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Cómo elegir el software RPA: 10 factores clave a considerar

[28/06/2021] La RPA (automatización robótica de procesos) promete rescatar a los usuarios empresariales de realizar tareas aburridas y repetitivas. De ahí el término "robótico: la naturaleza de los trabajos realizados por la RPA tiende a ser rutinaria y de bajo nivel. Las empresas utilizan el software de RPA para crear bots de software que realizan trabajos estructurados predefinidos, que generalmente implican completar formularios electrónicos, procesar transacciones o enviar mensajes.

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Combine esas actividades básicas en flotas de bots de RPA y tendrá un enorme potencial para eliminar la monotonía: entrada de datos, facturación, gestión de pedidos, incorporación de recursos humanos y un sinfín de otras áreas.

Los bancos utilizan la RPA para las revisiones de due dilligence de los préstamos, procesamiento de facturas y cheques de clientes. Las organizaciones de ventas utilizan la RPA para automatizar las cotizaciones y las facturas. Las aseguradoras utilizan la RPA para acelerar la adjudicación de las reclamaciones. Además, con la ayuda del aprendizaje automático, la RPA puede transcribir automáticamente conversaciones grabadas, extraer texto y números de imágenes y videos, y completar bases de datos a partir de formularios completados a mano.

Por dentro, los sistemas de RPA incluyen minería de procesos, herramientas de creación de bots, complementos para conectarse a sistemas empresariales y una capa de programación u orquestación. Las herramientas en los sistemas de RPA a menudo tienen límites, por lo que las personas a veces llenan esos vacíos con scripts de automatización codificados a mano.

Respecto a lo que la RPA puede manejar, es importante mantener las expectativas en línea. Los proveedores de RPA tienden a dar a entender que sus productos contienen más inteligencia de la que realmente tienen, lo que ha producido cierta decepción con la RPA en general. Y las implementaciones deben planificarse y ejecutarse con cuidado para evitar implementaciones de RPA fallidas. Debe tener claro lo que desea automatizar antes de seleccionar un producto de RPA y asegurarse de elegir uno que tenga las capacidades que necesita.

Ventajas y limitaciones de RPA

Entre las ventajas de la RPA se encuentran:

  • Ahorro de tiempo para los empleados al delegar tareas repetitivas a los bots
  • Menores tasas de error en las tareas automatizadas por la RPA
  • Tiempos más cortos para realizar tareas automatizadas
  • Mayor capacidad empresarial cuando las tareas que limitan la velocidad se han automatizado

Entre las limitaciones de la RPA se encuentran:

  • Costo y tiempo para configurar bots, incluida la participación de TI, identificación de candidatos de automatización y posible consultoría
  • Necesidad de monitorear y mantener los bots
  • Incapacidad de los bots para extraer información de documentos no estructurados y escritos a mano (pero algunos productos aplican aprendizaje automático para mitigar estos problemas)
  • Incapacidad de los bots para detectar o tratar excepciones en tareas estándar (pero algunos productos tienen un mecanismo de revisión humana)
  • Incapacidad de los bots para automatizar tareas no estándares

¿Cómo funciona la RPA?

La RPA funciona extrayendo información de sus sistemas de TI existentes, ya sea a través de una interfaz al back end o emulando cómo un humano accedería al sistema desde el front end. Con los sistemas empresariales previos, a menudo debe pasar por el front end, porque no puede acceder al sistema back end directamente.

La RPA de front end es una evolución del antiguo 'raspado de pantalla'. Si alguna vez ha usado raspadores de pantalla durante un período prolongado, sabe que tienden a ser frágiles: en el momento en que aparece algo inusual, como un número demasiado grande para su campo, o tan pronto como cambia el formato de pantalla debido a una actualización de software, el raspador de pantalla devuelve respuestas incorrectas o deja de funcionar. El aprendizaje automático puede reducir (pero no eliminar) estos obstáculos.

Una vez que el sistema RPA ha extraído la información que necesita, pasa a realizar una tarea predefinida. Los casos de uso comunes incluyen la aplicación de reglas de negocio, la generación de un informe, el envío de una factura para una cuenta por cobrar, o la generación de un cheque para una cuenta por pagar.

Los bots que ejecutan tareas de RPA pueden ejecutarse atendidos o desatendidos. Los bots de RPA atendidos se ejecutan en respuesta a una solicitud de un empleado. Los bots de RPA desatendidos se ejecutan según una programación, por ejemplo, para generar informes nocturnos. Casi todos los bots de RPA necesitan supervisión y auditorías periódicas para garantizar que continúen funcionando correctamente.

Un humano debe definir el flujo de trabajo de un bot de RPA antes de que pueda funcionar. Esto a menudo comienza con la grabación de procesos -una actividad similar a la grabación de una macro, solo que en varios sistemas. La analogía de las macros se extiende también a la escritura y edición de scripts para bots. Muchas soluciones de RPA también ofrecen una interfaz estilo diagrama de flujo para unir elementos de la tarea de un bot, lo que permite a los "desarrolladores ciudadanos definir flujos de trabajo. Algunos sistemas de RPA, sin embargo, aún deben ser configurados por TI.

Una de las partes difíciles, y que requieren mucho tiempo de reproducir los procesos de negocio existentes, es identificar cuáles son los procesos de negocio y cómo funcionan. Algunas herramientas de minería de procesos de RPA pueden analizar los registros de los procesos existentes; otros necesitan observar y registrar a los empleados en el trabajo. En el peor de los casos, este descubrimiento de procesos debe realizarse manualmente.

Cómo elegir un producto de RPA

Antes de comprometerse con un producto de RPA, debe comprender que cada uno de ellos utiliza sus propios formatos de archivo propietarios. A pesar de su utilidad, todos son una trampa y carecen por completo de portabilidad. No es que estén ignorando los estándares: no hay estándares. Dado que cambiar de opinión más adelante será doloroso y costoso, evalúe cuidadosamente y haga una prueba de concepto antes de comprometer a su empresa con una implementación.

Verifique que todas las características básicas, y las características diferenciadoras que considere necesarias, funcionen en su ambiente. Cree scripts utilizando todas las herramientas que se proveen y demuestre que la orquestación funciona correctamente. Pruebe un bot desatendido, verifique que los bots puedan analizar sus documentos no estructurados y PDFs, y siga los procedimientos de minería de procesos.

10 criterios para elegir herramientas de RPA

Preste especial atención a estos factores clave en su evaluación:

  • Facilidad de configuración del bot
  • Capacidades de código bajo
  • Atendido versus desatendido
  • Capacidades de aprendizaje automático
  • Manejo de excepciones y revisión humana
  • Integración con aplicaciones empresariales
  • Orquestación y administración
  • Bots en la nube
  • Descubrimiento y minería de procesos y tareas
  • Escalabilidad

Facilidad en la configuración del bot. Debe haber una variedad de formas de configurar un bot para diferentes personas. Los usuarios de negocio deben poder señalar y hacer clic en las aplicaciones que utilizan normalmente, mientras una grabadora toma nota de las acciones. Los desarrolladores ciudadanos deberían poder utilizar un ambiente de código bajo para definir bots y reglas de negocio. Y, finalmente, los programadores profesionales deberían poder escribir código de automatización real que llame a las API de la herramienta de RPA.

Capacidades de código bajoPor lo general, el desarrollo de código bajo es una combinación de construcción de línea de tiempo de arrastrar y soltar desde una caja de herramientas de acciones, completar formularios de propiedad y escribir un fragmento de código ocasional. Escribir pequeñas cantidades de código, por ejemplo, "monto_préstamo < 0.20 * ingreso_anual puede ser mucho más rápido que los métodos gráficos para especificar una regla comercial.

Atendido versus desatendido. Algunos bots solo tienen sentido si se ejecutan bajo demanda (atendidos) cuando un usuario empresarial los necesita para realizar una tarea bien definida, por ejemplo, "convertir este gráfico en texto y colocarlo en el portapapeles. Otros bots tienen más sentido si se ejecutan en respuesta a un evento (desatendidos), como "realizar una due dilligence en cada solicitud de préstamo enviada desde la página web. Usted necesita ambos tipos de bots.

Capacidades de aprendizaje automáticoLas herramientas de RPA de hace unos años tenían problemas para extraer información de documentos no estructurados y, por lo general, el 80% de la información de una empresa se encuentra en documentos no estructurados, en lugar de bases de datos. En estos días, es común usar las capacidades de aprendizaje automático de la RPA para analizar documentos, encontrar los números requeridos y devolvérselos al usuario. Algunos proveedores y analistas llaman a esto hiperautomatización, pero el lenguaje elegante no cambia la funcionalidad.

Manejo de excepciones y revisión humana. Los modelos categóricos de aprendizaje automático suelen estimar las probabilidades de los posibles resultados. Por ejemplo, un modelo para predecir incumplimientos de préstamos, que arroja una probabilidad de incumplimiento del 90%, podría recomendar denegar el préstamo; y uno que calcula una probabilidad de incumplimiento del 5% podría recomendar la concesión del préstamo. En algún lugar entre esas probabilidades, hay espacio para el juicio humano, y la herramienta de RPA debería poder enviar el caso para su revisión.

Integración con aplicaciones empresariales. Un bot no es muy bueno para su empresa si no puede obtener información de sus aplicaciones empresariales. Por lo general, es más fácil que analizar archivos PDF, pero necesita controladores, complementos y credenciales para todas sus bases de datos, sistemas de contabilidad, sistemas de recursos humanos y otras aplicaciones empresariales.

Orquestación y administración. Antes de que pueda ejecutar bots, debe configurarlos y proporcionar las credenciales que necesitan para ejecutarse, generalmente en un almacén de credenciales seguro. También debe autorizar a los usuarios a crear y ejecutar sus bots, y abastecer sus bots desatendidos para que se ejecuten en recursos específicos, en respuesta a eventos específicos. Finalmente, debe monitorear los bots y las excepciones directas a los humanos.

Bots en la nube. Cuando la RPA comenzó, los bots de RPA se ejecutaban exclusivamente en las desktops de los usuarios y los servidores de la empresa. Pero a medida que los estados de TI se han convertido en la nube, las empresas han configurado máquinas virtuales en la nube para que las utilicen los bots. Recientemente, algunas empresas de RPA han implementado bots "nativos de la nube que se ejecutan como aplicaciones en la nube, utilizando APIs en la nube en lugar de ejecutarse en máquinas virtuales Windows, macOS o Linux. Incluso si su empresa ha invertido poco en aplicaciones en la nube hoy, eventualmente lo hará, por lo que esta capacidad es muy deseable.

Descubrimiento y minería de procesos y tareas. Averiguar sus procesos y priorizarlos para la automatización es, a menudo, la parte más lenta de la implementación de RPA. Cuanto más pueda ayudarlo la aplicación del proveedor de RPA a extraer procesos de los registros del sistema y construir flujos de tareas mediante la observación, más fácil y rápido será comenzar a automatizar.

Escalabilidad. A medida que su implementación de RPA se implementa en la empresa y maneja más automatizaciones, puede encontrarse fácilmente con problemas de escalabilidad, especialmente para los bots desatendidos. Una implementación en la nube, ya sea nativa, en máquinas virtuales o en contenedores, a menudo puede mitigar los problemas de escalabilidad, especialmente si el componente de orquestación es capaz de abastecer bots adicionales según sea necesario.

En última instancia, el éxito o el fracaso de la implementación de su RPA dependerá de la identificación de los procesos y tareas de mayor recompensa para la automatización. Por ejemplo, si el proceso de mayor recompensa para un banco es realizar la due dilligence en las solicitudes de préstamos, conviértalo (o a una tarea clave de ese proceso) en su prueba de concepto de RPA.

No escatime en tu ciclo de pruebas. Si resulta que la solución de RPA que ha adoptado tiene alguna capacidad inadecuada o faltante, y necesita cambiar, se encontrará con un mundo de dolor. Para mitigar el riesgo de tener que volver a crear todos sus bots desde cero, debe documentar todos los pasos de cada tarea y proceso. Cuando usted cambie de caballo, es posible que deba pasar una semana volviendo a implementar cada bot, pero puede evitar el mes que le tomó averiguar cada proceso.

Principales proveedores de RPA

Si bien hay docenas de proveedores de RPA, el mismo puñado entra en la discusión una y otra vez. Los siguientes siete proveedores se seleccionaron de los informes de analistas más recientes de Forrester Wave y el Cuadrante Mágico de Gartner, y se ordenaron alfabéticamente. La inclusión en esta lista no es una recomendación y la exclusión no es una condena:

Automation Anywhere: Automation 360 de Automation Anywhere es una plataforma basada en web, nativa de la nube, basada en inteligencia artificial para la automatización de extremo a extremo. Las capacidades de RPA van desde simples bots, que los usuarios generan con una grabadora hasta IQ Bot, que usa una combinación de aprendizaje automático y procesamiento de datos para extraer información de los documentos. La plataforma ahora proporciona funciones de gobernanza, seguridad y cumplimiento, así como bots y analítica.

Blue Prism: Al ofrecer un conjunto de productos que abordan diferentes aspectos y casos de uso de RPA, Blue Prism ahora está mirando más allá de la RPA, hacia el espacio de la automatización inteligente. La compañía ahora vende un producto en la nube que presenta a "trabajadores digitales con capacidades extraídas de su mercado de intercambio digital.

EdgeVerve: EdgeVerve, empresa de Infosys, es un proveedor de automatización e inteligencia artificial. Ofrece AssistEdge RPA, mapeo de procesos AssistEdge Discover, automatización de centros de contacto AssistEdge Engage y AssistEdge Cloud RPA. EdgeVerve también ofrece soluciones verticales para banca, redes de valor/cadenas de abastecimiento, finanzas y adquisiciones.

Microsoft: Microsoft Power Automate Desktop, una herramienta de RPA de código bajo, está disponible para usuarios de Windows 10, sin costo adicional. Además, el plan por usuario de Power Automate con RPA atendido está disponible por 15 dólares mensuales por usuario durante un tiempo limitado. Permite que las automatizaciones de una organización compartan y colaboren en todos los flujos, accedan a más de cuatrocientos conectores integrados, identifiquen cuellos de botella en los procesos de negocio, extraigan datos de documentos, y administren y controlen los flujos con una gobernanza centralizada.

NICE: NICE RPA ofrece automatización asistida y desatendida, un buscador de automatización y soporte de tecnologías cognitivas como OCR, chatbots y aprendizaje automático. NICE CXone es una plataforma de experiencia del cliente que se integra con sus ofertas de RPA. NEVA es el robot asistente personal de NICE para empleados. NICE también tiene una cartera de herramientas financieras específicas, como Actimize para la lucha contra el lavado de dinero.

UiPath: La versión actual de la plataforma UiPath (21.4) presenta administración y gobernanza a escala empresarial; descubrimiento, priorización y desarrollo integrado basado en inteligencia artificial de las automatizaciones más impactantes; actualizaciones para todas las experiencias de los usuarios, así como una rápida expansión de las capacidades de Automation Cloud. UiPath se puede implementar en su nube alojada, en una nube pública o local, aunque la nube alojada se actualiza con mayor frecuencia.

WorkFusion: WorkFusion automatiza, por medio de WorkFusion Intelligent Automation Cloud, el trabajo manual con muchos documentos para clientes de grandes empresas en banca, servicios financieros, seguros y atención médica. Las principales áreas de automatización en la banca incluyen la lucha contra el lavado de dinero, apertura de cuentas, verificación de sanciones, transición de LIBOR y préstamos hipotecarios.

Dado que no podrá portar sus scripts a otro sistema RPA, necesita evidencia de que el proveedor que está considerando tiene una sólida estabilidad financiera. En el peor de los casos, usted realizaría una implementación completa, el proveedor quebraría, el servidor de licencias dejaría de autenticar su instalación y toda su implementación se cerraría.

Ejemplo de RPA: UiPath

UiPath es uno de los "tres grandes productos de RPA, junto con Blue Prism y Automation Anywhere. En este momento, es principalmente un producto de Windows, aunque un subconjunto creciente de la funcionalidad está disponible a través de un navegador. Como veremos, algunos de los productos UiPath se ejecutan en la nube.

UiPath le ayuda a descubrir qué procesos automatizar y proporciona herramientas para usuarios con una amplia gama de habilidades técnicas y experiencia. Como es el caso de muchos productos de RPA, UiPath está incorporando el aprendizaje automático en cada vez más de sus procesos avanzados. Los bots de UiPath analizan documentos, reconocen el habla y aplican otros modelos de aprendizaje automático. Además, UiPath se encarga de la gobernanza y administración de las automatizaciones a escala empresarial.

Instalación de UiPath. Puede registrarse para una prueba gratuita de UiPath para crear una cuenta de UiPath Community SaaS, y luego solicitar una prueba empresarial para habilitar la funcionalidad completa de UiPath Automation Cloud. Luego, puede descargar una versión de prueba de UiPath Studio. Haga clic en el botón 'Instalar' junto a Studio. Esto instalará UiPath Studio, Assistant y un robot para crear y probar automatizaciones.

RPA, automatización de procesos

Construir un caso de negocios. En su cuenta de Automation Cloud, puede habilitar el servicio Automation Hub en "Administrador. También puede habilitar la Automation Store si lo desea. Luego, puede navegar hasta Automation Hub y crear una instancia. A partir de ahí, puede definir un caso de negocio para su prueba de concepto. Una vez que haya terminado, es posible que se parezca a la imagen a continuación:

RPA, automatización de procesos

Esto muestra solo el comienzo de una evaluación de muestra. Su propia exploración de la automatización debe vincularse con los procesos de su empresa.

Documentar su proceso. Deberá descargar Task Capture de Automation Hub e instalarlo. Debe iniciar sesión en su cuenta de UiPath Cloud cuando ejecute Task Capture, con fines de licencia; de lo contrario, estará limitado a la funcionalidad de la comunidad.

RPA, automatización de procesos

Tiene la opción de comenzar construyendo un diagrama o comenzar usando la Captura de tareas para registrar su proceso. El primero le brinda un mejor diagrama de flujo, pero el segundo le permite ponerse al día más rápidamente. El proceso de captura real es similar a grabar macros de Excel. Tiene un límite de 500 acciones.

El diagrama tendrá secuencias de acciones y también puede tener árboles de decisión (reglas de negocio). Las acciones de raspado de pantalla no se realizan con la grabadora de macros; en su lugar, captura una captura de pantalla, y luego resalta los campos que desea que el robot extraiga en el Image Editor. Una vez que su Documento de definición de proceso (PDD) esté completo, puede exportarlo como un documento Word o XAML. También puede ejecutar su proceso o enviarlo para su revisión y publicación en Automation Store.

Explorar el mercado de UiPath. Puede encontrar muchas actividades de automatización, incluidas automatizaciones inteligentes, en UiPath Marketplace. He mostrado la primera pantalla del mercado (imagen a continuación).

RPA, automatización de procesos

Crear bots. UiPath tiene tres ambientes de diseño para bots: UiPath StudioX para usuarios comerciales, UiPath Studio (vea la captura de pantalla a continuación) para desarrolladores de RPA y UiPath Studio Pro para desarrolladores de C#. Studio Pro puede crear casos de prueba para RPA, así como también automatización de pruebas para aplicaciones web, desktop y móviles. Una vez que se han aprobado los bots, los empleados pueden ejecutarlos localmente con UiPath Assistant y administrarlos de forma segura con UiPath Orchestrator.

RPA, automatización de procesos

Prueba de concepto. UiPath normalmente completa las pruebas de concepto en uno o dos días al proporcionar un desarrollador de UiPath calificado para trabajar con un experto en la materia del proceso de la empresa cliente. El cliente debe instalar UiPath Studio en una máquina dedicada y proporcionar acceso a todos los sistemas y aplicaciones involucrados en la solución.

Si investiga a los competidores de UiPath, encontrará muchos puntos de similitud. También encontrará diferencias en capacidades, escalabilidad y tarifas. Antes de comprometerse con una solución de RPA, realice una evaluación exhaustiva, proyecte sus costos y ahorros, y pruebe todas las capacidades que puedan afectar las operaciones de su empresa.

Basado en el artículo de Martin Heller (CIO) y editado por CIO Perú

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