[21/04/2021] Mantener a los empleados conectados y trabajando de forma productiva se ha convertido en el pegamento que mantiene unidas a muchas empresas durante la pandemia del COVID-19. Y con el distanciamiento social que descarta las reuniones presenciales a corto plazo, la necesidad de nuevas herramientas digitales que ayuden a los equipos a colaborar mejor se ha disparado.
Además de los pilares como Slack, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet, hay toda una serie de empresas de nueva creación y de escala que trabajan en formas innovadoras para conectar a los trabajadores. Cada vez más, la colaboración no se limita al chat en equipo: las personas trabajan juntas de innumerables maneras, lo que significa que las herramientas que ahora necesitan tendrán muchas formas y tamaños.
La prisa por trabajar desde casa y, más recientemente, por averiguar cómo reabrir las oficinas de forma segura, ha impulsado a las empresas a actuar con rapidez. Hay toda una gama de aplicaciones de comunicación entre las que elegir: aplicaciones de mensajería instantánea, video y correo electrónico, herramientas de gestión del trabajo para coordinar los proyectos de los equipos y aplicaciones de productividad colaborativa más orientadas al trabajo en equipo que a barajar papeles.
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"Muchas de las nuevas herramientas de inicio están tomando conceptos existentes y reinventándolos", señala Angela Ashenden, analista principal para la transformación del lugar de trabajo en CCS Insight. En muchos casos, esto ha supuesto el fin de las suposiciones sobre la necesidad de las aplicaciones cliente-servidor locales, lo que permite a las empresas "[repensarlas] para un mundo móvil y en la nube rico en millennials, en el que la atención se centra más en permitir el trabajo colaborativo en tiempo real, no en catalogar y compartir el trabajo personal", dijo.
"El cambio actual hacia el trabajo remoto significa que muchos equipos y empresas están revisando su forma de trabajar juntos, por lo que es un momento de gran oportunidad para estas nuevas herramientas", anota Ashenden.
Estos seis proveedores esperan ayudar a los usuarios a adaptarse al trabajo a distancia, un pivote que descubrió lagunas en la forma en que muchas empresas planifican y ejecutan el trabajo, sostiene Raúl Castanon, analista principal de 451 Research / S&P Global Market Intelligence. El problema más evidente: la eliminación de los procesos empresariales que dependían de conversaciones informales, reuniones, correos electrónicos y arreglos rápidos para que las cosas funcionaran bien.
"Este no es un problema nuevo ni mucho menos", sostiene Castanon, pero "la crisis actual acelerará esta tendencia, llevando a muchas organizaciones a adoptar aplicaciones de productividad que permitan la colaboración interactiva y en tiempo real de los equipos, convirtiendo a cada empleado en gestor de su propio proyecto, así como de la planificación y ejecución del trabajo de su equipo".
Airtable
Airtable quiere replantear el uso de las hojas de cálculo, ofreciendo una aplicación flexible de bajo código para planificar y gestionar proyectos en equipo. Más profunda que las simples herramientas de gestión de tareas, permite a los usuarios crear aplicaciones personalizadas para un flujo de trabajo específico, como un programa de postproducción de video o una campaña de marketing, señala el director general, Howie Liu.
Las bases de Airtable se organizan en "espacios de trabajo", una colección de proyectos a la que puede acceder un solo equipo.
Lanzada en el 2015, las "bases" de hojas de cálculo de Airtable cotejan una variedad de información sobre los proyectos, con la posibilidad de añadir fotos y casillas de verificación a las celdas individuales. Se pueden añadir fechas de vencimiento y estados para seguir el progreso, y se pueden asignar tareas a los miembros del equipo. Los proyectos pueden visualizarse de muchas maneras, desde la tradicional vista de cuadrícula de una hoja de cálculo hasta interfaces de tipo calendario, galería y Kanban.
Aunque la creación de aplicaciones en Airtable no requiere conocimientos de software, el proceso está dirigido a quienes se sienten cómodos manejando conjuntos de datos y gestionando procesos empresariales. Una vez configurada la base, debería ser fácil para cualquiera interactuar con ella.
Al principio, Airtable estaba orientada al uso individual; poco después de su lanzamiento se reorientó hacia el apoyo a los equipos. "Hubo un momento crucial en el que decidimos que Airtable iba a ser, ante todo, una herramienta centrada en los equipos, y que solo daría soporte a los casos de uso individual como una especie de efecto secundario de tener una gran experiencia de usuario final", anota Liu. Esto significaba garantizar que la aplicación pudiera soportar "cientos de personas colaborando activamente en una base de Airtable a la vez".
Los bloques de Airtable permiten a los usuarios insertar miniaplicaciones en sus flujos de trabajo, incluyendo visualizaciones, tablas y herramientas de terceros, como los flujos de video de Google Meet.
Liu dijo que las herramientas de colaboración que digitalizan los procesos de trabajo son cada vez más importantes.
"Muchos de los procesos que se llevaban a cabo con fuentes de verdad dispares y dispersas, o procesos ad hoc, estaban bien en persona o sentados uno al lado del otro como equipo", señala. "Podía tocar a alguien en el hombro, o celebrar muchas reuniones en persona, y literalmente sacar su bloc de notas y repasar algo con alguien. Nada de eso funciona tan bien en este entorno".
"No se trata solo de tener herramientas de comunicación durante este tiempo. Se puede chatear, se pueden hacer llamadas, pero eso no soluciona todo el problema".
Ahora, dijo, hay que "reimaginar los procesos de trabajo en el contexto del trabajo a distancia". A largo plazo, esto ayuda a acelerar todo tipo de transformación digital. Pienso en ello como una forma de tomar un montón de procesos de trabajo desordenados, más ad hoc o manuales, [y hacer que sean] reemplazados o fusionados en fuentes digitales de verdad".
Airtable ha recaudado más de 170 millones de dólares en cinco rondas de financiación. Su enfoque ha suscitado un gran interés (al parecer, también el de Microsoft, que acaba de presentar una aplicación similar de Lists).
Around
Durante la pandemia se ha disparado el uso de diversas aplicaciones de video, ya que los empleados buscan replicar virtualmente la experiencia de las reuniones de equipo.
Aunque estas herramientas son excelentes para compartir información, son menos adecuadas para la colaboración rápida centrada en una tarea específica. La aplicación de videollamada de Around no ocupa toda la pantalla del usuario, sino que se basa en la transmisión de video "flotante" que permite a un pequeño equipo discutir en qué están trabajando o resolver un problema.
Around utiliza videos de "cabeza flotante" para que los equipos pequeños discutan en qué están trabajando.
"Mientras que el video tradicional es el centro de atención, Around facilita la creatividad y la productividad", afirma el director general y fundador de Around, Dominik Zane. "Hemos encontrado este punto dulce en el que tiene la cantidad justa de presencia: no es tanta que se abrume".
Al funcionar más en segundo plano, señala, Around puede reducir la fatiga que muchos usuarios experimentan al utilizar las aplicaciones de video más populares durante períodos prolongados. En este sentido, sirve como capa de comunicación por encima de otras herramientas en la pila de trabajo remoto de un equipo, permitiendo un enfoque "multijugador" para tareas como la coedición de documentos.
Un elemento clave: ser lo más discreto posible. Parte de esto se basa en la tecnología de reducción de ruido "Echo Terminator" de Around, que reduce las distracciones de fondo cuando varias personas tienen sus micrófonos encendidos, lo que resulta útil tanto para los trabajadores a domicilio como para los que están en oficinas con mucho trabajo.
También hay otros detalles más sencillos, como las opciones de filtro de color que pueden oscurecer ligeramente la imagen de video del usuario. "Lo llamamos modo de video antifatiga; hemos descubierto que reduce la fatiga cuando se puede reducir un poco esa fidelidad", explica Zane. "Realmente nos hace estar mucho menos cohibidos, y nos preocupamos menos por nuestro aspecto".
Around, que recaudó 15 millones de dólares en financiación, incluida una ronda de serie A de 10 millones de dólares de Wing Ventures, Forerunner Ventures y Slack Fund, lanzó su aplicación para su disponibilidad general a principios de este año.
Coda
"Coda es un nuevo tipo de documento", comenta el CEO, Shishir Mehrotra. "La promesa es que cualquiera puede hacer un documento tan potente como una app".
Coda -"un documento" al revés, señala Mehrotra- adopta un enfoque "todo en uno" de la productividad compartida, combinando elementos de procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de flujo de trabajo para crear un documento vivo al que puede acceder y actualizar cualquier persona de un equipo.
Partiendo de una página en blanco, Coda puede ofrecer rápidamente información y datos más profundos. Unas simples notas de reunión con viñetas, por ejemplo, pueden convertirse en elementos de acción con fechas de vencimiento, que luego pueden verse como gráficos de progreso.
Coda comienza como una hoja en blanco, pero tiene una amplia gama de usos, desde el simple procesamiento de textos hasta la gestión de proyectos.
Es muy adecuado para la planificación de proyectos. Uber, por ejemplo, ha utilizado un único documento de Coda para coordinar a cientos de ingenieros como parte de una importante iniciativa de rediseño de aplicaciones, sustituyendo decenas de hojas de cálculo y sirviendo como una única "fuente de verdad".
"Coda se inició con un par de observaciones primarias del mundo. Una de ellas es que el mundo funciona con documentos, no con aplicaciones", sostiene Mehrotra. "Si pregunta a cualquier equipo cómo se ejecuta, puede que enumere las aplicaciones empaquetadas, pero si observa lo que hacen, probablemente lo verá en documentos, hojas de cálculo y presentaciones durante todo el día".
"La analogía que suelo hacer a la gente es que mi visión es que Coda va a hacer con los documentos y el software lo que YouTube hizo con el video", anota Mehrotra, que anteriormente fue vicepresidente de ingeniería de productos en la plataforma de video de Google.
Un aspecto clave de Coda es su Galería, que muestra plantillas de documentos vivos en uso por diversas empresas que pueden explorarse, compartirse y adaptarse para su uso individual.
"Cualquiera puede tomar una gran idea y publicarla al mundo. Así que no solo la superficie familiar que utiliza para dirigir su equipo, sino también la superficie de expresión que utiliza para describir sus ideas al mundo. Y hemos visto a la gente hacer todo tipo de cosas emocionantes".
Coda se puso a disposición del público en el 2019 tras una beta privada, y ha recaudado hasta ahora 60 millones de dólares en dos rondas de financiación.
Donut
Hay un montón de aspectos positivos en el trabajo remoto, pero el aislamiento social es una desventaja para muchos. Con eso en mente, la aplicación Slack de Donut está diseñada para animar a los empleados a establecer relaciones de trabajo replicando las conversaciones de cafetería que ocurren naturalmente en la oficina.
Se trata de crear y fortalecer los vínculos entre los trabajadores, señala Dan Manian, director general y cofundador de Donut. Esto es importante más allá de reforzar el bienestar de los empleados: las conexiones sociales pueden estimular la innovación y el intercambio de información.
"Nuestra misión es ayudar a crear una conexión humana dentro de las organizaciones que impulse la camaradería, la colaboración, la conexión y la cultura entre la gente", anota Manian.
Donut aporta una fuente de agua virtual a los trabajadores de oficinas remotas.
Donut tiene dos componentes principales. La función Intros establece un canal de Slack para conectar a los empleados que han optado por el azar, animándolos a quedar para tomar un café, por ejemplo. Puede ser útil para los trabajadores remotos, aunque también es una buena manera de conseguir que el personal de la oficina conozca a otras personas de su organización. Esto es especialmente útil para la incorporación de nuevos empleados, sostiene Manian.
La empresa también ha lanzado recientemente su función Watercooler, que publica preguntas para romper el hielo a intervalos regulares en un canal dedicado de Slack para suscitar conversaciones entre compañeros de trabajo en torno a temas informales.
"Cuando alguien responde a la pregunta "¿Qué canción has tenido en repetición recientemente?", se aprende algo sobre sus gustos musicales y se tiene algo para charlar con ellos", sostiene. "Es construir un sentido de quiénes son las personas, una pequeña pregunta de '¿Cómo te gustan los huevos?' a la vez".
Donut ha recaudado 12 millones de dólares de financiación de inversores como Accel.
Figma
Figma es una aplicación de diseño de interfaces colaborativas basada en el navegador que permite la edición "multijugador" en tiempo real. Incluye funciones necesarias para los diseñadores, como herramientas vectoriales para la ilustración, diseño automático, estilos y componentes de interfaz de usuario reutilizables, y generación de código para entregarlo a los desarrolladores. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios y @mencionar a sus colegas para discutir los cambios, mientras que los archivos se pueden compartir a través de un enlace en vivo.
Los diseños y prototipos de FIgma se almacenan en la nube y son accesibles para los miembros del equipo o los clientes con permiso de acceso.
Aunque se dirige principalmente a los diseñadores, Figma es utilizado por toda una serie de trabajadores relacionados con el proceso creativo, comenta el director general, Dylan Field. "La visión a largo plazo de Figma siempre ha sido hacer que el diseño sea accesible a todo el mundo", indica Field.
"En los últimos años hemos visto que las personas del equipo de diseño traen a otros diseñadores, pero también a ingenieros, vendedores, jefes de producto, a veces vendedores, ejecutivos. Todos ellos colaboran en Figma para trabajar juntos en los diseños. La razón es que el diseño es ahora la forma de ganar o perder como organización".
Varias personas pueden editar un archivo simultáneamente con la edición multijugador de Figma.
Figma también quiere facilitar las cosas a los usuarios ajenos a una organización. Recientemente ha lanzado Community, un recurso público que permite a los usuarios compartir diseños que pueden ser vistos y "remezclados" por cualquiera.
"La gente busca más comunidad en su lugar de trabajo", señala. "Es aún más importante a medida que nos alejamos más, y que los equipos de todo el mundo ya no están físicamente juntos. Ese espacio físico es ahora el espacio digital, así que, ¿cómo se puede mapear eso, esos comportamientos y ese sentido de comunidad?"
Desde que Figma, que ha recaudado 132,9 millones de dólares en financiación, se lanzó en el 2016, ha surgido una serie de nuevos casos de uso. Estos incluyen la pizarra visual, la creación de diagramas y la creación de mazos de diapositivas para presentaciones que van más allá de su enfoque principal de interfaces de sitios web y aplicaciones.
Front
Con el creciente uso de herramientas como Slack y Microsoft Teams, el correo electrónico ha sido a menudo denostado como herramienta de trabajo. Sin embargo, sigue siendo una opción primordial para las comunicaciones externas, que a menudo pueden implicar a varios compañeros de trabajo en la elaboración de una respuesta de asistencia al cliente.
Front pretende trasladar al correo electrónico algunos de los avances del chat en grupo. Una bandeja de entrada compartida permite asignar trabajo a los miembros del equipo, con comentarios y @menciones para coordinar las respuestas de atención al cliente, por ejemplo. Los equipos también pueden trabajar juntos para coeditar los correos electrónicos.
"Queríamos cambiar la forma de trabajar de la gente y nos sorprendió mucho ver que, aunque todo ha cambiado en la forma de trabajar, hay una cosa que no lo ha hecho, que es la bandeja de entrada", anota la cofundadora y directora general de Front, Mathilde Collin.
"Pensamos que si el correo electrónico [se] diseñara hoy y se ajustara a la forma de trabajar de las empresas, ¿cómo sería? Por eso empezamos a trabajar en ello, y algunas de las innovaciones que aportamos fueron mantener el correo electrónico como un gran protocolo, pero asegurarnos de que podíamos llevar a su equipo justo al lugar donde ocurre el trabajo -en su bandeja de entrada- para que puedas colaborar fácilmente con ellos".
Front reúne todos los mensajes de un equipo en un solo lugar, donde es posible ver quién está redactando una respuesta.
Para Collin, la colaboración en equipo implica reconocer la forma en que los usuarios quieren trabajar. "Al fin y al cabo, si no se mejora la herramienta que más utilizan los trabajadores del conocimiento, el correo electrónico, no se puede cambiar mucho", afirma.
"Si se observa la tendencia de los correos electrónicos empresariales enviados y recibidos, aumenta cada año: no va a desaparecer pronto. Seguirá siendo este gran protocolo que es universal, que le permitirá llegar literalmente a cualquier persona del mundo".
Creado en Francia por Collin y el CTO Laurent Perrin, Front se lanzó desde Y Combinator en el 2014. Recientemente recaudó 59 millones de dólares en la financiación de la serie C de una variedad de inversores individuales, incluyendo el CEO de Zoom, Eric Yuan, y el co-CEO de Atlassian, Mike Cannon-Brooks.
Monday.com
La coordinación de proyectos es una parte clave de la colaboración, y a pesar de competir en un mercado muy concurrido, monday.com, que lanzó su plataforma en el 2014, ha surgido como un jugador clave.
"Construimos una plataforma que es flexible; la cambia y la modifica como quiera, y construye cualquier proceso o cualquier cosa que quiera tener en la plataforma", señala Eran Zinman, cofundador y CTO de monday.com.
"Nos referimos a ella como una nueva categoría llamada 'sistema operativo de trabajo' que le permite gestionar cualquier aspecto de su negocio, desde la gestión de proyectos hasta los procesos de RRHH o los canales de venta, cualquier cosa que se le ocurra".
Los tableros de Monday.com permiten a los usuarios gestionar proyectos de equipo con una serie de opciones para seguir el progreso.
La aplicación de Monday.com hace un seguimiento de los proyectos del equipo, proporcionando una visión actualizada del trabajo en curso. Hay decenas de tipos de columnas, con la posibilidad de incrustar información basada en la ubicación, el estado y otros parámetros. Se pueden crear cuadros de mando personalizados para visualizar la información dentro de monday.com seleccionando widgets como la visión general del estado, la gestión de recursos y el seguimiento del tiempo.
Las tareas pueden asignarse a individuos y los colegas pueden comentar los proyectos. (Una función de espacio de trabajo para equipos está actualmente en fase beta).
Monday.com permite a los usuarios automatizar los flujos de trabajo mediante reglas sencillas.
Con el reciente lanzamiento de la versión 2.0, Monday quiere facilitar a los usuarios la creación de aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas, que pueden cargarse y compartirse públicamente en el sitio de historias monday.com.
"Esencialmente, hemos abierto la plataforma por completo para que no seamos los únicos que podamos ampliarla, sino que todo el mundo pueda hacerlo", señala el director general, Roy Mann.
Monday.com alcanzó los 130 millones de dólares en ingresos anuales recurrentes en el 2020, según Techcrunch, y ha recaudado 234 millones de dólares en financiación hasta la fecha.
Mural
Mural ofrece un espacio de colaboración visual para realizar lluvias de ideas y capturarlas para ayudar a los equipos distribuidos a trabajar juntos de forma creativa.
Mural se basa en el navegador, aunque hay aplicaciones nativas disponibles para Windows 10, iOS y el Microsoft Surface Hub.
Con la pizarra digital de Mural, los compañeros pueden aportar sugerencias a distancia, añadiendo texto, notas adhesivas, imágenes, videos y dibujos a un "mural" compartido. Se proporcionan plantillas para apoyar las sesiones de brainstorming y planificación. El contenido creado en ellas puede exportarse a través de Jira o GitHub o compartirse por correo electrónico.
"Permitimos que compañeros de personas con diversos antecedentes entren en proyectos, talleres y reuniones, y no solo hablen entre sí con videoconferencia, sino que trabajen en un espacio muy maleable para crear ideas y observaciones", anota el cofundador y CEO de Mural, Mariano Suárez-Battan.
Los usuarios pueden mantener los murales en privado o compartirlos en espacios de trabajo compartidos.
Mural pretende ampliar el uso de las aplicaciones colaborativas, sostiene Suárez-Battan, y fomenta el pensamiento de diseño en todas las organizaciones. "Hablamos del trabajo de imaginación como una reacción al trabajo del conocimiento", añade.
El trabajo del conocimiento, anota, implica que los trabajadores utilicen la información para generar ideas, o que procesen la información para hacerla avanzar a través de un flujo de trabajo.
"El trabajo de imaginación consiste en ver el mundo y el estado futuro, y hacer algo al respecto para cambiarlo hacia ese estado futuro", señala. "Ambas cosas son importantes, porque si empieza a hacer cosas sin pensar en por qué las hace, o para quién las hace, puede estar haciendo un montón de cosas que nadie usa nunca. Puede que se haga súper rápido, con un código súper elegante, pero a nadie le importa".
"[Mural implica] usar imágenes en su cabeza, su imaginación y el pensamiento visual para entender lo que hay, y también para entenderse en las primeras fases de las iteraciones", comenta Suárez-Battan.
Mural recibió recientemente 23 millones de dólares en una ronda de financiación de serie A, tras haber recaudado anteriormente menos de dos millones de dólares desde su lanzamiento.
Basado en el artículo de Matthew Finnegan (Computerworld) y editado por CIO Perú
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