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Reportajes y análisis

De R3 a S/4: El salto de Agro Industrial Paramonga en tiempo récord

[21/07/2021] En poco tiempo, Agro Industrial Paramonga se vio en la necesidad de cambiar su sistema SAP. Se había desligado de su corporación matriz y no era dueña de nada, ni siquiera de sus datos, ni de las licencias del R3 que ejecutaba, tenía que empezar de cero. Ese fue el inicio de un viaje que Clever Mendoza, jefe de Tecnologías de Información de Agro Industrial Paramonga, tuvo que realizar a finales del año pasado, en plena pandemia.

Con determinación y la ayuda de la corporación germana pudo pasar de un escenario muy preocupante a un modelo moderno, basado en HEC, la nube de SAP. En la siguiente entrevista Mendoza relata las peripecias que tuvo que realizar para culminar exitosamente un cambio tan radical.

¿Cuál fue la solución que se implementó y cuál fue el motivo de su implementación?

El año 2018 decidimos migrar del sistema in house que teníamos a un sistema SAP, que en ese momento era el SAP R3, pero nosotros en ese tiempo éramos parte de una corporación. No teníamos, entonces, ningún control sobre el SAP R3, simplemente éramos usuarios a quienes la corporación le brindaba un servicio.

Así pasó un buen tiempo, hasta que el año pasado, el 2020, el dueño de nuestra empresa adquirió las acciones a sus socios, con lo cual dejamos de ser parte de la corporación, y tuvimos que separarnos completamente. Nosotros usábamos el R3, pero no teníamos experiencia en su administración o de la solución en general. Solo pagábamos por el servicio.

Hicimos cálculos y la gerencia general nos dijo que en menos de tres meses presentáramos un presupuesto. Nos íbamos a separar de la corporación. Comencé a hacer averiguaciones. Primero nos dimos cuenta de que, en la aplicación SAP, no éramos dueños de nada, el dueño era la corporación. Ese era un gran problema. ¿Cómo negociar si nosotros no éramos los dueños? Tampoco teníamos el control de las licencias. También tuvimos que pensar en cómo íbamos a pasar la información. Hicimos consultas legales a SAP sobre el destino de nuestra información. SAP nos dijo que no éramos los dueños. y que teníamos que enviarle la documentación que señalaba que ya no éramos parte del grupo para ingresarnos como un cliente nuevo.

También consideramos el tema económico; es decir, cuánto iba a costar pasar del R3 al R4, aunque luego no lo consideramos porque la gerencia deseaba quedarse en el R3. Nos preguntamos si sería conveniente seguir usando el R3. Consultando a SAP y nos respondieron que ya no vendían licencias de R3. Y segundo, nos sugirieron que vayamos por el S/4HANA. Comenzamos, entonces, a averiguar quién nos podría ayudar con el S/4HANA en los tiempos planteados inicialmente; además se acercaba octubre, un mes en el que se tiene que pagar los licenciamientos. Entonces, nos quedaba muy poco tiempo para poder hacer las negociaciones.

SAP nos comenzó a ayudar. Les dimos la documentación necesaria para poder ser un nuevo cliente de ellos y luego analizamos qué era lo que más nos convenía. Nosotros pagábamos mensualmente para mantener el SAP, 16.475 dólares. Con todo lo nuevo que estábamos implementando; es decir, el SAP S/4HANA, calculamos que tendríamos que pagar 7.833 dólares. Teníamos un ahorro de más de ocho mil dólares mensuales o más de 100 mil dólares anuales, pasando del R3 al S/4.

Esos números los mostramos a la alta dirección y nos dieron el OK. El proyecto estaba completamente pagado.

Tuvimos alrededor de un mes para decidir, y luego nos preguntamos que más necesitábamos. S/4HANA necesita de toda una infraestructura. Nosotros no tenemos personal preparado; entonces, con el apoyo de Rivercon, que fue la empresa que nos asesoraba, decidimos lo más conveniente.

Para comenzar, tuvimos que considerar que no estamos en Lima. Estamos a 205 kilómetros, lo que implica temas de comunicaciones e infraestructura. Pero nosotros incluso antes de que comience la pandemia habíamos comenzado nuestro proceso de transformación digital, nuestro correo, nuestro servidor de archivos y otros se encuentran ya en la nube, incluso nuestros sistemas in house. Conversamos con SAP y nos propusieron ir a su nube; entonces decidimos no tener infraestructura, todo estaría manejado por SAP HEC (SAP HANA Enterprise Cloud).

Solo nos dedicaríamos al negocio, tenemos una persona que se dedica a la coordinación entre SAP y nosotros. Por ejemplo, cuando hay un nuevo parche o una nueva nota ponemos el ticket, SAP nos dice en qué ventana lo vamos a hacer, se hace y al siguiente día estamos completos. Los backups los hace SAP, las restauraciones también las hace SAP. Nosotros nos limitamos a la creación de usuarios, roles y perfiles por temas de seguridad.

Esta implementación la iniciamos el 19 de octubre, en plena pandemia, y terminamos el 4 de febrero, y todo fue virtual, a través de herramientas como Teams. Algo útil porque nuestras oficinas en Lima estaban cerradas, y teníamos una parte de los usuarios en Lima y otra en la fábrica en Paramonga. Y lo hicimos en el tiempo estimado, siguiendo la metodología de SAP.

Antes de salir en vivo realizamos pruebas todos los días en la noche. Y para la salida en vivo tuvimos un mes de acompañamiento en el cual 'estabilizamos el sistema', y todo remotamente. No tuvimos en ningún momento la presencia física de los consultores en la planta, como sí ocurrió con el R3.

Teníamos reuniones semanales y veíamos si existía algún riesgo, y lo comunicábamos inmediatamente a la alta dirección para que tome las medidas correctivas.

Por otro lado, un tema que se tiene aquí en provincias es el de las comunicaciones. En Lima tienes todas las facilidades, pero acá no. Nosotros ya teníamos tres líneas de contingencia. Con SAP hicimos muchas pruebas y vimos que pagábamos alrededor de tres mil dólares solo en línea de comunicación para el VPN de Paramonga a Lima, y de ahí a la nube local que tenía la corporación a la que pertenecíamos. Pero ahora solo pagamos 200 dólares porque solo tenemos un consumo del 30% de la línea de 100 megas que tenemos, ese es el consumo del SAP. Y nuestros usuarios pueden trabajar donde sea, ese es un gran beneficio de la nube. Si se caen nuestras líneas acá podemos entrar vía web; los sistemas no se caen porque están en la nube de SAP, aunque nos dieron a elegir cualquier nube, pero elegimos su nube.

Así le hemos dado la tranquilidad a la alta dirección de que todos nuestros sistemas funcionan y no se caen, tenemos líneas de contingencia y hemos logrado ahorros significativos para la empresa.

¿Cuáles diría que han sido los mayores retos de la implementación?

Nosotros contábamos con un equipo, le dimos todas las herramientas necesarias para que pueda hacer su trabajo, pero tuvimos un gran riesgo: la entrega de la información de la corporación hacia nosotros. Negociamos con ellos y eso fue lo que más nos demoró. Quizás hubiéramos podido hacer una implementación más rápida; pero la negociación nos demoró. Teníamos un plan de contingencia en caso de que no pudiéramos traer la información como la necesitábamos.

Otro reto muy importante fue el tema de las comunicaciones. Los equipos tienen que estar certificados por SAP, nosotros teníamos un UTM, pero tuvimos que cambiarlo. Como comenté teníamos tres líneas de comunicaciones y adicionalmente teníamos balanceo de carga porque constantemente en la zona se corta la fibra óptica. Ese era uno de los detalles por el que nos preocupaba bastante, pero todo pudimos superarlo.

¿Cuáles fueron los factores críticos de éxito?

La gente. Si el equipo no hubiera estado empoderado y no hubiera tenido la opción de querer hacerlo, no hubiéramos salido en los tiempos establecidos. Y el otro factor crítico de éxito son los seguimientos semanales; yo tenía una reunión semanal con la consultora y ellos me decían en qué estaba fallando, y yo les decía en qué estaban fallando ellos. Los viernes hacíamos las reuniones, y ese mismo día se emitía un informe a la alta dirección para que tome las medidas correctivas del caso.

Esos dos temas fueron muy importantes.