La mejor manera de transferir archivos a una nueva PC o Mac

[02/12/2020] ¡Felicidades! Tienes una nueva computadora. Si es la computadora de su trabajo, su departamento de informática probablemente instaló todas las aplicaciones de negocios que necesita en ella. Pero no tiene ninguno de sus archivos en la misma; esos todavía están en su vieja computadora. Así que se ha arremangado las mangas y se preparas para pasar mucho tiempo y esfuerzo trasladando sus archivos de su antigua computadora a la nueva.

¡Alto! Hay una forma mejor, al menos la mayoría de las veces, y funciona tanto si su vieja como la nueva computadora son PCs con Windows, Macs o una combinación de ambas.

Los métodos tradicionales de transferencia de archivos son complicados

Esos viejos y probados métodos para transferir archivos de una computadora a otra son:

• Usar utilidades de transferencia de archivos o una unidad externa para copiar los archivos a la nueva computadora. Pero tiene que encontrar y comprar una utilidad de transferencia de archivos (como Windows-to-Windows Laplink PCmover), y luego ejecutarla. Sí, los usuarios de Mac pueden utilizar la utilidad gratuita del Asistente para Migración que reside en la carpeta de Utilidades de MacOS para transferir archivos desde una Mac, una PC con Windows 7 o una PC con Windows 10, pero hay que conectar en red los equipos, lo que puede resultar difícil si se trata de un equipo con Windows, además de tener que instalar el software de Apple en la PC con Windows para transferir los archivos desde él.
• Conseguir un disco duro externo, una unidad de memoria USB o una tarjeta SD y copiar los archivos. Si va de una PC con Windows a una Mac y utilizas una unidad externa, ésta tiene que estar formateada para MS-DOS o NTFS de Windows, no para el APFS del Mac, para que éste pueda leerla y la PC pueda escribir en ella. Si va de una Mac a una PC con Windows, tiene que formatear la unidad como MS-DOS para que la PC pueda leerla y la Mac pueda escribir en ella. (O necesita encontrar y comprar un software que lea el sistema de archivos "alien" para que una PC con Windows pueda trabajar con una unidad APFS).
• Restaurando su copia de seguridad en su nueva computadora. (Tiene una copia de seguridad, ¿verdad?)

Todos esos métodos requieren mucho trabajo, y puedo recomendarlos sólo en circunstancias especiales:

• Quiere transferir su correo electrónico y contactos almacenados localmente, lo cual puede hacer el Asistente de Migración de Apple para una transferencia de Mac a Mac o de Windows a Mac. (Pero las posibilidades de que su correo electrónico y sus contactos estén almacenados en su servidor corporativo Exchange, Microsoft 365/Office 365, Gmail o G Suite/Google Workspace son altas, por lo que se transferirán del servidor a su nuevo equipo una vez que se sincronice de todos modos).
• Quiere transferir aplicaciones y configuraciones además de archivos. El Asistente de Migración de Apple puede transferir algunas preferencias del sistema y aplicaciones para una transferencia de Mac a Mac. Algunas utilidades de transferencia de terceros pueden hacer al menos parte de este trabajo de transferencia más que de archivos también en máquinas con Windows.
• Su departamento de TI no instalará, o no le dejará instalar, software de almacenamiento en la nube en su ordenador.
• Tienes un acceso limitado a Internet o un bajo nivel de uso de datos que haría que la transferencia de los archivos a la nube y viceversa fuera prohibitivamente difícil o costosa.

Si esas circunstancias especiales se aplican a usted, vea nuestras historias de acompañamiento para la migración a una nueva PC con Windows y la migración a una nueva Mac. De lo contrario, ¡siga leyendo!

Cómo usar un servicio de almacenamiento en la nube para transferir archivos a una nueva PC o Mac

Si utiliza un servicio de almacenamiento en la nube, todos los archivos almacenados en él estarán disponibles para todas las computadoras y dispositivos móviles que ejecuten la aplicación de ese servicio y estén conectados. Es esencialmente una transferencia instantánea, además de que le ahorra tener que mantener los archivos sincronizados en todos sus dispositivos.

Los servicios de almacenamiento más populares, como Microsoft OneDrive, Google Drive, Apple iCloud Drive, Dropbox y Box Drive, funcionan tanto en Windows como en MacOS. Otros también lo hacen. Los principales, así como muchos de los menos conocidos, también son compatibles tanto con iOS como con Android (la unidad iCloud Drive de Apple es la excepción notable; no es compatible con Android).

Nota: Es posible que su organización ya esté utilizando OneDrive o Google Drive como parte de Microsoft 365/Office 365 o Google G Suite/Workspace, respectivamente, u otro servicio de nube. Si es así, sus archivos se transferirán por usted una vez que haya iniciado sesión en la nueva computadora y se haya conectado a Internet.

La siguiente tabla muestra dónde conseguir las aplicaciones para Windows y MacOS; vaya a la Apple App Store o a la Google Play Store para las aplicaciones móviles.

Aplicaciones de almacenamiento en la nube para Windows y macOS

Tener el software de almacenamiento en la nube instalado y estar registrado son pasos clave, pero hay un paso más que dar: Asegúrese de que sus archivos se almacenan en la nube y no localmente. Si se almacenan localmente, no se sincronizarán con el servicio de almacenamiento en la nube.

De forma predeterminada, Windows y macOS le dirigen a las carpetas de documentos locales (denominadas Mis documentos en Windows 7), respectivamente, para almacenar sus archivos. Esas carpetas no están almacenadas en la nube, por lo que ni ellas ni sus archivos se transferirán automáticamente, aunque tanto Windows 10 como macOS tienen formas de hacerlo:

• En Windows: Para sincronizar el escritorio local, la carpeta Documentos, la carpeta Imágenes y su contenido con OneDrive, haga clic con el botón secundario en el icono de OneDrive en la barra de tareas, haga clic en el botón Ayuda y configuración en la ventana emergente, haga clic en Configuración en el menú contextual, vaya al panel Copia de seguridad, haga clic en el botón Administrar copia de seguridad, marque los elementos que desea sincronizar (Escritorio, Imágenes y/o Documentos), haga clic en el botón Iniciar copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
• En macOS: Para sincronizar el escritorio y la carpeta Documentos y su contenido con iCloud, haga clic en el menú de Apple en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccione Preferencias del sistema > Cuentas de Internet > iCloud, haga clic en Opciones junto a la unidad iCloud y, a continuación, compruebe Escritorio y carpetas de documentos en la pestaña Documentos. La preferencia del sistema iCloud de la Mac también le permite sincronizar fotos, marcadores de Safari, contactos y otros elementos entre las Mac, PC con Windows y dispositivos iOS que utilicen la misma cuenta de iCloud. En Windows, la aplicación iCloud le permite sincronizar fotos, marcadores web y contactos entre Macs, PCs con Windows y dispositivos iOS que usen la misma cuenta de iCloud.

Así que acostúmbrese a almacenar sus archivos directamente en la nube. Todos los servicios populares de almacenamiento en la nube pueden montar un disco virtual en su computadora, y la mayoría lo hace por defecto. En su computadora, trabaja con ese disco virtual como cualquier otro disco. Así que, si crea su sistema de carpetas en esa unidad virtual y trabaja con sus archivos en esa unidad virtual, se asegura de que todos los archivos están en la nube y se sincronizarán con todos sus dispositivos que utilizan el mismo almacenamiento en la nube.

Los archivos almacenados en la nube también se almacenan localmente en su computadora, por lo que puede usarlos si pierde el acceso a Internet. La aplicación de almacenamiento en la nube se encarga de sincronizar los archivos locales y cualquier cambio en la copia maestra almacenada en la nube.

Considere la posibilidad de desactivar la transmisión de archivos

En los últimos años, los proveedores de almacenamiento en la nube han introducido una característica llamada flujo de archivos, aunque cada servicio de almacenamiento en la nube se refiere a ella usando su propio término. Solo almacena los archivos utilizados activamente en su computadora local, por lo que no tiene un conjunto completo de archivos en su computadora en caso de que pierda el acceso a Internet. Si sus políticas de TI lo permiten, le recomiendo que desactive esa función, para que su ordenador local tenga un conjunto completo de sus archivos cuando los necesite. Esto se hace en las preferencias de la aplicación en la nube de cada computadora.

• OneDrive: En Windows, debe tener instalado Windows 10 versión 1709 o posterior y OneDrive build 17.3.7064.1005 o posterior; desde la barra de tareas, haga clic con el botón derecho del mouse en el ícono de OneDrive, haga clic en el botón Ayuda y Configuración en la ventana emergente, haga clic en Configuración en el menú contextual, y luego desmarque la opción Guardar espacio y descargar archivos a medida que los utiliza en el panel de Configuración. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. En macOS, en la barra de menú, haga clic en el ícono de OneDrive, haga clic en el botón Ayuda y configuración, haga clic en Preferencias en el menú contextual, haga clic en el botón Desactivar archivos bajo demanda en el panel de preferencias y cierre la ventana.
• Google Drive: Utilice la aplicación Backup and Sync en lugar de la aplicación Drive File Stream, si lo permite. Si debe utilizar Drive File Stream, solo puede hacer clic con el botón derecho del mouse en archivos individuales para obligar a que se conserven localmente seleccionando Drive File Stream > Available offline.
• iCloud Drive: En Windows 10, utilice la configuración de Archivos bajo demanda de OneDrive (sí, también gestiona iCloud Drive). En macOS, desmarque Optimizar el almacenamiento de Mac en la preferencia del sistema iCloud.
• Dropbox: No instale la aplicación Smart Sync. Desinstálela si la tiene (y si TI se lo permite).
• Box Drive: Solo puede hacer clic con el botón derecho del mouse en carpetas individuales para forzarlas y sus archivos a que se conserven localmente, haciendo clic con el botón derecho del mouse en la carpeta y eligiendo Poner a disposición sin conexión.

Basado en el artículo de Galen Gruman (Computerworld) y editado por CIO Perú