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7 pasos para preparar a TI para una segunda ola de COVID-19

[28/08/2020] Si bien el brote de COVID-19 está lejos de terminar, pueden llegar aún más problemas en un futuro no muy lejano. Este es el momento de que los líderes de TI comiencen a preparar a sus organizaciones para una posible segunda ola de brote.

Es posible que lo peor esté por venir, advierte Massimiliano Albanese, profesor de tecnología y ciencias de la información en Escuela de Ingeniería Volgenau de la Universidad George Mason. "Si bien nunca superamos realmente el primer brote de COVID-19, es probable que veamos una segunda ola de infecciones, lo que obligará a las organizaciones que estaban comenzando a hacer que los empleados vayan a las oficinas físicas a retomar las operaciones completamente remotas, señala.

Preparar su organización para manejar otro brote importante de COVID-19 requiere una planificación detallada y perspicaz, enfocada en la situación del peor de los casos que, con suerte, nunca llegará. Seguir estos siete pasos lo ayudará a comenzar.

1. Construya una cultura resiliente

TI debería asumir su papel como proveedor de infraestructura crítica interna y establecer sus expectativas operativas en consecuencia, sugiere Paul Rohmeyer, profesor de enseñanza asociado y director del programa de maestría en sistemas de información en Stevens Institute of Technology. "Específicamente, TI necesita establecer una cultura que reconozca que las disrupciones futuras, pandémicas o de otro tipo, indudablemente resultarán en un aumento de la demanda de los profesionales de TI.

Los líderes de TI también deben preparar a sus equipos para el hecho de que un segundo brote importante de COVID-19 puede requerir que trabajen más horas y que tal vez tengan que viajar a centros de datos y otras ubicaciones en un momento en que la mayoría de los empleados estarán protegidos en sus casas. Esa concientización debería funcionar de dos maneras, señala Rohmeyer. "Los empleados deben estar preparados para ser llamados en una crisis, y la gerencia debe reconocer y recompensar a las personas y departamentos responsables de mantener la empresa a flote, explica.

En el entorno de incertidumbre actual, es importante permanecer ágil y comunicativo, sugiere Rich Temple, vicepresidente y CIO en Deborah Heart and Lung Center. "Nadie sabe exactamente qué forma puede tomar el próximo brote, pero lo que sí sabemos es que, de manera colectiva, tendremos que derribar muros, girar rápidamente y estar listos para implementar con éxito nuevas tecnologías y flujos de trabajo casi instantáneamente.

Aléjese rápidamente de las infraestructuras y los sistemas heredados que obstaculizan o impiden el despliegue exitoso de equipos dispersos, aconseja Toby Buckalew, CIO de OneShare Health, un ministerio y proveedor de planes de salud de costos compartidos. "Reconsidere cómo se están haciendo las cosas; reconsidere sus hojas de ruta, señala. Comience a planificar hoy para la nueva normalidad de mañana. "Esto significa trabajar con la alta dirección para comprender la nueva estrategia de operaciones de negocios, señala Buckalew.

 

Si bien la planificación es esencial, también lo es la decisión. "Puede tener todas las ITIL y las mejores prácticas del mundo, pero si no puede saltar al barco cuando ocurre una emergencia y no puede tomar decisiones rápidas, se ahogará, asegura Temple. "Todos tiene que estar preparados para hacer lo que sea necesario para abordar la crisis inmediata que se avecina.

2. Evalúe los recursos de TI disponibles

TI debe garantizar que los empleados remotos tengan todos los recursos que necesitan para trabajar de manera eficaz desde casa, tanto el hardware como el software.

"La primera ola de COVID-19 nos tomó por sorpresa -aunque debimos haber estado preparados para algo así- y la transición a operaciones remotas estuvo lejos de ser ideal, señala Albanese.

Durante este primer cierre, debido a la mala planificación y preparación, los costosos recursos de TI permanecieron inactivos en oficinas y laboratorios desiertos, mientras los empleados trabajaban desde casa en plataformas inferiores de hardware/software.

"Podemos planificar mejor el futuro y utilizar nuestros recursos de manera más eficiente, comenta. Albanese también aconseja a los líderes de TI que verifiquen sus carteras de herramientas de colaboración en busca de un nivel suficiente de redundancia y diversidad. Tener acceso a herramientas alternativas es esencial para garantizar flujos de trabajo ininterrumpidos si una plataforma de colaboración falla repentinamente o se vuelve inaccesible.

Rohmeyer sugiere que el acceso remoto sea lo más fácil e intuitivo posible, ya que durante el brote inicial de COVID, muchos centros de asistencia se vieron abrumadas por las solicitudes de soporte de usuarios confundidos y frustrados. "El control de acceso, incluida la autenticación de múltiples factores, debe presentarse de una manera coherente y sencilla que sea aceptable para los usuarios con habilidades técnicas promedio, explica.

También es importante estar al tanto de las actualizaciones y mantener actualizados los recursos clave. "Por ejemplo, cuando se produjo la pandemia, el soporte para Windows 7 había terminado hace apenas un par de meses, y una buena cantidad de máquinas todavía tenían que actualizarse a Windows 10, señala Albanese. "Muchas de las máquinas que se llevaron a casa no pudieron ser actualizadas de forma remota, y gran parte de las que se quedaron tampoco pudieron actualizarse porque no había nadie en ese lugar para reiniciarlas.

3. Evalúe y actualice las herramientas de conectividad del trabajo desde casa

La conectividad es el sustento que hace posible trabajar desde casa; sin embargo, muchas organizaciones experimentaron serios problemas de capacidad durante el brote inicial de COVID.

"Asegúrese de que sus plataformas seguras de acceso remoto sean escalables para brindar soporte al 100% de sus usuarios, sugiere James Breeze, director de la consultora tecnológica DMW Group. "Por lo general, las organizaciones dimensionan sus plataformas de acceso remoto para una concurrencia del 20 al 50%, y pueden experimentar problemas de rendimiento o disponibilidad cuando la demanda aumenta significativamente.

Dependiendo de cada plataforma de acceso remoto, puede tomar una cantidad considerable de tiempo adquirir e instalar hardware y conexiones de red capaces de escalar hasta un nivel que brinde soporte a todos los usuarios. "La sustitución de las soluciones de acceso remoto heredadas por un equivalente basado en la nube (...) puede permitir un escalado rápido sin la necesidad de invertir en hardware, señala Breeze.

4. Aprenda de los errores cometidos durante el primer cierre por COVID

Las lecciones aprendidas hace varios meses se están olvidando gradualmente a medida que los equipos de TI centran su atención en preocupaciones nuevas y más inmediatas. Una organización puede, por ejemplo, haber tenido dificultades para obtener suficiente capacidad de VPN y ancho de banda durante los primeros días de la pandemia, y se dio cuenta de que sería una buena idea implementar puntos finales de VPN adicionales o aumentar el ancho de banda lo antes posible.

"Sin embargo, es posible que nunca se haya concretado esa intención, y a medida que se desarrolló la pandemia se encontraron otras soluciones, comenta Michael Cantor, CIO de Park Place Technologies, un proveedor de servicios de soporte para centros de datos. "Este es el momento de revisar esos cambios y ponerlos en práctica antes del próximo brote.

5. Actualice su plan de continuidad del negocio

Para garantizar que las operaciones continúen sin interrupciones o retrasos durante otro cierre importante por COVID, actualice el plan de continuidad del negocio (BCP, por sus siglas en inglés) actual de su organización para incluir las lecciones aprendidas del primer brote.

"Toda organización debería tener un BCP y, con suerte, debería haberse seguido mientras trasladaban a sus trabajadores a nuevas ubicaciones, anota Cantor. "Tomarse el tiempo para revisar el BCP actual, confirmar que contiene todas las lecciones aprendidas de la primera ejecución, y aplicar esas lecciones ahora, garantizará que la organización esté lista para el próximo brote.

6. Mueva los proyectos de transformación digital a primer plano

La transformación digital y los proyectos empresariales relacionados, como los pedidos en línea, la recogida en la acera y las compras sin contacto, solían carecer de fondos suficientes antes de la era COVID. "La pandemia ha convertido estas iniciativas en imperativos para la supervivencia de los negocios, señala Goutham Belliappa, vicepresidente de ingeniería de inteligencia artificial en la empresa de consultoría de negocios Capgemini. Señala que es probable que TI necesite colaborar con otros departamentos de tecnología para implementar rápidamente conceptos innovadores en la producción, así como para descubrir nuevas formas de interactuar con los clientes y mantener sus negocios a flote y prósperos.

Si bien muchas empresas escatimaron en proyectos de modernización durante los últimos años, el brote inicial de COVID demostró el valor de la constante evolución de la infraestructura de TI. "Crear flexibilidad en la infraestructura de una organización será clave para sobrevivir a una nueva ola pandémica u otro evento que obligue a la empresa a reubicar sus operaciones, indica Buckalew.

Buckalew aconseja promover la virtualización siempre que sea posible. "La virtualización de la infraestructura y de las estaciones de trabajo puede abordar la mayoría de los desafíos que enfrentará una organización, anota. Hacer pruebas es la clave para una implementación exitosa de la infraestructura virtualizada. "Las pruebas no tienen por qué ser intrusivas, pero debería ser válido, señala Buckalew. "Hacer que personal clave trabaje de forma remota durante uno o dos días es una buena prueba de la capacidad de cumplir con el trabajo. La realización de pruebas en varios lugares, con participantes de toda la organización, mejora aún más las posibilidades de identificar cualquier problema que deba resolverse.

7. Redoble la apuesta por la ciberseguridad

El caos empresarial es un sueño hecho realidad para los ciberdelincuentes, que están ansiosos por aprovechar las brechas de seguridad creadas por las nuevas tecnologías de acceso remoto, a menudo muy poco protegidas. Un gran brote pandémico crea una ventana de oportunidad ideal para los ladrones de datos y otros atacantes del sistema.

Los líderes de TI deben mantener a sus equipos de ciberseguridad más alerta de lo habitual, aconseja Breeze. "Con una reducción de personal (...) los equipos de soporte y seguridad de TI pueden verse limitados, dando a los atacantes cibernéticos más oportunidades a través de sistemas sin parches o retrasos en la respuesta a incidentes, explica. Un aumento en la cantidad de personas que trabajan fuera de un entorno de oficina también puede hacer que las empresas sean más susceptibles a ataques cibernéticos de phishing o malware "ya que las líneas de desdibujan entre el trabajo y la vida personal, agrega Breeze.