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5 consejos para la incorporación remota a TI

[24/08/2020] La pandemia de COVID-19 ha impactado la forma en la que trabajamos, los empleados de todo el mundo están trabajando de forma remota. Y, aunque algunas empresas están despidiendo a los trabajadores o cerrando sus puertas, otras se encuentran realizando pequeñas contrataciones, luchando por seleccionar e incorporar trabajadores para satisfacer la creciente demanda.

Si su empresa enfrenta la necesidad de nuevos talentos durante la pandemia, es posible que se pregunte cómo incorporar a los nuevos trabajadores de forma remota. Dado que no puede contratar nuevos empleados para la incorporación y la capacitación, deberá ser creativo para asegurarse de que los nuevos trabajadores se aclimaten a sus roles desde el primer día y se sientan parte del equipo.

A continuación, cinco consejos para causar una buena primera impresión en sus nuevas contrataciones cuando se incorporen en línea.

Automatice lo que pueda

La automatización es la forma más fácil de aliviar las tareas mundanas, minimizar el papeleo y ofrecer a los nuevos empleados toda la información que necesitan. Kirsten Wolberg, CTO de DocuSign, afirma que su equipo utiliza Slackbots para reducir algunas de las idas y venidas de los primeros días que pueden ocurrir con el papeleo, los documentos de incorporación y las presentaciones de nuevos empleados.

Cuando un nuevo empleado inicia sesión en Slack, se configuran automáticamente con los canales de Slack necesarios para su función. Cada canal incluye documentación relevante y necesaria para su rol o área, y también les da acceso a los miembros del equipo, quienes pueden responder preguntas. También hay un Slackbot que presenta automáticamente nuevas contrataciones a la empresa después de completar un breve cuestionario. Eso les da a las personas la oportunidad de llegar a conocer a un nuevo empleado y presentarse a sí mismos en el chat.

Si aún no la tiene, asegúrese de conseguir toda la documentación y contenido de incorporación en línea y en la nube lo antes posible. Esto hace que toda la documentación importante sea fácilmente accesible para que los nuevos empleados puedan encontrar rápidamente lo que están buscando. Asegúrese de tener canales Slack, o algo similar, que estén claramente definidos y puedan actuar como un recurso fácil para los nuevos empleados cuando necesiten volver a visitar procesos o comunicarse con alguien en un área específica.

Planee enfrentar obstáculos

Según Miles Ward, CTO de SADA Systems, la compañía ha estado contratando trabajadores remotos durante más de 15 años -pero en el pasado, los nuevos empleados eran trasladados a la sede central para su incorporación y capacitación. Durante su tiempo en la oficina, el área de TI configuraría su hardware on-site. Pero debido a la COVID-19, ya no es factible llevar a los nuevos empleados, por lo que el proceso se realiza completamente en línea. Y, con tiempos de envío impredecibles, el equipo de Ward pasó a mantener el inventario en casa, siendo el personal de TI el responsable de la incorporación.

"Ha sido mucho más fácil para nosotros, y más confiable, tener un inventario en casa y que los líderes de TI estén a cargo de los diferentes grupos de nuestro equipo. Pueden configurar todo e implementarlo de la manera que les gusta, y luego empaquetarlo todo como un solo envío que va al empleado, afirma Ward.

En la caja de bienvenida también se incluyen polos, calcomanías y otros artículos de marca corporativa para ayudar a que los nuevos empleados se sientan parte de la cultura desde el primer día, incluso si no pueden estar en la oficina. El equipo de Ward también contrata, para los nuevos empleados, una caja de refrigerio como reemplazo de los refrigerios que se ofrecen en las cocinas de las oficinas. Estos pequeños detalles pueden ayudar a compensar el cambio en la incorporación. Si bien no puede involucrar físicamente a los empleados en la cultura de la empresa, existen pequeñas cosas que puede hacer para que la experiencia de incorporación remota sea más atractiva.

Aproveche sus herramientas actuales

Si está llevando a cabo su proceso de incorporación en línea, querrá aprovechar su fuerza de trabajo remota actual para ver qué herramientas funcionan mejor para los empleados que ya trabajan de forma remota. Elija una plataforma estandarizada para la comunicación e intente elegir algo con lo que la gente esté más familiarizada. Esto puede ayudar a minimizar la curva de aprendizaje cuando contrata a un nuevo empleado, especialmente si no tendrá la ventaja de la capacitación en persona sobre los nuevos sistemas o hardware.

Avon Puri, CIO de Rubrik, afirma que su equipo ha encontrado valioso confiar en herramientas populares como Salesforce, Slack y G Suite, porque la mayoría de los nuevos empleados en la industria tecnológica ya están trabajando con estas herramientas en otras compañías. Se enfrentará a menos dolores de cabeza si adopta herramientas populares en la nube en lugar de un sistema de software propio o de nicho, ya que la curva de aprendizaje será más baja. Los nuevos empleados de TI podrán comenzar a trabajar más rápido, sin estar capacitados, en diferentes herramientas.

El inicio de sesión único (SSO, por sus siglas en inglés) es otra forma de facilitarles la vida a sus nuevos trabajadores de TI. Puede automatizar fácilmente el proceso de SSO, por lo que los empleados se inscriben automáticamente en los sistemas correctos que necesitan para realizar su trabajo. El uso de estas herramientas, que ya están implementadas en el lugar de trabajo, puede ayudar a facilitar la transición a la incorporación remota.

Presente la cultura de su empresa

Wolberg afirma que DocuSign hizo la transición a la contratación e incorporación remotas una a dos semanas antes de que Seattle y San Francisco emitieran órdenes de confinamiento. Sabiendo que una gran parte del proceso de entrevista es dar a los candidatos una idea de la cultura de la oficina, Wolberg y su equipo pasaron por la oficina tomando videos y fotos para mostrar a los nuevos empleados dónde algún día estarían trabajando.

"También hemos tratado de llevar la mayor cantidad posible de nuestra cultura a las entrevistas, hablando mucho más y articulando verdaderamente lo que es cultural y único de la organización. Y tratar de poner en palabras esos intangibles, para ayudar a describir a un empleado lo que es trabajar en DocuSign, afirma Wolberg.

El equipo de Wolberg también participa en sesiones de baile de 10 minutos a través de videochat, lo que alivia el estrés y brinda a los nuevos empleados una plataforma informal para vincularse con los compañeros de trabajo. La compañía también organiza reuniones de "Pregúntame cualquier cosa que brindan a todos la oportunidad de hacer preguntas, poner caras a los nombres y aprender más sobre la organización.

Existen muchas maneras de mostrar su cultura corporativa. Ward afirma que, en SADA, por ejemplo, prácticamente han celebrado el mes del orgullo gay, organizado programas de cocina, y celebrado otros eventos que normalmente sucederían en la oficina. La esperanza es que esto ayude a los empleados actuales a sentirse comprometidos con la empresa, incluso cuando están en locaciones remotas, y puede darles a los nuevos empleados la oportunidad de comprender de qué se trata SADA y cómo encajan en la cultura.

Dé una buena primera impresión

Considere su proceso de incorporación como la primera impresión de su empresa. Usted querrá dar la bienvenida a los nuevos trabajadores remotos con una experiencia perfecta cuando se registren para trabajar en su primer día. El equipo de Wolberg trae a los empleados a la cultura de la oficina desde el momento en que encienden sus laptops de trabajo otorgadas por la empresa. Las pantallas de carga incluyen información sobre DocuSign y, a medida que la computadora se configura, se reproducen videos sobre el trabajo en DocuSign para el nuevo empleado.

Pequeños detalles como éste pueden ayudar a los empleados a sentirse comprometidos desde el primer día y desarrollar un sentido de la cultura de la empresa. Uno tiene que asegurarse de que los nuevos empleados sientan que tomaron la decisión correcta al aceptar su oferta de trabajo. Puede ser difícil para sus trabajadores tecnológicos sentirse entusiasmados con su nuevo rol si se encuentran con un proceso de incorporación desordenado o estresante.

"Creo que debe ser muy consciente de eso porque es importante, de que [su proceso de incorporación] sea lo más ágil y sin fricciones posible para su nuevo empleado, con el fin de que estos sientan que 'están bien, hicieron lo correcto', afirma Wolberg.