Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Cómo Google Tables puede aumentar su productividad

[11/09/2021] El manejo de los datos ya no es lo que solía ser.

Hubo un tiempo, allá por la era prehistórica de la informática moderna (más o menos en el 2012), en el que organizar su negocio significaba administrar una hoja de cálculo desordenada y todo tipo de fórmulas complicadas.

[Reciba lo último de CIO Perú suscribiéndose a nuestro newsletter semanal]

Hoy en día, disponemos de más herramientas de manejo de información sin código que cualquier alma en su sano juicio podría procesar. Desde Airtable hasta Microsoft Lists, y todas las demás aplicaciones avanzadas de gestión de datos, no faltan programas que hagan el trabajo pesado por usted y lo ayuden a mantenerse organizado con el mínimo esfuerzo.

Y, naturalmente, esa es una fiesta que Google no quería perderse. La compañía lanzó una herramienta de seguimiento de trabajo llamada Tables como uno de sus "experimentos clásicos el año pasado, y ahora está en proceso de transformar Tables en un producto completo de productividad de Google Cloud.

La versión final de Tables no estará disponible hasta dentro de un tiempo, pero mientras tanto, puede hacerse una idea de lo que Google está preparando si le echa un vistazo a la versión beta completamente gratuita del servicio. Tiene muchas cosas agradables, y si decide seguir utilizándola, podrá pasar directamente a la versión oficial de Tables cuando sea publicada. (Google indica que espera que eso suceda en algún momento "del próximo año).

La mayor ventaja de Tables en comparación con sus competidores es la simplicidad y la perfecta integración del ecosistema de Google que ofrece. A continuación, le explicamos en qué consiste Tables y cómo podría impulsar la eficiencia de su negocio.

Google Tables 101: Conceptos básicos

La forma más sencilla de empezar a utilizar Google Tables es abrir el sitio web y hacer clic en la pestaña Plantillas dentro del menú de la barra lateral izquierda. Esto le mostrará una lista de tablas ya preparadas que puede usar como punto de partida y luego modificar para satisfacer sus necesidades.

Las plantillas se desglosan por categoría, con opciones que incluyen "Administración y TI", "Servicio al cliente", "Gestión de proyectos" y "Gestión de equipos". Encontrará de todo, desde posibilidades de amplio alcance, como un rastreador de proyectos, un directorio de equipo y un sistema de gestión de disponibilidad de reuniones; hasta cosas más específicas, como un rastreador de candidatos para la contratación, un centro de organización para la incorporación de nuevos empleados, una hoja de ruta de productos, una base de datos de investigación de usuarios, e incluso una configuración básica de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para cualquier operación orientada a las ventas.

Google Tables tiene una buena selección de plantillas para todo tipo de propósitos.
Google Tables, gestión de datos, información

Usaremos como ejemplo Project Tracker, el rastreador de proyectos, ya que es relativamente simple y ampliamente relacionable. Al hacer clic por primera vez en el botón para elegir la plantilla y llevarla al espacio de trabajo, esto es lo que se ve:

Así es como se ve la plantilla Project Tracker en Google Tables luego de la importación inicial.
Google Tables, gestión de datos, información

Es bastante información por digerir, pero esto es lo que hay que recordar: al igual que con Airtable y la mayoría de las herramientas de este tipo, lo que realmente está viendo es, en última instancia, una hoja de cálculo. Es una hoja de cálculo más moderna, con formatos adicionales y elementos avanzados, pero debajo de todas esas capas elegantes, sigue siendo solo una hoja de cálculo compuesta principalmente de columnas, filas y celdas.

Si hace clic en el botón Columns en la parte superior derecha de la pantalla de Tables, verá exactamente cómo funciona. Ahí, puede editar o eliminar cualquiera de las columnas existentes o agregar nuevas. Y para cada columna de su tabla, puede elegir entre una variedad de formas diferentes de darle formato a la información.

Las opciones de las columnas de Google Tables le permiten tomar el control sobre cómo se presentan sus datos.
Google Tables, gestión de datos, información

La opción "Person" es importante. Es la que le permite asignar la fila asociada a un colega específico del dominio de su empresa, si utiliza una cuenta de Google Workspace basada en el equipo; o a una persona de sus contactos, si utiliza una cuenta individual de Google. En cualquier caso, se conectará de manera automática a la configuración existente y mostrará instantáneamente los nombres completos, e incluso las fotos de perfil dentro de su tabla cuando seleccione a alguien y lo incorpore (lo que hace que reciba una notificación por correo electrónico sobre la asignación).

Tables facilita la interacción con las personas de sus contactos u organización.
Google Tables, gestión de datos, información

La colaboración dentro de Tables funciona igual que en otras herramientas de productividad de Google. Puede invitar a cualquier persona con una cuenta de Google a una tabla (haciendo clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla), y luego puede decidir si solo estará limitada a ver la tabla o si podrá comentarla, agregarle algo o incluso editarla por completo. Cuando trabaja en una tabla al mismo tiempo que otra persona, ambos verán aparecer el progreso del otro en tiempo real, de la misma manera que ocurre con Docs, Sheets otros servicios de Workspace.

Hablando de la integración del ecosistema de Google, también puede añadir un tipo de columna que le permite vincular archivos de su almacenamiento de Google Drive -incluyendo documentos de Docs, hojas de cálculo de Sheets, etc.- con un par de clics y sin necesidad de cargarlos. Cualquier persona que vea la tabla puede abrir esos archivos en ese mismo momento, sin tener que salir del navegador.

¿Ve esos íconos circulares en la columna de la derecha? Están indicando una hoja de cálculo, un PDF y un archivo de imagen vinculados, todos extraídos de Google Drive sin ningún esfuerzo adicional.
Google Tables, gestión de datos, información

Y si alguna vez desea que su tabla funcione como una hoja de cálculo más tradicional, todo lo que tiene que hacer es seleccionar el menú de tres puntos en la parte superior izquierda de la pantalla, junto al título de la tabla, para encontrar una opción que permite exportar todo el contenido directamente a Google Sheets.

Así es como se ve la misma base de datos de Google Tables en una hoja de cálculo sin procesar.
Google Tables, gestión de datos, información

No es tan impresionante en ese entorno, ¿verdad? Pero no hay que preocuparse, ya que Tables ofrece algunas opciones de visualización bastante útiles que seguramente se encargarán de todo lo necesario.

Las opciones de visualización de Google Tables

En la parte superior de cada tabla de Tables hay un botón que muestra el tipo de vista actual. En el ejemplo anterior del rastreador de tareas, el botón decía "Grid o "Cuadrícula, ya que esa era la vista que se estaba utilizando.

Pero no tiene que ceñirse a la vista que Tables le ofrece de forma predeterminada. No importa lo que diga ese botón, siempre puede hacerle clic para ver y seleccionar entre todas las opciones disponibles de layouts de Tables:

La vista de cuadrícula (Grid Layout) es el tipo de vista estándar de hoja de cálculo que hemos estado observando a lo largo de esta exploración. Es la vista más básica de Tables y probablemente se recurra a ella con frecuencia.

La vista Kanban (Kanban Layout), por otro lado, acomoda sus datos a una serie de tarjetas y tableros similares a Trello. Es una forma muy efectiva de visualizar elementos en una variedad de categorías. Puede arrastrar y soltar cosas de una columna a otra y realizar de manera sencilla un seguimiento de lo que pertenece a cada lugar, ya sea que esté usando las columnas como indicadores de estado, recordatorios de tiempo, o incluso diferentes tipos de clasificaciones para sus diversas tareas y proyectos.

La vista Kanban de Tablas le aporta un toque de Trello a su suite de productividad de Google.
Google Tables, gestión de datos, información

La vista de calendario (Calendar Layout) muestra de manera útil cualquier dato asociado a una fecha dentro de un calendario mensual, para que pueda ver exactamente lo que está por venir y cuándo.

Con un par de clics rápidos, el diseño de calendario de Google Tables mostrará toda la información asociada a fechas en una cuadrícula de calendario.
Google Tables, gestión de datos, información

La vista de fila (Queue Layout) adapta todas las filas en una lista condensada para que pueda tener un panorama más amplio y hacer clic en cualquier elemento individual para obtener información más específica.

En la vista de fila de Tables, puede ver sus datos dispuestos en una lista simple y luego profundizar en cualquier fila individual para obtener un resumen del contenido a manera de formulario.
Google Tables, gestión de datos, información

Y la vista de mapa (Map Layout) le permite ver cualquier elemento que incluya un campo especial de "Ubicación" dentro de un mapa real de Google, incrustado dentro del sitio web de Tables.

Esas opciones agregan una gran versatilidad a la forma en que puede organizar y manipular cualquier tipo de información gestionada. Y ni siquiera hemos hablado de una de las formas más impresionantes de ahorrar tiempo que ofrece, que funciona sin importar qué tipo de datos o vista de tabla esté utilizando.

La ecuación de automatización de Tables

Al principio de esta exploración, comenté que Tables realmente sobresale en la integración con el ecosistema de Google y su simplicidad. Aquí es donde entra en juego la segunda parte de esa ventaja.

Además de brindarle un marco impresionante para gestionar prácticamente cualquier tipo de datos imaginables, Tables incluye un sistema de automatización que realmente puede llevar la organización de información al siguiente nivel. Y, a diferencia de muchos sistemas de este tipo, es impresionantemente fácil de usar, y no toma casi nada de tiempo aprender.

Para comenzar, simplemente haga clic en el botón Bots en la parte superior derecha de cualquier tabla que haya creado, luego presione el botón New Bot dentro del panel que aparece. A partir de ahí, puede ponerle un nombre a su bot y luego hacer clic en el botón Select Trigger para averiguar cuándo desea que se ejecute la automatización.

A partir de ahora, puede elegir entre cinco opciones:

  1. Cambios en el valor de la columna: Esto hará que la automatización se ejecute cada vez que los datos se actualicen dentro de una columna específica que seleccione.
  2. Basado en el tiempo: Esta es la opción que debe elegir si desea que su automatización se ejecute a una hora recurrente estándar -como todos los lunes por la mañana a las 9:00- para algún tipo de proceso continuo.
  3. Fila añadida: Este siguiente activador es como el primero, solo que en lugar de ejecutarse cuando se cambia un dato específico, se ejecuta cada vez que una nueva fila es añadida a la tabla.
  4. Fila eliminada: Se explica por sí mismo, ¿no?
  5. Comentario agregado: Cada vez que alguien deje un comentario en la fila que seleccione, esto hará que se produzca la acción elegida.

Una vez que haya elegido su activador, verá el botón Add Filter que le permitirá limitar la automatización a una fila específica dentro de su tabla. Si no hace clic en ese botón y tampoco selecciona una fila, la automatización se aplicará a cualquier fila de la tabla de forma predeterminada.

También puede ir un paso más allá y hacer que la automatización se active solo si los datos dentro de una fila en particular cambian de alguna manera específica. Por ejemplo, si la casilla de verificación de la fila "Cumplido" es marcada, o si los datos de una celda determinada se ajustan de manera que coincidan con los de otra celda de la tabla.

El sistema Bots de Tables lo guía a través del proceso de creación de automatizaciones, y facilita al máximo la incorporación de todo tipo de inteligencia avanzada a su espacio de trabajo.
Google Tables, gestión de datos, información

Todo lo que queda por hacer es seleccionar qué acción quiere que suceda siempre que se cumpla la condición de activación. Puede hacer que Tables envíe un correo electrónico personalizado a una dirección predefinida o una dirección de su tabla, que actualice una fila de alguna manera específica, que añada o elimine una fila, o incluso envíe los datos a alguna aplicación externa, si realmente quiere ser ambicioso.

En unos 20 segundos de configuración, puede decirle a Tables que envíe un correo electrónico a todos los miembros de su equipo con una actualización cada vez que se complete una tarea.
Google Tables, gestión de datos, información

No hay nada más fácil que eso.

Conclusiones de Tables

Por el momento, Google Tables es completamente gratuito. Tiene un nivel de servicio gratuito y uno premium, con diferentes límites para la cantidad de actividad permitida, pero actualmente puede pasar al nivel premium sin ningún cargo, simplemente haciendo clic en un botón dentro del sitio web. Cuando el experimento de Tables recién comenzó, esa opción costaba 10 dólares al mes, lo que podría indicarnos hacia dónde se dirigirá el servicio una vez que salga de su forma beta.

Ciertamente, uno podría cuestionarse si Google mantendrá su compromiso con Tables a largo plazo. Teniendo en cuenta el historial de la empresa de pivotar y abandonar servicios no críticos, especialmente aquellos que se superponen de alguna manera con un servicio existente, sin importar cuán útil e innovadora pueda ser la versión más nueva, es una preocupación perfectamente válida y difícil de dejar de lado por completo.

Sin embargo, por el momento, Tables parece un servicio prometedor con un gran potencial para aumentar la productividad. Si ya ha invertido en el ecosistema de Google, y está buscando una forma simple pero efectiva de rastrear y automatizar el trabajo dentro de esos espacios virtuales, tal vez valga la pena hacer la prueba con Tables.