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Cómo hacer que el lugar de trabajo híbrido sea un éxito

[11/08/2021] Mientras el virus COVID-19 continúa su propagación errática por todo el mundo, con las vacunas ayudando a que los casos disminuyan en algunas zonas mientras las variantes impulsan los aumentos en otros lugares, muchas organizaciones están ocupadas haciendo planes para que sus empleados vuelvan a la oficina. Sin embargo, lo que era normal en la oficina hace 18 meses, no es la realidad a la que volverán la mayoría de los trabajadores.

Los trabajadores de oficina han probado las ventajas del trabajo a distancia y muchos no están dispuestos a volver a los desplazamientos diarios, aunque a la mayoría le gustaría pasar parte de su semana laboral en la oficina. Al mismo tiempo, las empresas se han dado cuenta de que los empleados son más productivos trabajando desde casa, y se han dado cuenta de que se puede ahorrar mucho dinero reduciendo el espacio de las oficinas en las grandes y caras ciudades.

Algunas organizaciones ya han tomado la drástica medida de cerrar todas sus oficinas y convertir a sus empleados en trabajadores permanentes a domicilio. Muchas más están planeando adoptar un modelo de lugar de trabajo híbrido, en el que algunos empleados pueden ser totalmente remotos, otros pueden trabajar en la oficina a tiempo completo, y la mayoría dividirá su tiempo de trabajo entre la oficina y el hogar (u otra ubicación remota) de una manera que les convenga tanto a ellos como a su empleador.

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Es probable que muchas empresas no hayan aplicado nunca una política oficial de trabajo a distancia, y mucho menos un marco de trabajo híbrido establecido. Pero la aplicación de una política de trabajo a distancia no tiene por qué dar miedo, señala Darren Murph, jefe de trabajo a distancia de GitLab. De hecho, anota, muchas grandes empresas ya estaban a medio camino, incluso antes de la pandemia.

"Si observamos una empresa con cinco mil personas en un edificio, la gente de la tercera planta ya está a distancia de la gente de la octava", sostiene. "Casi nunca se ven; bien podrían estar en un continente diferente. Pero muchas empresas no han dado voz a eso, ni lo han reconocido".

Es hora de dejar de improvisar

Lo que los trabajadores de cuello blanco han experimentado en el último año no equivale a un trabajo remoto intencional, anota Murph, quien trabajó en organizaciones que apoyan el trabajo híbrido durante 14 años antes de unirse a GitLab, una empresa totalmente remota, en el 2019.

"El trabajo desde casa inducido por la cuarentena definitivamente no es lo mismo que el trabajo remoto diseñado intencionalmente, pero muchas empresas los están confundiendo como exactamente la misma cosa", señala. "Cuando es intencional al respecto, la colaboración es más fácil, la creación de equipos es más fácil, la construcción de la cultura es más fácil".

Angela Ashenden, analista principal de transformación del lugar de trabajo en CCS Insight, subraya este punto. Afirma que gran parte del cambio en la forma de trabajar de las personas durante el último año ha sido táctico y localizado, con organizaciones que lo resolvían todo ad hoc, y equipos individuales que a menudo encontraban su propio camino. "Pero ahora es importante tratar de crear una cierta estructura, coherencia y previsibilidad, para garantizar que toda la empresa trabaje al mismo ritmo mediante un liderazgo fuerte y progresivo".

Ashenden afirma que los directivos de las empresas tienen que darse cuenta de que el trabajo híbrido no consiste únicamente en que algunas personas estén en la oficina y otras trabajen desde casa. "Tiene enormes consecuencias para la forma en que las personas trabajarán de forma independiente, cómo trabajarán en colaboración, cómo se desarrollará la cultura de la empresa, cómo se piensa en la tecnología del lugar de trabajo y la experiencia de los empleados, y para las políticas que se necesitan para garantizar un entorno de trabajo justo, inclusivo y saludable", indica.

Para el departamento de TI, esto significa apoyar a los usuarios de múltiples maneras, incluyendo el suministro de equipos que permitan a los trabajadores, dondequiera que estén, realizar su trabajo con comodidad y éxito, proporcionando la tecnología de colaboración adecuada, digitalizando y automatizando los procesos de trabajo, y protegiendo los dispositivos y los datos. Y lo que es más importante, significa coordinarse con otros líderes de la empresa para cambiar la cultura corporativa y elaborar políticas que garanticen el éxito del lugar de trabajo híbrido.

Entonces, ¿cómo pueden los líderes de TI implementar políticas híbridas y remotas que beneficien tanto a los empleados como a los empleadores a largo plazo? He aquí los consejos de los expertos sobre cómo las organizaciones pueden hacerlo bien desde el principio.

Piense primero en lo remoto

"Es necesario que haya igualdad de condiciones", señala Penny Pullan, experta en liderazgo de trabajo virtual e híbrido, y autora de libros como Virtual Leadership: Practical Strategies for Getting the Best Out of Virtual Work y Virtual Teams. "Cuando tiene algunos [empleados] en la oficina y otros a distancia, las desigualdades pueden empezar a aparecer. A lo largo de muchos años, he oído decir a la gente: "Si estoy a distancia y todos los demás están en la oficina, es casi como si no existiera"".

Murph se hace eco de ese pensamiento. "Cuando se observa quién es elogiado y promovido en una organización híbrida, es más probable que los que permanecen a distancia por defecto tengan menos oportunidades de avanzar en su carrera debido a ese tipo de mentalidad de 'fuera de la vista, fuera de la mente'", señala.

El enfoque totalmente virtual que han adoptado la mayoría de las empresas durante la pandemia ha nivelado temporalmente el terreno de juego, pero eso cambiará cuando algunos trabajadores vuelvan a la oficina, señala Pullan, que tiene un doctorado en nanotecnología por la Universidad de Cambridge.

La mejor manera de promover la igualdad entre los equipos híbridos, dice, es pensar "primero en lo remoto" a la hora de establecer las normas empresariales y las interacciones entre los empleados. "Para intentar minimizar el potencial de sesgo inconsciente, siempre hay que pararse y decir: "¿Qué estamos haciendo por lo remoto? Si estamos eligiendo una nueva forma de trabajar, siempre hay que tener esta mentalidad de "lo remoto primero"".

Murph aconseja a las empresas que piensen en los principios de "remote-first" no en términos de dónde trabajan las personas, sino en cómo lo hacen. Si va a la oficina y celebra una reunión, postula, "¿hace fundamentalmente esa reunión de forma diferente en la oficina, en comparación con cómo la habría hecho si estuviera en casa?". Las organizaciones tienen que auditar sus procesos y asegurarse de que funcionan en los días en los que toda la plantilla no está en la oficina; así también funcionarán cuando cualquier número de empleados esté en la oficina, sostiene.

También son importantes las interacciones con los directivos y entre los compañeros de trabajo. "Probablemente necesitará más chequeos con la gente remota porque no se encuentra con ellos de la misma manera que si estuvieras en la oficina", indica Pullan. "Algo que resulta bastante útil es tener franjas horarias en las que todo el mundo va a estar disponible y accesible. Puede que su empleado no esté en la oficina, pero sabe que, entre esta hora y esta hora del martes, o quizá un par de veces a la semana, todo el mundo está abierto a tener una charla".

Las empresas también tienen que pensar en cómo van a acomodar de forma justa las solicitudes de programación de los empleados para los días en la oficina frente a los días en casa, así como la forma de medir el rendimiento de los empleados, indica Pullan. "Ha habido algunas historias horribles de empresas que utilizan aplicaciones que vigilan las computadoras de sus empleados o tienen cámaras web que les hacen fotos para ver si están allí. Todo eso no hace más que destruir la confianza y la motivación. Hay que medir lo importante, que es que el trabajo se haga".

Una de las mejores formas de que los trabajadores remotos se sientan implicados es que se les pida su opinión para que el lugar de trabajo híbrido funcione. "Pida la opinión de sus empleados cuando establezca estas directrices y políticas", dice Pullan. "Obviamente, habrá algunas políticas para toda la empresa que tendrá que tener en cuenta, pero para su equipo, obtenga la opinión de la gente. Averigüe cuáles son sus preferencias y parta de ahí".

La dirección debe dar ejemplo

Garantizar una mentalidad de "primero la distancia" comienza en la cima, señala Murph. Los ejecutivos deben trabajar desde casa al menos una parte del tiempo, para establecer y reforzar una cultura de empresa que acepte el trabajo a distancia tanto como la presencia en la oficina.

En una empresa anterior, recuerda Murph, "nunca sabía cuándo iba a estar el equipo ejecutivo en la oficina, y eso era intencional.... Eso significaba que todos nuestros flujos de trabajo tenían que funcionar también en los días en que ellos no estaban".

Cuando los ejecutivos trabajan fuera de la oficina con frecuencia, "se envía la señal de que no es necesario venir a la oficina para progresar en la carrera, y que hay una verdadera inclusividad y flexibilidad", indica Murph. Eso es un enorme alivio para los cuidadores de ancianos, los padres que trabajan, los cónyuges de militares y otras personas que podrían sentirse presionadas para priorizar el tiempo presencial en la oficina sobre la familia. "Si los ejecutivos trabajan a distancia, usted también puede hacerlo. Es una gran señal, y no creo que muchos ejecutivos lo aprecien".

Tanto Murph como Pullan creen que la oficina debe dejar de ser el epicentro del poder. "Si todos los altos cargos tienen reuniones presenciales o trabajan en persona en un edificio, entonces esa oficina se ve como el centro de la toma de decisiones, y la gente querrá estar cerca de ella; mientras que, si los altos cargos trabajan realmente a distancia, es otra forma de superar este sesgo, porque la gente se olvida de intentar ser vista por los altos cargos", indica Pullan.

La tecnología es la clave

Las empresas de todo el mundo descubrieron al principio de la pandemia que varias tecnologías de colaboración eran esenciales para que sus equipos pudieran comunicarse y trabajar juntos de forma productiva. Aunque el software de videoconferencia fue el que más creció y el que más atención atrajo, las herramientas de colaboración de todo tipo resultaron ser importantes.

Como es lógico, Ashenden afirma que la tecnología de colaboración seguirá siendo crucial porque cree que los trabajadores híbridos se convertirán en la norma en la mayoría de las organizaciones. En consecuencia, el entorno de colaboración digital se convertirá inevitablemente en la única constante que garantice que todo el mundo esté conectado y al día con el progreso, ya sea en la oficina, en casa, sobre el terreno o de viaje.

"Los procesos que se han automatizado y digitalizado no volverán a ser manuales, y la nueva oleada de procesos que surjan a medida que la gente aprenda a trabajar en un entorno de trabajo híbrido serán nativos digitales", afirma. "Esto en sí mismo es un gran cambio y ayudará a impulsar más ideas transformadoras e innovación".

Ashenden también señala que, aunque puede ser tentador para los ejecutivos centrarse en el ahorro de costos por no tener un escritorio permanente para todos, no deberían ignorar las inversiones en áreas como la tecnología y la formación para garantizar que se satisfagan las necesidades de los empleados, y que la empresa siga siendo un lugar de trabajo agradable y productivo.

Pullan insta a los directivos de las empresas a considerar el uso de herramientas y plataformas de colaboración que permitan a las personas trabajar juntas de forma asíncrona. "Aunque todos pueden hacer cosas al mismo tiempo -reunirse en una videollamada programada, por ejemplo-, es muy importante dejar que la gente trabaje en el momento que más le convenga. Poder trabajar en un documento de forma colaborativa, o tal vez poner ideas en una pizarra virtual, algo en lo que la gente puede hacerlo a su propio tiempo, a menudo puede ser mucho más productivo", sostiene.

Ayude a los empleados remotos a experimentar un poco de la vida de la oficina

Incluir a los empleados remotos en las celebraciones y otras ocasiones sociales no siempre es fácil, pero contribuye en gran medida a que se sientan parte del equipo. "Si va a celebrar una reunión social del equipo, por el amor de Dios, no se limite a hacer una reunión estándar de Zoom", anota Pullan. "Algo que la gente ha estado haciendo y que ha funcionado bastante bien es enviar pequeñas cajas curadas de golosinas" a los trabajadores remotos en tales ocasiones, indica.

Los trabajadores remotos también aprecian que se les ofrezcan ventajas en la oficina, añade Pullan. Aunque los trabajadores no pueden beneficiarse de un gimnasio in situ o de una cafetería subvencionada, pueden disfrutar de una suscripción al gimnasio local patrocinada por la empresa o de la entrega ocasional de un almuerzo.

Mejor aún, traer a los trabajadores remotos a la oficina (cuando sea seguro hacerlo). En una empresa anterior, Murph recuerda: "Cuando teníamos grandes celebraciones, por ejemplo, cuando alcanzábamos un hito importante o hacíamos una fiesta de fin de año, el equipo se encargaba de llevar a todos los trabajadores remotos a la oficina. Esto significaba que el personal remoto siempre se sentía apoyado, como si hubiera intención o presupuesto para aprovechar los viajes como un punto de construcción de la cultura".

"Eso fue muy importante. Todo el mundo apreciaba mucho la oficina, porque no era el lugar donde se quedaba hasta tarde trabajando en un proyecto; era el lugar donde podía ver a la gente y preguntarles por sus familias y sus vidas".

Cuando los trabajadores remotos vengan a la oficina, hágalo especial, aconseja Pullan. "Tal vez diga que, en lugar de estar sentados en una sala oscura mirando PowerPoint, que es lo que han sido demasiadas reuniones de equipo en el pasado, vamos a pasar el tiempo limitado que tenemos juntos y crear esos vínculos saliendo y teniendo un largo almuerzo en su lugar".

Cambie su mentalidad o quédese atrás

En el lugar de trabajo post-pandémico, las empresas de todo el mundo tendrán que averiguar cómo evolucionar y ser más inclusivas en el lugar de trabajo, señala Murph.

"Lo que va a ver salir de esto son empresas que permiten el trabajo a distancia y las que apoyan el trabajo a distancia", indica. El primer grupo no se esforzará en hacer que el trabajo a distancia sea eficaz o eficiente, mientras que el segundo se asegurará de que los empleados tengan una gran experiencia laboral estén donde estén. Invertirán en equipos, herramientas de software, formación y programas de desarrollo para asegurarse de que sus empleados tengan grandes experiencias de trabajo y resultados satisfactorios estén donde estén.

"Los mejores talentos elegirán las empresas que apoyen el trabajo híbrido", sostiene Murph. "Preveo un cambio de talento bastante significativo a raíz de esto, porque no se puede volver a meter el genio en la botella. Los empleados saben ahora lo que pueden esperar y lo que pueden exigir".

Para garantizar que sus organizaciones no se queden atrás, los responsables de TI no pueden aplazar más la aplicación de políticas permanentes y bien pensadas para el trabajo remoto e híbrido.

"Aprenda las lecciones de toda la empresa, comparta las mejores prácticas, celebre los éxitos y encuentre a sus campeones", señala Ashendon. "Llevamos más de un año hablando de lo que viene, pero esperamos llegar pronto al punto en que podamos salir fortalecidos de esta crisis".

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