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Reportajes y análisis

Cómo crear un lugar de trabajo digital

[20/05/2021] Dado que una estrategia segura de trabajo a distancia se ha convertido en algo esencial para la resiliencia de las empresas, las organizaciones de TI están pensando cada vez más en crear lugares de trabajo digitales. Pero hacerlo significa mucho más que habilitar el trabajo remoto a través de VPNs, utilizar controles de identidad y desplegar aplicaciones basadas en la nube.

También significa diseñar una estrategia que tenga en cuenta las necesidades de los empleados, independientemente de su ubicación, de forma que se garantice que el negocio avance sin problemas.

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Mientras las empresas de todo el mundo se enfrentan a cómo es el lugar de trabajo post-pandémico, es importante entender la diferencia entre un lugar de trabajo digital y un espacio de trabajo digital. No son lo mismo. Y tanto si las empresas planean una vuelta completa a la oficina, como una planilla totalmente remota, o algo intermedio -el "lugar de trabajo híbrido"-, los problemas fundamentales a los que se enfrentan al establecer la estrategia siguen siendo los mismos.

A continuación, se exponen los problemas a los que probablemente se enfrenten las empresas.

Definición del puesto de trabajo digital

Las empresas de investigación IDC y Gartner tienen sus propias definiciones del puesto de trabajo digital, aunque ambas coinciden en que las decisiones tecnológicas por sí solas no garantizan el éxito. Otros elementos, si no se tienen en cuenta, pueden llevar al fracaso.

Gartner define el "lugar de trabajo digital" como una estrategia empresarial que aprovecha un entorno de trabajo atractivo e intuitivo para impulsar la destreza digital de los trabajadores; es decir, la ambición y la capacidad de aplicar la tecnología para mejorar las capacidades empresariales. El lugar de trabajo digital, y quienes lo lideran, darán forma al futuro del trabajo.

La definición de lugar de trabajo digital de IDC es más sucinta: un entorno de trabajo conectado y seguro, independiente del lugar o el momento.

En ambos casos, el objetivo es garantizar que los trabajadores tengan la capacidad (y el deseo) de utilizar las tecnologías digitales para su trabajo, independientemente del entorno.

Un lugar de trabajo digital no es lo mismo que un espacio de trabajo digital. El primero consiste en un enfoque completo para proporcionar un entorno en el que todos puedan colaborar y realizar sus tareas; el segundo se centra únicamente en las tecnologías necesarias para ello.

No es de extrañar que los proveedores de tecnología estén encantados de promocionar sus productos como soluciones completas para el lugar de trabajo digital. Pero ningún producto o servicio por sí solo ofrece un lugar de trabajo digital completo; para ello, las empresas necesitan una variedad de herramientas y procesos unidos por una estrategia cohesiva.

En abril, una alianza de 10 proveedores definió ocho elementos necesarios para un espacio de trabajo digital: escritorios virtuales, aplicaciones virtuales, puntos finales seguros, herramientas de colaboración, políticas y gestión, análisis, supervisión y pruebas, gestión de la impresión y seguridad.

Aunque estos elementos se centran únicamente en las tecnologías, las recomendaciones representan un punto de partida útil. Sin embargo, es importante recordar que el lugar de trabajo digital es una combinación de tres elementos clave: el espacio -ya sea la oficina, la oficina en casa o el espacio compartido-, la tecnología y la cultura.

"Las organizaciones deben adoptar un enfoque holístico e integrado que incorpore también el aumento que permite y acoge a los nuevos compañeros de trabajo digitales -inteligencia artificial, automatización de procesos robóticos (RPA), realidad aumentada y realidad virtual, etc.- y una cultura de trabajo que fomente trabajadores comprometidos y empoderados alineados con las habilidades digitales, además del espacio de trabajo", señala Louise Francis, directora de investigación de IDC.

También es importante dar cabida a tecnologías nuevas y en evolución a medida que avanza el lugar de trabajo digital, porque "las tecnologías con las que podemos acabar hoy, pueden ser irrelevantes mañana", anota Gavin Tay, analista de Gartner.

El puesto de trabajo digital comienza con un buen entorno de trabajo híbrido

En el 2020, la pandemia de la COVID-19 aceleró la adopción de tecnologías y hardware para apoyar un entorno de trabajo flexible, y permitir a las personas trabajar desde cualquier lugar. Demostró que no solo las organizaciones pueden confiar en que los empleados trabajen a distancia, sino que las empresas deben estar preparadas para las interrupciones inesperadas.

El trabajo híbrido -un pilar del lugar de trabajo digital- debería ser un pilar de toda estrategia empresarial futura, sostiene Francis. "Se puede argumentar que hay algunos puestos de trabajo o sectores en los que el trabajo a distancia es menos relevante o no es necesario debido a los requisitos de estar in situ. En cualquier caso, la reflexión debe hacerse desde la perspectiva de la resiliencia o la continuidad del negocio".

En otras palabras, las excepciones no deben obstaculizar la flexibilidad necesaria para crear un lugar de trabajo digital.

La mayoría de los CIOs tienen claro que los lugares de trabajo híbridos están aquí para quedarse, añade Tay, haciendo que el concepto sea cada vez más una prioridad. Y las tecnologías que eligen deben satisfacer las necesidades de los trabajadores si las empresas quieren conservar a sus empleados.

Un reciente estudio de Gartner sobre la experiencia del trabajador digital reveló que los empleados que aprecian sus aplicaciones y tecnología -y las utilizan- tienen muchas más probabilidades de quedarse el doble de tiempo que los que no lo hacen. En parte, esto se debe a que la pandemia del COVID-19 ha simplificado el cambio de trabajo, ya que todas las entrevistas se realizan en línea, y a que se ha comprendido que un nuevo trabajo podría no requerir un traslado. Eso ha hecho que sea más difícil retener el talento, anota Tay.

Un reciente estudio de Gartner mostró que las organizaciones que imponen prácticas en la oficina a los trabajadores en casa -como la virtualización de las prácticas en el lugar de trabajo, la adición de sistemas de supervisión y el aumento del número de reuniones- en realidad exacerbaron la fatiga de los empleados.

La Encuesta de Empleados de Trabajo Híbrido 2021, realizada a más de 2.400 trabajadores en enero del 2021, reveló que los empleados que ahora pasan más tiempo en reuniones son 1,24 veces más propensos a sentirse emocionalmente agotados por su trabajo. En general, la fatiga provocada por llevar las prácticas de la oficina a los entornos de trabajo remotos puede disminuir el rendimiento en un 33%, y estos empleados tienen hasta un 54% menos de probabilidades de permanecer en su empresa.

Qué hay que tener en cuenta al planificar un puesto de trabajo digital

En primer lugar, hay que olvidarse de la oficina física, señala Tay, que no está convencido de que la oficina física tenga futuro en muchas organizaciones. (Y es probable que tenga un papel menor en muchas otras).

Aconseja a las organizaciones de TI que elijan tecnologías flexibles y fáciles de integrar, para que las empresas puedan orquestar los procesos y las herramientas con mayor flexibilidad y facilidad, y gestionar las actualizaciones y otras tareas de mantenimiento con un impacto mínimo o nulo para los usuarios.

La experiencia del usuario también es importante. El trabajador debe ser lo más importante, y los departamentos de TI y las organizaciones deben tener en cuenta cómo trabajan, se comportan y utilizan las tecnologías los empleados para ser productivos. Además de la experiencia del usuario, encontrar formas de automatizar el trabajo a través de RPA puede centrar a los empleados en un trabajo de mayor valor y más gratificante. Recuerde que la automatización puede ser vista como una forma de recortar puestos de trabajo (incluso si los datos no son tan graves), lo que puede dañar la moral y poner en riesgo la retención de los empleados.

Un atributo clave del lugar de trabajo digital es que debe aceptar el cambio continuo, indica Tay, no solo en la tecnología sino en el desarrollo de habilidades y procesos.

Francis enumera varios aspectos del lugar de trabajo digital que IDC considera esenciales:

  • Una "fuerza de trabajo digital" eficiente, escalable y adaptable (es decir, chatbots, otros robots de software y software RPA) que puede desplegarse para automatizar y aumentar una variedad de actividades laborales.
  • Un entorno de trabajo inteligente y federado que minimiza el cambio de contexto al proporcionar de forma inteligente y proactiva los recursos necesarios para las tareas importantes.
  • Conectividad segura con las personas, los trabajadores digitales no humanos y los recursos corporativos en cualquier momento y lugar, desde cualquier tipo de dispositivo.
  • Herramientas de colaboración que permiten un lugar de trabajo conversacional (incluyendo a las personas y a los trabajadores digitales no humanos, así como a los socios comerciales, clientes y otras partes interesadas).
  • Seguridad y gobernanza sólidas que no obstaculicen la productividad ni disminuyan la experiencia.
  • Soluciones administrativas y de recursos humanos que sean autoexplicativas, autoconscientes y de autoservicio.
  • Sistemas de aprendizaje inteligentes, ágiles y adaptables que permitan adquirir nuevas habilidades y un aprendizaje continuo.
  • Sistemas integrados de detección en el lugar de trabajo que optimizan y personalizan la experiencia del empleado y mejoran la productividad, la seguridad y la protección.
  • Conocimientos que conectan a los expertos con los contenidos pertinentes en todos los departamentos y procesos empresariales.

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