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El beneficio de socializar la información en iEduca

[01/12/2020] El paso a la nube es una decisión seria, si de eso dependen los datos principales de una empresa. Hay muchas consideraciones a tomar en cuenta y eso fue precisamente la experiencia por la que pasaron Nory Rodríguez, chief de Innovación y Transformación Digital de iEduca; y Sandy Flores, subgerente de BI & Analytics de la misma institución, al pasar a Oracle Autonomous Database.

Quizás no lo sepa, pero iEduca es la organización que agrupa al instituto Certus, a la escuela de educación superior Toulouse Lautrec y a la Universidad UCAL, todas instituciones educativas que tuvieron que pasar a una educación ciento por ciento virtual durante este año. Conocer a sus alumnos en base a los datos que se tienen de ellos, ayudó a servirlos mejor y a allanar el camino para futuras mejoras en base a los datos en estas instituciones. Rodríguez y Flores nos relataron su experiencia.

Nory Rodríguez, chief de Innovación y Transformación Digital de iEduca.
iEduca, Oracle, base de datos
¿Cuáles fueron los factores que los motivaron a buscar esta nueva solución?

Rodríguez: La prioridad número uno para la empresa es gestionar la información de manera adecuada. Ello implica encontrar la forma de dar el soporte requerido para una toma de decisiones oportuna. Inicialmente, había mucho de extracción de información, pero con procesos manuales, aislados, de diversas áreas; los esfuerzos se duplicaban porque la información no estaba unificada ni integrada, y muchas veces no se recababa de manera automatizada.

Entonces, le costaba al negocio muchas horas, o días, poder generar información para tomar decisiones, en término de ventas; o para realizar acciones de retención de nuestros alumnos. La información llegaba tarde y les tomaba muchísimo trabajo poder consolidarla, analizarla y tomar acciones.

Esa forma de operar tenía que cambiar. Y, en realidad, la solución empieza no solo desde la tecnología, sino también desde la construcción de un equipo de BI y analítica, que está liderado por Sandy Flores. A partir de ese talento hemos realizado la evaluación de diversas soluciones del mercado y llegamos a la implementación de Oracle.

¿Cuándo se inició la implementación del producto?

Flores: Fueron dos etapas. Uno puede traer la tecnología, pero hay todo un tema de adaptación y, de hecho, no es que nosotros no teníamos nada; teníamos antes una pequeña base de datos, pero era poco escalable, no podía albergar mucha información, el procesamiento era muy bajo en término de volumetría de datos a pesar de lo cual teníamos cierta información y procesos ahí. Entonces, primero hicimos muchas pruebas de concepto de diferentes tecnologías, y llegamos a la evaluación de Oracle y se determinó que esa sería la que se implementaría.

La implementación comenzó a mediados de diciembre, duró un mes, debido a las configuraciones, ya que el software no viene plug and play. Luego de ese mes, necesitamos otro mes y medio para la migración de todos los datos que hasta el momento teníamos. Aunque, claro, no lo llamaría una migración del tipo 'copiar y pegar', sino que teníamos que, en algunos casos, a nivel de código, rehacer algunos scripts y traer toda la información que teníamos al nuevo ambiente. Entonces, la implementación (configurar el producto y traer la información) nos tomó entre dos meses y medio y tres.

Terminamos la implementación a fines de febrero y para marzo ya estábamos trabajando en la Oracle Autonomous. Claro que durante todo ese proceso hemos tenido que trabajar el doble, porque no fue desconectar un sistema y conectar el otro; estábamos haciendo comparativos de información porque ya estábamos emitiendo ciertos reportes. Estuvimos alrededor de dos semanas verificando que la data que estábamos generando en Oracle era la misma que generábamos en el otro sistema.

¿No se toparon con la cuarentena?

Flores: Ha sido maravilloso el tema de la conectividad, fue todo transparente. Ni siquiera tuvimos que conectarnos a una máquina de la oficina para, desde ella, acceder a un on premises, que son las tecnologías que uno normalmente tiene -de hecho, la anterior base de datos era una on premises-. Ahora uno estaba en la casa y con todo el ambiente laboral en ella. Hubo continuidad y efectividad, los procesos siguieron corriendo.

¿Cómo afrontaron el tema de la seguridad?

Flores: Era uno de los temas iniciales que nos preocupaban mucho. En on premises había datos que se enmascaraban, pero ello no brindaba una seguridad muy alta; ahora lo que hemos mejorado son los perfiles. Tenemos muchos sistemas fuentes que se encuentran on premises y cuando la información 'sube' lo hace protegida. Por supuesto, una vez en la nube hay vulnerabilidades, entonces lo que hacemos es centralizar los accesos con un data architect, un rol al que le hicimos mucho empowerment, incluso desde antes de la implementación.

Este rol estableció qué datos son críticos, a qué tablas se dan acceso, qué perfiles existen y a qué niveles pueden acceder esos perfiles; de hecho, ahora solo los roles de BI pueden ingresar con estos niveles de perfiles. Aún no generamos una apertura directa a la base de datos por parte de los usuarios; además tenemos un doble token de accesibilidad.

Tenemos que mejorar el enmascaramiento, pero ese ya es un proceso que tomaremos cuando demos accesibilidad a ciertos power users que van a tener acceso a unos sandboxes para los que Oracle nos está asesorando. Así tendremos ambientes de exploración y se generará seguridad en el acceso a la información. Esa ya es otra etapa, ahora nos estamos centrando en los perfiles.

Sandy Flores, subgerente de BI & Analytics de iEduca.
iEduca, Oracle, base de datos
¿Cuáles dirían que fueron los mayores retos de la implementación?

Flores:Diría que los retos se dieron incluso antes de la implementación, porque para hacerla se debía haber decidido por una nueva tecnología. Al inicio hubo una cultura muy rígida, había que cambiar el mindset. Primero, tuvimos que hacer un sustento de qué era BI; luego se comenzaron a ver los frutos y fue entonces que recién se dio pie a que evolucionemos hacia ese escenario y se iniciaron las pruebas de concepto -donde salió mejor evaluado Oracle. Luego, el reto que entonces se presentó fue el de tener los roles necesarios para que esta implementación no requiriera de mucho esfuerzo. Tenían que ser roles mixtos; es decir, con conocimientos en temas de arquitectura y de creación de procesos. Ese fue el primer reto: tener los roles ideales para realizar esta implementación.

Otro reto fue romper la idea del usuario que siente que le vas a quitar algo, como su autonomía o poder de decisión en las cosas que hace con la data. Si le dices que le vas a entregar cierta información todos los días a través de su correo, no lo entiende. Siente que va a dejar de hacer cosas y al hacerlo también siente que va a perder algo; si las tareas se realizan de manera automática siente que se transgrede su trabajo, ese fue el segundo reto más fuerte: indicarles que si ya no tienen que manejar datos de la manera manual, ahora ya tienen más tiempo para el análisis.

De hecho, aún tenemos trecho por recorrer, pero ya hay áreas usuarias que ya lo entienden y ya están viendo los frutos.

¿Cuáles son los beneficios?

Rodríguez: Creo que la coincidencia de la venida de la pandemia nos permitió acelerar la entrega de valor en tiempo récord. Ya el negocio de por sí tenía el reto de convertir la educación en una actividad ciento por ciento virtual en muy pocas semanas. Nosotros atendemos a tres marcas, así que tuvimos que encontrar la manera de dar ese valor con tres instituciones que tenían que comenzar las clases casi a la par.

Entonces, el obtener métricas de los comportamientos de los alumnos y docentes, fue clave para poder mantener la retención de los estudiantes. Poder entregar reportes casi en tiempo real permitió a los equipos que soportan la vida estudiantil y las tutorías, saber cómo está yendo el performance de los chicos en el aula, algo que no hubiera sido posible sin la data. Creo que los niveles de deserción de los estudiantes se hubieran disparado, si es que los equipos que gestionan el back office no hubieran tenido toda esta solución que se fue construyendo en tiempo récord, y además ellos lograron adoptar esta tecnología como parte de sus procesos.

Creo que el gran beneficio de socializar la información ha sido vital para que todo el que esté en el front line atendiendo a un alumno pueda tener una visión 360 de cómo es ese chico, a qué clases asistió, cómo está su nivel de satisfacción o si ha tenido algún trámite con la institución -hemos tenido muchas solicitudes de financiamiento.

Entonces, creo que esta unificación de la data acelerada y entregada en tiempo récord nos ha permitido no titubear y poder adoptar esta ola de cambio de una manera muy rápida, y en tres marcas que van a públicos distintos.

¿Y desde la perspectiva de los usuarios?

Rodríguez: Ver tangible la data y, poco a poco, irla adoptando para sus propios procesos. Hay muchos que recién cuando ven, creen, y creo que acompañarlos y estar cerca de ellos no solo en la entrega de la información, sino también en su proceso de cambio, les ha permitido ir dándose cuenta de que ahora tienen más tiempo para analizar, hacer cruces y extracción de información y tomar acciones mucho más rápidas y efectivas.

Aquí hay algo importante: este es un trabajo colaborativo con los usuarios. Aunque hubiéramos logrado una construcción de la información muy sofisticada, si no lográbamos realizarla paso a paso, a los usuarios les hubiera sido muy difícil que la adoptaran y la incorporaran en sus procesos. Esta transformación digital exige que en los roles tengamos un acercamiento muy claro y directo con los usuarios para su adopción. La evangelización es necesaria.