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El paso de Toyota a la nube

[02/12/2020] La industria automotriz tiene particularidades que se deben conocer para realizar una implementación exitosa. Más aún si, como ha sucedido durante todo este año, se ha tenido que trabajar remotamente. Ese fue el desafío que tuvo que enfrentar Toyota del Perú, junto con Seidor Consulting y Seidor Technologies, para implementar S/4 HANA.

Luis Olivera, team leader de Aplicaciones Empresariales de Toyota del Perú; y Juan Miguel Burmester, director de operaciones de Seidor Perú, nos relataron cómo enfrentaron la implementación de esta herramienta de SAP en un entorno que terminó impactando sobre el proyecto.

Luis Olivera, team leader de Aplicaciones Empresariales de Toyota del Perú.

¿Cuál fue el producto que implementaron y por qué realizaron la implementación?

Olivera: Fueron en realidad dos proyectos que convergieron. Lo primero fue ir a un entorno de nube porque estábamos en un ambiente on premises instalados aquí en Lima desde hace casi 10 años, y lo otro era migrar a la nueva suite SAP S/4HANA porque también teníamos un delay bastante antiguo de 10 años. Ambos proyectos convergieron y ambos los llevamos con Seidor.

Había dos motivos principales: ahorro en costos, temas de hosting, mantenimiento, disponibilidad; y también crecimiento para herramientas nuevas de mercado en cuanto a analítica y procesamiento de herramientas de nube, porque la base que teníamos ya no era suficiente para seguir creciendo, teníamos que dar un paso más que fue S/4HANA en la nube.

¿Cómo operaban antes?

Olivera: La forma de trabajo siempre buscó impactar lo menos posible al usuario. Se daba a través de conexiones MPLS desde nuestra sede hasta el hosting de nuestro proveedor en Lima, ese era nuestro requisito principal para trabajar. De hecho, tuvimos algunos inconvenientes en ese sentido lo cual nos obligó a buscar nuevas posibilidades y oportunidades, pero siempre lo que nos mantuvo al margen fue el delay, es decir, los tiempos de respuesta. Ese fue el factor importante para decidir por una mejor suite.

¿Cuándo se inició la implementación?

Olivera: La intención empezó en mayo del 2019. Estuvimos evaluando varias opciones y mientras terminaba el contrato de hosting local empezamos las negociaciones con Seidor alrededor de setiembre, las cerramos en noviembre. En diciembre comenzó el proyecto, y ese mismo mes terminó la parte que consistía en ir a la nube. La segunda parte comenzó en la quincena de enero del 2020 y consistió en iniciar la primera conversión de nuestro sistema SAP a la suite S/4HANA 1909. Esta parte terminó por completo -el Go Live- el 20 de agosto, a pesar de haber sido impactados por la pandemia.

¿Cómo les impactó la pandemia?

Olivera: Tuvimos que hacer un stop estratégico porque, como en cualquier proyecto, la parte de las pruebas es un paso muy importante y delicado. Estaba planificado hacerlas en las oficinas de Toyota en Bocanegra. Dos semanas antes se decreta el Estado de Emergencia, y lo primero que hicimos en el equipo fue preguntarnos qué hacer. No teníamos en claro si las dos semanas de confinamiento iban a ser temporales o si iban a extenderse; entonces, decidimos aplazar dos semanas la etapa de pruebas.

Pasaron las dos semanas y se amplió el confinamiento, y vimos necesario cambiar la forma de trabajo. De hecho, en esos momentos, era incierto si esto iba a funcionar de la mejor forma o cómo iba a impactar al usuario, ya que cuando un usuario tiene un problema lo mejor es estar cerca para reducir los tiempos de espera y hacer que los cronogramas no se muevan. Felizmente, no fue nuestro caso.

Luego del aplazamiento inicial, planificamos el inicio de las pruebas luego de un mes. Las hicimos on line, demoró un poco más, pero eso estaba planificado y finalmente nos fue bien. Tuvimos algunos incidentes, pero se resolvieron en el camino con la ayuda del equipo de Seidor e incluso de SAP y, finalmente, todo se resolvió a tiempo para poder salir exactamente un mes después de lo que inicialmente teníamos planificado; lo planeamos para el 20 de julio y pasó al 20 de agosto.

Además de la pandemia, ¿cuáles fueron los mayores retos que tuvieron que enfrentar durante la implementación?

Olivera: Cuando apareció la pandemia, además del impacto sobre los tiempos, se presentó el tema de los costos. Estábamos reduciendo los presupuestos de los proyectos pendientes de ejecutar y, de hecho, en la mira estaba S/4HANA porque era un proyecto de TI.

Tuvimos que sustentar cómo este ahorro en nuestro TCO iba a poder recuperarse en dos o tres años con la inversión que se iba a hacer. Felizmente, no fue impactado en ese sentido, pero sí hubo un cuestionamiento.

Juan Miguel Burmester, director de operaciones de Seidor Perú.
Toyota, Seidor, SAP S4 HANA

Burmester: Por el lado de Seidor, puedo decir que este proyecto era muy importante para nosotros. Toyota es un cliente muy importante desde hace años. Teníamos varios retos al margen del que surgió en el camino; es decir, convertir un proyecto de presencial en remoto por la pandemia. Estos retos eran del ámbito técnico, como la sensibilidad del negocio con respecto al downtime que fue un tema que mapeamos desde el inicio del proyecto, y por el cual nos aseguramos reducir al máximo posible el tiempo de indisponibilidad del sistema en la migración hacia S/4HANA. Lo trabajamos bien de la mano del equipo de Toyota y pudimos materializar la puesta en producción con el tiempo que teníamos planificado.

Luego teníamos el reto de cumplir las expectativas que se había hecho el negocio con respecto a los nuevos tiempos de respuesta en el sistema. Estaban pasando de una plataforma antigua a una plataforma hecha para el big data y el tiempo real, y eso también finalmente lo pudimos lograr. En general, el proyecto nos presentó desafíos desde el inicio, pero haciendo un buen equipo los pudimos capear bastante bien.

¿Cómo afrontaron el tema de la seguridad?

Olivera: En temas de seguridad teníamos dos issues principales que teníamos que resolver. Uno era la actualización de los núcleos del sistema de SAP, y el otro era la base de datos; por una auditoría interna que hicimos se descubrieron falencias de seguridad.

Y en cuanto a la nube, nos apoyamos bastante en el equipo de Seidor Technologies. De hecho, cuando revisamos los términos contractuales, fuimos bastante precisos en los requisitos de las políticas de backup y en los accesos permitidos. Aquí era muy importante establecer cuáles iban a ser las instancias o dispositivos que iban a ser públicos y cuáles no; por ejemplo, ninguno de nuestros ambientes de SAP está publicado en Internet, hay un servidor especializado para esa función, para no exponer ningún servicio core que vaya a ser consumido y que no esté controlado por nosotros.

Burmester: Los aspectos de seguridad son un eje central al momento de plantear una solución de nube. En este caso, migrar una solución on premise a la nube. Sabemos que los principales temores de un cliente que pasa del on premise a la nube son los aspectos de seguridad. Desde ese punto de vista nos aseguramos que todos nuestros servicios tengan todas las certificaciones internacionales que le aseguren los niveles más altos de seguridad, y para eso no solo nos apoyamos en los servicios de nuestro equipo, sino en los socios tecnológicos con los que trabajamos; en este caso con los hiperescala como Amazon.

¿Cuáles son los beneficios logrados desde las perspectivas del negocio y del usuario de TI?

Olivera: Desde la perspectiva del usuario de TI, nuestro costo de hosting se ha reducido de 15% a 20%, la disponibilidad se ha incrementado y, finalmente, la gestión de la infraestructura es propia de Amazon. Justamente, coincidió con nadie esté en la oficina y todos trabajando desde casa. Si hubiera sido el escenario anterior, hubiéramos tenido algunos retrasos porque hubiéramos dependido de los centros de datos de nuestras oficinas del Callao. Ahora que nos hemos ido a nube, eso nos ha facilitado el tema de soporte, de rapidez hacia los usuarios ya que las conexiones ya no dependen del Perú sino de Internet.

Y en cuando a los beneficios para el usuario de negocio, claramente se da en los tiempos de respuesta. Los tiempos de respuesta era una de las dudas que teníamos, era lo más lógico que se pudiera incrementar de 20 ms a 50 ms o 100 ms, pero el usuario no la nota, no se dio cuenta que habíamos cambiado de sistema; incluso era más rápido el sistema en proporcionar información al usuario por la propia S/4HANA y por la latencia al home office.

Burmester: Se compensaba el paso de on premises a nube con la velocidad adicional que se tenía en la plataforma de S/4HANA.

Olivera: Y eso fue lo que nos permitió ir a temas de analítica.

¿Cuáles considera que son los factores críticos de éxito?

Olivera: La forma en que lo planteamos fue hacerlo en dos fases y creo que fue un paso importante para poder controlar que no nos salgamos de las fechas planificadas. Hicimos dos fases, la primera fue una fase de ensayo, un sandbox sobre toda la conversión que finalmente se iba a hacer en producción. Esto para definir cuánto tiempo nos podían tomar las pruebas de usuario, y qué issues técnicos o funcionales íbamos a encontrar en el camino de la conversión.

El otro tema es qué tan preparado se encuentra el equipo técnico de Seidor y de Toyota. Felizmente, tuvimos bastante cercanía al know how del equipo de Seidor porque ya conocían el negocio automotor. Si a eso se suma que el equipo de Toyota también tiene conocimiento del negocio, hizo que todo se pudiera resolver a tiempo; es decir, el know how fue un elemento super crítico.

Burmester: Por el lado funcional, el conocimiento de nuestro equipo respecto a la industria automotriz es grande, porque conocemos el negocio de Toyota desde hace años y eso fue una gran ayuda para identificar los riesgos y validar bien todos los procesos y priorizar los temas importantes para la industria, la cual tiene procesos muy específicos y sabíamos dónde podían estar los puntos de dolor. Además, esta migración tiene una gran carga de actividades técnicas que nuestro equipo conoce; así pudimos ofrecer a Toyota un proyecto llave en mano que mitiga cualquier tipo de riesgo de desviación en costos o tiempo. Eso era también una tranquilidad que buscamos ofrecer desde el inicio.