Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

3 aplicaciones de gestión de proyectos para iOS y Mac

[17/08/2021] ¿Alguna vez se ha preguntado por qué los organizadores de bodas pueden cobrar tanto?

Es porque organizar todos los elementos de una gran boda es una tarea muy compleja con muchos puntos potenciales de falla. La mayoría de los grandes proyectos son así, constan de numerosas tareas con muchos puntos de falla potenciales y, a menudo, incluyen dependencias tan enredadas que un pequeño detalle podría descarrilar o retrasar toda la tarea, con un efecto desastroso.

Los gerentes de proyecto siempre han confiado en asistentes que pueden ayudarlos a reunir a los equipos de proyecto, mantenerse organizados y monitorear el progreso. En el pasado, eso significaba hojas de cálculo, gráficos murales e incluso modelos a escala. En estos días, las herramientas se han vuelto digitales. El software de gestión de proyectos se ha convertido en una gran categoría, y las diversas herramientas disponibles son más o menos adecuadas para diferentes tareas. Los gerentes de grandes proyectos a menudo confían en Microsoft Project, pero esa opción no está disponible para los gerentes de proyectos que trabajan con un stack de tecnología empresarial basado en Apple.

[Reciba lo último de CIO Perú suscribiéndose a nuestro newsletter semanal]

¿Cuáles son las mejores opciones para esos gerentes de proyecto? A continuación, analizamos tres alternativas de colaboración y gestión de proyectos -compatibles con Mac y iPhone- que ofrecen las herramientas esenciales que se encuentran en Microsoft Project:

Los tres se utilizan en algunas de las empresas más grandes del mundo. Y los tres pueden tomar un proyecto, dividirlo en muchos proyectos subalternos más pequeños, automatizar gran parte de las tareas de administración y presentar los resultados en un formato atractivo y fácil de seguir, que ayuda a los gerentes de proyecto a monitorear el progreso y predecir problemas, a menudo haciendo uso de diagramas de Gantt.

A continuación, un resumen de lo bueno y lo malo de cada una.

MeisterTask

Lo bueno:

  • Con el tablero, puede hacer zoom out y obtener una perspectiva más general de todos sus proyectos.
  • La función Agenda es bastante útil, pero solo está disponible en las versiones Pro y superiores.
  • Las herramientas de colaboración están integradas.

Lo malo:

  • Es una herramienta compleja para empezar.
  • Aún no está disponible en Mac App Store, aunque existe una aplicación para iOS.

Precio:

  • Gratuita para hasta tres proyectos; las versiones pagadas se encuentran desde 8,24 dólares mensuales.

Soporta:

  • Los usuarios de Windows y macOS pueden acceder a la versión web desde muchos navegadores, y hay un contenedor nativo disponible para ambas plataformas; una aplicación móvil está disponible para iOS, iPadOS y Android.

Publicado por primera vez en el 2015, MeisterTask es un potente software de gestión de proyectos construido en torno a tres interfaces principales: panel de control, proyectos y tareas. La compañía posiciona a MeisterTask como una alternativa europea a Trello, pero sus capacidades lo convierten en un asistente de gestión de proyectos bastante bueno, con la ventaja de estar certificado en el cumplimiento total de las regulaciones GDPR. Esto refleja la realidad de que algunas empresas con sede en Europa deben garantizar que los activos confidenciales del proyecto estén protegidos por la ley de privacidad de la UE.

Puede ejecutar MeisterTask en cualquiera de sus dispositivos Apple.
Gestión de proyectos, MeisterTask, Merlin Project, OmniPlan

MeisterTask proporciona varios tipos de vistas, incluyendo vistas de Gantt/línea de tiempo y tableros Kanban, que ayudan a monitorear el progreso en un estilo visual fácil de administrar. Los tableros son personalizables, por lo que puede personalizar la forma en que se ejecuta su proyecto para que coincida con la forma en que trabajan sus equipos.

Las tareas se administran mediante tarjetas -por ejemplo, Abierta, En Progreso y Terminada- que se pueden mover a través de las columnas del tablero del proyecto. Puede agregar nuevos proyectos tocando el botón + y luego trabajando a través de numerosas opciones de configuración.

MeisterTask soporta un número ilimitado de proyectos, tareas y colaboradores, con un sistema de notificación cuando se cumplen o no se cumplen los objetivos clave.

También hay algunas herramientas poderosas: Las automatizaciones de tareas le ayudan a crear flujos de trabajo, la capacidad de almacenar todas las comunicaciones y archivos relevantes dentro de su tarea es muy útil, y la capacidad de observar tareas específicas puede ayudarle a monitorear los entregables críticos del proyecto. (La capacidad de crear relaciones entre tareas específicas también es esencial). Profundice un poco más y encontrará herramientas de búsqueda, informes y seguimiento del tiempo.

En la mayoría de los proyectos, diversos equipos utilizan varias aplicaciones en su flujo de trabajo. MeisterTask soporta esto con integraciones con algunas de las soluciones más utilizadas, como Zendesk, Slack, Spark, Teams, Microsoft 365 Groups, Outlook, Google Workspace, Dropbox, Box, IFTTT, GitHub, Harvest y más. También es compatible con Zapier, que le permite crear flujos de trabajo complejos para alimentar su matriz de gestión de proyectos. Pero es probable que dos de las características más utilizadas sean la capacidad de enviar correos electrónicos, que MeisterTask convertirá automáticamente en tareas, y la capacidad de recibir notificaciones por correo electrónico si se mueve una tarea.

Me gusta la herramienta de informes presentada recientemente, que puede ayudar a identificar problemas potenciales en proyectos, reasignar tareas y medir la productividad del equipo. Estos informes le permiten obtener rápidamente una vista general de lo que está administrando.

La función Agenda funciona un poco como Trello. Puede anclar tareas de cualquier proyecto en su Agenda y crear secciones para diferentes tareas o necesidades. La función Agenda también sugerirá tareas que quizás desee agregar. Debería ser muy útil para realizar un seguimiento de varias tareas, incluidas las que se le asignaron, de muchos proyectos, pero es una función basada en tarifas que no está disponible en el plan gratuito.

Al trabajar con MeisterTask, encontré algunos obstáculos. Por ejemplo, aunque rápidamente me involucré en la hermosa interfaz de usuario, me tomó más tiempo de lo que esperaba crear mi primer proyecto -experimenté demasiada fricción al ajustar los detalles más pequeños y algunas herramientas se sentían un poco ocultas. También sentí que algunas decisiones eran innecesariamente complejas de aplicar -por ejemplo, creo que sería mejor reunir a su equipo y establecer privilegios de liderazgo/contribuyente desde una sola interfaz, en lugar de requerir acceso a dos. Es útil, dada la complejidad ocasional de la herramienta, que la compañía haya proporcionado una amplia selección de videos tutoriales en línea.

¿Esta solución le ayudará a gestionar sus proyectos? Definitivamente, y lo hará muy bien, pero a veces puede requerir un poco más de dedicación a la herramienta que al proyecto en sí.

Merlin Project

Lo bueno:

  • Ofrece numerosas herramientas para llevar un proyecto de la visualización a la realidad.
  • Incluye herramientas de mapas mentales y vistas Kanban, proyectos y Gantt.
  • Puede importar y exportar desde Microsoft Project, Excel, XML, OPML, MindManager y más.

Lo malo:

  • El sistema de comentarios y mensajes en la aplicación es relativamente limitado.
  • Solo es para Apple.
  • Falta de integración con aplicaciones empresariales como Slack.

Precio:

  • 149 dólares anuales.

Soporta:

  • macOS, iPadOS e iOS; ya es nativo de M1 para Mac con procesadores Apple.

Desarrollado específicamente para usuarios de Mac, iPad y iPhone, Merlin Project es una herramienta de gestión de proyectos profesional, magníficamente bien equipada, con una amplia gama de funciones para ayudarle a construir trabajos y desgloses de proyectos poderosos y efectivos.

Pruébela y encontrará una gama impresionantemente extensa de vistas de desglose de proyectos de fácil acceso, que incluyen diagramas de Gantt, PERT, Kanban y más, pero lo que me atrae particularmente es que puede usar un mapa mental de estilo clásico muy bueno para visualizar su proyecto, que luego se puede convertir en un diagrama de Gantt para mayor refinamiento. Cuando el autor de Los 7 hábitos de las personas exitosas, Stephen Covey, afirmó: "La clave de la creatividad es comenzar con el fin en mente, con una visión y un plan del resultado deseado, prácticamente definió la mejor manera de abordar la gestión de proyectos, y un mapa mental es una excelente manera de crear el plano.

La función de mapas mentales de Merlin Project es una idea anterior que ha sido actualizada para las operaciones digitales.
Gestión de proyectos, MeisterTask, Merlin Project, OmniPlan

Las potentes herramientas de gestión de recursos y dependencias de Merlin Project son fáciles de encontrar y comprender. Los gerentes también deben explorar la herramienta Asignaciones, que ayuda a rastrear todo, desde el presupuesto y el cronograma hasta la distribución de tareas.

La edición de tareas se realiza a través de una ventana de inspección familiar. Seleccione un artículo y vea todos los detalles relevantes, ingrese los costos para cada componente del proyecto y analice la disponibilidad -aquí puede lograr todo tipo de funciones. Las ventanas son claras y, si bien no siempre es evidente qué palanca o interruptor debe presionar, llegará a tiempo. El desarrollador también ha creado un extenso conjunto de recursos tutoriales.

La mayoría de los proyectos constan de niveles de organización. A medida que el mundo del trabajo se vuelve cada vez más asincrónico, las herramientas de gestión de proyectos remotos deben reflejar eso. Una forma en la que Merlin Project apoya esto es con la provisión de soporte multiusuario. Esto se hace de forma inteligente, de modo que los colaboradores puedan seguir trabajando en el archivo del proyecto incluso sin conexión, dado que los cambios serán sincronizados la próxima vez que se conecten.

Estoy un poco menos impresionado con el sistema de comunicación del proyecto. Si bien puede agregar comentarios y anotaciones a prácticamente todo, y automatizar la administración de proyectos, el hecho de que la mayoría de los comentarios solo se puedan realizar en la aplicación es un poco limitante. Si bien puede agregar elementos en una sección que la aplicación llama Notas, preferiría que esto se integre con otras aplicaciones de mensajería o toma de notas para mayor flexibilidad.

Las integraciones con otras aplicaciones parecen un poco limitadas. Todas las aplicaciones básicas de Apple, Microsoft Office y Microsoft Project están integradas, al igual que GrandTotal y otras, pero Merlin no funciona bien con Slack u otras aplicaciones colaborativas que sus equipos ya puedan usar. Sin embargo, funciona bien con la aplicación de administrador de tareas Things, aclamada por la crítica, que utiliza AppleScript.

Puede sincronizarse con servicios en la nube como iCloud Drive, Dropbox y Box (aunque solo Dropbox e iCloud Drive en iPad, por alguna razón), pero aún mejor (al menos cuando la colaboración en documentos almacenados en uno de esos servicios) es una característica llamada MagicSync, que sincroniza los cambios entre varios usuarios. La aplicación se ha creado claramente teniendo en cuenta las necesidades de los trabajadores de la empresa y los equipos de proyectos.

OmniPlan

Lo bueno:

  • La accesible interfaz de usuario tiene una complejidad inherente para los usuarios avanzados.
  • Incluye múltiples vistas de proyectos, incluyendo Kanban, network y Gantt.
  • Las herramientas de automatización pueden ser de gran ayuda para los usuarios avanzados.

Lo malo:

  • No dispone de herramienta de mapas mentales incorporada.
  • Falta de integración con aplicaciones empresariales como Slack.
  • Sin interfaz web para colaboración multiplataforma.

Precio:

  • OmniPlan Standard, 200 dólares; OmniPlan Pro, 400 dólares o 20 dólares mensuales por suscripción. Disponible para iPad, iPhone y Mac con licencia universal.

Soporta:

  • macOS, iPadOS, iOS

Quizás la gestión de proyectos esté en la sangre de Ken Case. El director ejecutivo de Omni Group recuerda que, cuando crecía en Seattle, su padre, un programador de proyectos en Boeing, solía llevar a casa enormes rollos de papel con diagramas de Gantt. En cualquier caso, Omni Group, un desarrollador líder de software para el ecosistema de Apple, ha producido OmniPlan y ofrece lo que necesita para administrar cualquier proyecto.

Si tiene experiencia en el uso de software en las plataformas de Apple, OmniPlan le ayudará a comenzar rápidamente, con todas las herramientas complejas que esperaría encontrar en la administración de proyectos disponibles a medida que las necesite.

Los diagramas de Gantt podrían ser lo que el gerente de programas de King & Spalding, Greg Cimmarrusti, tenía en mente cuando comentó que ser gerente de proyectos es como ser un artista: "Usted tiene los flujos de procesos de diferentes colores combinándose en una obra de arte.
Gestión de proyectos, MeisterTask, Merlin Project, OmniPlan

Eso no quiere decir que OmniPlan sea una solución simple; no lo es. A pesar de su interfaz accesible, no todas las configuraciones son fáciles de encontrar. Me sentí un poco frustrado al intentar incorporar una tarea semanal recurrente en un proyecto de muestra, por ejemplo. Afortunadamente, OmniPlan también cuenta con el soporte de un amplio manual que le ayudará a encontrar las herramientas que necesita.

Lo que encontrará es extenso. La aplicación tiene herramientas para la asignación de recursos, programación de proyectos, gráficos, vistas de Gantt, tareas manuales y recurrentes, y un formato de archivo diseñado para una mejor compatibilidad con servicios en la nube de terceros y con iCloud.

También le resultará fácil moverse entre la iPad y Mac, porque la interfaz de usuario es prácticamente idéntica en las dos plataformas. En un iPhone, estará limitado por el espacio, pero aún tiene sentido.

OmniPlan también es una herramienta excelente para administrar las tareas más complejas de manera efectiva, en parte mediante el uso de Vistas, que le permiten alejarse para obtener una imagen completa y acercar para identificar dependencias y conflictos.

Sin embargo, al igual que con cualquier solución de gestión de proyectos, el diablo está en los datos. Cuantos más datos le proporcione, más información le proporcionará. Incluso hará un seguimiento de sus gastos de caja chica, la productividad de los empleados y la disponibilidad de equipos esenciales, si así lo deseara, y le proporcionará los datos. Explore y todas las funciones que espera estarán presentes, por lo que las infracciones de programación y la capacidad de identificar tareas críticas para la entrega del proyecto se vuelven fáciles de encontrar.

También hay algunas características únicas. Por ejemplo, OmniPlan le permite asignar una medida de efectividad a cada miembro del equipo. Esto refleja la realidad de que los empleados más experimentados son eficientes, a veces capaces de manejar en un día una tarea desafiante que podría tomarle a más empleados junior una semana. Por supuesto, disponible limitadamente del tiempo de esos actores estelares, y esta función le ayuda a administrar su disponibilidad de manera más efectiva.

Situado a la derecha de la ventana principal, el Inspector de Proyectos incluye las herramientas que necesita para configurar cada componente de la tarea por separado. También captura información valiosa, como cuánto tiempo ha tardado en ejecutarse esa tarea, su fecha de vencimiento y cuánto esfuerzo -en términos de tiempo total del personal- se ha invertido en esa parte de su proyecto en una vista de resumen (la vista que usará para recitarles las estadísticas a los clientes y la administración).

La vista del panel está diseñada para reflejar la realidad de que normalmente trabajará en varios proyectos a la vez. Le muestra todos sus proyectos actuales y cómo están progresando. Si encuentra que uno no está bien encaminado, puede ampliar cada elemento desde esta vista para identificar problemas y reasignar recursos para agilizar la tarea.

OmniPlan también ofrece simulación Monte Carlo, una prueba de esfuerzo incorporada que evalúa la probabilidad de que entregue su proyecto a tiempo en función de un análisis de lo que sucede si alguno de los pasos dentro de su esquema se detiene.

La automatización es otra característica única, una que debería ser de gran ayuda para los gerentes de proyectos con un poco de habilidad en codificación. Esto hace posible crear potentes automatizaciones que funcionan desde dentro de su proyecto, que los usuarios avanzados pueden aprovechar para agilizar la gestión del proyecto. Puede crear automatizaciones utilizando JavaScript en su Mac, que luego también se ejecutará en OmniPlan en iPads y iPhones.

La única omisión grave: OmniPlan no incluye una vista de mapas mentales para ayudar a la hora de armar proyectos. Merlin Project muestra lo útil que puede ser esto.

Recomendaciones

Cada una de estas aplicaciones tiene ventajas. Si bien OmniPlan es la solución más accesible, ninguna de ellas es simple. Inevitablemente, habrá una curva de aprendizaje.

En cierto sentido, una cosa que hacen todas estas aplicaciones es alentarle a sentarse y pensar profundamente sobre lo que está tratando de hacer, ayudándole a convertir cada elemento de ese proceso en datos procesables. Independientemente de cuál de estas tres soluciones elija, en algún momento deberá leer el manual.

Las tres aplicaciones tienen sus ventajas y las tres ya se utilizan en algunas de las empresas más grandes del mundo. También encontrará que las tres son razonablemente seguras, aunque debe asegurarse de que todas las integraciones de servicios en la nube que se utilicen pasen por su política de seguridad.

Lo mejor para la compatibilidad

Si su objetivo es la compatibilidad con múltiples plataformas, MeisterTask tiene algo de lo que necesita, incluido el soporte de Android, aunque la naturaleza de la aplicación centrada en la nube puede ser un desincentivo para las empresas preocupadas por la seguridad.

Lo mejor para el desarrollo de proyectos

Merlin Project es una solución poderosa con excelentes herramientas de sincronización y colaboración. También cuenta con una función inteligente de mapas mentales que puede utilizar para iniciar nuevos proyectos. La herramienta de mapas mentales es su propuesta de venta única.

Lo mejor para la experiencia del usuario y la sofisticación

OmniPlan, principalmente por su encantadora interfaz de usuario y la facilidad con la que puede saltar y comenzar, cuenta con poderosas herramientas para descubrir con el tiempo. Las funciones de automatización serán útiles para los usuarios avanzados.

Puede ver también: