4 formas de poner en práctica las aplicaciones de Zoom

[22/11/2021] En los últimos 18 meses, muchas empresas han utilizado Zoom como medio principal para conectar a los trabajadores remotos, y las reuniones de la empresa, las sesiones de estrategia, las discusiones sobre proyectos y otras actividades se han trasladado a la plataforma de videoconferencia, al igual que una gran parte de los datos y contenidos empresariales. Las organizaciones que han invertido mucho dinero en otras herramientas de colaboración se han encontrado de repente preocupadas por su capacidad para supervisar, preservar y acceder a los datos de Zoom con fines de flujo de trabajo, seguridad, resolución de problemas o marketing.

Aunque Zoom lleva mucho tiempo ofreciendo integraciones con cientos de herramientas diferentes que conectan los servicios de diversas maneras, como por ejemplo permitiendo lanzar una reunión de Zoom desde otra aplicación, la empresa ha lanzado recientemente Zoom Apps, que lleva ciertos aspectos de otras aplicaciones y servicios a las reuniones de Zoom. Es un poco confuso, sobre todo cuando visita el Zoom App Marketplace y encuentra "Zoom Apps" como una categoría junto a otras más típicas como Analytics, Collaboration y Productivity.

Nos propusimos encontrar los tipos de aplicaciones más útiles en el Zoom App Marketplace para mejorar y ampliar Zoom. En lugar de preocuparnos por si algo es una "aplicación de Zoom" o una integración de Zoom con otra aplicación, hemos optado por destacar las diferentes herramientas que pueden ayudar a crear una mejor experiencia de reunión de video, o permitir a las empresas rastrear, analizar y asegurar los datos de las videollamadas y sesiones de chat de Zoom.

Hemos creado nuestras propias categorías basándonos en nuestros conocimientos, pero hay cierto solapamiento entre ellas; por ejemplo, algunas aplicaciones de colaboración incluyen elementos de grabación y transcripción. Lo que sigue no es necesariamente una aprobación de aplicaciones específicas, sino más bien ejemplos que destacan los diferentes tipos de aplicaciones disponibles dentro de unas pocas categorías empresariales clave. Hay cientos de aplicaciones adicionales que puede encontrar en el App Marketplace.

Cuando busque aplicaciones, tenga en cuenta que muchas de ellas requieren funciones de usuario específicas (como administrador de cuentas) y tipos de cuenta en Zoom, mientras que otras permiten que los usuarios normales las instalen. Dentro de la descripción de cada aplicación hay una lista de requisitos de instalación (incluida la versión de Zoom necesaria), los permisos y el alcance de la aplicación, y los recursos de soporte de cada desarrollador. Antes de instalar cualquier aplicación, asegúrese de que los permisos que solicita no infringen las políticas de privacidad de su empresa.

Los recursos de los desarrolladores de cada aplicación incluyen una página de documentación con instrucciones para instalar y utilizar la aplicación. En la mayoría de los casos, se le pedirá que cree una cuenta (o que inicie sesión en una cuenta existente) con el servicio al que se va a conectar Zoom.

Productividad y colaboración

Muchas aplicaciones de colaboración permiten conectarse a Zoom, permitiéndole iniciar una llamada de Zoom o crear un enlace de Zoom desde esa aplicación, en lugar de tener que cambiar a Zoom. Las aplicaciones que hacen esto incluyen Google Workspace, Gmail, Microsoft Teams, LinkedIn Video Meetings, Zendesk by Zoom, Spark y otras. La aplicación Slack le permite iniciar las reuniones de Zoom directamente en un canal o mensaje de grupo de Slack, y compartir la grabación de la reunión allí después. Lo más probable es que si utiliza una aplicación de colaboración, haya una integración de Zoom con ella.

Muchas aplicaciones de productividad y colaboración se vinculan con Zoom de forma más profunda, y otras mejoran la experiencia de la reunión en sí, como demuestran estos ejemplos:

• Box App para Zoom:Acceda, explore, previsualice y comparta archivos almacenados en la nube de Box desde Zoom; presente un archivo de Box a otros en una reunión de Zoom; y cargue archivos en Box desde Zoom.
• Actionable Meetings de Wrike:Conecte las reuniones de Zoom a las tareas y proyectos de la herramienta de gestión del trabajo Wrike. Puede capturar elementos de acción y asignar tareas durante o después de las reuniones de Zoom; adjuntar archivos, añadir comentarios y establecer fechas de vencimiento; enviar seguimientos a las plataformas de reuniones; y extraer automáticamente las grabaciones y transcripciones en Wrike. (Ver también: Asana App for Zoom, Coda, Dropbox Spaces, monday.com, Notejoy).
• Mentimeter: Involucra a los participantes con encuestas en directo, cuestionarios, nubes de palabras, preguntas abiertas y preguntas y respuestas para capturar las aportaciones en tiempo real en una reunión de Zoom. Aunque esta aplicación está orientada a los estudiantes, también puede utilizarse en las reuniones habituales de los empleados. (Véase también: Dot Collector, Polly, SurveyMonkey)

• Lucidspark Whiteboard: Cree, comparta y trabaje conjuntamente en pizarras blancas Lucidspark con plataformas de reuniones para aumentar la participación y mejorar la colaboración del equipo desde Zoom. Las funciones incluyen bibliotecas de formas, GIFs, imágenes y dibujos a mano alzada, así como temporizadores para mantener el ritmo de la reunión. (Véase también: Miro, Mural).
• Zapier: Utilice Zapier para automatizar los flujos de trabajo entre Zoom y cualquiera de las más de 1.500 aplicaciones y servicios con simples comandos if/then. Por ejemplo, puede configurar Zapier para que la creación de una nueva reunión en Zoom cree automáticamente un nuevo registro o actualice un registro existente en Airtable. (Véase también: Automate:io, IFTTT).

Grabación y transcripción

Dado que hoy en día se celebran más reuniones por video que en persona, es más importante que nunca crear un registro permanente de lo que se dijo. Aunque los planes para empresas y negocios de Zoom incluyen capacidades básicas de grabación y transcripción de reuniones, se pueden integrar herramientas avanzadas en Zoom. Algunos ejemplos son

• Colibri: Esta aplicación graba las reuniones de Zoom, e incluye la transcripción en directo con identificación del orador. Puede destacar los puntos clave y compartirlos como notas de la reunión. Las transcripciones y los puntos destacados de las reuniones anteriores son accesibles y se pueden buscar desde Zoom. (Véase también: Otter.ai Live Notes for Zoom, RaeNotes, Trint, Airgram, Rev, Verbit Live Transcription, Fireflies.ai).
• Grain para Zoom: La aplicación Grain le permite transcribir, destacar y compartir los momentos más importantes de una llamada de Zoom. Puede crear clips destacados, comprimir reuniones largas en resúmenes de tres minutos, o remezclar los momentos destacados en historias, cualquiera de las cuales puede compartirse automáticamente con otras herramientas como Slack, Notion y Asana. El sistema también permite gestionar y buscar en una biblioteca de reuniones grabadas, y se pueden importar grabaciones antiguas de Zoom para generar transcripciones y resúmenes. (Véase también: Dovetail).

• Laxis: Además de las transcripciones de las reuniones en tiempo real, puede crear plantillas de reuniones personalizadas que capturen la información exacta que necesita, recibir citas clave generadas automáticamente, e identificar los puntos clave de las conversaciones. Esta aplicación basada en la inteligencia artificial está dirigida a directores de producto, investigadores, analistas, consultores, periodistas, profesionales de los recursos humanos y a cualquier persona que realice entrevistas de investigación.

Análisis de negocio

Estas aplicaciones ayudan a los equipos a colaborar en torno a los datos y proporcionan tendencias para impulsar las decisiones basadas en datos. Las aplicaciones de Zoom de esta categoría ofrecen a las organizaciones información sobre cómo se utiliza Zoom en la empresa, y pueden conectarse con otros sitios de análisis y datos. Algunos ejemplos son

• * Domo: Proporciona cuadros de mando y visualizaciones para ayudar a las organizaciones a entender y evaluar la actividad actual de Zoom en su empresa, como el número de reuniones que tienen lugar, la duración de las mismas y el número de personas que participan. Las métricas detalladas muestran los patrones de colaboración y el uso del servicio para ayudar a las empresas a maximizar su inversión en Zoom. (Véase también: Peoplelogic.ai, Worklytics Analytics Connector, Conferencing Analytics).

• Bver: Esta aplicación, que se presenta como el Grammarly de la voz, se une a las llamadas de Zoom y analiza los patrones de habla de los participantes. A continuación, proporciona a los usuarios alertas que les ayudan a ser más conscientes de su estilo de habla, ayudándoles a evitar comportamientos negativos, y a adoptar el tono correcto necesario para mejorar las conversaciones. (Ver también: Voxpopme, Lex Analytics, Cassiopeia).
• CLIPr: Plataforma de análisis y gestión de video. Después de que los usuarios de Zoom suban las grabaciones de las reuniones a la aplicación, la IA analiza el video e identifica los momentos clave y los oradores, creando una biblioteca virtual de recapitulaciones de video personalizadas.
• OnePgr Deal Room: Ayuda a mejorar el proceso de ventas ofreciendo visibilidad de las interacciones de las reuniones con los clientes a través del análisis de sentimientos. (Véase también: Shadow All-in-One Analytics, People.ai, Deepagent, Woopra)
• Teamplify: Dirigida a los equipos de desarrollo, Teamplify permite a los gerentes ver la actividad de los empleados en Jira, Trello, Slack, GitHub, Bitbucket, GitLab y Zoom, todo en un solo lugar. La aplicación Zoom permite ver las reuniones en las que participaron los miembros, incluyendo su duración y otros participantes. Un informe de colaboradores muestra con quién se comunicó más cada miembro.

Administración de TI, cumplimiento y seguridad

Varias aplicaciones de seguridad diferentes pueden ayudar a realizar un seguimiento de las llamadas de Zoom, con el fin de proporcionar transparencia a los datos y sistemas -especialmente para las industrias que requieren el cumplimiento de las normas y la gobernanza. Además, varias integraciones de Zoom ayudan al departamento de TI con la asistencia a los usuarios, las licencias y otras tareas administrativas.

• Obsidian Security: Permite a los equipos de seguridad supervisar las llamadas de Zoom para protegerlas de grabaciones inapropiadas, del exceso de uso compartido y del uso sospechoso de Zoom. La aplicación puede alertar a los equipos de amenazas como reuniones grabadas en entornos sensibles, participantes inesperados en una llamada regular de Zoom, reuniones creadas sin contraseñas, etc. (Véase también: ZeroFOX, SafeGuard Cyber, Vectrix, Trelica).
• Hyperproof: Al integrar Zoom con esta plataforma de operaciones de cumplimiento, puede iniciar una reunión de Zoom desde Hyperproof, y el sistema importará la grabación como prueba para cualquier auditoría. (Véase también: Onna, Cognitive View).
• Blissfully: La aplicación permite a los administradores hacer un seguimiento de los empleados y ejecutivos que tienen licencias de Zoom, y crear flujos de trabajo para gestionar la propiedad de las licencias.
• Aternity: Esta aplicación de monitorización de la experiencia del usuario se despliega en los dispositivos de los empleados, haciendo un seguimiento del rendimiento de la aplicación y del dispositivo para ayudar al departamento de TI a solucionar los problemas. El personal de TI puede obtener visibilidad de la calidad de las reuniones de Zoom, y comprender las posibles causas de los problemas de las reuniones de Zoom, como una mala conexión Wi-Fi o una alta carga de máquinas. (Véase también: Nectar 10).

• PowerSuite: PowerSuite de Unify Square es una plataforma de gestión de la colaboración y la comunicación que admite Microsoft Teams y Slack, así como Zoom. Los responsables de TI pueden gestionar las tareas de administración a través de un único panel, en lugar de utilizar consolas de administración independientes para cada aplicación. Incluye análisis de adopción y uso, orientación para la resolución de problemas, gestión de políticas, etc.

Otras aplicaciones a tener en cuenta

Zoom también cuenta con aplicaciones orientadas a funciones de trabajo específicas, como herramientas de ventas y CRM que supervisan y graban las llamadas, y se integran con aplicaciones como Salesforce; aplicaciones de gestión de eventos para supervisar, grabar y analizar los seminarios web producidos a través de Zoom; aplicaciones de finanzas que permiten a las empresas financieras grabar, supervisar y almacenar las llamadas de resultados y las reuniones de inversores, o incluso integrar el pago de los servicios de video; aplicaciones de atención al cliente que ayudan a las empresas a gestionar los tickets de asistencia y las interacciones con los clientes que se producen a través de Zoom; aplicaciones de atención sanitaria para que los profesionales médicos realicen llamadas de telesalud que se pueden supervisar y grabar; y aplicaciones de educación que coordinan y supervisan la actividad de Zoom relacionada con la escuela para el aprendizaje a distancia.

Por último, podría valer la pena explorar algunos juegos y otras aplicaciones ligeras que podrían servir para romper el hielo antes o después de una reunión, o ayudar a romper la monotonía de "otra llamada de Zoom". Por ejemplo, la aplicación Pexels - Virtual Backgrounds se integra con el sitio de imágenes libres de derechos Pexels, permitiéndole elegir entre más de tres millones de fotos para utilizarlas como fondos virtuales en las llamadas de Zoom. Hay espacios de trabajo profesionales, paisajes impresionantes, obras de arte extravagantes, monumentos famosos y mucho más, lo que le permite seleccionar el fondo adecuado para cualquier reunión.

Basado en el artículo de Keith Shaw (Computerworld) y editado por CIO Perú

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