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Reportajes y análisis

Adquisición ágil de TI en un mundo post-COVID

[24/07/2020] En los últimos meses, IDC ha realizado varias mesas redondas virtuales con ejecutivos de sourcing y TI sobre aprovisionamiento de tecnología y prácticas de recuperación ante el COVID-19. Un tema que surgió es que las prácticas de abastecimiento ágil están impulsando sus estrategias de recuperación.

Para algunos, el cambio a la adquisición ágil se produjo por necesidad. "Cuando el COVID llegó, tuve que dar cabida a nuevas solicitudes de adquisición de TI mediante acuerdos maestros en menos de tres horas, nos cuenta un alto ejecutivo de compras. "Pero luego volvimos a nuestra negociación basada en el riesgo, haciendo evaluaciones rápidas para ver dónde estaba la tolerancia. y si era posible mitigar el riesgo en una relación contractual. Si no podíamos mitigar ciertos riesgos, realizábamos un asesoramiento sobre riesgos, señala. "Utilizamos una evaluación rápida de riesgos de la situación para acelerar las negociaciones o hacer clic en los términos y continuar. Después del COVID, tendremos un proceso de adquisición más práctico, flexible y ágil.

Hacia un enfoque ágil

Las organizaciones han reconocido desde hace mucho tiempo la dificultad del ciclo tradicional de adquisiciones, anclado con la omnipresente solicitud de propuestas (RFP). Como comentó recientemente un CIO de la lista Fortune 500: "Pasamos un año desarrollando especificaciones ERP para incluirlas en una RFP, solo para descubrir que el panorama tecnológico y las capacidades habían cambiado. Literalmente nos atrasamos un año.

De hecho, con la interrupción digital, un proceso de adquisición tradicional excesivamente cauteloso y prolongado, introduce su propio componente de riesgo: cuando los competidores se mueven más rápidamente y la tecnología cambia con mayor frecuencia, las adquisiciones lentas pueden dejar a una empresa en una posición plana y vulnerable.

Los ejecutivos de compras de vanguardia reconocen la necesidad de cumplir un conjunto de objetivos empresariales necesarios utilizando un enfoque completamente diferente. Aunque las RFP todavía son utilizadas, ya no son tan engorrosas como lo eran en el pasado, y los ejecutivos de tecnología han comenzado a depender más de fuentes alternativas de información para evaluar tecnologías competidoras. El objetivo es transformar el proceso de adquisición para que sea más rápido, ágil y flexible, y para que aporte valor al negocio antes.

Comenzando con la adquisición ágil

Institute for Public Procurement (NIGP) define la adquisición ágil como un "enfoque de la adquisición que es flexible, adaptable, colaborativo y orientado a los resultados. Además, el NIGP sugiere cambios culturales que se requieren para el éxito de las adquisiciones ágiles, con varios cambios clave: desde centrarse en los contratos hasta centrarse en los proyectos, desde comprar un servicio hasta entablar una relación, y desde la gestión de contratos hasta la supervisión del rendimiento.

La implementación de un proceso de adquisición ágil requiere un compromiso claro por parte del liderazgo de compras. Si los métodos ágiles son nuevos para la organización, es posible que se requiera un tiempo considerable y conocimientos externos para comprender cómo funciona la agilidad. En el último año, organizaciones profesionales como Sourcing Interest Group (SIG) e International Association of Commercial and Contract Management (IACCM) han brindado seminarios y capacitación sobre la adquisición ágil. Póngase en contacto con las organizaciones de su sector para comprender cómo están implementando las adquisiciones ágiles.

En las organizaciones en las que la agilidad se ha utilizado con éxito en la entrega de sistemas de información, puede ser útil aprovechar las habilidades y los conocimientos para guiar el desarrollo del nuevo proceso de adquisición ágil. Alinee las organizaciones de abastecimiento con las necesidades críticas del negocio y de la transformación digital, y adapte las prácticas de abastecimiento estratégico a su cultura empresarial existente.

Para empezar, identifique algunos proyectos piloto pequeños en los que se pueda utilizar la adquisición ágil, entendiendo que todos los proyectos de adquisición son candidatos para la adquisición ágil. Lo ideal sería seleccionar proyectos que tengan un período de entrega corto y que respalden un objetivo de transformación digital. Codifique las lecciones aprendidas de los proyectos piloto de adquisiciones ágiles y comience una implementación formal. Luego, implemente de manera selectiva la adquisición ágil en varios proyectos de adquisición.

La herramienta adecuada para el trabajo

No por casualidad, en el contexto de la adquisición ágil, la RFP es solo una de las muchas herramientas. Recientemente hablamos con un CPO cuya organización de compras estaba tratando de mejorar y establecerse como un RFP sourcing team, a tal punto que las compras estaban ahogando la innovación de la compañía. Les dijo: "Si emiten una RFP sin mi aprobación expresa por adelantado, están despedidos. Su amenaza obligó al equipo a aprender rápidamente cómo tener negociaciones de mayor nivel y más transparentes con los proveedores, permitiendo a ambas partes llegar a las cosas esenciales que cada una necesita.

El ejecutivo señala que este alejamiento de las RFP "eleva las relaciones con los proveedores clave en las categorías clave en las que elige adoptar este enfoque. "Se requiere una gran disciplina como equipo de liderazgo de abastecimiento para mantener la disciplina, el profesionalismo y la ventaja competitiva de los equipos. Esta pandemia puede ser el momento y el lugar para experimentar con este enfoque, y luego elegir selectivamente cuándo adoptarlo. Usted puede hacer que su equipo de adquisiciones mejore su conjunto de habilidades.