[27/07/2020] Pocos proyectos se completan sin problemas, ya que hay muchos problemas que pueden surgir a lo largo del viaje de un proyecto desde que se idea hasta que se aprueba. Tratar los problemas con calma y eficiencia es un aspecto clave del papel del director de proyectos, y algunos de los retos a los que se enfrentará como director de proyectos pueden manejarse con relativa facilidad sobre la marcha. Otros, sin embargo, tendrán un mayor impacto en el éxito de su proyecto.
A continuación, se presentan seis errores comunes en la gestión de proyectos que perjudican el éxito de los mismos, junto con estrategias de gestión de riesgos y consejos para evitarlos antes de que desbaraten el progreso de su proyecto.
Objetivos estratégicos desalineados
Cada proyecto que su compañía lance debe atarse a los objetivos de toda la empresa. Cuando se utilizan tiempo y recursos valiosos para ejecutar proyectos que no se ajustan a la visión de su empresa, se ponen en peligro proyectos más importantes y, en última instancia, también el éxito a largo plazo de su empresa.
Para garantizar que esto no suceda, cada proyecto debe tener un caso empresarial sólido y aprobado que explique específicamente cómo se alinea con los objetivos establecidos por los ejecutivos de su empresa. El objetivo de cada proyecto debe documentarse para garantizar que el proyecto sea específico, mensurable, alcanzable, pertinente para los objetivos de toda la empresa y oportuno (también conocido como S.M.A.R.T). Identifique todas las metas y documéntelas en el estatuto del proyecto para ayudar a crear claridad sobre el propósito del proyecto y atenerse a su finalidad revisando el estatuto y alineando los esfuerzos del equipo en torno a él.
No se patrocina el proyecto
Así como los equipos de proyectos y los interesados dependen de los directores de proyectos para recibir apoyo y orientación, los directores de proyectos también dependen de los patrocinadores de los proyectos para lo mismo. El patrocinador del proyecto suele ser un miembro del equipo ejecutivo, y esta persona defiende el proyecto, proporciona información y ayuda a los administradores del proyecto a resolver los conflictos cuando es necesario escalar.
Los patrocinadores también marcan la pauta para que el proyecto influya en la aceptación de la empresa. El cambio no es fácilmente aceptado por la mayoría de los interesados. Sin un patrocinador que ayude a allanar el camino, los gerentes de proyecto pueden quedar a la zaga de los ejecutivos, los equipos multifuncionales, los clientes y los usuarios finales. Cada proyecto debe tener un patrocinador que inicie conversaciones con otros ejecutivos y líderes de equipo acerca de por qué un proyecto debe seguir adelante. También deben transmitir los beneficios, quiénes serán asignados para dirigir el proyecto, y solicitar que los líderes de equipos multifuncionales compartan información con sus departamentos.
Planificación deficiente de la capacidad y gestión de los recursos
Antes de que su empresa pueda asignar y gestionar los recursos del proyecto, tendrá que planificar la capacidad de los recursos. En la etapa de planificación, esto significa determinar los recursos que pueden requerirse para un proyecto, y luego identificar el conjunto de recursos disponibles. Si se pasa por alto esta etapa se puede arriesgar el éxito del proyecto.
Muchas empresas aprovechan diferentes herramientas para llevar a cabo la planificación de escenarios hipotéticos durante la fase de planificación y la fase de gestión de recursos como instrumento de gestión de riesgos, para comprobar el impacto de la asignación, la gestión y el desplazamiento de los plazos y recursos del proyecto. La planificación de escenarios hipotéticos ofrece muchos beneficios. Ayuda a su empresa a identificar las opciones de recursos en tiempo real, a equilibrar las cargas de trabajo y a optimizar el uso de todos los recursos para garantizar que los miembros del equipo y las partes interesadas no se asignen en exceso. También garantiza que las fechas de inicio y finalización de las tareas o proyectos no se vean afectadas negativamente.
Metodologías desalineadas
Las metodologías de gestión de proyectos proporcionan a los equipos de proyectos un conjunto de normas a seguir en la gestión de proyectos individuales. La elección de la metodología correcta para ejecutar su proyecto es la clave para asegurar una entrega rápida y precisa en la premisa del proyecto. La ejecución de proyectos sin una metodología eficaz, o el alineamiento de la experiencia de su proyecto y de su equipo con la metodología equivocada, probablemente aumente el riesgo de fracaso.
Hay muchas metodologías para elegir, cada una de las cuales sirve a un propósito diferente, pero a veces superpuesto. Las metodologías de gestión de proyectos guían la forma en que su equipo cumple sus objetivos. Algunas metodologías bien adoptadas tienen por objeto reducir los defectos de los productos; otras aseguran que sus procesos sean eficaces; mientras que otras son para una entrega más rápida de los productos o servicios. Es vital que las capacidades de su equipo estén bien adaptadas a las metodologías elegidas.
Fallas de comunicación
Se estima que el 20% de los proyectos fracasan debido a la ineficacia de la comunicación. Son muchos los factores que contribuyen a la mala comunicación y a las averías, tanto en el trabajo diario como en el de los proyectos. Los estilos o métodos de comunicación, las tensiones existentes, los objetivos en conflicto, la comunicación inoportuna y la falta de comunicación, entre otras cuestiones, tienen el potencial de crear problemas importantes para su proyecto.
Teniendo en cuenta que la comunicación constituye el aspecto más importante de una gestión eficaz de proyectos, el desarrollo de estrategias de comunicación eficaces es fundamental para lograr los objetivos de su proyecto. Conocer a su público es clave para desarrollar la estrategia de comunicación adecuada. La comunicación debe ser oportuna, frecuente, clara y transparente. Es igualmente importante ser inclusiva y respetuosa. Otra cosa en la que deben centrarse los directores de proyectos es en asegurar que la comunicación sea coherente en todos los proyectos, lo que puede ayudar a que los proyectos avancen con mayor fluidez.
No disponer de los programas y herramientas adecuados
Es prácticamente imposible cumplir con éxito los objetivos de un proyecto sin algún tipo de software o herramientas de gestión de proyectos. Sin herramientas para planificar, ejecutar y supervisar los proyectos, es poco probable que el gerente de proyectos tenga éxito en su función.
Con tantas piezas en movimiento, la gestión de proyectos -incluso en las empresas más pequeñas y los proyectos más pequeños- puede ser desalentadora. Los proyectos más grandes que tienen múltiples tareas, objetivos y recursos simplemente no podrían ser administrados de manera eficaz o eficiente. Antes de contemplar qué proyectos abordar, identifique y evalúe la solución correcta de gestión de proyectos que ayude a sus equipos a gestionar las tareas, los recursos, el calendario de trabajo y la colaboración.
Abordar estos temas comunes de administración de proyectos puede reducir muchos de los riesgos asociados y mantener sus proyectos en el camino correcto hacia la realización de beneficios.
Moira Alexander, CIO (EE.UU.)
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