[18/03/2021] El BPA es una metodología que ayuda a las organizaciones a examinar en profundidad los procesos internos para encontrar oportunidades de mejora. BPA ayuda a identificar los procesos que pueden hacerse más eficientes o efectivos, y a evaluar si los procesos están configurados para alinearse con los objetivos de negocio. El BPA es un subconjunto vital de la gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés), un marco más amplio diseñado para gestionar los procesos de la organización. Ofrece a las organizaciones maduras una forma de "proporcionar gobernanza en una organización compleja”, al ofrecer una "visión común y estandarizada de los procesos”, según la Association of BPM Professionals (ABPMP)
El análisis de los procesos de negocio no debe confundirse con el análisis de los negocios (BA, por sus siglas en inglés), a pesar de la similitud en los nombres. El BPA se centra específicamente en el análisis de los procesos de negocio, y en la formulación de recomendaciones de mejora basadas en los datos recopilados durante el análisis. El BA, por otro lado, se centra más en determinar necesidades o problemas específicos dentro de la organización que no están tan estrechamente vinculados a los procesos, pero que pueden incluir finanzas, investigación, contratación o recortes presupuestarios.
¿Quién evalúa los procesos de negocio?
El BPA generalmente cae sobre la desktop de un analista de negocios o un arquitecto de procesos. Un analista de negocios puede ayudar a dar contexto a los datos que rodean un proceso, y ofrecer información detallada basada en patrones y tendencias. Un arquitecto de procesos está más involucrado en los procesos, y es responsable de analizar y mejorar continuamente los procesos comerciales. Según IBM, el rol de un arquitecto de procesos es alguien que tiene la "responsabilidad de modelar, analizar, implementar, monitorear y mejorar continuamente los procesos de negocio”. Son un componente clave para cerrar la brecha entre "tecnología centrada en procesos y negocios”.
Querrá a alguien con habilidades analíticas que pueda profundizar en los datos y la información obtenida durante la analítica para ayudar a identificar qué se puede mejorar y cómo funciona el proceso dentro de la empresa. Pero el BPA requiere algo más que un analista de negocios o un arquitecto de procesos; también necesitará la participación de la gerencia, TI y cualquier área relevante involucrada en el proceso para identificar e implementar mejoras en el proceso.
5 pasos para el análisis de los procesos de negocios
Los siguientes cinco pasos generales pueden ayudar a garantizar que una iniciativa de BPA se desarrolle sin problemas y produzca resultados efectivos:
- Identifique sus metas y proceso: Identifique lo que desea lograr utilizando el BPA y establezca qué proceso desea analizar dentro del negocio. Querrá establecer KPIs, benchmarks, objetivos y otras herramientas de medición para ayudar a evaluar si los cambios realizados son exitosos al final.
- Recopilar datos: Una vez que haya establecido qué proceso analizar, su equipo deberá recopilar la mayor cantidad de información posible. Recopile cualquier dato, documentación o recursos relevantes para el proceso, y entrevistar a las partes interesadas que estén familiarizadas con el proceso y lo manejen día a día. Es importante obtener la mayor información posible de las personas cercanas al proceso, para ayudar a pintar una imagen clara de cómo funciona dentro de la organización.
- Planifique el proceso: Después de recopilar información sobre el proceso, debe planificarlo de principio a fin. Puede mantenerlo tan simple como una hoja de papel o una pizarra, o puede optar por usar un software de administración de flujo de trabajo más sofisticado para ayudarlo a visualizar mejor el proceso de principio a fin.
- Identificar áreas de mejora: Después de que todo esté mapeado, analice el proceso e identificar las áreas de mejora potencial. Esto podría significar corregir redundancias, automatizar ciertos pasos o cambiar partes del flujo de trabajo. Cualquier cosa que haga que el proceso fluya de manera más eficiente o que ayude a que sea más efectivo para otros en la empresa debe abordarse en este punto.
- Tomar acción y monitorear: El último paso es implementar las mejoras y monitorear el proceso para asegurar que los cambios fueron exitosos, y que el proceso actualizado cumpla con los objetivos y KPIs que estableció durante el primer paso. Sin embargo, no debería simplemente detenerse aquí; el BPA requiere un seguimiento y controles continuos con sus procesos. Es posible que encuentre más oportunidades para mejorar un proceso en el futuro, por lo que desea evitar una actitud de "configúrelo y olvídese”.
Herramientas de análisis de procesos comerciales
El software BPA puede "proporcionar una gran potencia para modelar y analizar procesos de negocios”, según la ABPMP. Algunas empresas pueden optar por herramientas más simples para analizar o trazar un proceso, como Visio, que también le permite documentar un proceso. Pero existe una amplia gama de herramientas de BPA y BPM que ofrecen funciones más sofisticadas diseñadas para ayudarle a obtener conocimientos más profundos de su análisis y permitir una mejor colaboración.
Las herramientas de BPA pueden ayudar a su equipo a agilizar el proceso de análisis, especialmente si su organización tiene muchos procesos complejos que abarcan varias áreas, recursos o fuentes de datos en la organización. Con las herramientas de BPA, podrá fácilmente elaborar diagramas, visualizar procesos, compartir y guardar notas entre las partes interesadas, crear modelos e implementar funciones de automatización.
Entre las herramientas populares para BPA se encuentran:
Basado en el artículo de Sarah K. White (CIO) y editado por CIO Perú