[06/04/2021] La gestión de proyectos es una disciplina compleja en la que abundan las fases clave, las áreas de conocimiento y los términos suficientes para llenar un glosario. Para simplificar los componentes clave de una gestión de proyectos exitosa, CIO.com ofrece la siguiente guía completa para la gestión de proyectos, que incluye consejos, estrategias y las mejores prácticas.
Definición de gestión de proyectos
La gestión de proyectos es una disciplina empresarial que implica la aplicación de procesos, conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas específicos para cumplir exitosamente los objetivos y los entregables del proyecto. Los profesionales de la gestión de proyectos ayudan a impulsar, guiar y ejecutar las metas de valor agregado identificadas por la empresa mediante la aplicación de procesos y metodologías para planificar, iniciar, ejecutar, monitorear y cerrar todas las actividades relacionadas con un proyecto comercial dado en alineación con los objetivos estratégicos generales de la organización.
Metodologías de la gestión de proyectos
Elegir la metodología de gestión de proyectos (PMM, por sus siglas en inglés) adecuada es un paso vital para el éxito. Hay muchos enfoques diferentes y, en algunos casos, superpuestos para la gestión de proyectos. Actualmente, los PMM más populares en la práctica incluyen cascada, ágil, híbrido, método de ruta crítica y gestión de proyectos de cadena crítica, entre otros. La metodología ágil, que incluye variantes subalternas como Lean y Scrum, está ganando popularidad y se utiliza en prácticamente todas las industrias. Adoptada originalmente por los desarrolladores de software, la metodología ágil utiliza ciclos de desarrollo cortos llamados sprints para enfocarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio.
PMO frente a EPMO
Las organizaciones exitosas codifican los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización general, ya sea una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) o una oficina empresarial de gestión de proyectos (EPMO, por sus siglas en inglés).
Una PMO es un grupo interno o externo que establece la dirección, mantiene y garantiza los estándares, las mejores prácticas y el estado de la gestión de los proyectos en una organización. Las PMO tradicionalmente no asumen un papel de liderazgo en la alineación de objetivos estratégicos.
Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con una meta clave adicional de alto nivel: alinear todas las actividades de los proyectos, programas y portafolios con los objetivos estratégicos de una organización. Las organizaciones están adoptando cada vez más la estructura EPMO, mediante la cual los gerentes de proyectos, programas y portafolios participan en sesiones de planificación estratégica desde el principio para aumentar las tasas de éxito de los proyectos.
Las PMO y las EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar para la gestión de proyectos. Al establecer enfoques estándar, las PMO y las EPMO ofrecen los siguientes beneficios:
- reglas base y expectativas de los equipos del proyecto
- un lenguaje común para los gerentes de proyectos, líderes funcionales y otras partes interesadas, que facilita la comunicación y garantiza que se comprendan completamente las expectativas
- mayores niveles de visibilidad y mayor responsabilidad en toda la organización
- mayor agilidad al adaptarse a otras iniciativas o cambios dentro de una organización
- la capacidad de identificar el estado de tareas, hitos y entregables
- indicadores clave de desempeño relevantes para medir el desempeño del proyecto
Certificación en gestión de proyectos
Los proyectos exitosos requieren gerentes de proyectos muy calificados, muchos con capacitación formal o certificaciones de gestión de proyectos. Algunos pueden tener certificaciones profesionales de gestión de proyectos u otras certificaciones del PMI u otra organización. Las certificaciones de gestión de proyectos incluyen:
Otras certificaciones de gestión de proyectos
- CSM: Certified Scrum Master
- CompTIA Project+ Certification
- PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
- CPMP: Certified Project Management Practitioner
- Associate in Project Management
- MPM: Master Project Manager
- PPM: Professional in Project Management
- PMITS: Project Management in IT Security
- Certified Project Director
Herramientas de gestión de proyectos
El software y las plantillas de gestión de proyectos aumentan la productividad y la eficacia del equipo, además de preparar a la organización para los cambios provocados por proyectos de alto impacto. CIO.com ha compilado el conjunto decisivo de herramientas de gestión de proyectos, así como algunas herramientas de código abierto para ayudarlo a planificar, ejecutar, monitorear y pulir con éxito su próximo proyecto de alto impacto.
El software de gestión de proyectos se divide en varias categorías. Algunas herramientas se clasifican como software de gestión de proyectos; otros son más amplios, como el software de gestión de portafolio de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés). Algunos son más adecuados para pequeñas empresas y otros para organizaciones más grandes. Los gerentes de proyectos también suelen utilizar la gestión de tareas, la gestión de la programación, la colaboración, la gestión del flujo de trabajo y otros tipos de herramientas. Estos son solo algunos ejemplos del software y las herramientas de gestión de proyectos disponibles para ayudar a simplificar la gestión de proyectos.
Algunas de las herramientas de gestión de proyectos más populares incluyen:
Habilidades en gestión de proyectos
Los gerentes de proyectos eficaces necesitan más que conocimientos técnicos. El rol también requiere varias habilidades que no son técnicas, y son estas habilidades más suaves las que a menudo determinan si un gerente de proyecto -y el proyecto- tendrá éxito. Los gerentes de proyecto deben tener estas siete habilidades no técnicas: liderazgo, motivación, comunicación, organización, priorización, resolución de problemas y adaptabilidad. También es beneficioso tener una mentalidad estratégica, tener experiencia en gestión del cambio y desarrollo organizacional, agilidad y capacidades de resolución de conflictos, entre otras habilidades.
Trabajos en gestión de proyectos
Para el 2027, la demanda de gerentes de proyectos crecerá a 87,7 millones, según el PMI, pero estas contrataciones no serán todas de gerentes de proyectos. Si bien los títulos más genéricos son gerente de proyecto, gerente de programa o gerente de portafolio, cada función puede diferir según la industria y la especialización. También hay coordinadores, programadores y subgerentes de proyectos, entre otros roles.
Históricamente, los gerentes de proyectos han obtenido salarios bien pagados de más de seis cifras, según el puesto, la antigüedad y la ubicación. Indeed proporciona una lista de búsqueda de salarios laborales, incluidos algunos salarios anuales de gestión de proyectos que las empresas ofrecen para estos roles:
- Gerente de proyecto:
- Gerente de programa
- Gerente de portafolio
- Gerente de proyectos de software/TI
- Administrador de Proyectos
- Planificador de proyectos
- Contralor de proyectos
- Controlador de documentos
- Líder de proyecto
- Director de programa/proyecto
- Jefe de programa/proyecto
Fases y procesos de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se divide en cinco fases o ciclos de vida. Cada fase se cruza con cualquiera de las 10 áreas de conocimiento, que incluyen: integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, adquisición de riesgos y gestión de las partes interesadas. Las fases, procesos y áreas de conocimiento asociadas proporcionan un enfoque organizado para que los gerentes de proyecto y sus equipos trabajen a través de proyectos, de acuerdo con el siguiente esquema:
Fase de inicio:
- Gestión de la integración: Desarrollar la carta del proyecto.
- Gestión de partes interesadas: Identificar las partes interesadas.
Fase de planeamiento:
- Gestión de la integración: elaborar el plan de gestión del proyecto.
- Gestión del alcance: definir el alcance, crear la estructura de desglose del trabajo (WBS), recopilar los requisitos.
- Gestión del tiempo: planificar y desarrollar cronogramas y actividades, estimar recursos y cronogramas.
- Manejo de costos: estimar costos, determinar presupuestos.
- Gestión de la calidad: identificar los requisitos de calidad.
- Gestión de los recursos humanos: planificar e identificar las necesidades en recursos humanos.
- Gestión de las comunicaciones: planificar las comunicaciones con las partes interesadas.
- Gestión de riesgos: realizar análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos, planificar estrategias de mitigación de riesgos.
- Gestión de adquisiciones: identificar y planificar las adquisiciones requeridas.
- Gestión de grupos de interés: planificar las expectativas de los grupos de interés.
Fase de ejecución:
- Gestión de la integración: dirigir y gestionar todo el trabajo del proyecto.
- Gestión de la calidad: realizar todos los aspectos de la gestión de la calidad.
- Gestión de los recursos humanos: seleccionar, desarrollar y gestionar el equipo del proyecto.
- Gestión de las comunicaciones: gestionar todos los aspectos de las comunicaciones.
- Gestión de adquisiciones: asegurar las adquisiciones necesarias.
- Gestión de las partes interesadas: gestionar todas las expectativas de las partes interesadas.
Fase de seguimiento y control:
- Gestión de la integración: monitorear y controlar el trabajo del proyecto y gestión de los cambios necesarios.
- Gestión del alcance: validar y controlar el alcance del proyecto.
- Gestión del tiempo: controlar el alcance del proyecto.
- Gestión de costos: controlar los costos del proyecto.
- Gestión de la calidad: supervisar la calidad de los entregables.
- Gestión de las comunicaciones: supervisar todas las comunicaciones del equipo y las partes interesadas.
- Gestión de adquisiciones: mantenerse al tanto de las adquisiciones necesarias.
- Gestión de las partes interesadas: asumir la responsabilidad de los compromisos de las partes interesadas.
Fase de cierre:
- Gestión de la integración: cerrar todas las fases del proyecto.
- Gestión de adquisiciones: cerrar todas las adquisiciones del proyecto.
Expectativas de las partes interesadas
Las partes interesadas pueden ser cualquier persona o grupo con intereses creados en el éxito de un proyecto, programa o portafolio, incluyendo los miembros del equipo, grupos funcionales, patrocinadores, proveedores y clientes. Las expectativas de todas las partes interesadas deben identificarse, comunicarse y gestionarse cuidadosamente. Pasar por alto esto puede provocar malentendidos, conflictos e incluso el fracaso del proyecto.
A continuación, se ofrecen algunos consejos para gestionar las expectativas de las partes interesadas.
- Reunir un equipo específico para los objetivos del proyecto, asegurando que los miembros del equipo tengan la combinación adecuada de habilidades y conocimientos para cumplir.
- Dejar tiempo suficiente antes de un proyecto para que las personas clave profundicen y discutan los problemas y objetivos antes de que el proyecto comience.
- Asegurarse de que el cronograma del proyecto y las tareas programadas sean realistas.
Roles en la gestión de proyectos
Dependiendo de numerosos factores, como la industria, la naturaleza y el alcance del proyecto, el equipo del proyecto, la empresa o la metodología, los proyectos pueden necesitar la ayuda de programadores, analistas comerciales, analistas de inteligencia de negocios, líderes funcionales y patrocinadores. A continuación, una comparación de los tres roles clave dentro de la PMO o EPMO, todos tienen una gran demanda debido a sus habilidades de liderazgo.
- Gerente de proyectos: desempeña el papel principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos individuales. Las organizaciones pueden tener uno o más jefes de proyecto.
- Gerente de programas: supervisa y dirige un grupo de proyectos similares, o conectados, dentro de una organización. Por lo general, uno o más gerentes de proyectos reportarán al gerente del programa.
- Gerente de portafolio: esta función se encuentra en el nivel más alto de una PMO o EPMO y es responsable de supervisar la alineación estratégica y la dirección de todos los proyectos y programas. Los gerentes de programa generalmente reportarán directamente al gerente de portafolio.
Alcance del proyecto
Durante la fase de planificación, todos los detalles del proyecto deben solidificarse, incluidos los objetivos, los entregables, los supuestos, los roles, las tareas, el cronograma, el presupuesto, los recursos, los aspectos de calidad, los términos, etc. El cliente y las partes interesadas clave trabajan juntos para solidificar y acordar el alcance antes de que pueda comenzar el proyecto. El alcance guía el trabajo del proyecto y cualquier cambio en el alcance del proyecto debe presentarse y aprobarse como una solicitud de cambio de alcance.
Presupuestos de los proyectos
Los presupuestos juegan un papel importante respecto al avance y conclusión de un proyecto. Pocas empresas tienen un presupuesto ilimitado, por lo que lo primero que miran las partes interesadas del proyecto para determinar si un proyecto tuvo éxito o fracasó es el resultado final. Este hecho alimenta la presión que los líderes de proyectos y sus equipos enfrentan cada día que pasa. Como tal, la eficacia en la gestión presupuestaria es un área principal de enfoque para los gerentes de proyecto que valoran sus carreras. Antes de que sucumba a enormes sobrecostos, aquí cuenta con cinco estrategias para mantener el control del presupuesto de su proyecto:
- Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas.
- Presupuestar para casos de sorpresa
- Desarrollar KPIs relevantes
- Volver a visitar, revisar, volver a pronosticar
- Mantener a todos informados y establecer responsabilidades claras
Basado en el artículo de Moira Alexander (CIO) y editado por CIO Perú
Puede ver también: