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Reportajes y análisis

¿Qué es la gestión del portafolio de proyectos?

Alinear los proyectos con los objetivos empresariales

[10/07/2021] La gestión del portafolio de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es un proceso mediante el cual se evalúan y ejecutan los proyectos de una organización para garantizar la alineación estratégica con los objetivos de la empresa. El PPM proporciona a los ejecutivos, gerentes de proyectos, miembros del equipo y partes interesadas una visión general de sus proyectos, incluyendo la forma en que encajan en las directivas y la estrategia de la organización. Esto permite conocer los posibles retornos y riesgos involucrados.

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En el marco del PPM, los proyectos se agrupan en programas en función de su relevancia y sus similitudes. Dichos programas y sus respectivos proyectos deben formar parte de una estrategia de portafolio desarrollada por la oficina de gestión de proyectos (PMO) para cumplir con los objetivos generales de la empresa. De esta manera, el PPM hace más que simplemente alinear proyectos con la estrategia empresarial; proporciona un medio para alinear el enfoque que una organización tiene de la gestión de proyectos -incluyendo todas las políticas y procesos del proyecto- con sus objetivos.

Los beneficios de PPM

La gestión del portafolio de proyectos permite a las organizaciones alcanzar mayores tasas de éxito al alinearlas con los objetivos de la empresa a mediano y largo plazo. El PPM también impulsa los siguientes resultados positivos:

  • Claridad de objetivos y pensamiento con perspectiva global: PPM permite a los miembros del equipo no solo ejecutar a un nivel detallado, sino también comprender y visualizar cómo la gestión de proyectos, programas y portafolios se relaciona con la visión y misión de una organización. El PPM fomenta el pensamiento con perspectiva global al vincular cada hito y tarea del proyecto con los objetivos más amplios de la organización.
  • Mejora de la planificación de la capacidad y la gestión de recursos: La planificación de la capacidad y la gestión de recursos dependen en gran medida de lo bien que su PMO ejecute la estrategia y vincule el uso de recursos con los objetivos de toda la empresa. Los recursos desperdiciados se encuentran entre los mayores problemas que enfrentan las empresas cuando se trata de navegar por el alcance del proyecto. PPM reduce la posibilidad de que se desperdicien recursos al garantizar que estos son asignados en función de la prioridad y que se secuencian de manera efectiva y se aprovechan sabiamente para cumplir los objetivos previstos.
  • Mayores grados de productividad: Las PMOs que comunican por qué las tareas del proyecto son vitales para la creación de valor tienen más probabilidades de aumentar la productividad. Los empleados que comprenden su rol en el cumplimiento de objetivos más amplios generalmente trabajan más duro y prestan atención a la calidad de sus entregables.
  • Mayor agilidad: Al alinear las actividades del proyecto con la estrategia, las empresas se vuelven más ágiles, lo que facilita la gestión del cambio y la adaptación a medida que surgen oportunidades y obstáculos.
  • Mejora del retorno de la inversión: Al ayudar a conseguir claridad en torno a los objetivos de la empresa, al mejorar la gestión de recursos y aumentar la productividad y la agilidad, el PPM mejora enormemente el retorno de la inversión (ROI) de cualquier proyecto. Con PPM, es más probable que la inversión en proyectos dé resultados y que las empresas estén en mejores condiciones para el futuro.

Software de gestión del portafolio de proyectos

Las herramientas adecuadas son esenciales para tener éxito con PPM, y las que se presentan a continuación se encuentran entre las mejores. Cada una ofrece funciones como paneles de control de fácil acceso, gestión de portafolios, planificación de proyectos, gestión de requisitos, colaboración, gestión de presupuestos y problemas, gestión de tareas y seguimiento del estado.

  • Clarizen One es una solución de gestión de proyectos y portafolios para las organizaciones de TI y servicios profesionales más grandes.
  • Mavenlink se adapta muy bien a las pequeñas y grandes empresas de servicios profesionales, especialmente en sectores como marketing, publicidad, relaciones públicas, arquitectura, ingeniería, servicios de TI, consultoría de gestión y educación.
  • monday.com es una herramienta escalable de gestión del portafolio de proyectos diseñada para equipos de hasta más de 200 usuarios.
  • ProjectManager.com es útil para gerentes y equipos de todas las industrias, y está disponible en cuatro niveles (Personal, Teams, Business y Enterprise).
  • Targetprocess es una solución de planificación empresarial que funciona bien para empresas medianas y grandes.

Los pasos del proceso de gestión del portafolio de proyectos

Para tener éxito con PPM, las PMOs deben desarrollar e implementar un proceso para ayudar a garantizar que todo salga como se espera y sin problemas. Estos son algunos de los pasos clave que deberían ser incluidos en el proceso de PPM.

  • Identificar todos los proyectos existentes y potenciales. Sin un inventario completo de los proyectos actuales y futuros, es prácticamente imposible establecer una estrategia de PPM exitosa. Este es el primer paso para lograr el mejor ROI.
  • Determinar cómo afectará cada proyecto a la estrategia de la empresa. Cada proyecto debe aportar un valor claro para promover la estrategia de la empresa a mediano y largo plazo. Este valor debe ser fácil de rastrear, documentar y comunicar a todas las partes interesadas.
  • Priorizar cada proyecto. Una vez que se ha comprobado el valor de los proyectos, la PMO debe priorizar qué proyectos deben ejecutarse en qué orden y por qué. El "por qué" es crucial. No entender por qué un proyecto es una prioridad sobre otros puede resultar costoso si el orden es incorrecto.
  • Asignar recursos. Una vez seleccionados y priorizados los proyectos, se deben asignar y gestionar los recursos. La asignación reduce las posibilidades de desperdicio de recursos. Identifique con cuidado y precisión todos los recursos disponibles y asigne cada uno de manera que no se produzcan sobrecargas ni posibles conflictos.
  • Ajustar la estrategia del proyecto según sea necesario. Debido a que el cambio es constante, es importante revisar los objetivos de la empresa, cada proyecto dentro de cada programa y todos los recursos disponibles para garantizar que todo se siga manteniendo alineado con la estrategia.

Las mejores prácticas de PPM

Llevar a cabo las mejores prácticas puede no solo aumentar la probabilidad de éxito del PPM, sino que también les proporcionan a las empresas garantías sobre el valor de cada proyecto cuando intentan identificar de qué proyectos encargarse. A continuación, se presentan algunas de las mejores prácticas fundamentales para realizar una correcta gestión del portafolio de proyectos.

  • Identificar y solicitar la participación de todos los interesados potenciales. Desde el equipo directivo hasta los empleados de primera línea, la participación integral es vital para garantizar que todos los ángulos sean cubiertos. Muchas veces, algunas partes interesadas clave que fueron pasadas por alto podrían haber ahorrado tiempo, frustración y desperdicio de recursos a las empresas.
  • Ralentizar las cosas. Planificar el éxito toma tiempo. Asegurarse de que todas las bases están cubiertas desde el principio contribuye en gran medida a reducir el estrés, el desperdicio y el fracaso parcial o total en el futuro.
  • Identificar los mejores métodos, técnicas, tecnologías y recursos. Recurra a expertos dentro y fuera de su organización para que le ayuden a desarrollar los mejores métodos, técnicas, tecnologías y recursos necesarios para aumentar sus posibilidades de éxito. Reconozca y entienda las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su empresa mediante la realización de un análisis FODA.
  • Documentar todo. La documentación completa y cuidadosa evita malentendidos y malas interpretaciones.
  • Comunicar todo a tiempo. De nada sirve tener un plan o documentar todo si nadie está enterado de ello. Tampoco sirve comunicar información a las personas equivocadas, o no hacerlo a tiempo. Asegúrese de comunicar la información necesaria a las partes interesadas adecuadas de manera oportuna.

Marcos clave del PPM

Los marcos pueden tener un impacto positivo en su estrategia y ejecución del PPM. Algunos de los marcos de PPM más populares son los siguientes.

Agile PPM: Las organizaciones de todo el mundo están reconociendo y adoptando un enfoque Agile para PPM. Según Accenture, algunos de los beneficios de Agile PPM son:

  • Una organización más comprometida y eficaz en torno a los flujos de valor.
  • La capacidad de seleccionar las iniciativas correctas, basándose en un pronóstico continuo.
  • La capacidad de crear y mantener una supervisión significativa.
  • Un mayor grado de transparencia de los recursos y elementos de trabajo.
  • La capacidad de dirigir continuamente el valor y las métricas en incrementos más pequeños.

Prince2: Desarrollado en el Reino Unido, Prince2 (Proyectos en un entorno controlado) se centra en casos empresariales más que en proyectos. Prince2 funciona bien en empresas con una PMO definida, y en las que se enfocan en dividir un proyecto en etapas más manejables y controlables. Este marco se puede utilizar en cualquier nivel y es empleado con mayor frecuencia en organizaciones más grandes. Prince2 se considera fácil de aprender y usar, incluso para aquellos con experiencia limitada.

PMBOK: Project Management Body of Knowledge, desarrollado por el Project Management Institute (PMI), se considera el estándar de oro para los gerentes de proyectos. PMBOK adopta un enfoque basado en el conocimiento que depende en gran medida de la experiencia y el conocimiento del gerente de proyecto. Se centra, sobre todo, en la documentación y es útil si su organización prefiere dejarle la mayor parte de la toma de decisiones a los profesionales capacitados dentro de la PMO.

Certificación de gestión del portafolio de proyectos

PMI es el estándar de oro para las certificaciones de proyectos, programas y portafolios reconocidas a nivel mundial. Ofrecen una credencial de Portfolio Management Professional (PfMP), que proporciona una "competencia avanzada en la gestión coordinada de uno o más portafolios para lograr objetivos estratégicos.

La certificación requiere un mínimo de ocho años de experiencia profesional en negocios y un título secundario (diploma de bachillerato, diploma de carrera corta o el equivalente global) con 10.500 horas de experiencia en gestión de portafolios; o un título de cuatro años (licenciatura o el equivalente global) y seis mil horas de experiencia en gestión de portafolios.

Capacitación en gestión del portafolio de proyectos

PMI también ofrece una lista de organizaciones que ha aprobado para brindar capacitación en gestión de proyectos, programas y portafolios.

Crédito foto: Ryan McGuire / CC0)

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