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Columnas de opinión

12 mitos de la gestión de proyectos que debe evitar

Por: Moira Alexander, fundadora de Lead-Her-Ship Group

[17/05/2021] Cada industria, profesión y empresa se desarrolla y opera con reglas y pautas. Junto a estas, surgen mitos, y la profesión de gestión de proyectos no es la excepción. Cuando los proyectos se vuelven abundantes, el trabajo es más agitado y el tiempo es limitado, puede resultar tentador apoyarse ciegamente en creencias e instintos -incluso en aquellos que quizás no sepa que son falsos.

A continuación, los 12 mitos más comunes en la gestión de proyectos. Reconocer estos conceptos erróneos en la gestión de proyectos, así como trabajar para superar los desafíos que pueden crear, es vital para garantizar que los proyectos se planifiquen, ejecuten y completen en función de las mejores prácticas, no de conceptos erróneos.

1. Cambiar los procesos a mitad de camino descarrilará su proyecto

Los eventos del año pasado han interrumpido las operaciones de organizaciones en todas las industrias. Como resultado, los proyectos se han echado a perder y se han transformado sin previo aviso, y casi todos los aspectos de cómo se gestionan los proyectos han sufrido algún cambio.

Ya sea que se trate de la necesidad de adoptar nuevas herramientas o formas de colaborar, estos cambios probablemente hayan provocado mucho temor en la mayoría de las personas, pero los cambios en las prácticas y operaciones, incluso cuando se imponen a una organización por una necesidad temporal, no son siempre algo malo, ya que los cambios que parecen preocupantes en la superficie también pueden conducir a resultados positivos.

Los cambios en los procesos y modos de comunicación pueden crear oportunidades que quizás no existían en el pasado, abriendo puertas a nuevas formas de pensar y trabajar. Como afirma el refrán, "la necesidad es la madre de la invención. La clave para encontrar el lado positivo en un cambio imprevisto es mantener una mentalidad de adaptabilidad y agilidad. Requiere mirar más allá de los problemas y reconfigurar cómo piensa cuando el cambio pone trabas a todo lo que esperaba.

2. Todo dentro de un proyecto se puede arreglar

Los profesionales de la gestión de proyectos son magos para liderar equipos en la ejecución exitosa de proyectos, reducir riesgos, colaborar con las partes interesadas, resolver conflictos y muchas otras cosas -pero no son magos. Los gerentes de proyecto no pueden arreglar todo, especialmente cuando los problemas no se resuelven durante demasiado tiempo. Es importante que los gerentes de proyecto, las partes interesadas y los patrocinadores reconozcan y acepten cuándo es el momento de cerrar una tarea o iniciativa, en lugar de dedicar más recursos a tratar de arreglar una causa perdida. La clave para reconocer cuando algo no se puede reparar es la detección temprana y la comunicación frecuente, especialmente cuando los equipos trabajan de forma remota.

3. Los clientes siempre saben lo que quieren

Por lo general, se asume que las partes interesadas saben lo que buscan. Sin embargo, la mayoría de las veces solo entienden lo que esperan lograr, no lo que se requiere exactamente, qué tan realista es su lista de deseos o cómo varias partes de la lista de deseos se contradicen entre sí. Esto es especialmente cierto cuando los cambios imprevistos han desviado proyectos, como ha ocurrido durante el año pasado en innumerables empresas.

Aquí es donde los gerentes de proyecto y sus equipos pueden ayudar a evaluar proyectos y opciones, y reducir la lista de deseos de las partes interesadas para ayudar a identificar nuevos objetivos de proyecto que cumplan con los objetivos estratégicos de las partes interesadas. Sin aislar el impacto de los cambios en las necesidades reales previstas de las partes interesadas, un proyecto puede fallar con muy poco esfuerzo.

4. Una plantilla de proyecto anterior es una receta para el éxito futuro

Durante el último año, los cambios han sido abundantes y han puesto en tela de juicio la antigua forma de gestionar los proyectos. La mayoría de los equipos pasaron de trabajar en estrecha colaboración en una oficina, a trabajar de forma remota. Las comunicaciones y los recursos cambiaron, al igual que las necesidades y expectativas de las partes interesadas -es probable que las plantillas de proyectos anteriores ya no fueran relevantes.

En el futuro, independientemente de lo bien que se haya planeado y ejecutado un proyecto anterior, aplicar el mismo enfoque, técnicas, herramientas, estilo de colaboración o metodología a un proyecto similar no es garantía de éxito. Hay muchos otros factores internos o externos que podrían alterar el resultado de un proyecto, como el tiempo, el proceso, las diferencias humanas, tecnológicas, culturales o de otro tipo. Lo que puede parecer un cambio leve podría traducirse en una brecha significativa en el futuro. Cada proyecto debe planificarse y ejecutarse por separado; sí, se pueden aplicar algunos aspectos de proyectos anteriores, pero con la debida diligencia y solo cuando sea apropiado.

5. Todos los gerentes de proyectos pueden ejecutar cualquier proyecto con éxito

Aunque un gran porcentaje de los profesionales de la gestión de proyectos (PMP, por sus siglas en inglés) tienen la misma formación y deben cumplir los mismos requisitos educativos y de experiencia, no todos son iguales. No importa cuán similares puedan parecer dos profesionales de la gestión de proyectos en el papel, cada individuo aporta diferentes atributos a la mesa. Sus experiencias, visión, estilos de liderazgo y colaboración, enfoques, exposición a proyectos o industrias y lecciones aprendidas darán forma a lo que ofrecen y cómo abordan cualquier proyecto dado. Incluso dentro de una organización o grupo funcional, cada gerente de proyecto debe ser evaluado para cada proyecto, garantizando que pueda satisfacer las necesidades específicas y cambiantes de las partes interesadas del proyecto.

6. Los nuevos gerentes de proyectos no son tan efectivos como los veteranos

Cada gerente de proyecto debe ser evaluado en función de su educación y capacitación, experiencia y enfoque de la gestión de proyectos. Pero la experiencia no es garantía de éxito y la falta de experiencia no es garantía de fracaso. Algunos proyectos requieren la experiencia de un gerente de proyectos veterano, y otros proyectos requieren un nuevo par de ojos que puedan ver el proyecto desde un nuevo punto de vista.

Puede ser difícil para los gerentes de proyectos, las partes interesadas o los patrocinadores experimentados aceptar que, en ciertas ocasiones, un enfoque más nuevo de un gerente de proyectos con menos experiencia puede crear una oportunidad mayor para el éxito del proyecto. La buena noticia es que los gerentes de proyectos veteranos siempre tendrán una gran demanda en tiempos de incertidumbre y complejidad; tal fue el caso durante los desafíos que resultaron de la COVID-19.

7. Los jefes de proyecto pueden resolver cualquier conflicto

Muchos gerentes de proyectos sobresalen en la resolución de conflictos, pero eso no significa que puedan resolver todos los conflictos. Los gerentes de proyecto a menudo tienen que acercarse a los patrocinadores para ayudar a resolver conflictos que involucran a miembros del equipo, partes interesadas y/o al mismo gerente de proyecto. En estos casos, se requerirá ayuda o mediación externa. La resolución de conflictos requiere la voluntad de todas las partes para resolver los problemas, y si todas las partes no están dispuestas a hacerlo, los gerentes de proyecto simplemente no pueden hacer milagros.

8. Los cambios en el alcance indican que un proyecto se encamina hacia los problemas

Los cambios en el alcance son una ocurrencia común en los proyectos y no necesariamente indican problemas o fallas del proyecto. De hecho, dependiendo de la industria, la naturaleza del proyecto, la complejidad del proyecto u otros factores, los cambios en el alcance pueden ser un evento esperado o necesario. La preocupación por los cambios de alcance se produce cuando los cambios son frecuentes e inesperados, y cuando la dirección futura de un proyecto sigue siendo incierta después del cambio en el alcance.

Más recientemente, prácticamente todas las organizaciones experimentaron cambios en el alcance importantes y frecuentes como resultado de la pandemia. Estos cambios eran inevitables e ineludibles, pero no necesariamente significaban problemas. En cambio, crearon un estado de pausa para que las empresas reevaluaran todos los proyectos y actividades.

9. La tecnología puede resolverlo todo

La tecnología es un gran facilitador, pero no es una panacea para todo. Las personas, los procesos y las políticas de su empresa deben trabajar junto con las tecnologías que se implementan. A menudo, las empresas pueden quedar atrapadas en las nuevas tecnologías y olvidarse de tener en cuenta estos otros elementos vitales. Las tecnologías incorrectas, seleccionadas apresuradamente, pueden crear una pesadilla para todos los involucrados. Al considerar reemplazar los sistemas previos o incorporar un nuevo software, es esencial reducir la velocidad y asegurarse de que todos los aspectos de su organización funcionen con ellos de manera efectiva y eficiente.

10. El gerente del proyecto es el principal experto de un equipo

Este es un error común, a veces por parte de las partes interesadas, los patrocinadores, los equipos, los proveedores o los propios gerentes de proyecto. El rol de un gerente de proyecto es facilitar, guiar y asesorar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto y aprovechar el conocimiento de los expertos en la materia (SME, por sus siglas en inglés) de otras áreas de la empresa para ayudar a ejecutar un proyecto. La necesidad de que los gerentes de proyectos trabajen en estrecha colaboración con los SME se hizo realidad durante la pandemia, ya que los gerentes de proyectos y otros expertos en equipos funcionales se vieron obligados a unir sus mentes para resolver una de las pandemias más devastadoras.

11. Si un proyecto está dentro del presupuesto y a tiempo, será exitoso

Lo crea o no, muchos proyectos se han ejecutado dentro del presupuesto, y a tiempo, fallando por completo en alcanzar los objetivos en cuanto a entregables. Aunque el presupuesto, la entrega oportuna y la calidad son las piedras angulares de la gestión de proyectos, existen muchas otras consideraciones. Los entregables finales, la forma en que se ejecutó el proyecto, la satisfacción de las partes interesadas, la sinergia del equipo y muchos otros factores influyen en el éxito o el fracaso de un proyecto. Es importante recordar que, a medida que surgen cambios ambientales internos y externos, los presupuestos y los plazos son importantes, pero es posible que no sigan siendo la principal prueba de fuego para el éxito. En última instancia, las necesidades de las partes interesadas también pueden cambiar a lo largo de un proyecto y determinan si un proyecto fue un éxito.

12. Los proyectos se realizan al cierre

Para cuando las partes interesadas hayan aceptado los entregables y hayan firmado, los miembros del equipo del proyecto pueden estar inclinados a considerar un proyecto completo. La verdad es que, sin tomarse el tiempo para revisar las lecciones aprendidas (y habrá lecciones aprendidas en cualquier proyecto), un proyecto no está realmente completo. Los miembros del equipo pueden sentirse tentados a pensar en las lecciones aprendidas como un ejercicio repetitivo y una pérdida de tiempo -especialmente cuando solo quieren seguir adelante con el nuevo proyecto- pero esta parte del proyecto es fundamental para ayudar a los equipos a no repetir errores. Todos los miembros del equipo deben estar presentes durante esta parte del proyecto para reducir los errores y crear más valor para las futuras partes interesadas.

Moira Alexander es autora de LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership, y fundadora de Lead-Her-Ship Group. También es una profesional de la gestión de proyectos y colaboradora y copresentadora del segmento "técnicamente hablando" de Price of Business Talk Radio. Moira cuenta con más de 20 años de experiencia en negocios (IS&T) y gestión de proyectos para pequeñas y grandes empresas en los Estados Unidos y Canadá.