[17/02/2021] Después de que el mundo empresarial reaccionara a la aparición de la pandemia COVID-19 en el 2020 cambiando los sistemas clave a una infraestructura en la nube más flexible, muchos están teniendo que replantearse sobre la marcha todos sus supuestos sobre el gasto en TI.
Este cambio -que persistirá mucho más allá de la pandemia- ha provocado que muchas organizaciones tengan dificultades para hacer un seguimiento eficaz de sus gastos en la nube, tanto en términos de la infraestructura como servicio (IaaS) que consumen a medida que se trasladan más y más cargas de trabajo a la nube como en términos del número de empleados que utilizan herramientas de software como servicio (SaaS) basadas en la nube para hacer su trabajo.
Estas son algunas de las formas de evitar que los costos de la nube se descontrolen.
Conozca lo que necesita antes de gastar
La mejor manera de evitar el gasto excesivo en recursos en la nube es saber lo que se necesita con antelación.
"En teoría, los servicios escalables en la nube han hecho innecesario el sobre aprovisionamiento, pero los viejos comportamientos utilizados en los centros de datos tradicionales llevan a que los recursos [en la nube] estén a menudo infrautilizados o completamente inactivos, lo que da lugar a un gasto innecesario", escribieron los analistas de Gartner en una nota de investigación de diciembre del 2020.
Puede que esto no sea música para los oídos de cualquiera que ya haya asumido compromisos considerables en la carrera por reaccionar ante los retos de la pandemia, pero sí pone de relieve la importancia de dimensionar correctamente su entorno de nube siempre que sea posible.
"Hay que empezar por saber lo que se gasta, no solo la factura que se recibe, sino en qué se gasta, dónde se gasta más y dónde se ve el crecimiento", comenta Eugene Khvostov, vicepresidente de ingeniería de productos Apptio, especialista en software de gestión de costos.
Para las organizaciones más grandes, un enfoque probado es establecer un centro de excelencia dedicado en la nube, encargado de supervisar y gobernar el uso de ésta y establecer las mejores prácticas. (Solo hay que asegurarse de evitar las trampas de un centro de excelencia en la nube).
En el caso de las organizaciones más pequeñas, esta responsabilidad recae en los miembros más veteranos del equipo de TI, que se encargarán de establecer los límites presupuestarios, a menudo vinculados a los requisitos de retorno de la inversión a largo plazo. "Creo que las organizaciones más pequeñas tienen una ventaja en este sentido, ya que tienen más clara su base total de usuarios y están muy centralizadas, lo que les ayudará a dimensionar correctamente", señala Jim Browning, analista de Gartner.
"Estas organizaciones no siempre cuentan con departamentos de gestión de proveedores o de compras, por lo que quien sea el arquitecto debe tener conocimientos de gestión en la nube para pasar de capex [gastos de capital] a opex [gastos operativos]. Si no tienen una buena disciplina, acabarán pagando más de lo que necesitan", afirma Browning.
Establezca sistemas de seguimiento del uso de la nube
No se puede gestionar el gasto si no se puede ver lo que lo impulsa. Por tanto, la visibilidad es fundamental. Todo esto es más fácil de decir que de hacer en los entornos empresariales actuales, cada vez más complejos y descentralizados. El informe Flexera 2021 State of Tech Spend descubrió que el 57% de los encuestados se enfrentaba a retos importantes a la hora de obtener los datos correctos necesarios para optimizar sus gastos, mientras que otro 22% reconocía que se trataba de un reto menor.
"Es mucho más sencillo de decir que hacer en el nuevo modelo descentralizado", anota Khvostov de Apptio. "Las organizaciones más exitosas tienden a ser descentralizadas para la infraestructura y el SaaS porque lo que se quiere es que la gente tome sus propias decisiones, mientras que también se aseguran de que están en línea con la gobernanza de la empresa".
Cuando el gasto en TI está descentralizado, es importante que los equipos de desarrolladores den prioridad al etiquetado de sus instancias y recursos para que la dirección pueda hacer un seguimiento eficaz del gasto, establecer barandillas y crear un sentido de responsabilidad financiera.
Hay herramientas que pueden ayudar a proporcionar una mayor visibilidad sobre el gasto en la nube y empezar a recortar la infraestructura inactiva, los asientos SaaS innecesarios y cualquier otro exceso de aprovisionamiento que pueda haber tenido lugar en el caos de la primavera del 2020.
Los principales proveedores de la nube ofrecen sus propias herramientas para supervisar y optimizar el uso de ésta, como AWS CloudWatch y Microsoft Azure Monitor. Si quiere optar por el código abierto, las plataformas populares Apache CloudStack y OpenStack vienen con sus propias herramientas de gestión de costos. Los proveedores en este espacio incluyen CloudChekr, Apptio y Zylo, que se especializa en el uso de SaaS.
Obtenga una imagen completa de su gasto en la nube
La elaboración de informes sobre el gasto en TI fue el reto más citado en el informe Flexera 2021 State of Tech Spend. "Puede ser una tarea desalentadora entender cómo se mapea todo y agregar el gasto en todos los activos y recursos, ya que la demanda y el uso fluctúan", señala el informe. "Para obtener la imagen completa de hacia dónde se dirige el gasto en TI, las organizaciones necesitan datos oportunos y precisos sobre los activos de TI que tienen, junto con los datos de costos asociados a ellos".
Solo si se supervisa de cerca y constantemente la utilización, se puede empezar a aprovechar cualquier capacidad reservada u opciones de instancias puntuales de los proveedores, dimensionar correctamente los recursos de la nube según las características de la carga de trabajo y autoescalar o desmantelar los recursos inactivos para reducir los costos.
Otro enfoque consiste en aplicar políticas de "showback" y "chargeback" en los equipos para incentivar la responsabilidad financiera entre los desarrolladores que tienen sus propios presupuestos.
Gran parte de la comprensión de cuánta capacidad se necesita implica la evaluación comparativa de los costos de la nube con un nivel específico de flexibilidad para los picos y las caídas a medida que avanza el año. "Hay que tener una línea de base económica", señala Venu Lambu, presidente de mercados globales de la empresa de externalización de TI, Mindtree. "Hay que planificar la capacidad y gestionar los presupuestos en consecuencia. Creo que cualquier tamaño de organización necesita tener esa línea de base para el consumo y luego gestionar los picos a medida que llegan".
Los métodos para gestionar la utilización de la nube en función de la línea de base establecida y los picos varían de una empresa a otra, pero normalmente implican procesos automatizados para recuperar la capacidad de la nube no utilizada, compartir de forma más eficaz los recursos en toda la organización y alertar a los equipos de operaciones de desviaciones imprevistas del modelo de consumo de línea de base.
Independientemente del método, "el proceso es tan importante, si no más, que el conjunto de herramientas. Hay que conseguir que la gente tenga la mentalidad adecuada", señala Khvostov de Apptio. "Hay que entrar en ese movimiento constante y consistente. No puede sentarse una vez al año como solía hacer con los centros de datos y el software local".
Reduzca los procesos manuales en su gestión de la nube
El informe Flexera 2021 State of Tech Spend identificó "demasiados procesos manuales" como el desafío número 1 cuando se trata de la optimización del gasto, con el 83% de los encuestados quejándose de los múltiples procesos manuales que ralentizan las operaciones, crean cuellos de botella y dificultan el seguimiento efectivo del gasto.
"Los procesos automatizados para gestionar el despliegue y las estrategias económicas se convertirán en una necesidad absoluta", sostiene Lambu. "La fijación de precios de la nube es muy compleja, por lo que tiene la nube en diferentes variantes y es imposible gestionarla eficazmente sin las herramientas adecuadas".
Negociar el mejor precio con los proveedores de la nube
La mayoría (68%) de los encuestados en el informe Flexera 2021 State of Tech Spend dijeron que negociar el mejor precio o descuento con los proveedores era uno de sus principales retos para la optimización de costos. "Una vez que se firma el contrato, se pierde el apalancamiento", sostiene el analista de Gartner, Browning. "La mayoría de las organizaciones que intentan hacer esto por su cuenta no tienen mucho éxito", por lo que recomienda contratar a un consultor para las negociaciones, así como para cualquier renegociación posterior.
Contar con datos sobre los patrones de consumo puede ayudar a conseguir unos precios más equitativos basados en el consumo, pero es posible que haya que asumir un compromiso a largo plazo como resultado de cualquier negociación. Pero para las organizaciones que vieron los beneficios de los servicios en la nube durante la pandemia, no habrá vuelta atrás en este modelo operativo, por lo que un compromiso a largo plazo no debería ser tan aterrador.
Negociar los límites de los aumentos de precios en los contratos es una protección útil, al igual que garantizar la flexibilidad mediante la inclusión de derechos para reducir los volúmenes sin aumentos de precios anualmente según los cambios de uso.
Los que negocian ven resultados. Por ejemplo, según un estudio del proveedor de software de gestión de la nube CloudHealth, en mayo de 2020, el gasto en programas de descuento de "uso comprometido" a largo plazo, como las instancias reservadas y los planes de ahorro de AWS, aumentó más del 180%. Esto supuso posteriormente un descenso del 8,7% en el gasto en la nube en junio, cuando estos descuentos empezaron a surtir efecto.
Es importante tener una visión a largo plazo. No es raro experimentar un shock inicial cuando empiezan a llegar las facturas de la nube, pero hay que recordar que se trata de un viaje con importantes ganancias que se obtendrán más adelante. "El hecho de que se haya cambiado hoy no significa que se vaya a ahorrar dinero hoy", afirma Lambu, de Mindtree.
Reduzca el exceso de gasto en su SaaS
Los contratos de SaaS tienden a confundir a la gente, porque la mayoría de los proveedores -como Salesforce, Slack, Microsoft y Tableau- fijan el precio de su software en acuerdos empresariales plurianuales para un número fijo e inflexible de puestos o usuarios. Como resultado, los compradores obtienen algo así como la membresía del gimnasio que usan menos de lo que anticiparon y a los proveedores se les termina pagando más por unidad de uso.
Por ejemplo, en la 2019 Gartner SaaS Migration Survey, el 29% de los encuestados de medianas empresas informó que entre el 25% y el 49% de las suscripciones con sus tres principales proveedores de SaaS estaban actualmente inactivas.
No es solo que el uso sea menor de lo planeado, sino que las organizaciones también suelen sobre comprar capacidades. El popular Microsoft 365 es el ejemplo clásico en este caso, con la versión empresarial premium E5 de la suite de productividad en la nube, a menudo impuesta a las organizaciones por su representante de ventas o revendedor cuando podrían obtener todo lo que necesitan de un producto de nivel inferior.
El año pasado, cuando los equipos pasaron rápidamente a trabajar de forma remota, muchos se hicieron con una licencia de Microsoft 365, Zoom o Slack de nivel superior con su tarjeta de crédito corporativa, incluso si no utilizaban todas las funciones empresariales que aumentan el costo. Puede que la supervisión centralizada no lo haga popular, pero sin ella este tipo de desbordamiento de SaaS puede conducir a una rápida espiral de gasto en software. Según el último informe de Business at Work, elaborado por el proveedor de software de identidad Okta, la empresa promedio tiene 88 aplicaciones, que se elevan a 175 en el caso de las organizaciones más grandes.
Este fue el caso del gigante de los medios de comunicación ViacomCBS, que pudo reducir el gasto de Zoom en un 32% este año al encontrar y eliminar las licencias no utilizadas a través de Zylo. "No había gestión de licencias, no había reglas de reutilización dentro de la consola de Zoom, y [había] un despliegue desordenado, lo que significaba que la gente estaba repartiendo el nivel superior de licencias a discreción", señala James Moy, director senior global de gestión de activos tecnológicos en ViacomCBS.
"Las industrias que tenían que recortar costos aprovechaban las versiones gratuitas de software durante seis o nueve meses, [pero] ahora tienen que averiguar cómo pagar por ello", sostiene Browning, de Gartner. "Eso significa que muchas no son muy disciplinadas a la hora de conseguir el acuerdo de tamaño adecuado para su escala. Las empresas más grandes compran un poco más de espacio en las estanterías y eso no los perjudica, pero es un gran problema para las organizaciones medianas".
Pero, como muestra el ejemplo de ViacomCBS, las grandes empresas también pueden desperdiciar mucho dinero si son negligentes.
Basado en el artículo de Scott Carey (InfoWorld) y editado por CIO Perú
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