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Nueva configuración de Outlook acorta las reuniones de video

Para reducir el estrés

[21/04/2021] El equipo de investigación de Microsoft ha recurrido a la ciencia para demostrar lo que ya sabemos: demasiadas reuniones seguidas pueden desgastarte, y está promoviendo una función de Outlook para incorporar descansos programados.

Microsoft utilizó sensores de EEG para medir las ondas cerebrales de varios participantes en el estudio, y observó cómo la actividad de las ondas beta asociada al estrés, aumentaba en cuatro reuniones sucesivas de 30 minutos sin descansos entre ellas. Pero cuando Microsoft volvió a realizar las pruebas con un periodo adicional de diez minutos de descanso entre las reuniones, los niveles de estrés disminuyeron y la participación aumentó.

Hoy, Microsoft destaca la opción de "acortar la duración de todos los eventos" en Outlook, que puede configurarse a nivel individual o de empresa. Las reuniones programadas para una hora determinada pueden "acortarse" dejando que empiecen tarde o terminen temprano. Esta opción puede activarse a través del menú de configuración de Outlook Calendario > Eventos e invitaciones, y luego activando la opción Acortar la duración de todos los eventos.

Al igual que muchos, Microsoft está empezando a pensar en cómo puede ser la vida en un mundo (esperemos) post-pandémico. El trabajo híbrido, que combina el tiempo en la oficina en persona con el trabajo remoto en casa, es el futuro del trabajo, según Jared Spataro, el vicepresidente corporativo a cargo de Office 365. Pero también hay una trampa: "Más trabajo remoto está desafiando nuestro bienestar", escribió en una entrada de blog. "La sobrecarga digital es real, y algo tiene que cambiar".

Microsoft cree que parte de ello es tan simple como construir un búfer entre reuniones consecutivas, para que el cerebro tenga la oportunidad de reiniciar. Los escáneres de ondas cerebrales de Microsoft utilizaron este tiempo para la meditación, pero Microsoft no recomienda este enfoque para todo el mundo. En su lugar, simplemente haz algo para cambiar o "apagar" su cerebro durante un rato, como dar un paseo o garabatear durante un minuto. Los investigadores de Microsoft también recomiendan una idea con la que la mayoría de los trabajadores estarían de acuerdo: No todas las "reuniones" requieren una reunión. En su lugar, un memorándum o incluso un chat en línea podrían resolver el problema.

Los tiempos de descanso automatizados serán ahora una característica de Outlook.
Outlook, colaboración

Microsoft no obliga a acortar las reuniones, sino que simplemente lo recomienda como un cambio de política que las empresas o los equipos pueden aplicar. Si la política se pone en marcha, los trabajadores verán una notificación cuando intenten programar una reunión, señalando la hora más temprana. Los usuarios también tendrán la opción de anular las limitaciones si es absolutamente necesario.

La posibilidad de acortar las reuniones es una de las pocas comodidades que Microsoft ha dejado en Outlook. Muchas otras se han trasladado a Microsoft Viva, la nueva aplicación del portal del empleado que Microsoft lanzó en febrero. A partir de la próxima semana, Viva incluirá las experiencias de los empleados que Microsoft anunció anteriormente, incluido el "viaje virtual". A finales de este año, Viva incluirá un "conjunto de meditaciones guiadas y experiencias de atención plena" de Headspace para ayudar a los empleados a desconectar del trabajo.

Aparecerá una ventana emergente que mostrará el programa de reuniones acortado.
Outlook, colaboración

Viva también incluirá una función de reflexión que permitirá analizar y evaluar las propias experiencias laborales. También habrá una función de "envío de elogios" que, según Microsoft, "permitirá expresar el aprecio por los compañeros y programar recordatorios de elogios" para crear buenos hábitos.