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Reportajes y análisis

Las mejores aplicaciones de Android para organizar su vida

[16/04/2021] La mayoría de nosotros hace malabares con una inmensa cantidad de información hoy en día: suficientes tareas, tareas pendientes y retazos de datos mentales dispersos como para llenar una pecera de 40 galones. (¡Imagina todos esos pequeños peces-pensamientos nadando por ahí! Glub, glub, glub).

Pero ¿adivine qué? Su vieja y cansada cabeza no es la única herramienta para llevar la cuenta de las cosas importantes de su vida. Esa brillante placa de cristal que lleva en el bolsillo está repleta de excelentes aplicaciones que pueden organizar prácticamente todo lo imaginable para usted. Y ahora es un momento tan bueno como cualquier otro para aprovechar su capacidad de organización y dar un respiro a su cerebro.

Estas son las mejores aplicaciones de Android para organizar diferentes áreas de su vida: todas son gratuitas, a menos que se indique lo contrario, y están disponibles tanto en la web como en otras plataformas para que puedas acceder a ellas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Organice sus proyectos

Trello: Tanto si trabaja con un equipo como si intenta mantener sus propios proyectos independientes en orden, Trello ofrece un sistema intuitivo pero repleto de funciones para organizar las ideas y seguir el progreso.

La aplicación divide su negocio en una serie de tableros. Dentro de cada tablero, crea una serie de listas. Y dentro de cada lista, añade cualquier número de tarjetas -elementos individuales que contienen texto, fotos, archivos, etc. Puede etiquetar y colorear las tarjetas y asignarles fechas de entrega, y usted (y cualquier otra persona que invite) puede comentar las tarjetas para añadir ideas y actualizaciones.

Los tableros de Trello (a la izquierda) ofrecen un sistema potente y versátil para organizar tarjetas con texto, fotos, archivos e incluso listas de tareas (a la derecha).
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Si realmente quiere ponerse salvaje, Trello tiene un sistema de automatización avanzado llamado Butler que le permite configurar todo tipo de reglas y acciones personalizadas para su información. Por ejemplo, puede hacer que cada vez que una tarjeta reciba la etiqueta "Urgente", Butler la mueva automáticamente al principio de su lista, le asigne una fecha de vencimiento un día laborable en el futuro y le envíe un correo electrónico a usted y a cualquier otra persona relevante para asegurarse de que el elemento no se olvida.

También puede pedirle a Butler que organice sus tarjetas automáticamente en función de sus fechas de vencimiento, o incluso de su actividad más reciente a primera hora de la mañana. (Por cierto, Butler solo puede configurarse desde el sitio web o la aplicación de escritorio de Trello, pero una vez establecidas sus reglas, también funcionarán en la aplicación para Android).

Trello es gratuito, con suscripciones individuales opcionales de cinco dólares al mes y planes empresariales de 10 dólares por usuario al mes que desbloquean una serie de características adicionales, como archivos adjuntos de mayor tamaño, capacidades de automatización más avanzadas, vistas de línea de tiempo, tabla y calendario para sus tableros, y una serie de capacidades de gestión avanzadas.

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Workflowy utiliza un sencillo pero potente sistema de viñetas plegables para ayudarle a organizar sus proyectos, o casi cualquier otra cosa imaginable.

Workflowy: Para una organización más compleja y basada en el texto, merece la pena explorar Workflowy, una herramienta de organización de la información relativamente nueva.

Workflowy permite organizar los proyectos en una serie de viñetas tipo esquema. Esta estructura, sencilla pero sorprendentemente poderosa, le permite imaginar su información como un "documento infinito", con numerosas capas conectadas, cada una de las cuales se puede contraer o ampliar con un solo toque.

Incluso puede tocar cualquier punto individual dentro de Workflowy para abrirlo como un documento independiente, y trabajar en él como si fuera su propio archivo de Word o Google Docs.

Dejando a un lado lo básico, Workflowy cuenta con algunas herramientas impresionantes para una organización intrincada, incluyendo un sistema de etiquetado que facilita la vinculación de diferentes viñetas y un sistema de reflejo que permite que ciertas viñetas aparezcan en varios lugares. También cuenta con un sólido sistema de colaboración para compartir listas enteras o viñetas específicas con otras personas, como enlaces web visibles y opcionalmente editables.

Workflowy es gratuito para uso individual, con un límite de 250 listas y elementos nuevos al mes. El plan Pro, que elimina esa restricción y añade más opciones de personalización, la posibilidad de hacer una copia de seguridad en Dropbox y un servicio de asistencia técnica de primera calidad, cuesta 49 dólares al año o 48 dólares por usuario al año en régimen de equipo, con capacidades de administración incluidas.

Organice sus listas de tareas

Todoist: Android tiene un montón de herramientas encomiables para hacer listas y organizar tareas, pero Todoist está por encima del resto. La aplicación cuenta con una interfaz limpia y fácil de navegar con un montón de características útiles para hacer, organizar y -críticamente- realmente progresar a través de todo tipo de listas.

La pantalla principal de Todoist gira en torno a una vista de "Hoy" que muestra, como es de esperar, las tareas que tiene pendientes para el día. Puede pasar de ahí a una vista más amplia de la "Bandeja de entrada" que incluye todas sus tareas pendientes, independientemente de si tienen una fecha asociada, así como una vista "Próxima" que muestra un desglose de las tareas con fecha específica basado en la fecha de vencimiento.

Este marco simple puede ser suficiente para algunas personas, pero donde Todoist realmente brilla es en sus opciones de organización de tareas avanzadas -por ejemplo, la forma en que la aplicación le permite crear subtareas y luego subtareas dentro de subtareas, y asignar cualquiera de esos elementos su propia etiqueta, bandera de prioridad, y el tiempo o recordatorio basado en la ubicación. Incluso puede adjuntar comentarios o subir archivos a tareas y subtareas individuales.

Todoist facilita la búsqueda entre sus tareas, la navegación por etiquetas o la navegación por filtros: variables como el nivel de prioridad de una tarea, su fecha de vencimiento (o la ausencia de ella) y si está asignada a usted o a otra persona, en un entorno de equipo.

El servicio también tiene una interesante sección de "Proyectos" que le permite organizar las tareas en proyectos de varias capas y luego verlas como listas tradicionales o como tableros tipo Trello, con los títulos de las listas transformados en columnas y las tareas que aparecen como tarjetas que puede arrastrar para reorganizarlas.

La sección "Hoy" de Todoist, a la izquierda, con subtareas -y la vista del tablero dentro de la sección "Proyectos", a la derecha.
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Todoist cuenta con un montón de atajos integrados (y en muchos casos personalizables) para moverse por la aplicación y procesar las tareas rápidamente. Tiene toques que ahorran tiempo, como la posibilidad de escribir las tareas en inglés y que se apliquen los ajustes apropiados; por ejemplo, si escribe "Llama a Mary el viernes a las 3", creará una tarea y la guardará con la fecha de vencimiento del viernes a las 3 de la tarde.

Todoist es gratuito en su nivel básico, aunque algunas de las funciones más avanzadas -como recordatorios, comentarios, archivos adjuntos, etiquetas y filtros- requieren una suscripción Premium de 36 dólares al año. Los planes de equipo también están disponibles por cinco dólares al mes por usuario.

OneNote le ofrece una gran flexibilidad a la hora de recopilar y dar formato a la información en sus distintas libretas.
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Organice sus notas

Microsoft OneNote: Si alguna vez siente que a su cerebro le vendría bien un poco de almacenamiento suplementario, Microsoft OneNote es la aplicación que necesita. No es la aplicación más sencilla para tomar notas en Android, pero para cualquiera que tenga un bombardeo constante de información entrante, es la mejor opción con todas las funciones para reunir diferentes tipos de datos y mantener todo en un orden razonable.

OneNote cuenta con un sistema basado en cuadernos para organizar prácticamente cualquier tipo de información imaginable: notas de voz, imágenes, escritura a mano o cualquier combinación de estos elementos. Además, cuenta con amplias herramientas para dar formato y estructurar sus notas de la forma que quiera.

Incluso puede reenviar correos electrónicos a sus cuadernos para guardarlos mediante una dirección única, y guardar páginas web enteras para consultarlas más tarde compartiéndolas desde el navegador de su teléfono. Y hablando de referencias posteriores, OneNote tiene un sistema de búsqueda destacado tanto para las notas de su cuenta como para la información específica dentro de una nota que esté viendo activamente.

Para lo último en organización de notas entre plataformas con énfasis en Android, OneNote es absolutamente el camino a seguir.

Organizar cosas al azar que necesita recordar

Asistente de Google: Para recordatorios rápidos sobre la marcha, no puede haber nada mejor que el Asistente de Google integrado en su dispositivo, al que se puede acceder en las versiones recientes de Android utilizando la palabra clave "Hey Google" o deslizando en diagonal hacia arriba desde cualquier esquina inferior de la pantalla. (En los teléfonos más antiguos, a menudo se puede acceder al Asistente mediante una pulsación prolongada o un deslizamiento hacia arriba desde el antiguo botón de inicio de Android). También puede configurar un acceso directo a la pantalla de inicio para Assistant, si lo prefiere, instalando esta aplicación complementaria.

Cuando necesite recordar algo en un lugar o momento determinado, solo tiene que decirle a Assistant qué es y cómo quieres que se lo recuerde. Por ejemplo, puede decir "recuérdame que compre higos cuando esté en el supermercado", "recuérdame que hable con Myrtle cuando llegue al trabajo" o "recuérdame que llame para pedir el almuerzo a las 11 de la mañana". Cuando llegue la hora o el lugar adecuados, su teléfono -y cualquier otro dispositivo compatible en el que haya iniciado sesión- le avisará.

Cuando solo necesite recordar algo y no quiera una alerta, mientras tanto, simplemente dígale al Asistente que lo recuerde: "recuerda que mi auto de alquiler es un Honda Accord azul con matrícula de Arizona X2A3PQ", "recuerda que la mujer de Murray se llama Hortense", "recuerda que la contraseña del Wi-Fi de la oficina de Boston es 'pickle123'", etc. Luego, cuando necesite recordar la información relacionada, todo lo que tiene que hacer es preguntar (ver la captura de pantalla de abajo).

El Asistente de Google puede evitar que olvide todo tipo de información importante.
Android Apss, gestión, administración Google Assistant

Organización automatizada: No hay nada más fácil que eso.

Organizar lugares y estacionamientos

Google Maps: Seguro que sabe que Google Maps es estupendo para la navegación, pero ¿sabía que también puedes utilizarlo para hacer un seguimiento de los lugares importantes?

Abra Google Maps y pulce la pestaña "Guardado" en la parte inferior de la pantalla. Desplácese hacia abajo hasta que vea la sección "sus listas" y busque la opción "Nueva lista" dentro de ella. Esto le permitirá crear una colección de lugares relacionados, como buenos lugares para las comidas de negocios o todas las oficinas de sus clientes en una zona determinada. A continuación, puede mostrar todos esos lugares en un único mapa interactivo para facilitar la navegación.

Mapas le permite mantener colecciones personalizadas de lugares relacionados. y luego verlos como una lista (a la izquierda) o en un mapa (a la derecha).
Android Apps, gestión, administración, Google Maps

Mapas también puede recordar su ubicación de estacionamiento y ayudarle a encontrarla más tarde: Solo tiene que abrir la aplicación y tocar el punto azul que representa su ubicación actual, y luego seleccionar "Guardar estacionamiento" en el menú que aparece. Si quiere, puedes incluso añadir notas o fotos y establecer un recordatorio con temporizador. A continuación, verás su ubicación guardada en un recuadro en la parte inferior de la aplicación, así como en una notificación en la parte superior de su pantalla.

Organice sus viajes

TripIt: Si pasa mucho tiempo volando por los cielos amistosos (o a veces no tan amistosos) -o tal vez solo espera volver a hacer eso y otras actividades de negocios vagamente normales en un futuro no muy lejano- TripIt es una aplicación de viajes para Android que vale la pena meter en su equipaje de mano.

El servicio hace que sea muy sencillo añadir cualquier tipo de planes a una agenda específica de viaje que se organiza automáticamente: Solo tiene que reenviar cualquier correo electrónico de confirmación -ya sea sobre planes de vuelo, reservas de hotel, información sobre el alquiler de autos o casi cualquier otra cosa- a una dirección de correo electrónico específica, y el servicio extrae todos los detalles y los pone en un formato ordenado y fácil de compartir. Incluso puede sincronizar esos planes con su aplicación de calendario y hacer que aparezcan en su agenda sin ningún esfuerzo adicional, si quiere crear esa conexión.

Todas estas funciones son completamente gratuitas, pero el valor más excepcional de TripIt proviene de su servicio opcional TripIt Pro, de 49 dólares al año, que añade funciones útiles como alertas de vuelos en tiempo real (tanto durante el viaje como en los días y semanas previos), un sistema de seguimiento de las reducciones de tarifas que generan reembolsos, y un útil asistente que permite encontrar y reservar vuelos alternativos si surge la necesidad.

TripIt crea itinerarios perfectamente organizados y, si utiliza su servicio opcional Pro, puede incluso supervisar sus vuelos y ayudarle a encontrar opciones alternativas en las que todavía haya plazas disponibles.
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La membresía Pro también le da una prueba gratuita de cuatro meses en el acceso a CLEAR para un procesamiento de seguridad más rápido en ciertos aeropuertos y luego un descuento anual recurrente de 20 dólares en el programa, si decide seguir con él.

Organice sus gastos

Expensify: Intentar hacer un seguimiento de los recibos de los gastos relacionados con el negocio es una de las grandes molestias de la vida, pero ¡espere! Hay una forma mejor.

Ya sea que esté registrando los gastos en el camino o recibiendo facturas por correo electrónico, Expensify hace todo el trabajo de organización por usted. Solo tiene que escanear cualquier recibo físico dentro de la aplicación, y ésta extraerá y registrará todos los detalles relevantes. En el caso de los extractos electrónicos, puedes reenviarlos a una dirección específica y que ocurra lo mismo.

Expensify hace que sea fácil guardar y organizar los gastos de su negocio.
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Expensify puede incluso categorizar y anotar sus gastos basándose en reglas personalizadas que usted crea. Y cuando se recogen todos los datos, puede organizarlos en informes de gastos listos para enviar o transmitir la información directamente a su software de contabilidad.

El servicio cuesta cinco dólares al mes o nueve dólares por usuario al mes para una suscripción de nivel empresarial que incluye funciones como la conciliación de tarjetas de crédito corporativas y la aprobación en varias fases.

Stack organiza sus documentos físicos en una variedad de "pilas", o categorías, y también hace que todo su texto se pueda buscar fácilmente.
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Organice todos sus documentos físicos

Stack: Mientras que Expensify tiene la configuración más completa y que ahorra tiempo para guardar los recibos y procesar los gastos, una nueva aplicación "experimental" de Google llamada Stack también merece una mención en el área de la organización más amplia del papeleo.

Stack le permite importar cualquier tipo de documento físico a su teléfono, ya sea haciendo una foto o encontrando un PDF o una imagen existente en su dispositivo, y luego extrae automáticamente la información pertinente para que la vea de un vistazo, y hace que el texto completo del documento se pueda buscar a petición.

¿Prefiere navegar en lugar de buscar? No hay problema: Stack clasifica sus documentos en diferentes "pilas" o categorías, para facilitar su búsqueda en el futuro. Incluso hace sugerencias automáticas de etiquetas para cada documento que añada. Y todo lo que hay en la aplicación se sincroniza con Google Drive, para que sepa que siempre está disponible.

Stack no es la herramienta más eficaz para el procesamiento de gastos orientados a la empresa, en concreto, pero es una nueva opción espectacular para el almacenamiento y la organización más general de papeles físicos en un mundo digital.

Organice los artículos que quiere leer

Notion: Internet suele tener más contenido atractivo que el tiempo disponible en un día. Y aunque Notion no es ciertamente la herramienta más obvia para resolver esa discrepancia, la aplicación multipropósito de organización de la información es absolutamente la mejor manera de conservar los artículos que valen la pena, y encontrarlos y leerlos más tarde.

Notion está repleto de opciones útiles para guardar y organizar artículos de la web, incluyendo esta práctica vista Kanban tipo Trello.
Android Apps, gestión, administración Notion

Notion hace un montón de cosas diferentes, y puede ser un poco abrumador entenderlo al principio. Sin embargo, a efectos de guardar artículos, es bastante sencillo: Solo tienes que compartir cualquier artículo que quiera desde el navegador de su teléfono en Notion, y así se importará al servicio. (También puede hacer lo mismo con las extensiones del navegador de escritorio del servicio en su computadora).

La verdadera belleza, sin embargo, está en lo que sucede después: Notion optimiza automáticamente cada artículo que añades, eliminando los anuncios y otros elementos extraños, y luego los almacena en una página (que es como una carpeta o una categoría) de su elección. Así podrá leer artículos enteros en ese mismo momento, sin tener que recurrir a sitios web o navegadores externos. De hecho, acabará leyendo su propia copia local del artículo en lugar de la versión original en la web.

Y eso es lo que hace a Notion especialmente interesante, ya que la disposición de la copia local le permite resaltar e incluso añadir o editar cualquier artículo que haya guardado. Una vez importada, la información es esencialmente una serie de texto e imágenes, por lo que puede manipularla prácticamente como quieras. También puede etiquetar los artículos, e incluso elegir entre varias vistas avanzadas -incluyendo un tablero Kanban tipo Trello- si quiere ir a por todas con su organización.

Notion es gratuito para sus funciones básicas, que incluyen todo lo que necesita para guardar artículos. El servicio también tiene un plan Personal Pro de 48 dólares al año y un plan Team de 96 dólares por usuario al año para otras ventajas de uso más amplio.