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Reportajes y análisis

6 soluciones rápidas para problemas comunes de Google Drive

[16/01/2021] Ah, la nube. Suena tan ligero, tan esponjoso, tan libre de preocupaciones, ¿no es así?

Sin embargo, en el mundo real, los servicios en la nube no siempre son tan simples. Con Google Drive, específicamente, ya sea que almacene y administre activos multimedia o gestione documentos y hojas de cálculo, existe una posibilidad decente de que se encuentre con algún tipo de confusión en el camino.

Drive hace muchas cosas bien, pero ciertamente tiene algunas, digamos, peculiaridades. Lo he escuchado a lo largo de los años, y ahora he reunido una colección de algunos de los desafíos de Drive más comunes junto con soluciones rápidas y simples para superarlos.

Lea estas correcciones, conserve las que le parezcan relevantes para futuras referencias, y prepárese para ver cómo desaparecen sus preocupaciones relacionadas con la nube.

Problema de Google Drive #1: Descargas difíciles

Para algo que es principalmente un servicio de almacenamiento, uno pensaría que el acto básico de transferir archivos con Drive sería sencillo. Desafortunadamente, sin embargo, Drive es conocido por hacer que las descargas sean poco amigables -al menos cuando se trata de más de un archivo.

Cuando selecciona varios archivos en el sitio web de Drive y luego intenta descargarlos todos simultáneamente, el sitio comienza a empaquetar los archivos en un zip comprimido, y luego, con demasiada frecuencia, se demora una eternidad en terminar ese proceso y comenzar con la descarga. Es una experiencia frecuentemente frustrante, y es lo último con lo que uno quiere lidiar cuando solo está tratando de guardar algunas cosas para poder pasar a lo siguiente.

No hay mucho que pueda hacer sobre el proceso en sí, pero puede evitar el sitio web por completo y transferir archivos de una manera más simple, rápida y confiable. Existen algunas opciones diferentes, y todas humillan el método del sitio web de Drive.

Primero, si está usando Chrome OS, la función que necesita está integrada en su Chromebook: simplemente abra la aplicación Archivos del sistema, busque la sección Google Drive en el menú de la izquierda, y arrastre y suelte las carpetas o archivos entre ese lugar y su almacenamiento local.

La aplicación Archivos de Chrome OS tiene integración nativa con Drive para facilitar la transferencia de archivos.
Google Drive

En una computadora con Windows o Mac, utilice el programa oficial de Backup and Sync de Google, o la alternativa File Stream basada en equipo para entornos empresariales gestionados. Luego, puede configurar el programa para que las carpetas de su almacenamiento de Drive estén sincronizadas con el almacenamiento de su computadora, de modo que una carpeta en su computadora se convertiría básicamente en un espejo de la carpeta equivalente en Drive. Todo lo que guarde en la carpeta se cargará automáticamente en Drive: la carpeta local y la carpeta de Drive siempre serán idénticas.

El programa oficial Backup and Sync de Google hace que sea muy sencillo mover archivos entre Drive y una computadora con Windows o Mac.
Google Drive

Y finalmente, si quiere ponerse realmente geek, puede usar un programa FTP para iniciar sesión en su cuenta de Drive, y luego arrastrar y soltar cosas directamente entre éste y su computadora, sin interfaces molestas o pérdidas de tiempo innecesarias. Si eso le parece demasiado complicado o confuso, probablemente no sea algo que necesite. Pero si usa FTP en otras partes de su vida y encuentra atractiva la posibilidad, el programa específico que querrá usar para hacerlo realidad es un cliente FTP gratuito y de código abierto llamado Cyberduck. Está disponible tanto para Windows como para Mac (y realmente no es necesario en Chrome OS, ya que la misma capacidad básica está integrada directamente en el administrador de archivos del sistema en esa plataforma).

Una vez que haya instalado el programa, haga clic en el botón Open Connection, seleccione "Google Drive" en el menú desplegable en la parte superior del cuadro de conexión, luego haga clic en Connect. Aparecerá una página en su navegador que le pedirá permitirle a la aplicación acceder a su almacenamiento de Drive, y luego se le dará un código especial que deberá copiar y pegar nuevamente en un mensaje que lo estará esperando en la aplicación.

Una vez que haya hecho eso, aparecerá una vista similar a un sistema de archivos de su almacenamiento de Drive, donde podrá arrastrar y soltar cualquier cosa desde su computadora, o cualquier cosa desde ahí hacia una carpeta de computadora local.

Como una ventaja adicional muy geek, Cyberduck puede hacer lo mismo con Dropbox y OneDrive, en caso de que necesite conectarse a cualquiera de esos servicios.

Problema de Google Drive #2: Terrible Office

No sé ustedes, pero yo suelo recibir una gran cantidad de archivos de Word. Y como hace mucho tiempo me pasé a Google Docs, por lo general termino arrastrando esos archivos al sitio web de Drive para abrirlos, y hacer lo que sea necesario dentro de mi entorno preferido.

Durante años, Drive se basó en un sistema conectado a Chrome llamado Modo de compatibilidad de Office para hacerlo posible. Es una interfaz simplificada donde puede ver y realizar ediciones básicas en archivos de Office, pero donde la mayoría de las funciones avanzadas de procesamiento de texto -incluidos los comentarios- no están presentes. Y, sinceramente, es un poco irritante de usar.

En realidad, hay una opción mucho mejor - una que probablemente no sabe que existe si viene usando Drive el tiempo suficiente como para tener el sistema de Modo de compatibilidad puesto en su lugar. Así que aquí está: desde mediados del 2019, Drive ha permitido la edición nativa de archivos de Microsoft Office dentro de la interfaz estándar de Google Docs con todas las funciones, y sin que se requieran conversiones o configuraciones reducidas.

Si todavía ve ese antiguo Modo de compatibilidad al arrastrar archivos de Office al sitio web de Drive, todo lo que tiene que hacer es eliminar la extensión de edición de Office de su navegador -abriendo la página de Chrome Web Store y haciendo clic en el botón Eliminar de Chrome (que estará presente si la extensión está instalada)-, y luego actualizar el sitio web de Drive si ya lo tenía abierto. La siguiente vez que arrastre un archivo de Office al sitio, Drive lo abrirá automáticamente en un editor que se ve y funciona exactamente como el editor de Docs normal, solo que con un ".DOCX" azul al lado del nombre del archivo para informarle que está usando el formato Word. (Solo tenga en cuenta que, de manera algo confusa, debe arrastrar el archivo al sitio web de Drive, no subirlo al sitio web de Docs, para que esto funcione).

rabajar con archivos de Office en Drive es un placer, una vez que todo está configurado correctamente.
Google Drive

El archivo permanecerá en su formato original sin importar las ediciones que realice. Si necesita exportarlo para enviárselo a alguien después de editarlo, siempre puede descargarlo o compartirlo desde Drive o directamente desde la interfaz de edición de Docs. (Y aunque hemos estado hablando de documentos específicamente, todo esto se aplica también a los archivos de Excel y PowerPoint).

Solo una última cosa por verificar: Drive tiene una opción dentro de su configuración (que puede encontrar haciendo clic en el ícono con forma de engranaje en la esquina superior derecha del sitio de Drive y luego seleccionando "Configuración") que convierte automáticamente todos los documentos cargados al formato de edición de Docs. Por lo general, no está habilitado de manera predeterminada, pero si desea asegurarse de que los archivos de Word permanezcan en el formato de Word, como se describe anteriormente, es posible que desee echar un vistazo rápido y confirmar que esa opción está realmente desactivada en su cuenta.

Problema de Google Drive #3: Desafíos de conversión

Hablando de formatos de archivo, ¿alguna vez se ha quedado mirando un archivo en Drive deseando tener una forma de convertirlo en algún otro tipo de archivo? Ya sea un documento que necesita transformar a PDF, un PNG que necesita transformar a JPG, o un WAV que desea guardar como MP3, pasar de un tipo de archivo a otro es un baile delicado y, a menudo, difícil.

Sin embargo, no tiene por qué serlo. En primer lugar, si la conversión que necesita gira en torno a cualquier tipo de archivo de texto estándar (PDF, RTF, DOCX, TXT o incluso HTML o EPUB), puede manejar la transformación directamente en Docs. Simplemente abra el archivo en Docs (ya sea haciéndole doble clic dentro de Drive si ya tiene el ícono de Docs al costado y está configurado para abrirse de manera predeterminada, o haciendo clic derecho y luego seleccionando "Abrir con" seguido de "Google Docs").

A partir de ahí, si el archivo es un PDF, se convertirá automáticamente en un documento de texto sin formato. Si se trata de cualquier otro tipo de archivo, puede hacer clic en "Archivo" seguido de "Descargar" para encontrar opciones para guardarlo en un formato alternativo.

Puede convertir documentos en muchos otros tipos de archivos directamente dentro del editor de Google Docs.
Google Drive

Pero ¿qué pasa si se trata de algo más allá de un archivo de texto básico? La respuesta se encuentra en un complemento de Google Drive muy útil llamado CloudConvert. Abra la página del complemento dentro de Google Workspace Marketplace, haga clic en el botón para instalarlo, y siga los pasos para agregarlo a su cuenta.

Verá algunas advertencias sobre el nivel de acceso que le otorgará al servicio, pero no se preocupe: en primer lugar, CloudConvert tendrá acceso solo a los archivos de Drive que le envíe explícitamente o cree con este, no a todo su almacenamiento de Drive; y, en segundo lugar, la política de privacidad de la empresa deja en claro que nunca lee ni recopila datos de los archivos cargados ni hace nada sospechoso con su información. (La compañía gana dinero vendiendo suscripciones, pero a menos que anticipe realizar más de 25 conversiones de archivos al día, no tendrá que pagar para usarlo).

Una vez que lo haya agregado, puede hacer clic derecho en cualquier archivo dentro de Drive y luego seleccionar "Abrir con" seguido de "CloudConvert" para elegir un nuevo formato y comenzar una conversión. El archivo resultante se guardará nuevamente en su almacenamiento de Drive tan pronto como esté terminado.

Problema de Google Drive #4: Sincronización móvil

Los sistemas de sincronización de Drive de los que hablamos hace un minuto son excelentes en el escritorio, pero cuando usa Drive desde su teléfono, las opciones son mucho más limitadas.

Claro, puede usar la función "Hacer disponible sin conexión" incorporada en la aplicación de Drive -que encuentra tocando el ícono del menú de tres puntos junto a cualquier archivo individual- si necesita que archivos específicos de Drive estén accesibles en su dispositivo incluso cuando no está en línea. Sin embargo, si realmente desea sincronizar carpetas enteras en cualquiera de los dos sentidos o si tiene archivos disponibles para usar fuera de Drive, la aplicación oficial no será de ninguna ayuda.

Autosync permite mantener las carpetas sincronizadas entre Drive y su dispositivo Android.
Google Drive

En Android, una aplicación llamada Autosync para Google Drive llenará ese vacío. De hecho, está entre mis selecciones para las mejores aplicaciones de administración de archivos de Android, y por una buena razón: la aplicación hace que sea lo más fácil posible crear pares de carpetas que se sincronizan continuamente entre su almacenamiento de Drive y su teléfono -en ambas direcciones, en una sola dirección, o incluso en un arreglo del tipo cargar y luego eliminar. Simplemente elija la carpeta local y la carpeta de Drive que desea usar, seleccione los parámetros apropiados y luego siéntese y deje que la aplicación haga su trabajo silenciosamente en segundo plano.

Autosync es de uso gratuito para el emparejamiento de una sola carpeta y con archivos de 10MB o menos. Puede eliminar esas restricciones y desbloquear otras funciones avanzadas con un pago único de cinco dólares dentro de la aplicación.

Problema de Google Drive #5: Irritación de acceso rápido

El panel de acceso rápido de Drive -esa gran franja de archivos sugeridos en la parte superior de la página principal del sitio web- está destinado a agilizar la búsqueda de elementos a los que ha accedido recientemente o que Google, por alguna razón, cree que es probable que busque pronto. Sin embargo, si le parece un espacio desperdiciado y no un recurso útil, tome nota: puede deshabilitarlo.

Le tomará 10 segundos hacerlo: haga clic en el ícono con forma de engranaje en la esquina superior derecha del sitio web de Drive, seleccione "Configuración", luego desplácese hacia abajo en la primera sección hasta que vea "Sugerencias". Desmarque la casilla y listo: así, la configuración de acceso rápido de Drive estará fuera de su vida para siempre.

Problema de Google Drive #6: Archivos enterrados

Todos tenemos esos archivos de importancia perpetua: documentos, imágenes y otros elementos que buscamos todo el tiempo. Y tener que buscar siempre dichos archivos VIP no es precisamente divertido ni productivo.

Drive no tiene ninguna forma de anclar archivos al principio de una lista, pero cuenta con algunas herramientas útiles para tratar ciertos archivos como alta prioridad y hacerlos especialmente fáciles de encontrar y acceder. Primero, puede destacar cualquier archivo (o incluso una carpeta completa) haciendo clic derecho y seleccionando "Agregar a Destacados" en el sitio web de Drive o tocando el ícono del menú de tres puntos junto al elemento, y luego seleccionando la misma opción dentro de la aplicación móvil de Drive. Si lo hace, el elemento aparecerá en una sección destacada especial a la que puede acceder haciendo clic en la opción "Destacados" en el menú principal a la izquierda de la pantalla, o añadiendo a Marcadores este enlace directo para el escritorio -o tocando el ícono en forma de estrella dentro del menú principal de la parte inferior de la pantalla en la aplicación móvil.

También puede crear accesos directos personalizados para que archivos o carpetas aparezcan en varios lugares si, por ejemplo, tiene un elemento importante enterrado dentro de varias carpetas en el fondo de su Drive. Al crear un acceso directo, puede hacer que el elemento esté disponible en la lista principal de "Mi Drive" mientras que, técnicamente, permanece en su verdadera ubicación. Simplemente haga clic derecho en cualquier archivo o carpeta y seleccione "Agregar acceso directo a Drive" desde una computadora o toque el icono de menú de tres puntos junto a cualquier elemento para encontrar la misma opción en la aplicación móvil.

Si está usando Android, también puede agregar un acceso directo a cualquier archivo o carpeta directamente desde la pantalla de inicio de su teléfono para acceder con un solo toque sin siquiera tener que abrir la aplicación. Toque el ícono de menú de tres puntos junto al elemento que desea, luego desplácese hacia abajo y busque la opción "Agregar a la pantalla de inicio".