[27/10/2021] Uno de los mayores desafíos que enfrentan los líderes de TI en este momento es el apoyo a las estrategias de cambio en torno al lugar de trabajo de la empresa. Antes de la pandemia, el trabajo remoto era una faceta de la fuerza laboral de la mayoría de las organizaciones, pero difícilmente el imperativo empresarial universal en el que se convirtió de manera instantánea cuando llegó la COVID-19. Ahora, los trabajadores están regresando a las oficinas en cierta medida y, aun así, es probable que el trabajo remoto generalizado se mantenga.
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Los debates sobre el trabajo en persona versus el trabajo remoto se están produciendo dentro de los C-Suites de organizaciones de todo tipo; algunos creen en el poder de hacer las cosas cara a cara, y otros enaltecen la creatividad que proviene de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Los líderes de TI son una parte clave de esta discusión y, además, también son los principales responsables de apoyar cualquier estrategia de fuerza laboral híbrida que surja de este debate.
La buena noticia es que es más fácil que nunca adaptarse a prioridades cambiantes, mandatos de salud pública y jefes volubles. Ahora es común que las ofertas de software respalden la capacidad de trabajar en cualquier lugar, desde un safari en África hasta el mismo cubículo que ha ocupado durante 10 años. El reto es saber qué funciona mejor e implementarlo, así como facilitar el cambio en toda la empresa para garantizar que la fuerza laboral siga siendo productiva.
Estas son algunas de las tecnologías que los líderes de TI deberían considerar para respaldar las estrategias de oficinas híbridas y la flexibilidad en el lugar de trabajo que esas estrategias conllevan.
Software de hotelería
Llamar a estas herramientas "hotelería (hoteling) de oficina” puede resultar confuso porque no hay hoteles ni nada que involucre dormir. La idea es facilitar a los empleados y equipos la reserva de escritorios, estaciones de trabajo, salas de conferencias y demás, todo con un clic. Algunas organizaciones pueden sobrevivir con la regla de orden de llegada, pero un buen software de reserva de escritorio puede desalentar los conflictos derivados de un mal comportamiento, como el acaparamiento de escritorios.
El hoteling es cada vez más sofisticado. Algunas soluciones ofrecen mapas del espacio de trabajo en los que se puede señalar y hacer clic. Otras muestran a los "propietarios” actuales de cada escritorio en una pantalla grande para que sea fácil encontrar dónde alguien está sentado. Algunas generan informes que trazan la demanda de escritorios para que la empresa pueda evitar pagar de más por el espacio cuando llegue el momento de renegociar el alquiler. El conjunto de funciones está creciendo rápidamente porque las empresas siguen ideando nuevos requisitos.
Algunos de los principales proveedores son Condeco, DeskFlex, iOffice, y EMS.
Rastreo de contactos
Saber dónde están sentados todos los empleados facilita el manejo de los brotes. Un buen software de rastreo de contratos puede identificar a todos los que estuvieron trabajando cerca de una persona infectada.
Algunos productos monitorean a los empleados cuando se registran, pidiéndoles que confirmen que no han experimentado ningún síntoma. Otros usan cámaras de infrarrojos para tomar la temperatura. Algunas herramientas tratar de evitar el contagio haciendo sonar una alarma si las personas se acercan demasiado. Existe una variedad de opciones de rastreo de contratos para aplicar estrategias que limiten la transmisión.
Algunas opciones son SaferMe y Mobile Programming.
Herramientas de productividad en la nube
El software de oficina basado en la nube no es nuevo, pero las soluciones de repente se han vuelto esenciales, impulsándolas a mejorar aún más. Todas estas herramientas están diseñadas para facilitar que un empleado inicie sesión desde un navegador cualquiera y comience a trabajar. Una vez dado ese salto, la transición de la oficina al hogar y a la cafetería es sencilla. Si bien las empresas siguen suministrando laptops y otro tipo de hardware a las personas que trabajan de forma remota, el aprovisionamiento de estas máquinas y el mantenimiento de la seguridad nunca han sido tan fáciles con las herramientas basadas en navegador.
Las nuevas funciones están redefiniendo el espacio. La venerable suite Office de Microsoft es ahora una colección de aplicaciones web que forma parte de OneDrive. La colección de editores y correo de Google ha superado el antiguo nombre "G Suite" y ahora se denomina "Workspace". Zoho ofrece todas las aplicaciones de productividad habituales para editar documentos y presentaciones, pero también agrega herramientas para la gestión de relaciones con los clientes, recursos humanos y contabilidad bajo el paraguas de "Zoho One".
Software de planificación
El software optimizado para la clasificación y el seguimiento de las tareas se está convirtiendo rápidamente en algo esencial a la hora de trabajar. Las herramientas para equipos de programación ágil han crecido para ayudar a los gerentes de proyecto a realizar un seguimiento de las diversas partes de cualquier proyecto con tarjetas organizadas en un tablero Kanban. Los administradores de software empresarial tienen sus propias herramientas para rastrear cada pieza de software que se ejecuta en cada máquina. Los equipos de ventas han estado utilizando sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) durante años.
Ninguno de estos paquetes es nuevo y ninguno fue diseñado para combatir una infección pandémica, pero todos están disponibles dondequiera que estén los empleados y ayudan a agilizar los flujos de trabajo, reduciendo la necesidad de reuniones presenciales. Incluso si las personas comienzan a ir al lugar de trabajo algunos días, es posible que nunca haya un momento en el que estén todos al mismo tiempo. Si su oficina ha venido aplazando el cambio a un mejor sistema de gestión del flujo de trabajo, este es el momento de investigar esa actualización pendiente.
Entre los principales proveedores se encuentran Asana, Jira, Monday.com y otros.
Mensajería
Los sistemas de mensajería y conferencias existen desde mucho antes de la pandemia, pero vale la pena echarles otro vistazo si aún no los ha adoptado, ya que son ideales para mantener la cohesión cuando el equipo rara vez está en la oficina al mismo tiempo. Además, estas herramientas han ido mejorando al aumentar su integración con otras herramientas para la gestión del flujo de trabajo. La actualización de esta capa y la edición de la lista de canales pueden fomentar su uso.
Slack es el proveedor dominante, pero todas las suites de software de productividad de oficina incluyen sus propias opciones de mensajería. Otros proveedores de mensajería son Discord, RocketChat y Flowdock. También hay varias soluciones de código abierto como Mattermost y Zulip.
Soluciones de telefonía
Las redes telefónicas de oficina con teléfonos cableados en escritorios fijos están desapareciendo rápidamente. Algunas organizaciones están estandarizando los teléfonos celulares personales, reembolsándoles a los empleados su costo. Otros están comprando planes de oficina, que podría significar obligar a las personas a cargar dos dispositivos.
Aun así, las redes telefónicas de oficina están evolucionando y ahora ofrecen la flexibilidad necesaria para adaptarse a equipos que cambian rápidamente y que se sientan en diferentes lugares todos los días. Las redes pueden desviar llamadas según sea necesario, y si alguien prefiere el tamaño y el peso de un teléfono de oficina antiguo, los nuevos modelos envuelven los celulares modernos con terminales más grandes y pantallas fáciles de leer, y los proveedores promocionan su capacidad para pasar del escritorio a la casa sin necesidad de recablear.
Microsoft Teams y Google Voice, por ejemplo, tienen un puente con la red telefónica pública conmutada (PSTN). Algunos proveedores de sistemas telefónicos son RingCentral, Ooma, Line2, y DialPad.
Videoconferencias con más funciones
El mundo de las videoconferencias se está volviendo cada vez más sofisticado a medida que los proveedores implementan funciones que hacen más que permitir que las personas se miren entre sí. Por ejemplo, Ring Central ha agregado transcripciones en vivo y una pizarra aparentemente interminable a sus salas de conferencias virtuales. Google Meet acaba de lanzar subtítulos traducidos automáticamente para las conversaciones entre personas que hablan diferentes idiomas.
Zoom ha mejorado la capacidad de los usuarios para controlar las salas de grupos con el fin de impulsar las interacciones personales en las grandes reuniones. Además, ha añadido opciones de formato más completas para las salas de chat. Posiblemente el área más interesante sea en la que terceros ofrecen diversas posibilidades en varias docenas de categorías, como educación o atención médica.
Espacios para conferencias
Algunas de las mayores innovaciones en respuesta a la pandemia son las que ayudaron a reemplazar el mundo de las conferencias, convenciones y reuniones. Ahora hay espacios virtuales diseñados para emular los grandes centros de convenciones, en los que se puede pasear por las salas de presentaciones y las de ventas, todo mientras trabaja y se encuentra con personas conocidas.
Estos espacios no son solo para grandes eventos públicos, ya que algunas empresas los utilizan para reuniones internas de todo el personal. Los departamentos pueden intercambiar información y los equipos pueden generar informes entre sí. Algunos de los nuevos proveedores que definen este espacio son Aventri, Accelevents, Eventzilla, Demio y Hopin.
Plataformas de capacitación
Las herramientas de incorporación y la educación continua también han ido más allá de la sala de conferencias. El software educativo moderno incluye nuevas funciones que mejoran la experiencia de capacitación, como videos de velocidad variable y cuestionarios interactivos para asegurarse de que el mensaje esté siendo recibido. El conocimiento está más estructurado que nunca y los empleados ya no necesitan esperar la sesión de capacitación ni dirigirse a la oficina.
Los principales proveedores como Coursera y Udemy ofrecen opciones para respaldar la capacitación específica de la empresa.
Pool de estaciones de trabajo
Muchos trabajos necesitan poco más que una laptop promedio. Algunas tareas como la edición de video o el renderizado 3D requieren procesadores más potentes y más RAM. Los pools de hardware de alta potencia que se reservan a través del software de hoteling suelen ser una buena solución, especialmente cuando los trabajadores no van a utilizar la potencia completa todos los días.
Nuevos espacios colaborativos
No todas las interacciones colaborativas tienen que producirse a través de la tecnología de video. Las empresas de videojuegos están readaptando sus mundos virtuales para crear espacios de trabajo virtuales enriquecidos y diseñados para capturar las mejores partes de las salas de trabajo reales. El sonido, por ejemplo, puede obedecer las leyes de la física, haciendo posible que las personas hablen libremente con quienes están a su lado en el entorno virtual, incluso si en la vida real están a miles de kilómetros de distancia.
También hay algunos detalles divertidos, como una hoguera que se consume lentamente a menos que se le agreguen más troncos virtuales. El trabajo nunca será tan divertido como un juego puro, pero no hay razón para no intentar que este nuevo mundo híbrido sea mejor que la vida de oficina antes de la pandemia.
Algunas de las empresas que desarrollan estas opciones incluyen Ronday, Gather, y MeetinVR.
Basado en el artículo de Peter Wayner (CIO) y editado por CIO Perú
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