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8 complementos de Outlook para mejorar la colaboración

[14/06/2021] Mientras redacta, lee y responde correos electrónicos durante su día laboral, probablemente se encuentre saltando de su bandeja de entrada a otras aplicaciones y viceversa. Por ejemplo, su equipo puede usar Trello, Dropbox, Slack u otra plataforma de colaboración donde se realiza un seguimiento de los proyectos, se almacenan archivos o se llevan a cabo conversaciones en equipo.

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Si usa Microsoft Outlook, puede instalar los siguientes complementos, todos los cuales mejoran la colaboración de alguna manera. Varios de ellos se integran directamente con herramientas de colaboración populares, lo que le permite colaborar con sus compañeros de trabajo sin salir de la bandeja de entrada de Outlook.

Nota: Las capturas de pantalla de esta historia muestran las herramientas que se utilizan con Outlook en la web, pero todas funcionan también con las aplicaciones escritorio de Outlook para Windows y Mac.

Bumerang

Funciona con: Outlook 2013 o posterior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web

Boomerang agrega varias funciones a Outlook, como filtrar su bandeja de entrada durante un período de tiempo designado, permitiéndole que solo los correos electrónicos enviados bajo criterios específicos puedan ingresar, y reciba notificaciones cuando alguien abrió un correo electrónico emitido por usted, así como la capacidad de programar su correo electrónico para que se envíe en el día y la hora que usted elija.

En el frente de la colaboración, Boomerang le ayuda a programar reuniones con sus compañeros de trabajo sin tener que ir tanto de un lado a otro respecto a quién está libre y cuándo. Con el complemento, a través de un calendario incorporado en un correo electrónico que envía a otras personas, usted puede resaltar los momentos en los que está disponible para reunirse. Cuando lo abren, pueden seleccionar las horas en las que están disponibles para reunirse en el calendario. Después de que se confirme un día y una hora entre todos, los servidores de Boomerang envían automáticamente una invitación por correo electrónico a todos los asistentes como recordatorio de este próximo evento.

Boomerang puede ayudarlo a concentrarse en los horarios de reunión que funcionan para todos los miembros de su equipo.
Outlook, Microsoft, complementos, colaboración

Puede usar las funciones de Boomerang de forma gratuita en hasta 10 correos electrónicos mensuales. Si necesita más, los planes de suscripción comienzan en cinco dólares mensuales.

El complemento DocuSign facilita el envío de documentos para que otros los firmen digitalmente.
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DocuSign para Outlook

Funciona con: Outlook 2013 o posterior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web

El popular servicio de firma electrónica DocuSign proporciona este complemento, que puede utilizar para reenviar un documento adjunto para que otra persona lo firme digitalmente.

Mientras redacta un correo electrónico, haga clic en el botón DocuSign en la barra de herramientas inferior para abrir la barra lateral de DocuSign. Esta barra lateral le lleva a través de los pasos para cargar el documento que necesita firmar y luego inicia una aplicación web en su página principal de Outlook, la cual muestra una vista previa de su documento y le brinda herramientas para marcar dónde necesita que el destinatario firme digitalmente.

Se requiere un plan de suscripción para utilizar esta herramienta. Los planes se encuentran desde 10 dólares mensuales; se proporciona un período de prueba gratuito de 30 días para nuevos registros.

Dropbox para Outlook

Funciona con: Outlook 2013 o posterior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web

Si usted y sus compañeros de trabajo usan Dropbox para compartir archivos, instalar el complemento oficial de Dropbox para Outlook ofrecerá gran comodidad para todos los involucrados. En lugar de adjuntar un archivo que está almacenado en su PC, puede "adjuntar un archivo en su cuenta de Dropbox, que en realidad le incorpora un enlace a su archivo de Dropbox en su correo electrónico.

No necesita preocuparse por los límites de tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico cuando comparte archivos con el complemento de Dropbox.
Microsoft, Outlook, complementos, colaboración

Si la persona que recibe su correo electrónico tiene su propia cuenta de Dropbox, usted puede acceder a su archivo instantáneamente desde el correo electrónico que envió. Esto hace posible compartir archivos extremadamente grandes a través de Outlook, sin necesidad de cargarlos para adjuntarlos a su correo electrónico.

Dropbox tiene un plan gratuito que le permite almacenar hasta 2 GB de archivos. Para obtener más espacio y funciones, los planes de suscripción para usuarios comerciales se encuentran desde 16,58 dólares mensuales.

Complemento de Google Meet

Funciona con: Outlook 2016 o posterior (Windows y Mac), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web

Si usa Outlook, su aplicación preferida para las videoconferencias puede ser Microsoft Teams, ya que ambos forman parte del conjunto de aplicaciones de productividad de Microsoft 365. Pero algunas organizaciones usan más de una plataforma de videoconferencia y una alternativa popular a Teams es Google Meet. Si tiene una cuenta de Google, puede usar este complemento para crear eventos de Google Meet directamente desde Outlook.

Una vez que el complemento esté instalado, simplemente haga clic en el ícono de Meet en la parte superior de la pantalla mientras crea una reunión en Outlook. En la fecha programada, la invitación para el evento se envía como un enlace en un correo electrónico de Outlook y se programa en su calendario de Outlook. Los destinatarios de su correo electrónico pueden hacer clic en el enlace para unirse a la reunión.

Es fácil crear videollamadas de Google Meet desde Outlook.
Outlook, Microsoft, complementos, colaboración

El uso de Google Meet requiere una cuenta de Google. Meet es gratuito, pero algunas funciones solo están disponibles con una licencia pagada de Google Workspace. Los planes de suscripción para Workspace se encuentran desde seis dólares mensuales por usuario.

Quick Poll

Funciona con: Outlook 2016 o posterior (Windows y Mac), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web

El complemento Quick Poll para Microsoft funciona con la aplicación web, Microsoft Forms, que es parte de Microsoft 365, para incorporar una encuesta en su correo electrónico de Outlook. La encuesta tiene un formato de opción múltiple, donde los destinatarios leen una pregunta y luego hacen clic para seleccionar una o más respuestas de una lista de opciones, como una variedad de opciones de cocina para el almuerzo.

Quick Poll le permite incorporar una encuesta en un mensaje de correo electrónico de Outlook.
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Puede ver un total actualizado en tiempo real de las respuestas de sus destinatarios como un gráfico de barras en su correo electrónico. Y en Microsoft Forms, puede ver este recuento como un gráfico circular.

Este complemento requiere una cuenta de Microsoft 365. Cuando escriba su correo electrónico, haga clic en el ícono de tres puntos, en la barra de herramientas inferior, y seleccione Quick Poll en el menú para abrir la barra lateral del complemento. Luego, en la barra lateral, escriba la pregunta y las opciones de respuesta para que sus destinatarios respondan.

Slack para Outlook

Funciona con: Outlook 2013 o posterior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web, aplicación móvil Outlook (Android y iOS)

Si usted y sus compañeros de trabajo colaboran a través de Slack, este complemento le permite reenviar un correo electrónico, o un hilo de conversación de correo electrónico, desde Outlook a su equipo de Slack.

Todo lo que tiene que hacer es abrir el mensaje y hacer clic en el ícono de Slack, a la derecha de su encabezado, para abrir la barra lateral de Slack. Desde esta barra lateral, puede escribir en el primer cuadro para reenviar este correo electrónico a uno de sus canales de Slack o a un miembro del equipo de Slack. Si el correo electrónico tiene archivos adjuntos, también puede seleccionar que se reenvíen. En su equipo de Slack, el correo electrónico se publicará con su nombre de usuario como un mensaje al canal o un mensaje directo al miembro del equipo.

Usted puede enviar un mensaje de correo electrónico, o un hilo de conversación de correo, a un canal de Slack o miembro del equipo con unos pocos clics.
Microsoft Outlook, complementos, colaboración

Para usar el complemento de Slack, debe tener una cuenta de Slack y una suscripción comercial o empresarial de Microsoft 365/Office 365. Las suscripciones de Slack se encuentran desde 6,67 dólares mensuales por usuario; la empresa también ofrece un plan gratuito con menos funciones.

Trello

Funciona con: Outlook 2013 o posterior (Windows), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web, aplicación móvil Outlook (Android y iOS)

Trello es una herramienta de colaboración que utiliza un sistema de tarjetas para organizar y trazar el progreso de las tareas entre las personas asignadas a los proyectos. Desde Outlook, el complemento de Trello le permite administrar varios aspectos de su tablero de proyecto de Trello.

Abra un correo electrónico y podrá usar su contenido con el fin de crear una tarjeta para agregar a su tablero, convirtiendo así un mensaje importante en un proyecto o tarea. También puede reenviar cualquier archivo adjunto con el correo electrónico a la nueva tarjeta. El complemento también le permite agregar o cambiar las fechas de vencimiento de las tarjetas, ver las actualizaciones recientes de sus tarjetas y agregar comentarios sin tener que salir de Outlook.

El complemento de Trello le permite crear tarjetas de Trello a partir del contenido de un correo electrónico en Outlook.
Microsoft Outlook, complementos, colaboración

Trello es de uso gratuito. Para obtener más funciones que se adapten mejor a las empresas, los planes de suscripción se encuentran desde 10 dólares mensuales.

Zoom para Outlook

Funciona con: Outlook 2016 o posterior (Windows y Mac), Outlook para Microsoft 365 (Windows y Mac), Outlook en la web; Aplicación móvil de Outlook (Android)

Zoom es otra plataforma de videoconferencia popular, y una que, además de Teams, usan muchas organizaciones que también trabajan con Microsoft 365. El complemento de Zoom funciona igual que el complemento de Google Meet: simplemente haga clic en el ícono de Zoom, en la parte superior de la ventana de programación de la reunión en Outlook, para convertirlo en una reunión de Zoom. Aquellos a los que invite recibirán un correo electrónico con un enlace en el que pueden hacer clic para unirse a la reunión.

Con el complemento Zoom, puede configurar videollamadas de Zoom desde Outlook.
Microsoft Outlook, colaboración, complemento

Zoom es gratuito para uso individual. Los planes de negocios con funciones avanzadas se encuentran desde 150 dólares anuales por licencia.

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