las condiciones de una regla de correo, el Asistente de reglas le permite designar las acciones que se deben realizar y las excepciones en las que no quieres que se aplique la regla.
Outlook, filtros

Importante: Asegúrese de seleccionar la acción "Detener el procesamiento de más reglas" en la sección del Paso 1 para que no se apliquen reglas adicionales a los correos que cumplan las condiciones aquí. Normalmente, se detendrá el procesamiento de reglas si necesita aplicar la lógica OR, en la que varias reglas pueden compartir algunas condiciones básicas, pero algunas tienen sus propias condiciones y acciones específicas adicionales. Si no detiene el procesamiento, entonces esas reglas subsiguientes podrían aplicarse donde usted no quiere que se apliquen.

Por ejemplo, tal vez la regla 1 compruebe todos los mensajes de remitentes específicos y luego los mueva a una carpeta de proyecto especificada, mientras que la regla 2 comprueba los mensajes de esos mismos remitentes que contengan "Importante" en el asunto y luego los mueve a la carpeta Elementos prioritarios. En otras palabras, la regla 2 mueve los correos electrónicos "Importantes" de esos remitentes a la carpeta Elementos prioritarios, mientras que la regla 1 mueve el resto de los mensajes de las mismas personas a la carpeta de proyectos designada. Se podría pensar que el orden de las reglas se encargaría de esta situación, en la que al anteponer la regla 2 a la regla 1, la regla más específica se ejecutaría primero y la regla general se ejecutaría después en los mensajes que no cumplen la regla 2; pero Office 365/Microsoft 365 y Exchange no necesariamente ejecutan las reglas en el orden que se muestra en Outlook. Si se selecciona detener el procesamiento de más reglas, se garantizará que la regla 2 tenga prioridad si se cumplen sus condiciones.

Haga clic en Siguiente > cuando haya terminado para pasar a la siguiente ventana.

En la cuarta ventana se seleccionan las excepciones a las condiciones establecidas en la segunda ventana; por ejemplo, si un mensaje está marcado como de alta importancia. Al igual que en las pantallas anteriores, marque cada excepción que desee aplicar en la sección del Paso 1 arriba, y luego detalle esas excepciones según sea necesario en la sección del Paso 2 abajo. 

Haga clic en Siguiente > cuando haya terminado para pasar a la siguiente ventana.

En la quinta ventana es donde se nombra la regla, se habilita inmediatamente y, opcionalmente, se le indica a Outlook que la ejecute en cualquier mensaje que ya esté en la bandeja de entrada. Haga clic en Finalizar cuando haya terminado con la regla.

Cuando termine de configurar una regla, puede ponerle un nombre, encenderla y, opcionalmente, ejecutarla en los mensajes que ya están en su bandeja de entrada.
Outlook, filtros

En la ventana Reglas y alertas, puedes marcar una regla para activarla, desmarcarla para desactivarla o eliminar una regla seleccionada haciendo clic en el botón Eliminar. También puede cambiar el orden de ejecución de las reglas seleccionando una regla, y luego utilizando los botones ? y ? de la barra de herramientas que se encuentra sobre la lista de reglas para moverla dentro de la lista para lograr el orden que prefiere. Sin embargo, es posible que Outlook no ejecute las reglas en el orden que usted especifique. Primero ejecutará las reglas del lado del servidor y luego las del lado del cliente. Dado que no identifica qué reglas son cuáles, no puede controlar realmente el orden real en el que se ejecutan las reglas. Pero al reordenar las reglas, aumenta las posibilidades de que se ejecuten en el orden que usted prefiera.

Haga clic en Aceptar para salir de la ventana Reglas y alertas cuando termine de trabajar en las reglas.

Cómo configurar las reglas de correo en Outlook para MacOS

Outlook para Mac ofrece menos opciones de reglas a los usuarios que Outlook para Windows y la web. Si quiere tener reglas más precisas, considere la posibilidad de configurarlas a través de la interfaz web de Outlook, como se describe en la siguiente sección de la historia.

Para configurar las reglas de correo en la aplicación MacOS de Outlook, vaya a las preferencias de Outlook seleccionando Outlook > Preferencias en el menú de la parte superior de la pantalla de su Mac, y luego haga clic en el botón Reglas de la sección Correo electrónico. Se abrirá la ventana Reglas. Asegúrese de seleccionar su cuenta de Office 365/Microsoft 365 o Exchange en la sección Reglas del servidor en la parte superior del panel izquierdo, para que las reglas estén sincronizadas con sus otros clientes de Outlook. (Solicite a TI que compruebe la configuración de su cuenta si no existe tal opción). De lo contrario, estará creando reglas locales que funcionarán únicamente en el cliente Outlook de la Mac actual.

Desde la ventana de Reglas se pueden editar las reglas existentes o añadir otras nuevas.
Outlook, filtros

Haga clic en + para crear una nueva regla o haga doble clic en una regla existente para editarla; de cualquier manera, se abre una ventana de creación de reglas.

También puede iniciar una nueva regla desde la ventana principal de correo de Outlook: en la ficha Inicio de la cinta, haga clic en Reglas > Crear regla. Outlook le lleva a la pantalla de creación de reglas y sugiere una regla basada en el mensaje seleccionado actualmente en la ventana de correo; puede editar la regla sugerida según sea necesario. Las reglas creadas mediante el botón Reglas de la cinta, se almacenan automáticamente en el servidor para sincronizarlas con los demás clientes de Outlook.

Ahora puede configurar sus reglas, con las siguientes opciones:

Nombre de la regla: Introduzca un nombre para la regla que le recuerde lo que hace.

Cuando llegue un nuevo mensaje que cumpla todas estas condiciones: Elija un campo en el primer menú, como De o Asunto, para que la regla actúe. A continuación, elija una expresión lógica del segundo menú, como Es, Contiene o Después: las opciones específicas se basan en lo que se está actuando. Luego especifique la condición: el texto a buscar en un asunto, la dirección de correo electrónico de una persona, una fecha -de nuevo, las opciones específicas se basan en lo que se está actuando. Haga clic en el símbolo + a la derecha para añadir otra condición, o en el símbolo - para eliminar la condición actualmente seleccionada. Si tiene varias condiciones, todas deben cumplirse para que se aplique la regla; eso es lógica AND.

Haga lo siguiente: Elija lo que sucede si se cumplen las condiciones, como Marcar como leído o Mover a la carpeta. Algunas acciones necesitan más información, como a qué carpeta mover un correo electrónico. Haga clic en + para agregar otra acción, o - para eliminar la acción actualmente seleccionada. Si tiene varias acciones, todas se aplicarán si se cumplen las condiciones.

Excepto si: Haga clic en + para ver las opciones aquí. Esta sección le permite establecer condiciones que anulan las condiciones establecidas anteriormente, utilizando los mismos controles. Por ejemplo, puede hacer que todos los correos electrónicos de una cuenta específica se muevan a una carpeta como condición inicial, y luego establecer una excepción aquí que excluya a cualquiera cuyo asunto contenga "Urgente" para que no se procesen.

No aplique otras reglas a los mensajes que cumplan las mismas condiciones: Marque esta casilla para que no se apliquen reglas adicionales a los correos electrónicos que cumplan las condiciones aquí. Normalmente, dejará de procesar las reglas si necesita aplicar la lógica OR, donde varias reglas pueden compartir algunas condiciones básicas, pero algunas tienen sus propias condiciones y acciones específicas adicionales. Si no detiene el procesamiento, entonces esas reglas subsiguientes podrían aplicarse donde usted no quiere que se apliquen.

Por ejemplo, tal vez la regla 1 comprueba todos los mensajes de remitentes específicos y luego los mueve a una carpeta de proyecto especificada, mientras que la regla 2 comprueba los mensajes de esos mismos remitentes que contienen "Importante" en el asunto y luego los mueve a la carpeta de Elementos Prioritarios. En otras palabras, la regla 2 mueve los correos electrónicos "Importantes" de esos remitentes a la carpeta Elementos prioritarios, mientras que la regla 1 mueve el resto de los mensajes de las mismas personas a la carpeta de proyectos designada. Se podría pensar que el orden de las reglas se encargaría de esta situación, en la que al anteponer la regla 2 a la regla 1, la regla más específica se ejecutaría primero y la regla general se ejecutaría después en los mensajes que no cumplen la regla 2, pero Office 365/Microsoft 365 y Exchange no necesariamente ejecutan las reglas en el orden que se muestra en Outlook. Si se selecciona detener el procesamiento de más reglas, se garantizará que la regla 2 tenga prioridad si se cumplen sus condiciones.

Habilitado: Si se selecciona, la regla se ejecutará en cualquier correo electrónico nuevo que llegue en el futuro. Las reglas no se aplican automáticamente a los mensajes que ya están en la bandeja de entrada.

Especificar condiciones, acciones y excepciones para crear una nueva regla que se aplique al correo electrónico entrante.
Outlook, filtros

Haga clic en Aceptar para salir de la regla. Puede editar o crear reglas adicionales.

En la ventana Reglas, marque una regla para habilitarla, desmarque para deshabilitarla o elimine una regla seleccionada haciendo clic en el botón - en la parte inferior izquierda. También puede cambiar el orden de ejecución de las reglas arrastrándolas al orden que prefiera. Sin embargo, es posible que Outlook no ejecute las reglas en el orden que usted especifique. Primero ejecutará las reglas del lado del servidor y luego las del lado del cliente. Dado que no identifica qué reglas son cuáles, no puede controlar realmente el orden real de ejecución de las reglas. Pero al reordenar las reglas, aumenta las posibilidades de que se ejecuten en el orden que usted prefiera.

Cuando termine de trabajar en las reglas, haga clic en el botón Mostrar todo en la parte superior izquierda para cerrar la ventana Reglas. Se le preguntará si desea guardar las reglas que creó y editó.

Nota: Outlook para Mac ofrece una opción de menú Aplicar > Aplicar todo tanto en el menú del botón Reglas como en la ruta de menú Mensaje > Reglas de la barra de menús. Pero no funciona en los mensajes existentes; en realidad no se aplican las reglas. Los usuarios han informado de este problema durante una década en varias versiones de Outlook para Mac, y el personal de soporte de Microsoft simplemente reconoce que no funciona en los mensajes existentes -lo que plantea la pregunta de por qué existe la opción en absoluto.

Cómo configurar las reglas de correo en Outlook para la web

La interfaz web de Outlook proporciona más opciones de reglas a los usuarios que Outlook para Mac, pero menos que Outlook para Windows.

Para empezar, haga clic en el botón de configuración (ícono de engranaje) en la parte superior derecha de la ventana de Outlook para la web. En la parte inferior del panel de configuración que aparece, haga clic en el enlace Ver todos los ajustes de Outlook. Haga clic en Correo en el panel de la izquierda si no se muestra la configuración de correo. A continuación, haga clic en Reglas en el panel central para abrir el panel de reglas de la derecha.

El panel Reglas de la aplicación web de Outlook le permite crear nuevas reglas o editar, reorganizar o eliminar las existentes.
Outlook, filtros

Haga clic en + Agregar nueva regla para crear una nueva regla. Debe proporcionar un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla antes de poder aplicarle cualquier configuración.

Utilice el menú Agregar una condición para aplicar una condición a la regla. Si una condición requiere datos, como una dirección de correo electrónico para la condición "De", aparecerá un campo para que la introduzca. Puede agregar más condiciones haciendo clic en Agregar otra condición y seleccionando una nueva condición en el menú que aparece. Todas las condiciones deben cumplirse para que la regla funcione.

Seleccione una condición para su nueva regla en el menú desplegable.
Outlook, filtros

Utilice el menú Añadir una acción para aplicar una acción a los correos electrónicos que cumplan las condiciones especificadas. Si una acción requiere datos, como una carpeta para la acción Mover a, aparecerá un campo para que la introduzca o la seleccione.

Seleccione una acción a tomar en los correos electrónicos que cumplan con la(s) condición(es) especificada(s) anteriormente.
Outlook, filtros

Si desea establecer excepciones a sus condiciones, haga clic en Agregar una excepción, que luego muestra un menú en el que selecciona las excepciones deseadas (tiene las mismas opciones que al establecer las condiciones).

La casilla Detener el procesamiento de más reglas está marcada de forma predeterminada. Normalmente, se detendrá el procesamiento de reglas si necesita aplicar la lógica OR, en la que varias reglas pueden compartir algunas condiciones básicas, pero algunas tienen sus propias condiciones y acciones específicas adicionales. Si no detiene el procesamiento, entonces esas reglas subsiguientes podrían aplicarse donde usted no quiera que estén.

Por ejemplo, tal vez la regla 1 compruebe todos los mensajes de remitentes específicos y luego los mueva a una carpeta de proyecto especificada, mientras que la regla 2 comprueba los mensajes de esos mismos remitentes que contengan "Importante" en el asunto y luego los mueve a la carpeta Elementos prioritarios. En otras palabras, la regla 2 mueve los correos electrónicos "Importantes" de esos remitentes a la carpeta Elementos prioritarios, mientras que la regla 1 mueve el resto de los mensajes de las mismas personas a la carpeta de proyectos designada. Se podría pensar que el orden de las reglas se encargaría de esta situación, en la que al anteponer la regla 2 a la regla 1, la regla más específica se ejecutaría primero y la regla general se ejecutaría después en los mensajes que no cumplen la regla 2, pero Office 365/Microsoft 365 y Exchange no necesariamente ejecutan las reglas en el orden que se muestra en Outlook. Si se selecciona detener el procesamiento de más reglas, se garantizará que la regla 2 tenga prioridad si se cumplen sus condiciones.

En la ventana Reglas, utilice el conmutador situado a la izquierda del nombre de una regla para habilitarla o deshabilitarla. Haga clic en el ícono del lápiz a la derecha de una regla para editarla y haga clic en el ícono de la papelera a la derecha de una regla para eliminarla.

También puede cambiar el orden de ejecución de las reglas haciendo clic en el botón ? o ? a la derecha de una regla para mover su posición en la lista como desee. Sin embargo, es posible que Outlook no ejecute las reglas en el orden que usted especifique. Primero ejecutará las reglas del lado del servidor y luego las del lado del cliente. Como no identifica qué reglas son cuáles, no puede controlar realmente el orden real en el que se ejecutan las reglas. Pero al reordenar las reglas, aumenta las posibilidades de que se ejecuten en el orden que usted prefiera.

Cómo configurar reglas de correo de fuera de la oficina en Outlook o Apple Mail

El proceso para establecer un mensaje fuera de la oficina varía drásticamente de un cliente a otro, pero las principales capacidades de respuesta automática son las mismas en todos ellos: se habilita la respuesta automática, opcionalmente se especifican las fechas y horas de inicio y finalización, y se introduce el mensaje fuera de la oficina (por lo general se permiten mensajes separados para las personas de su organización y para las de fuera de ella).

Aquí está cómo llegar a los controles de cada plataforma principal:

Outlook para Windows: Haga clic en Archivo en la cinta para abrir la sección de información de Outlook, luego haga clic en el botón de respuestas automáticas para acceder a las reglas disponibles para los mensajes fuera de la oficina. En la ventana de Respuestas Automáticas, puede redactar su(s) mensaje(s) OOO y configurar los tiempos de envío. Haga clic en Reglas en la parte inferior izquierda para obtener opciones de reglas adicionales. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Los controles fuera de la oficina en Outlook para Windows. El botón de Reglas en la parte inferior izquierda proporciona opciones adicionales de respuesta automática que no están disponibles para los no usuarios de Windows.
Outlook, filtros

Outlook para Mac: Haga clic en la pestaña Herramientas de la cinta, luego haga clic en el botón Fuera de la oficina, redacte su(s) mensaje(s) OOO y configure los tiempos de envío. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Outlook para la Web: Haga clic en el botón Configuración (ícono de engranaje) en la parte superior derecha de la ventana de Outlook para web. En la parte inferior del panel de ajustes que aparece, haga clic en el enlace Ver todos los ajustes de Outlook. Haga clic en Correo en el panel de la izquierda si no se muestran los ajustes de correo. A continuación, haga clic en Respuestas automáticas en el panel central para abrir el panel "Respuestas automáticas" a la derecha. Ponga la opción "Activar respuestas automáticas" en Activado y, a continuación, redacte su(s) mensaje(s) OOO y configure los tiempos de envío. Haga clic en Guardar cuando termine.

Outlook para iOS: Toque el ícono de usuario en la parte superior izquierda (normalmente su foto o sus iniciales) para abrir el panel de opciones, y luego toca el botón Configuración (ícono de la marcha) en la parte inferior izquierda para abrir la pantalla de Configuración. Toque su cuenta de Office 365/Microsoft 365 o Exchange y luego toque Respuestas automáticas en la pantalla de información de la cuenta que se abre. Establezca el interruptor de Respuesta automática en Activado y luego redacte su(s) mensaje(s) OOO. Puntee en ? en la esquina superior derecha cuando haya terminado.

Outlook para Android: Toque el ícono de usuario en la parte superior izquierda (normalmente su foto o sus iniciales) para abrir el panel de opciones, luego toca el botón Configuración (ícono de marcha) en la parte inferior para abrir la pantalla de Configuración. Puntee en su cuenta de Office 365/Microsoft 365 o Exchange y luego puntee en Respuestas automáticas en la pantalla de información de la cuenta que se abre. Establezca la opción de Respuestas automáticas en Activado y luego redacte su(s) mensaje(s) OOO. Puntee en ? cuando haya terminado.

Apple Mail para macOS: Haga clic con el botón secundario en su cuenta de correo electrónico de Office 365/Microsoft 365 o Outlook o en cualquiera de sus carpetas en el panel Buzones, y luego elija Fuera de la oficina en el menú contextual que aparece. Redacte su(s) mensaje(s) OOO y configure los tiempos de envío, luego cierre la ventana cuando haya terminado.

Apple Mail para iOS: Abra la aplicación de Configuración de iOS, luego toca Contraseñas y Cuentas. Toque su cuenta de Office 365/Microsoft 365 o Exchange para abrir su configuración, luego toque Respuesta automática para abrir la pantalla de Respuesta automática. Establezca el interruptor de Respuesta automática en Activado, redacte su(s) mensaje(s) de OOO y opcionalmente establezca una fecha de finalización. Puntee en Guardar cuando haya terminado.