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¿Qué es Trello? Una guía de la herramienta de colaboración

Y gestión del trabajo de Atlassian

[18/09/2021] Trello es una aplicación de gestión del trabajo colaborativo diseñada para realizar un seguimiento de los proyectos del equipo, resaltar las tareas en curso, mostrar a quién están asignadas y detallar el progreso hacia su finalización.

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Básicamente, Trello se basa en los principios de los tableros de proyectos Kanban para visualizar los flujos de trabajo, brindándoles a los gerentes y miembros del equipo una descripción general simple de un proyecto de principio a fin.

Los componentes clave de Trello son los tableros, listas y tarjetas.

Los tableros son el punto de partida y, por lo general, se centran en un proyecto general, como el lanzamiento de una nueva página web, o tareas basadas en procesos, como la incorporación de un empleado. Dentro de cada tablero, se pueden crear varias listas para indicar el progreso de un proyecto; las listas de "pendientes, "en curso y "finalizadas son ejemplos comunes. Las tarjetas individuales dentro de las listas contienen información sobre una tarea específica y se pueden mover de una lista a otra según sea necesario (como cuando se completa una tarea).

Vista de la línea de tiempo de Trello.
Trello, gestión de proyectos

Cada tarjeta puede contener una amplia gama de información de tareas, incluida una descripción de texto, archivos adjuntos, automatizaciones, comentarios y más.

Los usuarios navegan por Trello desde una "vista de inicio que actúa como un centro y una fuente de noticias central. Esto les permite saltar fácilmente a los tableros o mostrar todas las tarjetas que un usuario podría haber pasado por alto desde la última vez que inició sesión.

Trello -que fue adquirido por el proveedor de software Atlassian en el 2017- también se integra bien con otras aplicaciones, utilizando lo que la compañía llama "Power-ups. Estas integraciones de API permiten a los usuarios acceder a funciones en Slack, Salesforce, Gmail u otras aplicaciones (así como con los propios productos de Atlassian) directamente desde Trello.

Gran parte del atractivo de Trello es su facilidad de uso y versatilidad: la aplicación a menudo también se usa para itinerarios personales, que incluyen desde la planificación de vacaciones hasta bodas. En ese sentido, se diferencia del software de gestión de proyectos con todas las funciones, priorizando la funcionalidad ligera y la accesibilidad sobre un amplio conjunto de funciones.

"A diferencia de las aplicaciones de gestión de proyectos como Microsoft Project, que se dirigen a los gerentes de proyectos tradicionales, Trello puede ser utilizado en toda la organización por cualquier persona que necesite administrar proyectos, pero que no necesite o quiera una herramienta de administración de proyectos especializada y compleja, afirmó Raúl Castañón, analista senior de 451 Research, una división de S&P Global Market Intelligence.

Atlassian buscó hacer que Trello fuera aún más poderoso con la introducción de automatizaciones de flujo de trabajo después de que adquirió Butler e integró sus funciones en la aplicación. Esto les permite a los usuarios configurar reglas simples para automatizar tareas repetitivas, como mover una tarjeta a la lista de "hechos cuando una lista de verificación está completa, por ejemplo.

De manera sencilla de procesar, las tarjetas de Trello brindan información del proyecto para simplificar la administración de tareas.
Trello, gestión de proyectos

Precios de Trello

Trello, que renovó su estructura de precios el 24 de agosto, ahora ofrece cuatro niveles: Gratuito, Estándar, Premium y Enterprise.

El nivel gratuito requiere que los usuarios se registren y brinda acceso a integraciones de Power-ups ilimitadas, almacenamiento ilimitado (hasta 10MB por archivo), 250 automatizaciones Butler y otras funciones. Pero el número de tableros accesibles está limitado a 10.

El nivel Estándar, recientemente introducido, agrega listas de verificación avanzadas y campos personalizados, automatizaciones Butler adicionales y almacenamiento de archivos de mayor tamaño (hasta 250 MB por archivo). Cuesta cinco dólares mensuales por usuario, cuando se paga anualmente.

La opción Premium -10 dólares mensuales- tiene automatizaciones ilimitadas de Butler, panel adicional, vista de línea de tiempo y calendario, así como herramientas de administración y seguridad. 

El plan Enterprise de primer nivel incluye más medidas de seguridad diseñadas para implementaciones en grandes empresas. Estas medidas incluyen permisos para toda la organización, integración de la administración de dispositivos móviles y otras capacidades centradas en el administrador. La versión Enterprise ofrece una variedad de planes de precios, según el número de usuarios. Se encuentra desde 17,50 dólares mensuales por usuario.

Cómo se compara Trello con las alternativas

La demanda de herramientas de gestión del trabajo estaba en aumento, incluso antes de la pandemia de la COVID-19. La creciente popularidad del trabajo remoto y los lugares de trabajo híbridos solo ha hecho que se incremente la necesidad de herramientas para coordinar tareas entre equipos dispares.

De hecho, Gartner espera que este año, el gasto en plataformas sociales y de colaboración aumente 17%, a 4,5 mil millones de dólares, siendo el gasto en plataformas de gestión del trabajo el principal impulsor.

Es un campo competitivo. Junto a Trello, ha surgido una variedad de proveedores de software de gestión del trabajo para capitalizar la demanda empresarial. Entre estos se encuentran Asana y Monday, que completaron su OPI en los últimos 12 meses, con valoraciones de cuatro mil millones de dólares y siete mil millones de dólares, respectivamente. En los últimos meses, se han adquirido otros competidores en el campo, como Workfront (comprado por Adobe por 1,5 mil millones de dólares) y Wrike (comprado por Citrix por 2,25 mil millones de dólares).

Microsoft también tiene una herramienta de administración de tareas, Planner, que forma parte de su suite Microsoft 365.

Muchas de estas herramientas se basan en el mismo enfoque de lista de tareas al estilo Kanban, popularizado por Trello; ofrecen tableros, listas y diseños de tarjetas similares, así como otras "vistas. La mayoría también incluye automatizaciones y funciones colaborativas.

Otros rivales adoptan una visión de la gestión de proyectos más centrada en las hojas de cálculo; estos incluyen aplicaciones independientes bien financiadas como Smartsheet y Airtable, además de productos como Microsoft Lists y Google Tables.

Trello ha mantenido durante mucho tiempo una cuota de mercado significativa, principalmente gracias a su facilidad de uso. Había al menos 50 millones de usuarios registrados en el 2018, según las estadísticas más recientes disponibles públicamente, aunque Atlassian afirmó que la cifra ahora es significativamente más alta. También se ha beneficiado de la integración en la cartera de aplicaciones de Atlassian, como Jira.

"Combina facilidad de uso y flexibilidad con potentes capacidades, lo que la convierte en una herramienta eficaz en una amplia gama de casos de uso, afirmó Castañón.

Además, el impulso ganado durante la cuarentena de la COVID-19 muestra que Trello calza 'como anillo al dedo' para apoyar la colaboración en equipo en una fuerza de trabajo distribuida, agregó.

"Con todo, Trello se destaca frente a otras herramientas similares; sin embargo, se enfrenta a una competencia cada vez mayor de categorías adyacentes. Este será quizás su principal desafío en el futuro, señaló Castañón.

Cómo planea evolucionar Trello

A principios de este año, Trello anunció una revisión de su aplicación, para coincidir con el décimo aniversario de su lanzamiento.

Entre otros cambios, Trello ha obtenido varias vistas de tablero nuevas: tabla, línea de tiempo, tablero y calendario. Estos brindan diferentes perspectivas que permiten a los usuarios ver e interactuar con la información contenida en los tableros.

La vista del panel de Trello visualiza métricas clave como fechas de vencimiento, tarjetas asignadas y tarjetas por lista.
Trello, gestión de proyectos

En el futuro, Trello afirmó que los usuarios podrán mover tarjetas a través de diferentes tableros, en cada una de las diferentes vistas, tal como es posible con la vista de tabla actualmente. Los desarrolladores externos también podrán crear sus propias aplicaciones y servicios para conectarse con las distintas vistas del tablero en el futuro.

Trello ahora ofrece tres nuevos tipos de tarjetas: tarjetas de enlace, tarjetas de tablero y tarjetas espejo. Las tarjetas de enlace, por ejemplo, pueden conectarse con aplicaciones como Dropbox o Google Drive al pegar una URL en el título de la tarjeta, y pueden mostrar una vista previa del contenido.

"Trello ha estado por delante de la curva de varias maneras, afirmó Castañón.

Dicho esto, la aplicación ahora enfrenta una competencia más fuerte de la que se había visto en el pasado, particularmente porque algunos elementos de las aplicaciones de gestión del trabajo se integran en las herramientas de productividad existentes. Por ejemplo, Fluid Components es parte de Microsoft 365, y Smart Canvas está incorporado en Google Workspace. Esas integraciones hacen que las funciones de administración de tareas ligeras estén disponibles en una variedad de tipos de documentos.

"Las actualizaciones de Microsoft y Google también reflejan que Trello enfrenta un espacio intensamente competitivo, en donde la hoja de ruta para las herramientas de productividad incorpora cada vez más capacidades de gestión del trabajo, afirmó Castañón.

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