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No desaproveche la función 'Posponer' del correo electrónico

Consejos prácticos para Gmail y Outlook

[03/01/2022] Es hora de que todos seamos menos perezosos. Estoy hablando, por supuesto, de la función Posponer integrada en Gmail, Outlook y varias otras aplicaciones de correo electrónico modernas. Al presionar Posponer en un correo electrónico, puede ocultarlo de su bandeja de entrada hasta una fecha y hora posteriores.

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Si bien el concepto de posponer el correo electrónico ha existido durante aproximadamente una década y ha sido parte de Gmail desde el 2018, se le perdonará por casi no utilizarlo o incluso por desconocer su existencia. Es muy fácil pensar en posponer como una táctica para postergar los correos electrónicos que usted preferiría no responder, cuando en realidad funciona mejor como una especie de recordatorio que vive en su bandeja de entrada. Una vez que piense en posponer de esa manera, las posibilidades se abren.

Conceptos básicos de posponer

En las versiones web de Gmail o Outlook, posponer la alarma es fácil: solo busque el ícono del reloj analógico. Lo encontrará encima de cualquier correo electrónico individual mientras lo lee, o encima de su bandeja de entrada mientras selecciona cualquier mensaje. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier mensaje y seleccionar Posponer en el menú emergente, o pasar el cursor sobre cualquier mensaje en Gmail para encontrar el ícono Posponer en el lado derecho. Gmail también tiene un atajo de teclado para Posponer: presione B mientras ve cualquier mensaje.

En su teléfono, es un poco más complicado. Tanto en Gmail como en Outlook, encontrará la opción Posponer presionando... en la esquina superior derecha de cualquier mensaje. También puede dirigirse a Configuración > Acciones /Opciones de deslizamiento para configurar la función de posponer deslizando cualquier mensaje en su bandeja de entrada.

¿Qué sucede si no usa Gmail o Outlook? Con otros proveedores, como Apple Mail, Yahoo o AOL, tendrá que usar una aplicación de correo electrónico de terceros que soporte la función de posponer. Me gusta Spark, Newton, y la aplicación Outlook de Microsoft (que, a pesar del nombre, soporta otros proveedores de correo electrónico además de Outlook).

Por el contrario, la aplicación de correo iOS de Apple no soporta la función Posponer incluso si usa Gmail o Outlook como su proveedor de correo, por lo que tendrá que usar una aplicación diferente con su proveedor de correo para aprovechar dicha función.

Cómo utilizar Posponer

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de esta función, es hora de ser creativos con la forma en que la usamos.

Personalmente, no soy fanático de usar Posponer solo para procrastinar. Con la mayoría de los correos electrónicos, es mejor tomar una acción decisiva, incluso si esa acción implica desterrar el mensaje a sus archivos. Sin embargo, hay una excepción: si estoy en mi teléfono, puedo posponer un correo electrónico hasta que sepa que estaré de vuelta en mi escritorio, equipado con un teclado adecuado.

También comencé a posponer mis propios correos electrónicos, por lo que volverán a la bandeja de entrada para un seguimiento si nadie responde. Si el destinatario responde, cancelará cualquier configuración de Posponer que haya realizado para que su bandeja de entrada no esté desordenada. Si bien Gmail puede sugerir automáticamente elementos de seguimiento a través de su propia función Nudges, la función Posponer le brinda un control total sobre el tiempo y los mensajes que necesitan más acciones.

Hablando de recordatorios, Posponer es una excelente manera de resurgir la información de la cita cuando la necesita, especialmente ahora que todos estamos lidiando con un aluvión de enlaces de Zoom. En lugar de dejar que esas invitaciones llenen mi bandeja de entrada, las pospondré hasta poco antes de cada reunión. También puede utilizar la función Posponer para recordar las fechas límite que se avecinan y resurgir el itinerario de viaje el día de su viaje.

Por último, puede utilizar Posponer junto con los correos electrónicos programados. Para programar un correo electrónico en Gmail, presione la flecha hacia abajo junto al botón Enviar en la web, o toque los tres puntos en la esquina superior derecha en dispositivos móviles. Una vez que haya programado un mensaje, pospóngalo hasta poco antes de la hora de entrega. De esa manera, volverá a su bandeja de entrada y tendrá una última oportunidad de revisar los cambios antes de que se apague. Solo recuerde que el mensaje seguirá saliendo a menos que lo cancele primero.

Optimizar Gmail para Posponer

Tanto Gmail como Outlook manejan la función Posponer esencialmente de la misma manera: puede seleccionar una hora preestablecida para que el mensaje vuelva a su bandeja de entrada, o elegir su propia fecha y hora personalizadas.

Pero si los tiempos preestablecidos de la función de Gmail no se ajustan a su horario, la aplicación móvil le permite personalizarlos a través de Configuración > (Su dirección de correo electrónico) > Posponer. Curiosamente, también puede establecer horas de recordatorio predeterminadas en Google Keep en la web, y esas horas se convertirán en sus horas para posponer en Gmail.

Aquí solo hay una peculiaridad extraña: el tiempo de posponer que establezca para el espacio de la tarde no aparecerá en la versión web de Gmail. Si prefiere responder correos electrónicos cerca del final de la jornada laboral, considere hacer que su tiempo de posponer de la mañana sea más tarde, o el tiempo de posponer de la noche antes, para compensar.

Un consejo más específico de Gmail: antes de posponer un correo electrónico importante, considere marcarlo como no leído primero. De esa manera, volverá a aparecer en negrita cuando vuelva a su bandeja de entrada. (Con Outlook, esto sucede automáticamente).

Por supuesto, recordar usar la función Posponer en primer lugar es la mitad de la batalla. Pero una vez que se haya acostumbrado, podría convertirse en su función de correo electrónico favorita.

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