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15 poderosos consejos para Microsoft Power BI

[12/07/2021] Power BI es la herramienta de analítica y visualización de datos interactiva de Microsoft para la inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés). Con Power BI, usted puede extraer datos de una amplia gama de sistemas en la nube y on premises, y crear paneles que rastrean las métricas que más le interesan. Incluso puede profundizar en sus datos y (literalmente) hacer preguntas al respecto.

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Los completos informes o paneles de Power BI pueden integrarse en portales de informes que ya usa. Y aunque sus cuadros de mando, informes y visualizaciones pueden ir mucho más allá de los gráficos de barras y circulares, no es necesario ser diseñador para crearlos. También puede usar Power BI para preparar y administrar datos de alta calidad, destinados a toda la empresa en otras herramientas, incluidas las aplicaciones de bajo código. A continuación, le mostramos cómo obtener más conocimientos de la información que ya tiene, en más áreas de las que podría esperar.

1. Visualice los servicios que usa

Power BI tiene cientos de paquetes de contenido, plantillas e integraciones para cientos de servicios de datos, aplicaciones y servicios que incluyen visualizaciones e informes preestablecidos. Si usa Xero para contabilidad, o K2 Cloud para construir procesos de negocio, o Adobe Marketing Cloud, SAP HANA, Salesforce, MailChimp, Marketo o Google Analytics, puede usar Power BI para visualizar los datos que tiene en esos servicios, crear informes en base a ellos y reunirlos en un panel personalizado. También puede configurar la puerta de enlace (gateway) on premises para usar Power BI con el fin de explorar los conjuntos de datos en sus propios servidores. De esa manera, puede comparar los visitantes de la página web con las ventas, o ver qué promociones han atraído nuevos clientes. Puede crear sus propios informes y visualizaciones, realizar cálculos (Power BI llama a estas medidas calculadas) y establecer niveles de acceso para usuarios individuales, fuentes de datos o paneles e informes específicos para controlar quién puede ver información más confidencial.

2. Relate historias con sus datos

Los gráficos son excelentes para los números, pero si desea mostrar información que cambia con el tiempo de una manera fácil de entender, el nuevo Timeline Storyteller de Power BI es para usted. Con esta herramienta, puede crear una lista lineal de fechas u horas, o colocarlas en círculos, espirales, cuadrículas o formas personalizadas. También puede mostrar una lista cronológica, una secuencia que muestra la duración de los eventos o elegir escalas relativas o logarítmicas. Elija la mejor forma de representar, aumentar y diseñar sus datos, y Power BI creará una línea de tiempo a partir de ella. Luego, puede usar eso para contar la historia de su negocio, mostrar cómo está creciendo la demanda o explicar cualquier otra cosa que sea importante en la secuencia de eventos.

3. Explore "¿Qué pasaría sí?

Puede comparar escenarios en Excel, pero Power BI le permite hacerlo arrastrando una barra deslizante para mostrar los cambios. Agregue una medida calculada para una cifra, como los ingresos, y puede usar el botón Nuevo Parámetro en Power BI Desktop para agregar parámetros que cambian en su escenario hipotético. Eso crea una medida calculada a la que puede hacer referencia en otro lugar; por lo que si crea un parámetro hipotético para la cantidad de clientes que responden a una promoción en particular, puede conectarlo a una fórmula que cree para mostrar con cuántos tickets de soporte al cliente puede esperar tener que lidiar. Marque "Agregar control deslizante a esta página en el cuadro de diálogo del parámetro hipotético para agregar una barra deslizante, que usted puede arrastrar, destinada a mostrar la diferencia cuando el número de respuestas de los clientes es mayor o menor.

4. Haga preguntas con sus propias palabras

También puede usar las características de lenguaje natural de Power BI para hacer preguntas y obtener visualizaciones como respuesta. Especifique cómo se deben presentar los datos -pregunte por "ventas totales mensuales por región como una línea-, o deje que Power BI elija un diseño que se adapte a los datos con una pregunta más general como, "¿Cuáles fueron las cifras de ventas del último trimestre?

Si hay mosaicos anclados en el tablero, Q&A (preguntas y respuestas) los sugerirá como preguntas y, a medida que escriba una pregunta, sugerirá términos que podría agregar en función de las tablas del conjunto de datos. Si la pregunta resulta ser extremadamente útil, puede anclar la visualización al tablero, lo que lo convierte en una manera fácil de crear visualizaciones para un conjunto de datos. Si usted es el propietario del conjunto de datos, también puede agregar preguntas destacadas en la configuración del panel. Q&A utiliza los nombres de tablas, columnas y campos calculados en los conjuntos de datos; si la columna se llama "área en lugar de "región, debe solicitar "ventas por área a menos que agregue sinónimos, y los nombres de tablas como CustomerSummary harán que las Q&A sean menos naturales que los nombres como Customers.

Power BI Q&A funciona en la página web de Power BI y en la aplicación iOS Power BI. Puede trabajar con datos almacenados en una tabla de Excel (o en una base de datos a través de la puerta de enlace on premises si habilita Q&A para el conjunto de datos) o puede usar Power Pivot para optimizar el conjunto de datos para Q&A. Asegúrese de que todas las tablas en su conjunto de datos estén unidas correctamente, verifique los tipos de datos en busca de fechas y números, y cree el conjunto de campos predeterminado para las columnas y la etiqueta predeterminada para las tablas, las cuales ajustarán las columnas que se muestran y el tipo de gráfico o tabla de Q&A mostrará.

5. Cree visualizaciones personalizadas

Power BI incluye una variedad de visualizaciones y puede agregar más, ya sea descargándolas de la Tienda Office o creando las suyas propias con la herramienta visual personalizada de Power BI, de código abierto. Office Store incluye visualizaciones de Microsoft, como nubes de palabras, un diagrama de correlación basado en script R y un "diagrama de caja y bigotes que resalta valores atípicos,clústeres y percentiles, así como visualizaciones creadas por clientes de Power BI.

También puede vincular diagramas de Visio a Power BI para usarlos como elementos visuales personalizados, si desea analizar el progreso a través de flujos de trabajo y procesos. Si tiene modelos de analítica de Excel, puede convertirlos en visualizaciones personalizadas de Power BI utilizando Analytic Solver de Frontline. Lo que obtiene no es un informe estático; es un modelo dinámico en el que puede arrastrar y soltar conjuntos de datos de Power BI para simular u optimizar varias opciones.

6. Aproveche al máximo las visualizaciones basadas en inteligencia artificial

Varias de las visualizaciones interactivas de Power Bi utilizan el aprendizaje automático para identificar conocimientos que normalmente requerirían un científico de datos. Los impulsores clave ayudan a identificar y clasificar los factores contribuyentes, como lo que influye en los productos para que estén en espera. El árbol de descomposición le ayuda a realizar un análisis de la causa raíz, lo que le indica dónde profundizar en los datos. La detección de anomalías examina datos de series de tiempo, como gráficos de líneas, identifica valores atípicos y otras anomalías, además de sugerir explicaciones. Las narrativas inteligentes pueden extraer conclusiones y tendencias clave y envolverlas con texto generado automáticamente para crear historias de datos para usted.

7. Realice analítica, en tiempo real, de los flujos de datos de transmisión.

La mayor parte de BI se realiza con datos extraídos de una base de datos a intervalos programados. Si desea analizar datos de sitios de comercio electrónico o sistemas de tecnología operativa que tienen sensores, necesita acceso a datos de transmisión en tiempo real. Por lo general, eso requiere cierto desarrollo para extraer los datos, pero los flujos de datos de transmisión en Power BI pueden conectarse a Azure Streaming Analytics, lo que permite a los analistas de negocio combinar datos por lotes y de transmisión en los mismos informes para encontrar excepciones, desencadenar acciones y reaccionar más rápidamente a los cambios en sistemas físicos. 

8. Active la integración de Teams

Si su organización pasa la mayor parte del día en Teams, llevar los informes de Power BI a donde todos están trabajando (y hablando sobre el trabajo) lo hace más útil. Según Microsoft, el uso de datos en Power BI casi se duplica cuando la aplicación está anclada en Teams. Si la organización de TI ha invertido tiempo y dinero en la implementación de Power BI, habilitar la integración de Teams saca más provecho de esa inversión.

9. Cure los datos para usarlos en Excel

Si comparte datos en Power BI, también está disponible para que las personas los usen dentro de Excel. Power BI también puede potenciar los tipos de datos en Excel, brindándole una fuente de datos única y autorizada para entidades como clientes, proveedores, productos y otra información de negocio que se utilizará en toda la organización. Obtiene una fuente compartida de la verdad y los usuarios de Excel no tienen que aprender Power BI para aprovecharla. Pueden escribir la información que desean buscar, como el nombre de un cliente, marcar el rango y hacer clic en la información sobre herramientas para insertar nuevas columnas del conjunto de datos para trabajar en Excel.

10. Impulse el aprendizaje automático desde Power BI

El flujo de datos de Power BI le ayuda a automatizar la preparación y el enriquecimiento de datos, lo que convierte a Power BI en un buen lugar para mantener los conjuntos de datos que se utilizarán para el aprendizaje automático. Su integración de Azure Machine Learning AutoML significa que los analistas de negocios también pueden aprovechar el aprendizaje automático sin necesidad de recurrir a un científico de datos -o una suscripción a Azure. Defina lo que desea predecir, por ejemplo, si un producto estará agotado, y AutoML sugerirá qué columnas de datos usar para el modelo, selecciona y ajusta el algoritmo automáticamente e incluye el rendimiento y la confiabilidad del modelo creado, junto con qué características influyen en las predicciones que hace sobre qué productos tienen la mayor probabilidad de agotarse en determinados centros de distribución.

11. Combine Power BI y Power Apps

Puede incrustar Power Apps en informes de Power BI y configurar flujos de trabajo de Power Automate desde dentro de Power BI. Entonces, si hay una acción que tiene sentido tomar después de obtener información de los datos, como agregar un cliente a una campaña de marketing por correo electrónico, o realizar una solicitud de presupuesto, puede incluir la aplicación o el flujo para hacerlo en el informe donde obtiene la información -y los filtros y la selección que realiza en Power BI se transfieren a la aplicación o al flujo de trabajo. Para los usuarios móviles que tienen más probabilidades de trabajar desde una aplicación de Power BI, puede incrustar el informe de Power BI en la aplicación.

12. Incluya más datos en paneles ejecutivos

Los diferentes usuarios de BI necesitan diferentes niveles de información en sus visualizaciones. Puede que los gerentes y analistas de negocios quieran muchos detalles, pero si sus ejecutivos están rastreando 20 o 30 métricas clave para múltiples regiones del mundo, es mejor presentarlo de un vistazo con una vista simple que muestre el objetivo y la cifra real, en lugar de que una visualización más compleja. De esa manera, puede buscar información rápidamente en una reunión sin perderse en demasiados gráficos y cifras. La visualización personalizada de Power KPI combina varios tipos de informes en un solo mosaico.

13. Utilice metas para crear cuadros de mando y tableros OKR

Hacer que una cultura basada en datos sea efectiva significa usar datos para medir qué tan bien están funcionando las decisiones para la empresa. En lugar de pagar por una herramienta específica para crear paneles destinados a realizar un seguimiento del rendimiento y los logros en métricas clave, use el centro de Objetivos en Power BI Premium para conectar cuadros de mando a informes de Power BI. Para objetivos como ingresos, ventas, contratación o números de usuarios, debe completar cuándo necesita lograr el resultado, cómo lo mide y seleccionar los puntos de datos relevantes en un gráfico en un informe de Power BI. Además de ver el progreso en el centro de Objetivos, también puede usar Power Automate para activar alertas o programar reuniones si el rendimiento hacia un objetivo se está quedando atrás. 

14. Utilice la protección de la información para datos sensibles

Cuando coloca datos confidenciales de la empresa en Power BI, los CIO y CISO pueden asegurarse de que solo el personal autorizado tenga acceso, mediante la aplicación de las mismas etiquetas de confidencialidad de Microsoft Information Protection, también utilizadas en Office, SharePoint y otras herramientas. Esas etiquetas permiten la auditoría, refuerzan el acceso en Power BI y siguen los datos si se exportan a Excel o PowerPoint para una protección integral contra las fugas de datos.

15. Power BI también es para datos de TI

Power BI no es solo para usuarios de negocio, ya que puede usarlo para visualizar datos para herramientas de monitoreo de TI. La plantilla de la solución de Power BI, para Azure Activity Logs, utiliza una base de datos SQL Azure y Stream Analytics para recopilar registros y mostrarlos por medio de informes predefinidos de Power BI Desktop. De esa manera, usted puede ver las tendencias de uso y los problemas. También hay un conjunto de informes de Power BI prediseñados para Intune Data Warehouse, que muestra detalles del dispositivo, como configuraciones y estado de cumplimiento. También muestra, por medio de una plantilla de solución para System Center Configuration Manager con un panel que cubre el estado del cliente y del servidor, niveles de protección contra malware, inventario de software y a qué dispositivos les faltan actualizaciones. Existen plantillas para una variedad de otras herramientas, y puede crear sus propios paneles e informes para otras herramientas, siempre que pueda obtener los datos en una base de datos SQL Server o Azure SQL.