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Pacasmayo: Hacia el modelo data driven

[11/11/2020] Hace unos días conversamos con Luis Miguel Soto, CIO de Pacasmayo, y

Carlos Yepez, responsable comercial de soluciones SAP para IBM, sobre la forma en que la implementación de S/4HANA sobre la nube pública de IBM había ayudado a Pacasmayo (antes Cementos Pacasmayo) en convertirse en una empresa data driven.

Para comenzar, la firma ya no solo se dedica a vender productos para la construcción -la clásica bolsa de cemento-, sino que ha cambiado hacia una firma que brinda servicios de construcción, habilitada por los 20 años de datos que tiene en su sistema SAP. La implementación ahora permite mayor agilidad para la empresa, y mayor comodidad a los trabajadores de campo al momento de interactuar con los sistemas de la compañía.

Luis Miguel Soto, CIO de Pacasmayo.

¿Cuál es la solución que se implementó y cuáles fueron los factores que le llevaron a implementarla?

Soto: Este viaje comenzó en el 2016 con el equipo de IBM, que siempre nos ha acompañado en esas exploraciones que hacemos en el mundo tecnológico de la transformación. Ese año ya teniendo una instancia de SAP con bastantes años de implementada y bastantes versiones -y migración de por medio- se tomó la decisión de establecer un roadmap de conversión tecnológica; entonces el negocio se encontraba en un punto en el que la plataforma que teníamos ya no daba para más.

Ya habíamos lanzado una nueva planta cementera en Piura, y los volúmenes que ella generaría al negocio harían que la plataforma que teníamos en ese entonces con SAP ya no iba a dar para más. Entonces, se estableció con IBM un roadmap de migración y actualización de toda nuestra plataforma de SAP, enrumbándonos hacia lo que ahora se conoce como S/4HANA. En ese entonces no se llamaba así; sin embargo, lo que teníamos que hacer era una serie de habilitaciones tecnológicas y actualizaciones para ir del estado cero en el que nos encontrábamos, a un estado ideal que es el que hoy tenemos.

En el 2017, la compañía dictamina una nueva visión. Pacasmayo como tal, cambia; nuestro CEO nos dicta una nueva visión y el camino a tomar para toda iniciativa dentro del negocio. Esa nueva visión nos compromete a que el roadmap que ya habíamos trazado para la actualización y llegar al punto ideal cobrara más fuerza y relevancia. Ya formaba parte de la estrategia de la compañía contar con una plataforma que nos permitiera estar a la altura de los cambios que se venían a nivel del negocio.

Finalmente, hicimos el proyecto con IBM, llevamos nuestro ERP tradicional a Suite on HANA en el 2016 para pasar después a una implementación específica para la parte contable en el 2017, y posteriormente llegar a S/4HANA 1709. Esa es la versión que implementamos y que es sobre la cual corre nuestro core actualmente.

Yepez: Fue muy importante dentro de este roadmap el hecho de entender muy bien hacia a donde quería llegar la compañía, porque no solo se trató de una renovación tecnológica o de cambio de plataforma, sino que ello permitió después incorporar muchas mejoras sobre los procesos actuales para llegar más rápido al mercado o mejorar la parte de supply chain. Eso permitió muchas mejoras porque la compañía pasó de ser una firma que proveía productos de construcción, a ser una empresa que provee servicios de construcción. La visión de la compañía ha ido cambiando conforme se han ido habilitando las mejoras tecnológicas.

¿En qué consiste el cambio de productos a servicios y cómo participa la implementación en este cambio?

Soto: Pasamos de ser una compañía que entrega productos -la clásica bolsa de cemento- a ser una empresa que provee soluciones de construcción; es decir, ya no entrego una bolsa de cemento sino un puente, una carretera, defensas rivereñas; en eso nos estamos enfocando. No es que hayamos abandonado el negocio tradicional, sino que se han realizado cambios; inclusive Pacasmayo pierde su primer nombre, ya no se llama Cementos Pacasmayo sino simplemente Pacasmayo.

¿Cómo nos ayudó la implementación? Nosotros veníamos trabajando ya con SAP por 20 años, con un modelo muy ad hoc en donde había muchos vicios que se habían implementado como parte de la práctica diaria. El proyecto de implementación nos ayudó a reconocer que lo que habíamos hecho durante todos estos años respondía a las necesidades que nuestro negocio tenía en ese momento; pero también a reconocer, al sentarnos con los líderes del negocio e IBM -que trajo las buenas prácticas de una implementación de S/4HANA-, que teníamos que repensar los procesos de negocio y validar si lo que teníamos era lo ideal.

Por otro lado, hacerlo en este momento era oportuno, porque ya no solo teníamos en la cabeza un negocio tradicional B2B sino un negocio que cambiaba. Estábamos abriendo tiendas propias, un canal directo con el consumidor final, y por ello nuestro espectro creció bastante. No nos limitamos a pensar que lo que teníamos como negocio era lo que íbamos a tener como negocio dentro de 20 años; todo lo contrario, teníamos que pensar cómo íbamos a responder a los cambios en el negocio de ahora en adelante. S/4HANA nos dio la oportunidad de repensar los procesos teniendo en consideración que el negocio y nuestros clientes ya habían cambiado.

Carlos Yepez, responsable comercial de soluciones SAP para IBM.
Pacasmayo, SAP Hana, IBM

¿Desde la perspectiva del usuario de la plataforma cuáles son los beneficios?

Soto: Sin duda, de cara al usuario, había muchos reclamos antes con la plataforma; tenía problemas de tiempo de respuesta y de caídas. Desde que implementamos S/4HANA no se ha caído ni una sola vez, no he tenido problemas de performance y, además, como implementamos la plataforma Fiori cambiamos la experiencia del usuario directamente sobre la plataforma. Hay usuarios que han visto la misma pantalla de SAP por 20 años -algunos la siguen viendo hasta el día de hoy- pero los usuarios de campo, como los de mantenimiento u operaciones, han adoptado la plataforma Fiori.

Esta plataforma no solo es una cara bonita para SAP, sino que simplifica el trabajo, porque lo que antes hacías en cinco o seis transacciones ahora lo puedes hacer en una sola y con una vista muy simplificada en una pantalla que puede ser vista en una tableta o celular. Eso es algo que perseguíamos sobre todo con las áreas operativas. Un operario debe tener la posibilidad de notificar algo en el momento y donde esté.

Eso fue un cambio. Específicamente, el área de operaciones nunca había usado SAP hasta la implementación de S/4HANA. Eso fue algo diferente porque teníamos SAP para todo el back y para el área de mantenimiento, pero el área de operaciones nunca había usado SAP y queríamos que esa introducción a la herramienta no fuera tan chocante, que simplemente el usuario tomara su tableta y encontrara las cinco o seis opciones que tiene que utilizar en su día a día y simplemente presionara la pantalla. Queríamos que la curva de aprendizaje no fuera tan drástica.

¿Cuáles han sido los mayores retos de la implementación?

Soto: Es difícil decir a personas que han trabajado por 20 años haciendo lo mismo que, de ahora en adelante, tenemos que repensar las cosas y hacerlas distinto. Algo que rescato es que el change management fue clave durante todo el proyecto, porque logramos que no solo los líderes sino también los key users y todos los que tenían que estar involucrados, lo estuvieran desde el día uno, pero con un mensaje claro de lo que iban a obtener al final.

Nosotros involucramos a un equipo de change management desde el principio; este no solo recogió el sentir de cada uno de los colaboradores, sino que los acompañó y fue clave para comunicar lo que se había logrado durante cada hito que se alcanzaba y cuál era el beneficio y si estábamos alcanzando la meta que nos habíamos trazado desde el inicio. Es difícil hacerlo con una empresa tradicional con muchos años detrás y porque no todos ven beneficio en la tecnología, sino que la ven como un enemigo. El change management ayudó muchísimo para que la adopción del proyecto y la herramienta fuera exitosa y que no tuviéramos detractores; y si encontrábamos uno que cambiara ese mindset durante el proyecto para que cuando concluya todos remáramos hacia el mismo lugar.

Yepez: En el caso de la consultoría el reto más importante era estar a la altura de lo que necesitaba Pacasmayo como roadmap de proyecto. S/4HANA es una solución que se lanzó en el 2015 y nosotros como IBM tuvimos la oportunidad de hacer el primer proyecto de S/4HANA en el 2016 en el Perú, y eso nos posicionaba como un partner que tenía las capacidades locales para hacer el proyecto apalancados en todo el conocimiento global de IBM. Todo eso para un roadmap que íbamos a acompañar durante tres años en diferentes fases; primero haciendo la migración a Suite on HANA, luego un proyecto que era más un requisito financiero, y después la implementación de S/4HANA.

Al ser una solución nueva nos íbamos a encontrar con muchas cosas que había que revisar, corregir y configurar rápidamente para que el deadline del proyecto se cumpliera tanto en tiempo como en forma. Al tocar todas las áreas de la compañía había mucha expectativa entre las personas con respecto a cómo iba a cambiar su manera de trabajar, y por eso quería resaltar que uno de los beneficios es que tanto los reportes financieros como el cierre contable se reducen drásticamente en tiempo.

Ayudó también que usáramos algunas herramientas previamente al proyecto. El HANA Impact Assessment es una evaluación que hacemos para determinar lo que se va a encontrar a nivel de impacto técnico, impacto en entrenamiento e impacto funcional; entonces ya sabíamos lo que nos íbamos a encontrar. Probablemente, si no ejecutábamos este assessment hubiéramos encontrado muchas sorpresas, pero como sí lo hicimos logramos mitigar los riesgos del proyecto, ya que ya teníamos un diagnóstico de lo que teníamos que modificar en cada área de la compañía.

¿Por qué se decidió implementarlo sobre la nube pública de IBM?

Soto: Lo que quisimos dentro de esta habilitación tecnológica fue enrumbar nuestro roadmap de transformación; entonces, si bien es cierto el core normalmente no tiende a tener crecimientos abruptos, que implicaría inversiones adicionales en infraestructura, lo que queríamos era dejar habilitado el core para que los servicios que se van a colgar con la información del core puedan crecer de forma ágil.

Nosotros apuntamos a ser una empresa data driven. Entonces, cuando la información que tenemos hosteada de 20 años de transacciones en SAP comienza a generar información valiosa -que nos va a dar más negocios y proteger de la competencia y tener nuestro core en la nube de IBM- buscamos explotar los servicios. Lo bueno es que no solo es información que está en el core de SAP sino de los demás sistemas. La idea es generar un gran data lake de información que está en estos diferentes repositorios y, con las herramientas de analítica avanzada que se encuentran en la nube, explotarlo en la mejor medida de lo posible, sin tener que hacer grandes inversiones. Entonces, no estábamos buscando generar ahorros en nuestra infraestructura al tenerlo hosteado en la nube, porque tampoco es que sea algo que el negocio reconozca como un gran ahorro. Es más una visión estratégica de cómo vamos a explotar la información y los servicios que tiene la nube a nivel de analítica para lograr insights de toda la información histórica que tenemos.

Todas nuestras cargas core ya están en la nube de IBM y, desde el 18 del mes pasado, logramos disponibilizar nuestra arquitectura de alta disponibilidad de forma tal que ante cualquier problema con nuestra infraestructura tenemos una cobertura dentro de la nube de IBM.

¿Desean agregar algo?

Yepez: En general, consideramos que como IBM somos un partner que podemos ofrecer el end to end del proyecto; es decir, desde la infraestructura, los servicios de consultoría, el change management e incluso el financiamiento del proyecto. Eso nos permite, cuando nos enfrentamos a un proyecto, ser one source para todo el proyecto, y eso nos permite apalancar también otras iniciativas dentro del proyecto.

Para el caso de Pacasmayo, pudimos ser flexibles para entregar rápidamente y a tiempo cuando el proyecto lo necesitara, como conectar el plan de infraestructura (los servidores) con el plan del proyecto, teniendo un solo punto de contacto para Pacasmayo.

Soto: La experiencia de IBM, que fue el motivo por el cual los elegimos, y el que hayamos hecho todo con ellos, permite una gestión mucho más simplificada y nos genera palancas para apoyarnos en todo el team de IBM y que pueda responder en un proyecto tan estratégico y complejo como era este. El hecho de que lo hiciéramos en cloud también fue fundamental porque nosotros no paramos; nuestro proyecto fue en paralelo a nuestro ambiente que seguía operando, de tal forma que cuando nos tocó salir a producción nuestro downtime fue de 52 horas; es decir, menos de un fin de semana. Realmente, el negocio nunca paró.

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