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Microsoft presenta Viva, su plataforma de experiencia del empleado para Teams

[05/02/2021] Microsoft ha presentado hoy su Plataforma de Experiencia del Empleado, Viva, que la empresa denomina la "puerta de entrada" digital para que los empleados accedan a las noticias, el aprendizaje, los análisis y los conocimientos pertinentes dentro de su organización.

Cuatro "módulos" de Viva -Connections, Insights, Learning y Topics- estarán disponibles en Teams de forma escalonada en los próximos meses, indicó Microsoft, aprovechando las capacidades existentes dentro de la cartera de Microsoft 365, incluyendo SharePoint y herramientas de análisis.

La plataforma también está diseñada para proporcionar a los gerentes y líderes mejores conocimientos sobre el bienestar y el rendimiento de los trabajadores, indicó la compañía.

"Hoy reunimos la colaboración, el aprendizaje y el bienestar, para crear una categoría de producto completamente nueva: [la] Plataforma de Experiencia del Empleado o EXP (por sus siglas en inglés)", sostuvo el CEO de Microsoft, Satya Nadella, en una sesión informativa pregrabada antes del anuncio.

Al igual que hace tres décadas las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) conectaban la contabilidad y las finanzas con las operaciones principales del negocio, las empresas buscan ahora una alineación similar con los sistemas orientados a los empleados, anotó Nadella.

"Creemos que el mismo cambio de paradigma que se produjo entonces con el ERP, se producirá hoy con el EXP", añadió. "Las operaciones con las personas ya no se limitarán a los RRHH, sino que se integrarán en todos los aspectos del negocio para mejorar la salud general y la resistencia de la organización".

"Cada organización requerirá una experiencia unificada para los empleados, desde la incorporación y la colaboración, hasta el aprendizaje y el crecimiento continuos", sostuvo Nadella. "Estas ya no pueden ser funciones aisladas".

El lanzamiento de Viva se produce en un momento en el que la atención de las empresas a los trabajadores remotos sigue creciendo, sobre todo durante el aumento de las fuerzas de trabajo distribuidas impulsado por la pandemia. Microsoft sostiene que el mercado "fragmentado" de las herramientas de experiencia de los empleados, que abarca todo, desde la formación de los empleados hasta los beneficios, la analítica y otras cuestiones relacionadas con el bienestar, ya tiene un valor asombroso de 300 mil millones de dólares en todo el mundo.

"Pero con demasiada frecuencia, estas tecnologías están fragmentadas, son difíciles de encontrar y perturban el flujo de trabajo", añadió Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365, en una entrada de blog.

A medida que las empresas se preparan para dar soporte a una gran fuerza de trabajo remota después de la pandemia, aumenta el interés por las herramientas que rastrean y gestionan la experiencia de los empleados. La exitosa salida a bolsa de Qualtrics por parte de SAP y la adquisición de 700 millones de dólares del proveedor de análisis del compromiso de los empleados Peakon por parte de Workday son dos ejemplos recientes. Y Salesforce lanzó en el 2020 su plataforma de experiencia del empleado Work.com.

"Sin duda, la pandemia ha [puesto] un mayor foco en la experiencia del empleado, debido a las condiciones a las que muchos tuvieron que adaptarse", comentó Carolina Milanesi, analista principal de Creative Strategies. "Esto, a su vez, ha puesto de manifiesto las lagunas que tenían muchas organizaciones a la hora de apoyar, formar y gestionar el talento. ...La gente se ha dado cuenta de que la forma en que trabajaban no refleja la forma en que deberíamos trabajar. Esto, unido a la mayor visibilidad que se da a las condiciones de trabajo, los problemas sociales y la mejora de las competencias, crea un momento muy bueno para que Microsoft ofrezca una plataforma holística".

Los puntos fuertes de Microsoft en torno a la productividad en el lugar de trabajo -y el auge del uso de Teams, que ahora cuenta con 115 millones de usuarios activos diarios- sitúan al proveedor en una buena posición para introducir capacidades de experiencia de los empleados, añadió David Johnson, analista principal de Forrester.

"Microsoft entiende lo importante que es la tecnología en la vida laboral diaria de las personas, que es una parte enorme de su experiencia general como empleados", anotó Johnson. "Llamar la atención sobre esto y crear soluciones para ayudar a las empresas a crear una mejor experiencia para sus empleados es un buen movimiento".

Milanesi también señaló que Microsoft tiene un alcance más amplio que la mayoría de las empresas centradas en la experiencia de los empleados. "La mayor ventaja que tiene Microsoft es que se basa en soluciones que ya están presentes en muchas organizaciones -como Yammer- y se apoya en una sólida plataforma habilitada para la nube y la IA. Otras soluciones tienen un alcance más limitado y no necesariamente obtienen la ventaja de conectarse a tantos recursos, y serán juzgadas por un rendimiento mucho más estrecho, lo que podría hacer que su coste sea más escrutado".

Para los clientes de Microsoft 365, el lanzamiento de Viva podría permitir a TI desempeñar un papel más activo en la gestión y coordinación de la experiencia de los empleados para su organización.

"A menos que trabajemos en RRHH, la mayoría de nosotros no utilizamos el software HRIS [sistema de información de RRHH] todos los días; utilizamos Microsoft u otro software de productividad para hacer nuestro trabajo", indicó Johnson. "Lo que [el lanzamiento de Viva está haciendo es que el papel del CIO en la experiencia del empleado sea mucho más prominente, algo que hemos estado prediciendo durante varios años".

"Al integrar las capacidades en Teams, los pone más en el flujo de trabajo de la gente y, lo que es más importante, aumenta la conciencia".

Viva Connections

El cambio al trabajo remoto ha afectado el sentido de comunidad y pertenencia de los empleados dentro de su organización, especialmente para los nuevos contratados, con un 60% de trabajadores que se sienten desconectados desde que se volvieron remotos, según la investigación de Microsoft.

Viva Connections es un lugar de trabajo digital personalizado construido sobre SharePoint. Desde aquí, los empleados pueden acceder a una serie de contenidos, como noticias internas de la empresa, políticas y beneficios, e interactuar con varios grupos y comunidades, gracias a la integración con aplicaciones de Microsoft, como Yammer, SharePoint y Stream.

Viva Connections es una aplicación única y personalizable de Teams que destaca las noticias y los recursos de la empresa.

Cada empleado recibe un feed de noticias personalizado, que los equipos de comunicación interna pueden utilizar para destacar la información importante; se accede a él en el panel que sirve de página de inicio de Viva.

La aplicación Connections se puede personalizar con la marca de la empresa y con contenido curado para dirigirse a grupos de empleados con información y herramientas específicas.

Está previsto que Connections esté disponible en la aplicación de escritorio de Teams en la primera mitad del 2021, y le aplicación móvil.

Viva Insights

Una herramienta de análisis, Viva Insights, está dirigida tanto a los empleados individuales como a los directivos, y puede realizar un seguimiento de la productividad y el bienestar a nivel personal y empresarial.

Viva Insights, que sustituye a dos herramientas existentes de Microsoft 365 -MyAnalytics y Workplace Analytics- ofrecerá una visión general de los niveles de productividad, señaló Microsoft. El objetivo es garantizar el bienestar de los empleados y evitar el agotamiento, por ejemplo, detectando cuándo un empleado tiene demasiadas reuniones y poco tiempo de concentración.

En los "próximos meses" estarán disponibles otras funciones, como los desplazamientos virtuales y la integración con la aplicación de meditación y atención Headspace, además de una integración con Viva Learning.

Sustituyendo a las capacidades analíticas existentes de Microsoft 365, Viva Insights arroja luz sobre el bienestar y la productividad de los empleados para individuos y directivos.
Microsoft Viva

Además de aprovechar los datos de los propios productos de Microsoft, como Teams y Outlook, Viva Insights incorporará datos de aplicaciones de terceros, incluyendo herramientas de video como Zoom y plataformas de RRHH de Workday y SAP SuccessFactors.

Microsoft ha recibido críticas por su herramienta Productivity Score en los últimos meses, que puede permitir a los gerentes monitorear los niveles de productividad individual. La compañía dijo que los datos personales derivados de Viva Insights solo son visibles para el empleado individual, mientras que la información de nivel superior es accesible para los líderes empresariales y los gerentes solo después de ser agregada y anonimizada, con la privacidad establecida por defecto.

Viva Insights puede descargarse para Teams hoy mismo, con información personal disponible para los usuarios de Microsoft Exchange Online en la vista previa pública, y con información de gestión disponible para los clientes existentes de Workplace Analytics.

Viva Learning

La aplicación Viva Learning para Teams, ahora en vista previa privada, es un repositorio central de materiales de aprendizaje. El objetivo es ayudar a los empleados a encontrar fácilmente la información necesaria para realizar su trabajo, desde videos de formación hasta presentaciones de PowerPoint.

Los usuarios de Teams pueden buscar y compartir contenidos de aprendizaje en el chat, y crear su propia "pestaña" dentro de la plataforma de colaboración para organizar sus contenidos.

Viva Learning proporciona acceso a materiales de aprendizaje de una serie de fuentes educativas de Microsoft y externas.
Microsoft Viva

El contenido de aprendizaje está disponible desde una gama de fuentes, desde Microsoft Learn y LinkedIn Learning, hasta proveedores de terceros como Coursera y PluralSight. Viva Learning también se integrará con los sistemas de gestión del aprendizaje de Cornerstone OnDemand, SAP SuccessFactors y otros.

Viva Learning se está probando actualmente con clientes selectos de Microsoft. El lanzamiento general está previsto para "finales de este año".

Viva Topics

Por último, Viva Topics es una plataforma de gestión del conocimiento que ayuda a los empleados a acceder a la información relacionada con su puesto de trabajo.

Topics utiliza la IA para recopilar el contenido de toda la organización en áreas temáticas como proyectos, productos o clientes, cotejando la información del ecosistema de Microsoft 365 y de otros proveedores como Salesforce y ServiceNow. Estas páginas temáticas son recopiladas automáticamente por la IA de Microsoft, y los "expertos" de una organización pueden añadir y editar las páginas de estilo wiki.

El módulo Topics actúa como una base de conocimientos al estilo de Wikipedia para los documentos e información internos.
Microsoft Viva

Las "tarjetas" de temas también están disponibles dentro de las aplicaciones de Microsoft 365, resaltando los temas cuando aparecen en determinados mensajes u otros contenidos dentro de las aplicaciones, proporcionando un contexto rápido en torno a acrónimos o términos desconocidos, por ejemplo.

Los temas se organizan en torno a un "centro de temas" que, con el tiempo, se podrá ver desde Teams y SharePoint, lo que permitirá a los trabajadores descubrir contenidos recomendados en función de los temas que sigan, y personalizados por Microsoft Graph.

Viva Topics está disponible de forma general desde hoy para todos los clientes de Microsoft 365.