Cómo colaborar con Dropbox Spaces

[28/02/2021] Dropbox es más conocido como servicio de almacenamiento en la nube, pero también ofrece un conjunto de herramientas de colaboración bajo el nombre de Spaces. En pocas palabras, Spaces le permite convertir las carpetas en espacios de trabajo para proyectos en los que usted y sus equipos pueden colaborar. Por ejemplo, usted y sus compañeros de trabajo pueden añadir comentarios a los archivos, incluir descripciones de las carpetas y crear listas de tareas compartidas. Spaces está disponible con todos los planes de usuario individual de Dropbox (incluidas las versiones gratuitas y de pago) y las cuentas de equipo para empresas.

Esta guía le orienta por las principales herramientas de Spaces cuando utiliza Dropbox a través de un navegador web. La mayoría de estas instrucciones se aplican de forma similar a las aplicaciones de escritorio de Dropbox para macOS y Windows.

Nota: Dropbox ha anunciado recientemente Spaces 2.0, una versión actualizada y ampliada de sus herramientas de colaboración. Actualmente se encuentra en fase beta privada y se espera que se lance al público este otoño. Actualizaremos esta historia cuando Spaces 2.0 esté disponible públicamente.

Convierta una carpeta en un espacio

Al convertir una carpeta en un "espacio" se activan las herramientas de colaboración que puede utilizar en la carpeta y los archivos que contiene. Puede convertir cualquier carpeta, incluida la carpeta principal de su cuenta de Dropbox, en un espacio.

Para empezar, tiene que abrir el archivo que quiere convertir en un Space. Si se trata de su carpeta principal de Dropbox, haga clic en Todos los archivos en la columna de la izquierda para ver la carpeta principal y su contenido. Para convertir cualquier otra carpeta en un espacio, haga clic en Todos los archivos y, a continuación, en el nombre de la carpeta para abrirla.

Bajo el encabezado "Visión general", cerca de la parte superior de la página de la carpeta, verá un texto que dice: "Haga clic aquí para describir esta carpeta y convertirla en un Espacio". Haga clic e introduzca una breve descripción para su carpeta. También puede incluir en esta área enlaces, elementos pendientes, accesos directos a archivos y carpetas clave, etc. 

Al escribir la descripción, aparece una barra de herramientas que ofrece las típicas opciones de formato de texto (negrita, cursiva, listas con viñetas, etc.), además de tres funciones destacables:

• Crear enlace: Este ícono, que parece dos eslabones en cadena, le permite introducir un enlace web en la descripción.
• Crear tarea: El ícono de la casilla de verificación inicia una lista de tareas; cada línea de texto se convierte en una tarea con una casilla de verificación al lado. Cuando usted (u otra persona con permiso para editar la carpeta) hace clic en una casilla de verificación, la línea de texto junto a ella se tacha con un tachado. (La concesión de acceso a la carpeta a otras personas se describe en la siguiente sección de esta guía).

• Mencione a alguien: Si hace clic en el ícono @, podrá insertar la dirección de correo electrónico o el nombre de alguien de sus contactos de Dropbox. Pero también puede simplemente escribir @ dentro del cuadro de descripción para evocar esta función, que es más rápida. En cualquier caso, esta persona recibe una notificación por correo electrónico y una notificación en su cuenta de Dropbox de que ha sido etiquetada en este espacio. (Cuando etiquete a alguien, se le preguntará si quiere compartir este espacio con él. Si lo hace, le lleva al panel de compartir que se describe en la siguiente sección de esta guía).

Puede "anclar" un archivo o una carpeta dentro del cuadro de descripción como un ícono de acceso directo. La forma más sencilla de hacerlo es hacer clic en el ícono de tres puntos situado a la derecha del nombre del archivo o la carpeta, y seleccionar Anclar a [nombre de la carpeta].

Para desanclar un archivo o una carpeta del cuadro de descripción, sitúe el cursor del mouse sobre el elemento anclado, haga clic en el ícono de tres puntos y seleccione Desanclar.

Compartir archivos o carpetas con otras personas

Para colaborar con otras personas en Dropbox, primero tiene que compartir con ellas los elementos en los que quiere trabajar. Puede compartir archivos y carpetas, incluidas las carpetas que haya convertido en espacios. Al compartir una carpeta también se comparte todo su contenido.

Para compartir un archivo o una carpeta en la vista de lista, pase el cursor del mouse por encima del nombre del archivo o la carpeta en la lista y haga clic en el botón Compartir que aparece a la derecha. En la vista de cuadrícula, sitúe el cursor del mouse sobre el nombre del archivo o la carpeta, haga clic en el ícono de tres puntos y seleccione Compartir en el menú que aparece. Y si quiere compartir una carpeta que ya está abierta, haga clic en el botón Compartir carpeta de la columna de la derecha.

Aparecerá el panel de compartir. En la línea "Para:", escriba las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas de sus contactos de Dropbox con las que quiera compartir el archivo o la carpeta.

A la derecha de los destinatarios hay un menú desplegable con la etiqueta "Puede editar" o "Puede ver". "Puede editar" significa que las personas con las que comparte el archivo pueden editarlo, eliminarlo o comentarlo; descargarlo o añadir una copia del mismo a su propia cuenta de Dropbox. Si está compartiendo una carpeta, lo mismo se aplica a todos los archivos de la carpeta, y los que tienen acceso de edición también pueden subir archivos a la carpeta.

"Puede ver" significa que la persona con la que comparte solo puede ver, descargar o añadir comentarios al archivo compartido o a cualquier archivo de una carpeta compartida. (Algunos archivos, como las imágenes y los PDF, solo pueden compartirse como "Puede ver").

Haga clic en el menú para hacer una selección, opcionalmente escriba un mensaje a sus destinatarios y haga clic en el botón Compartir en la parte inferior derecha del panel de compartir. Sus destinatarios recibirán un correo electrónico que contiene un enlace; al hacer clic en él, podrán acceder a su archivo o carpeta, y se les pedirá que lo añadan a su Dropbox. Los destinatarios deben tener una cuenta de Dropbox para acceder a un archivo o carpeta compartido. Si no tienen una, Dropbox les guía para que se inscriban en un plan gratuito como mínimo. Si ya son usuarios de Dropbox, también reciben una notificación a través de su cuenta de Dropbox.

Si va a crear una nueva carpeta y sabe que va a querer compartirla, puede ahorrar tiempo creando y compartiendo al mismo tiempo. Desde la pantalla de inicio o de "Todos los archivos", haga clic en Nueva carpeta compartida en la columna de la derecha. Desde cualquier otro lugar de Dropbox, haga clic en Compartido en la columna de la izquierda y, a continuación, haga clic en el botón Crear carpeta compartida en la columna de la derecha.

En cualquier caso, verá una pantalla en la que se le preguntará si quiere crear y compartir una carpeta nueva o compartir una carpeta existente. Elija Deseo crear y compartir una nueva carpeta y haga clic en el botón Siguiente. Verá el mismo panel para compartir que el anterior. Dele un nombre a la carpeta, añada los destinatarios, elija los permisos de edición o de visualización, opcionalmente escriba un mensaje y haz clic en Compartir. La carpeta se crea y el correo electrónico se envía.

Como con cualquier carpeta, puede hacer clic en el área de descripción de la nueva carpeta compartida para convertirla en un espacio.

Gestionar archivos y carpetas compartidas

Cuando abre una carpeta o un Espacio compartido, los íconos circulares de la columna de la derecha muestran los nombres o las iniciales de las personas con las que se comparte. Si pasa el puntero del mouse por encima de uno de estos íconos, una llamada muestra si su acceso a la carpeta o archivo es "puede editar" o "puede ver".

Para compartir un archivo o una carpeta con otras personas en cualquier momento, abra su panel de compartición como se ha descrito anteriormente, añada los nuevos destinatarios, asigne los permisos de edición o visualización y haga clic en Compartir.

El panel de compartición también le permite gestionar los permisos de cualquier persona con la que haya compartido el archivo o la carpeta. Muestra todas las personas que tienen acceso; haga clic en Puede editar o Puede ver junto al nombre de cualquier persona para alternar sus permisos entre los privilegios de edición y de visualización.

Si hace clic en el ícono del engranaje situado en la parte superior derecha del panel de uso compartido, verá un panel de configuración que le permite controlar si todos los miembros con permisos de edición pueden añadir nuevos usuarios a la carpeta, o si solo usted puede hacerlo. Si quiere dejar de compartir una carpeta, haga clic en el enlace Dejar de compartir carpeta, situado en la parte inferior izquierda del panel de configuración.

Añadir a una carpeta o espacio compartido

Cualquiera que tenga permisos de edición en un Espacio u otra carpeta compartida puede añadir elementos a la misma. Para cargar archivos o carpetas, haga clic en el botón Cargar, situado encima de la lista de archivos, y selecciona Cargar archivos o Cargar carpeta. Aparece una pantalla que le permite buscar los archivos o la carpeta que desea; haga su selección y haga clic en Cargar. También puede arrastrar y soltar los archivos o la carpeta en la página de la carpeta en Dropbox.

Para crear una nueva carpeta dentro del Espacio o carpeta compartida, haga clic en el botón Crear, seleccione Carpeta, dele un nombre a la carpeta y haga clic en Crear. El botón Crear también permite crear documentos en Microsoft Word, Google Docs, Dropbox Paper y otros formatos en la carpeta compartida.

Los miembros con acceso de edición a la carpeta también pueden añadir texto, accesos directos y elementos de trabajo en el área de descripción de la parte superior del espacio.

Editar un documento compartido

Si tiene permisos de edición para un archivo editable, como un documento de Word, haga clic en su nombre para ver una vista previa del mismo y, a continuación, haga clic en el botón Abrir de la parte superior de la columna derecha. Aparece un menú desplegable que le permite elegir un editor web para abrirlo; por ejemplo, un archivo .docx puede abrirse en Word Online o Google Docs, un archivo .pptx puede abrirse en PowerPoint Online o Google Slides, etc.

Una vez que haya hecho la selección, es posible que tenga que iniciar sesión en su cuenta de Microsoft o Google y concederle acceso a Dropbox, y entonces el documento se abrirá en su navegador y podrá editarlo como lo haría normalmente. Cualquier cambio que haga aparecerá en el documento original almacenado en Dropbox, y cualquiera que tenga acceso al archivo podrá verlo.

Añadir comentarios a un documento, imagen o PDF

Puede añadir comentarios en Dropbox a un archivo compartido o a cualquier archivo de una carpeta que se haya compartido contigo. Para empezar, haga clic en el ícono de tres puntos situado a la derecha del nombre del archivo y seleccione Añadir comentario. Esto abre una vista previa del archivo, con una barra lateral de comentarios en la columna derecha.

Para añadir un comentario, solo tiene que empezar a escribir en el recuadro marcado como "Escriba sus pensamientos aquí" en la barra lateral de comentarios. Si quiere que alguien sea notificado de su comentario, escriba @ y las primeras letras del nombre de la persona en sus contactos de Dropbox, y luego seleccione su nombre en la lista que aparece. Haga clic en el botón Publicar para adjuntar su comentario al archivo.

También puede comentar un área específica de un documento, imagen o PDF. En el caso de un documento (como un .docx de Microsoft Word) o un PDF, resalte el texto en la vista previa del documento con el cursor del mouse. Aparecerá un ícono de llamada sobre el texto resaltado. Haga clic en este ícono, y podrá publicar un comentario que se refiera específicamente al texto resaltado.

Para comentar un área específica de un archivo de imagen, o una imagen que esté en un PDF, utilice la herramienta del retículo para enmarcar el área en la ventana de vista previa. Después de hacer esto, puede publicar un comentario que se refiera a esa área enmarcada.

Para recorrer los comentarios que se adjuntan a un archivo: Basta con hacer clic en el nombre del archivo para abrir la página que lo previsualiza con sus comentarios.

Al hacer clic en un comentario, puede leerlo en su totalidad y publicar una respuesta. Si se trata de un comentario que ha publicado, puede editarlo o eliminarlo. Otras personas que tengan acceso a este archivo o a la carpeta en la que está almacenado pueden publicar una respuesta.

Al hacer clic en "Resolver" en la esquina superior derecha de un comentario, éste se elimina. Solo usted y cualquier otra persona con acceso de edición a su Espacio pueden marcar un comentario como resuelto. (Si desea ver o restaurar un comentario resuelto: Haga clic en el ícono de tres puntos situado en la parte inferior de la barra de herramientas vertical de la derecha, y seleccione Mostrar comentarios resueltos).

Solicitar archivos para un Espacio

Aunque todos los miembros de un espacio con acceso de edición pueden subir archivos al espacio en cualquier momento, puede haber ocasiones en las que quiera solicitar específicamente archivos, como documentos o imágenes, a otros miembros del equipo, o a personas que no son miembros del espacio. Para iniciar una solicitud de archivos, haga clic en Solicitudes de archivos en la navegación de la izquierda, y luego haga clic en el botón Nueva solicitud en la columna de la derecha. (También puedes hacer clic en Todos los archivos en la navegación de la izquierda, hacer clic en el ícono de tres puntos a la derecha del Espacio o la carpeta en la que quiere que los colaboradores suban archivos, y seleccionar Solicitar archivos en el menú que aparece).

Aparecerá un panel para que introduzca los detalles de su solicitud; aquí puede cambiar la carpeta en la que quiere que los colaboradores suban los archivos, por ejemplo, un Espacio para un proyecto. (Si ha utilizado el método alternativo para iniciar una solicitud del párrafo anterior, la carpeta correcta ya estará designada). Con ciertos planes de Dropbox también puedes establecer una fecha límite para la subida de archivos. Haga clic en el botón Crear. Aparecerá un segundo panel para que introduzca los nombres de las personas que quiere que reciban su solicitud. Se les notificará por correo electrónico y en su cuenta de Dropbox.

Puedes seguir el progreso de estas solicitudes haciendo clic en Solicitudes de archivos en la columna de la izquierda.

Manténgase al tanto de las actualizaciones de un Espacio

Si quiere saber cuándo otros miembros del equipo añaden o eliminan archivos en un Espacio u otra carpeta compartida, abra la carpeta y haga clic en el botón Seguir situado debajo del ícono de la carpeta grande en la columna de la derecha. Verá una pantalla en la que puede elegir que se le notifique cuando se añadan o eliminen archivos, o ambas cosas, y que le permita optar por recibir notificaciones a medida que se producen estos cambios o solo una vez al día. Cuando haya hecho su selección, haga clic en Confirmar y se le notificará la actividad por correo electrónico y a través de su cuenta de Dropbox.

La instalación de la aplicación de escritorio de Dropbox para Windows o macOS le ofrece otra opción de seguimiento. Busque el ícono de Dropbox en el área de notificación de la barra de tareas en Windows o en la barra de menús superior en macOS. Haga clic en el ícono y se abrirá un panel con tres pestañas que le ayudarán a seguir el estado de los archivos y carpetas que ha compartido con otros:

• Para usted: En esta pestaña se destacan los archivos y carpetas que Dropbox determina que pueden ser importantes para que los siga.
• Recientes: Esta pestaña enumera las actividades recientes que ha realizado en los archivos y carpetas de su Dropbox, como cuando ha añadido, compartido o visto un archivo o carpeta. Si utiliza una cuenta de Dropbox Business, haga clic en el botón Equipo para ver la actividad reciente realizada en archivos y carpetas por otras personas que forman parte de su equipo.
• Notificaciones: Cuando alguien con el que ha compartido un archivo o carpeta hace algo con él (como añadir un comentario o volver a compartirlo con otra persona), o si alguien comparte un archivo o carpeta con usted, estas acciones aparecen aquí.

Cuando pasa el puntero del mouse por encima del nombre de un archivo o carpeta en la pestaña "Para usted" o "Recientes", aparecen unos íconos a su derecha. Al hacer clic en la estrella se marca el archivo o la carpeta como algo que quiere seguir más de cerca. En la página de inicio de su cuenta de Dropbox, sus archivos y carpetas marcados con estrellas aparecen debajo de la lista de archivos y carpetas a los que ha accedido recientemente.

El ícono de compartir (una persona) abre el panel de compartir para el archivo o la carpeta, el ícono de enlace copia un enlace web para el archivo o la carpeta en el portapapeles de su computadora, y el ícono de tres puntos abre un menú que presenta varias acciones, como abrir el archivo o la carpeta en Dropbox o compartirlo con otros usuarios de Dropbox.

Basado en el artículo de Howard Wen (Computerworld) y editado por CIO Perú