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El paso de Camposol a S/4 HANA, en plena pandemia

[14/10/2020] ¿Qué hicieron las empresas cuando llegó la pandemia? ¿Detuvieron sus proyectos de TI? En realidad, no. Quizás hubo retrasos y se postergaron fechas de salidas, pero los proyectos no se detuvieron. Uno de esos proyectos fue el paso de SAP R3 a SAP S/4 HANA del Grupo Camposol. Realizado a inicios de julio de este año, el caso de Camposol ilustra el esfuerzo de las firmas peruanas por seguir con el negocio a pesar de lo adverso del entorno.

En una videoconferencia en días pasados, Andrés Colichón, CFO del Grupo Camposol, y José del Río, country manager de SAP en Perú, mostraron ante un grupo de periodistas especializados, la forma en que se llevó a cabo este cambio y los detalles de lo que implica hacerlo en medio de un entorno tan complicado como lo es una pandemia global.

Andrés Colichón, CFO del Grupo Camposol.

El camino de Camposol

Como se sabe, Camposol no solo es la principal empresa agroexporadora del Perú, sino también uno de los actores de importancia de esta industria a nivel global. Sus operaciones agroindustriales abarcan cuatro países (Perú, Uruguay, Colombia y Chile) y sirven a mercados en tres continentes (América, Asia y Europa), lo cual configura un entramado de operaciones que requería de una plataforma lo suficientemente robusta como para soportar las demandas propias de un negocio global.

Como sostuvo Colichón durante la presentación, la firma se inició como exportadora de espárragos blancos envasados. De ahí evolucionó hacia otros productos como la palta y los arándanos; productos frescos, no envasados, que le daban a la compañía un portafolio más diversificado.

Cuando se ganó la suficiente escala con estos dos productos, el grupo pasó a una segunda fase de evolución que consistió en la desintermediación de sus operaciones; es decir, vender sus productos directamente a los retailers a los que antes solo llegaban a través de intermediarios.

En una tercera fase -que se inició hace unos tres años- pasan a la diversificación productiva; es decir, adquieren tierras en Uruguay y Colombia para cultivar sus productos. Posteriormente, también adquieren tierras de cultivo en Chile.

"La última fase viene de cara a la tecnología. Nosotros venimos de una empresa que está enfocada básicamente en la inversión -hemos invertido alrededor de 180 millones de dólares al año en los últimos años-, a una empresa que va a estar más basada en el conocimiento. Y para ello los sistemas de información son claves, indicó Colichón.

Y eso va en línea con lo que relató Del Río al señalar que, desde su experiencia, en la actualidad se pueden identificar cuatro frentes en los que las empresas están invirtiendo: abastecimiento, CRM, recursos humanos y S4/HANA.

José del Río, country manager de SAP en Perú.
José del Río, SAP, Camposol

"Comenzamos hace unos años digitalizando algunos procesos core en el campo, como el manejo del personal. De hecho, esto nos va a servir muchísimo ahora de cara a la pandemia, tener un control muy estricto de las personas que entran a los fundos, lo cual nos ha permitido capear esta situación de manera exitosa, indicó Colichón.

Camposol contaba con un sistema SAP R3, con unos 10 años de antigüedad, que deseaban cambiar por el SAP S/4 HANA desde el año pasado. Esa decisión se tomó cuando nadie sospechaba que el 2020 llegaría con una pandemia. Pero llegó y había que tomar una decisión. Se decidió continuar y salir en plena pandemia. "Decidimos salir en plena campaña de palta, recuerda Colichón.

La implementación tomó alrededor de un mes y finalizó el 1 de julio. Ese día, como señala el ejecutivo, apagaron un sistema y prendieron el otro.

Lo que en la práctica se hizo fue implementar 14 módulos de S/4 HANA, 12 módulos clásicos más dos particulares que no se tenían antes, y que iban a servir para sistematizar la cadena de suministro. "Como manejamos productos frescos. toda la parte de trazabilidad es clave como propuesta de valor para el supermercado, indicó Colichón.

Los módulos se implementaron en las oficinas que tiene la compañía en Perú, Holanda, Estados Unidos y China; y a fines de año se espera que se realicen los roll outs restantes -y más pequeños- en Colombia y Uruguay. Así, los usuarios que tenían R3 ahora han pasado a S/4 HANA sin problema, incluso, cuenta Colichón, han pasado ya por dos cierres contables sin problema alguno.

Por supuesto, se tuvieron que tomar algunas medidas por el hecho de que la implementación se realizó remotamente. Primero, se hizo una inversión en capacitar a los 40 key users que se encuentran en todo el mundo, para ello se utilizaron 400 horas en plataformas de videoconferencias. Además, también se implementó una mesa de ayuda que funcionó 24/7 para tomar las consultas de los usuarios.

Para la implementación se contó con unos 40 consultores entre miembros de SAP y del implementador Seidor que ayudaron en temas puntuales de la implementación. La operación fue un éxito, a decir de Colichón, pues seis días después de haber realizado el cierre ya contaban con estados financieros, lo cual es primordial pues la empresa cotiza en la bolsa de Nueva York.

"Lo que motivó nuestra migración fue tener un sistema que, primero, se monte sobre una plataforma de negocio actualizada y, segundo, que me dé los controles para operar tantas geografías de manera ágil, contestó Colichón cuando le preguntamos por aquellas funcionalidades que había ganado.

Además, le permite desplegar su estrategia de transformación digital más rápido; una estrategia que es la parte central de la fase 4 que se mencionó líneas arriba.

Por supuesto, toda implementación tiene 'retos' que enfrentar, y los de Colichón no fueron menores. De hecho, impactaron en la fecha final del go live.

"Inicialmente había pensado en salir antes de la campaña de palta, en la cola de la campaña de arándano del año anterior, pero tuvimos un retraso por la salida de un miembro clave del equipo de implementación. De hecho, ello motivó que haga una revisión integral con los expertos de SAP de todo lo realizado, y se me corrió un mes o dos meses más la salida en vivo, indicó el ejecutivo.

A pesar de ese inconveniente, se pudo salir en vivo y tener la plataforma funcionando en la actualidad. Colichón estima que el 98% de la facturación ya se realiza a través del nuevo sistema, ya que aún faltan que Colombia y Uruguay se unan a la plataforma.

Como señala un documento que se distribuyó luego de la videoconferencia de prensa, adicionalmente, se implementó la solución SAP Transportation Management para gestionar el transporte y garantizar la trazabilidad del producto hasta que llega a su destino. De esta manera se consolida la integración con los proveedores de transporte y los centros de almacenamiento y distribución que gestionan más ocho mil contenedores anualmente, equivalentes a unas 120 mil toneladas métricas de producto fresco.

A partir de la implementación de la nueva plataforma, Camposol ha obtenido una serie de beneficios como asegurar la sistematización de toda la trazabilidad desde el campo hasta la entrega del producto al cliente, el control y visibilidad de las operaciones en todas las geografías, lo que les viene permitiendo lograr una mayor capacidad de respuesta para la toma de decisiones además de un mejor control financiero.

¿Qué se aprendió de todo este proceso? Colichón afirmó que la principal lección es adelantarse. Parte del éxito de toda esta implementación se debió a que la firma ya estaba en capacidad de realizar trabajo remoto, y que incluso el hecho de poder trabajar en medio de una pandemia con trabajadores de campo se debe a la implementación en octubre del año pasado de una solución para gestionar al personal.

"Nosotros sabemos hoy cuántas personas están haciendo qué en cada fundo. Hemos determinado núcleos de siete personas que trabajan juntos. Si hay algún brote o contagio o riesgo, ese núcleo se aísla totalmente. Eso nos ha permitido tener una operación fluida desde que empezó la pandemia, indicó el ejecutivo.

Al adelantarse con este par de soluciones el proceso ha sido menos complicado de lo que hubiera podido ser, finalizó.

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