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20 formas de maximizar la colaboración con la nueva interfaz de Gmail

[09/11/2020] Es evidente que la bandeja de entrada ya no es lo que solía ser.

Es difícil de recordar ahora, pero en la era prehistórica de Internet de principios de la década del 2000, una bandeja de entrada era literalmente solo una bandeja de entrada -un lugar donde su correo electrónico entrante aterrizaba y esperaba ser respondido (o, más probablemente, ignorado).

Ahora, tras el reciente reposicionamiento de Gmail, por parte de Google, como un centro de productividad compatible con la colaboración, el correo electrónico es solo una pequeña parte de lo que representa la bandeja de entrada. La nueva configuración de Gmail es una combinación de correo electrónico, mensajería uno a uno, chat de equipo dirigido por canales, videoconferencias individuales y grupales, e incluso trabajo de documentos entre varias personas. Es un "nuevo hogar para el trabajo, como afirma Google, y realmente no existe un punto único de enfoque -como lo hace inmediatamente evidente la barra lateral izquierda de la pantalla recién ampliada de la página web.

La nueva interfaz de Gmail, con Mail, Chat, Rooms y Meet en la barra lateral y una conversación en equipo en el área principal de la pantalla.
Gmail, Google, interfaz

Si bien la nueva interfaz de Gmail puede ser increíblemente poderosa, también puede ser complicada -con numerosos paneles, ventanas subalternas y capas sobre capas de menús superpuestos. Y eso significa que, seguramente, pasará por alto algunas cosas útiles.

Bueno, ya no pasará nada por alto: esta guía detallada le mostrará cómo aprovechar al máximo las posibilidades de trabajo en equipo con mayor potencial de Gmail, desde los conceptos básicos de colaboración entre servicios hasta algunas opciones avanzadas increíbles. Simplemente siga los pasos a continuación, comparta la información con sus colegas, según sea necesario -y antes de que se dé cuenta, será un profesional habitual de la colaboración en la bandeja de entrada.

(Tenga en cuenta que los consejos aquí se aplican principalmente a la página web de Gmail para computadoras de escritorio, excepto donde se indique lo contrario. Además, los nuevos elementos de la interfaz de Gmail están disponibles actualmente solo para los suscriptores de pago de Google Workspace -anteriormente conocido como G Suite- pero Google afirma que se implementarán también a los consumidores habituales en algún momento de los próximos meses).

Colaborar con Chat en la nueva interfaz de Gmail

La función de chat de texto de Google es la que más tiempo tiene integrada en Gmail, aunque con muchos nombres diferentes a lo largo de los años. Ahora llamada simplemente Chat, está más integrada que nunca en la experiencia, pero aún hace exactamente lo que esperaría: le permite tener chats basados en texto con una o más personas.

1. Puede iniciar un nuevo chat individual o grupal, en cualquier momento, haciendo clic en el ícono más (+) dentro de la sección Chat de la barra lateral izquierda de la pantalla, en la página web de Gmail. Un punto importante para recordar al comenzar una nueva conversación: los chats uno a uno pueden incluir a cualquier persona que tenga una cuenta de Google válida, mientras que los chats grupales están limitados solo a personas dentro de su organización (para suscriptores de pago de Workspace) -aunque si necesita una sala con miembros internos y externos, existe una función separada para eso, como exploraremos más en la siguiente sección.

2. Una vez que haya iniciado un nuevo chat, aparecerá como una pequeña ventana en la parte inferior de su bandeja de entrada en la página web de Gmail. Preste mucha atención a los tres íconos en la esquina superior derecha de la ventana: el guion bajo minimizará la ventana y mostrará solo la barra de título, mientras que la flecha diagonal de doble cara maximizará la ventana y hará que ocupe toda la interfaz de la bandeja de entrada. Mientras tanto, la "x cerrará la ventana por completo -aunque siempre puede abrirla de nuevo buscando y haciendo clic en el chat, dentro de la barra lateral izquierda.

Los chats de Gmail se muestran como ventanas pequeñas para iniciarse, pero pueden minimizarse o maximizarse desde allí.
Gmail, Google, interfaz

3. No puede agregar más personas a un chat una vez iniciado, pero puede crear un nuevo chat con el mismo grupo de personas y luego agregar más personas a esa combinación. Simplemente haga clic en el ícono de menú de tres puntos, en la esquina superior derecha de la ventana de chat, seleccione "Iniciar un nuevo chat, y luego escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de cualquier persona que desee agregar. Cuando haya terminado la lista, haga clic en el botón azul "Crear en la parte inferior del cuadro.

4. Asimismo, en el ícono de menú de tres puntos de cada ventana de chat hay una opción intrigante para agregar un bot a su conversación actual. Algunos de los bots disponibles son distracciones tontas, pero investigue y encontrará algunas posibilidades potencialmente útiles -como los bots que traen al ambiente funciones de Asana, Atlas, Salesforce, Trello y Zapier. Incluso existen bots oficiales para Google Meet y Zoom que le permitirán programar fácilmente reuniones de video mientras se comunica con sus colegas.

La selección de bots de Google Chat dentro de Gmail va desde lo genuinamente útil hasta lo super específico, y a veces hasta lo caprichoso.
Gmail, Google, interfaz

5. Cuando alguien le envía un mensaje de chat que desea recordar -o tal vez dividirlo en un hilo más largo para una discusión más detallada- coloque el mouse sobre ese mensaje específico en la conversación y busque el ícono del sobre que aparece. Haga clic en éste y el mensaje se reenviará a su bandeja de entrada como correo electrónico.

6. Si desea crear una transcripción de una conversación de chat completa (o una gran parte de ella), primero acceda a la configuración principal de Gmail -haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la página web y seleccione "Ver todas las configuraciones -y asegúrese de que la opción "Atajos de teclado en la primera pestaña esté configurada en la posición de activada. (Si no es así, actívela y haga clic en el botón "Guardar Cambios en la parte inferior de la pantalla).

Luego, resalte los mensajes que desea guardar con el mouse, y presione Ctrl (o ?), Shift y la tecla de punto al mismo tiempo. Vaya a cualquier campo de texto en blanco, en Gmail o en cualquier otra aplicación, y presione Ctrl-V (o ? -V), y verá un registro con un formato agradable de todos los mensajes, cualquier enlace o archivo adjunto dentro de ellos, y cuándo exactamente fueron enviados.

7. Por defecto, todos los chats se guardan en Gmail y son fáciles de recuperar más tarde. Si desea dejar el registro y no tener una conversación guardada, haga clic en el ícono más (+), en la esquina inferior izquierda de una ventana de chat en la página web de Gmail. Luego, haga clic en el interruptor, a la izquierda de la barra de herramientas, que aparece para desactivar el historial de esa conversación. Siempre que el historial esté desactivado, todos los mensajes se eliminarán después de 24 horas (aunque debe tener en cuenta que eso solo afecta al final de la conversación; cualquier otra persona en el chat aún podría tener habilitado su historial).

8. Nunca lo hubiese adivinado, pero puede usar algunos comandos de formato básicos mientras escribe mensajes en los chats de Gmail:

  • Para negrita, presione Ctrl-B (o ? -B) -o rodee su texto con asteriscos, *así*.
  • Para cursiva, presione Ctrl-I (o ? -I) -o rodee su texto con guiones bajos, _como estos_.
  • Para tachar, presione Alt-Shift-5 (u Opción-Shift-5) -o rodee su texto con tildes, ~así~.

9. ¿Siente la necesidad de ser aún más expresivo? Simplemente presione la tecla de dos puntos (:) mientras escribe un mensaje en cualquier ventana de chat. Eso abrirá el selector oculto de emoticones de Gmail Chat. Luego puede desplazarse hacia abajo para encontrar lo que desea o seguir escribiendo para buscar símbolos específicos (aplaudir, pulgar hacia arriba, llorar o lo que sea que tenga en mente).

Puede encontrar cualquier emoji que necesite pulsando la tecla de los dos puntos mientras escribe en un chat de Gmail.
Gmail, Google, interfaz

Colaborar con Rooms en la nueva interfaz de Gmail

La distinción entre Chat y Rooms es un poco confusa -Google tuvo que crear una tabla completa para explicar las diferencias- pero la idea básica es que Chat es para conversaciones individuales o rápidas en grupo, mientras que Rooms es para una colaboración más elaborada y continua entre varios miembros del equipo sobre un tema específico (se incorpora la funcionalidad para trabajar en tareas, archivos y diferentes tipos de documentos). En otras palabras, Rooms cuenta con ventanas mucho más robustas que las de Chat, y están diseñadas para usarse más como canales en Slack o equipos en Microsoft Teams.

Las salas dentro de Gmail pueden albergar múltiples hilos de conversación para que las conversaciones estén más organizadas, ya sea que accedas a ellas desde su teléfono o desde una computadora.
Gmail, Google, interfaz

10. Con ese fin, puede incluir una combinación de personas de dentro y fuera de su organización dentro de Rooms (en un contexto de suscriptor de Workspace de pago) -pero debe tomar esa decisión al principio, cuando cree por primera vez la sala en Rooms. Para hacer eso, haga clic en el ícono más (+), dentro de la sección Rooms de la barra lateral izquierda en la página web de Gmail, luego seleccione "Crear sala, y asegúrese de marcar la casilla junto a "Permitir que personas ajenas a su organización se unan.

11. Rooms puede contener varios hilos de conversación para una organización aún más sencilla. Cada vez que inicie un tema nuevo y desee dividirlo en su propio hilo de conversación independiente, simplemente haga clic o toque el botón "Nuevo hilo en la parte inferior de la ventana de la sala.

12. Al igual que el chat, la configuración de Rooms de Gmail le permite reenviar cualquier mensaje específico a su bandeja de entrada para tener como referencia o ampliar la conversación. Coloque el cursor sobre el mensaje y busque el ícono del sobre para hacerlo.

13. Una de las partes más útiles de la nueva interfaz de Gmail es la forma en que le permite trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente dentro de una sala de Rooms -al menos en una computadora de escritorio- sin tener que salir de su bandeja de entrada. Simplemente comience a escribir un mensaje nuevo, luego haga clic en el ícono de Google Drive y busque el archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones que desee. El sistema de Gmail Rooms le pedirá que actualice los permisos del archivo, según sea necesario, para permitir que todos en la sala accedan a él...

Cuando añada un documento a una sala de Gmail, el sistema le pedirá automáticamente que actualice sus permisos.
Gmail, Google, interfaz

... y luego, aparecerá como una miniatura grande dentro de la sala de Rooms.

Un documento de Google Docs dentro de una sala de Gmail.
Gmail, Google, interfaz

Al hacer clic en la miniatura de la página web de Gmail, en ese mismo momento, se abrirá un panel nuevo donde puede ver y editar el archivo como si estuviera en la aplicación nativa de Docs, Sheets o Slides.

Puede editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones compartidas sin salir de Gmail.
Gmail, Google, interfaz

14. La configuración de Gmail Rooms proporciona una pestaña dedicada a Files o Archivos, en la que puede encontrar todos los archivos -ya sean asociados a Drive o simplemente una carga local normal- que se hayan compartido con una sala de Rooms. Solo asegúrese de tener la sala en cuestión maximizada, luego busque la pestaña Files en la parte superior. Si hace clic en el nombre de un archivo, se abrirá en una nueva pestaña del navegador. Y si mira a la derecha del nombre de un archivo, encontrará opciones para ver el archivo dentro de Drive, y saltar al área exacta del hilo de la conversación donde apareció el archivo por primera vez.

15. La ficha Tasks o Tareas, en ese mismo menú superior de la sala, le permite añadir tareas específicas según el propósito de esa sala e incluso asignársela a otra persona en la sala. Suponiendo que tiene activados los atajos de teclado de Gmail (consulte el consejo 7, más arriba), esa sección también tiene su propia colección especial de atajos ocultos:

  • Para agregar una nueva tarea, presione Enter.
  • Para alternar una tarea entre completa e incompleta, presione la barra espaciadora.
  • Para editar una tarea, presione Enter mientras esa tarea está resaltada.
  • Para dejar de editar una tarea, presione Esc.
  • Para eliminar una tarea, presione Retroceso.
  • Para mover una tarea hacia arriba o hacia abajo en la lista, mantenga presionada la tecla Alt y luego presione las flechas hacia arriba o hacia abajo.

16. Tome nota: también se aplican a Rooms los mismos consejos sobre el formato de texto, la selección de emoticones y la adición de bots mencionados para el área de Chat de la nueva interfaz de Gmail.

Colaborar con Meet en la nueva interfaz de Gmail

Cada vez más, las videoconferencias son una parte importante de la jornada laboral, por lo que Google ha hecho que sea muy fácil iniciar y unirse a reuniones de Meet desde Gmail.

17. No pase por alto la opción "Mis reuniones, dentro del área Meet, en el menú de la izquierda de la página web de Gmail. Eso le mostrará automáticamente todas las reuniones de video basadas en Meet que haya programado en Google Calendar, y también le brindará una forma rápida y sencilla de iniciar una nueva reunión, o unirse a una reunión existente, escribiendo su código o apodo (incluso si no está en su agenda).

Puede editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones compartidas sin salir de Gmail.
Google, Gmail, interfaz

18. Cuando abra por primera vez una nueva reunión de video -mientras todavía está viendo la vista previa de su propia cámara- haga clic en el ícono de menú de tres puntos en la esquina superior derecha del cuadro de video. Allí, encontrará una opción ingeniosa para difuminar la habitación detrás de usted, y hacerle lucir un poco más nítido y profesional. (Considere que los efectos especiales tienen límites en cuanto a lo que pueden hacer).

19. Una vez que se haya unido a una reunión activa, haga clic en el ícono de menú de tres puntos, en la esquina inferior derecha de la pantalla, para encontrar la misma opción de desenfoque de fondo junto con los comandos para activar la cancelación de ruido, grabar la reunión, activar en pantalla subtítulos de texto y cambiar a un teléfono para audio (en caso de que su micrófono no funcione).

20. Por último, pero no menos importante, haga clic en el texto "Detalles de la reunión, en la esquina inferior izquierda de la pantalla de la videoconferencia. Eso le mostrará el enlace de la reunión y el número de teléfono de acceso telefónico, en caso de que necesite enviárselo a alguien más a mitad de camino.

Gracias a la belleza de la colaboración remota, nadie sabrá nunca que en realidad usted está usando pantalones cortos de gimnasia de color rojo brillante debajo de su mitad superior con apariencia profesional.