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Otter.ai amplía el alcance de Otter Assistant para los chats de video

[31/08/2021] El asistente Otter.ai de Otter, una herramienta que puede unirse automáticamente a las reuniones de video con calendario en nombre de un usuario, ha ampliado su alcance más allá de Zoom esta semana. Ahora funciona con Microsoft Teams, Google Meet y Cisco Webex.

Disponible para los usuarios de Otter.ai Business, la herramienta está diseñada para hacer que las reuniones de video sean más productivas porque los participantes pueden centrarse en lo que se está diciendo en lugar de tomar notas. Si los participantes se retrasan o tienen que alejarse, la transcripción generada automáticamente evita que se pierdan información importante, afirma la empresa.

Aunque la mayoría de las herramientas de videoconferencia tienen funciones de transcripción, éstas suelen limitarse al anfitrión, comentó Dave Michels, analista principal de TalkingPointz. La funcionalidad de Otter Assistant entre aplicaciones ofrece una ventaja para los trabajadores que cambian regularmente entre aplicaciones de video, algo habitual en el último año con el aumento del trabajo a distancia.

"Otter resuelve estos problemas al ser una sola aplicación; es decir, una sola interfaz de usuario y una sola aplicación, y un solo repositorio", sostuvo Michels.

Aunque en estos meses algunos trabajadores empezaron a regresar con cautela a la oficina, es poco probable que el cambio hacia lugares de trabajo híbridos y el aumento de la variante Delta del coronavirus supongan un descenso significativo de las reuniones en línea a corto plazo.

"Solo hace falta un participante a distancia para justificar el uso de los servicios de reuniones en línea", anotó Michels en una entrevista a principios de este año. "Precisamente por eso tenemos que adoptar productos y servicios que hagan que las reuniones en línea sean mejores y más eficientes".

El cofundador y director general de Otter.ai, Sam Liang, dijo en una entrevista en mayo que Otter Assistant funciona como un asistente silencioso que se une automáticamente a las reuniones para tomar notas en directo que pueden compartirse con todos los asistentes. El asistente Otter aparece en las videollamadas como un participante silenciado y sin video distinto del individuo que ejecuta la herramienta, lo que significa que todos los asistentes pueden ver que la función está en marcha durante toda la reunión.

"El [Asistente Otter] es visible para todos. El anfitrión de la reunión puede verlo, así que proporciona transparencia. No es que esté haciendo algo en secreto sin decírselo a nadie", anotó Liang. "Además, también publica un mensaje en el cuadro de chat, proporcionando una señal adicional de que Otter está tomando notas".

Liang añadió que si el contenido de una reunión es confidencial -o los participantes no quieren que se grabe- el anfitrión puede eliminar al asistente Otter del mismo modo que podría eliminar a cualquier asistente problemático.

El tema de la privacidad ha sido una preocupación recurrente para muchas plataformas de videoconferencia en el último año. Michels señaló que, aunque ha habido cierta aceptación en torno a la grabación de las reuniones, Otter no utiliza la grabación dentro de la aplicación; el indicador habitual de grabación no está activado.

Sin embargo, subrayó Liang, Otter Assistant notifica a los participantes a través de la función de chat, y es claramente visible como participante en la reunión. También dijo que los usuarios deberían avisar siempre a sus colegas antes de una reunión si tienen previsto utilizar Otter Assistant. "Otter anima a todo el mundo a pedir permiso", sostuvo.

Mejorar la productividad

Aunque la herramienta ha sido diseñada para unirse automáticamente a las reuniones, Otter Assistant se conecta tanto a Microsoft Outlook como a los calendarios de Google, lo que permite a los usuarios repasar sus reuniones y activar y desactivar el asistente, en función de las que puedan asistir en persona.

En una encuesta de Otter.ai YouGov realizada a más de dos mil trabajadores remotos de EE.UU. y Reino Unido, el 35% dijo que la gente solo debería asistir a las secciones relevantes de las reuniones, mientras que el 26% dijo que las notas de las reuniones deberían compartirse siempre con los asistentes.

"Sencillamente, [Otter Assistant] permite al usuario de Zoom estar en más sitios a la vez", anotó Michels cuando la empresa lanzó la función en mayo para Zoom. "La transcripción está disponible de inmediato, por lo que no hay dependencia o retraso asociado al anfitrión para enviar la grabación o la transcripción".

Argumentó que los participantes en las reuniones dependen cada vez más de las transcripciones de las mismas, y puede ser frustrante esperar a que el anfitrión las envíe.

Después de la reunión, la aplicación web de Otter.ai y las aplicaciones móviles para iOS y Android ofrecen una serie de funciones de colaboración, todas ellas destinadas a mejorar la comunicación empresarial. Los usuarios pueden destacar, compartir, añadir imágenes, buscar por palabras clave y revisar una transcripción tras una llamada grabada con Zoom.

"Otter Assistant] democratiza los asistentes personales y debería eliminar la necesidad de pedir a un colega que tome notas cuando un conflicto impide a alguien asistir a una reunión", finalizó Michels.